Schválenie dokumentov
Schvaľovací modul je významným pomocníkom na zabezpečenie prehľadného obehu všetkých firemných dokumentov a na zabezpečenie ich efektívneho schvaľovacieho procesu. Môže sa používať napríklad na schvaľovanie ponúk, zmlúv, objednávok atď. V prípade zložitejších implementácií odporúčame použiť modul aplikácie, ktorý umožňuje viacero kôl schvaľovania, pridávanie formulárov v ďalšom kole a ďalšie zložitejšie akcie.
Založte novú žiadosť o schválenie počas niekoľkých kliknutí. Ku každej žiadosti môžete pripojiť prílohy, vyplniť vlastné polia a priradiť ju do správneho schvaľovacieho reťazca. Prehľadný formulár zaistí, že žiadna dôležitá informácia nebude opomenutá.
Nastavte schvaľovací proces presne podľa potrieb vašej organizácie. Vyberte jednokolové schválenie pre jednoduchšie záležitosti alebo dvojkolový proces s nastaviteľným počtom podpisov pre každé kolo. Systém automaticky riadi priebeh a informuje všetky zúčastnené strany.
Schvaľovatelia dostanú emailovú notifikáciu s kompletnými informáciami o žiadosti. Priamo z emailu môžu žiadosť schváliť alebo zamietnuť jediným kliknutím na tlačidlo, bez nutnosti prihlásenia do systému. Urýchlite tak celý schvaľovací proces a minimalizujte prieťahy.
Definujte rôzne typy dokumentov s vlastnými schvaľovacími reťazcami a prístupovými právami. Každý typ dokumentu môže mať odlišný počet schvaľovateľov, rôzne termíny a špecifické pravidlá. Vďaka granulárnemmu nastaveniu práv zaistíte, že každý používateľ vidí iba to, čo potrebuje.
Na čo môžete použiť schvaľovací modul
- Nastaviteľný počet podpisov
Pre každé kolo schvaľovacieho procesu definujte požadovaný počet podpisov. Systém automaticky sleduje stav a po získaní dostatočného počtu súhlasov žiadosť posunie do ďalšieho kola alebo ju schváli.
- Automatické zamietnutie po vypršaní termínu
Nastavte lehotu pre schválenie a systém automaticky zamietne žiadosti, ktoré neboli vybavené včas. Predídete tak hromadeniu nevybavených požiadaviek a zaistíte plynulý chod procesov.
- Komentáre a poznámky ku každej žiadosti
Schvaľovatelia môžu ku každej žiadosti pridávať komentáre a poznámky. Všetka komunikácia je evidovaná priamo pri žiadosti, takže máte kompletnú históriu rozhodovania na jednom mieste.
- Export dát do Excelu a tlač
Exportujte prehľady schvaľovacích procesov do formátu Excel pre ďalšie spracovanie alebo ich vytlačte. Filtrujte dáta podľa stavu, typu dokumentu, obdobia alebo schvaľovateľa.
- Definovanie položiek a schvaľovacích procesov
Vytvárajte vlastné typy položiek na schválenie a pre každý typ nastavte špecifický schvaľovací proces. Flexibilná konfigurácia umožňuje pokryť akýkoľvek interný workflow vo vašej organizácii.
- Individuálne prístupové práva
Nastavte odlišné prístupové práva pre jednotlivých používateľov alebo skupiny. Rozhodnite, kto môže žiadosti vytvárať, kto ich schvaľuje a kto má prístup k prehľadom a exportom.
Prepojenie s ďalšími modulmi
Modul schvaľovania spolupracuje s ďalšími časťami systému eIntranet pre maximálnu efektivitu vašich procesov.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/14/schvalovanie
Zjednodušte schvaľovacie procesy vo vašej firme
Prestaňte riešiť schvaľovanie cez emaily a papierové formuláre. S modulom Schvaľovania v eIntranete získate prehľadný, rýchly a plne elektronický proces od podania žiadosti až po finálne rozhodnutie.
E‑schvaľovanie dokumentov je kľúčovým nástrojom, ktorý zrýchli obeh firemných dokumentov a minimalizuje administratívnu záťaž.
- Rýchly schvaľovací proces – nastavenie maximálneho dvoch kol schválenia pre každý dokument vám ušetrí až 30 % času na ručnú kontrolu.
- Flexibilné prístupové práva – definujte, kto môže schváliť alebo komentovať konkrétne položky a tak zabezpeíte správnu hierarchiu rozhodovania.
- Jednoduchá integrácia s ďalšími modulmi – prepojte s CRM, účtovníctvom či skladem na automatické generovanie ponúk, zmlúv alebo objednávok.
- Komplexná auditná stopa – každý krok je zaznamenaný, takže máte plnú kontrolu nad históriou zmien a schválení.
Tento modul je ideálny pre firmy, ktoré potrebujú rýchly a transparentný obeh dokumentov, aniž by museli investovať do samostatných systémov. Vyskúšajte elektronické schvaľovanie a uvidíte okamžitý prínos – zníženie administratívneho času, zvýšenie presnosti a lepšiu spoluprácu naprieč oddeleniami.
Začnite ešte dnes a transformujte procesy vo vašej firme s eIntranet.net.