Schvaľovanie

E‑schvaľovanie dokumentov je kľúčovým nástrojom, ktorý zrýchli obeh firemných dokumentov a minimalizuje administratívnu záťaž.

• Rýchly schvaľovací proces – nastavenie maximálneho dvoch kol schválenia pre každý dokument vám ušetrí až 30 % času na ručnú kontrolu.
• Flexibilné prístupové práva – definujte, kto môže schváliť alebo komentovať konkrétne položky a tak zabezpeíte správnu hierarchiu rozhodovania.
• Jednoduchá integrácia s ďalšími modulmi – prepojte s CRM, účtovníctvom či skladem na automatické generovanie ponúk, zmlúv alebo objednávok.
• Komplexná auditná stopa – každý krok je zaznamenaný, takže máte plnú kontrolu nad históriou zmien a schválení.

Tento modul je ideálny pre firmy, ktoré potrebujú rýchly a transparentný obeh dokumentov, aniž by museli investovať do samostatných systémov. Vyskúšajte elektronické schvaľovanie a uvidíte okamžitý prínos – zníženie administratívneho času, zvýšenie presnosti a lepšiu spoluprácu naprieč oddeleniami.

Začnite ešte dnes a transformujte procesy vo vašej firme s eIntranet.net.

Čo je elektronické schvaľovanie dokumentov a načo vo firme slúži

Elektronické schvaľovanie dokumentov je proces, v ktorom jeden človek podá žiadosť o schválenie, systém ju odovzdá určeným ľuďom na rozhodnutie a pri každom rozhodnutí uloží, kto ho urobil, kedy a s akou poznámkou. Papierovo tomu zodpovedá kolujúca zložka s podpisovými riadkami – len s tým rozdielom, že zložka sa stráca a e-mailovú niť po pol roku nikto nedohľadá.

Modul Schvaľovanie v eIntranete vedie túto agendu podľa typov dokumentov. Zmluvy, faktúry nad limit, ponuky a investičné požiadavky môžu mať každý iný okruh schvaľovateľov, iný počet potrebných podpisov aj iné prístupové práva. Proces môže byť jednokolový alebo dvojkolový a schvaľovateľ rozhodne priamo z e-mailu bez toho, aby sa do systému prihlasoval.

Dôvod na nasadenie býva skoro vždy rovnaký: dokument niekde uviazne. Konateľ bol na dovolenke, druhý schvaľovateľ o žiadosti nevedel, zadávateľ sa hanbil urgovať. Systém, v ktorom má každá žiadosť termín a viditeľný stav, tento problém odstráni – a keď sa napriek tomu nič nestane, žiadosť sa v zadaný deň sama uzavrie ako zamietnutá.

Ešte jedna vec patrí na začiatok. Modul Schvaľovanie je stavaný na priamočiare procesy: podám, dvaja ľudia odsúhlasia, hotovo. Ak potrebujete viackolové reťazce, dopĺňanie formulárov v ďalšom kole alebo vetvenie podľa sumy, siahnite radšej po module Žiadosti, ktorý je na zložitejšie workflow navrhnutý.

Čo všetko modul schvaľovanie vie

Typ dokumentu ako základ všetkého

Typ sa zakladá v Nastavenia → Schvaľovanie tlačidlom Pridať typ. Okrem názvu a popisu sa pri ňom určuje:

• Počet podpisov pre 1. kolo – koľko súhlasov (alebo zamietnutí) kolo uzavrie. Povinné pole.
• Počet podpisov pre 2. kolo – hodnota 0 znamená jednokolové schvaľovanie. Čokoľvek vyššie otvorí druhý stupeň.
• Východiskové hodnoty zaškrtávacích polí, aby zadávateľ nemusel pri každej žiadosti nastavovať to isté znovu.

Podstatný detail, ktorý rozhoduje o správaní celého procesu: počet podpisov platí pre schválenie aj pre zamietnutie, a rozhoduje ten, ktorý sa dosiahne skôr. Keď nastavíte dva podpisy a dvaja schvaľovatelia žiadosť zamietnu, kolo je uzavreté ako zamietnuté – aj keby ďalší traja chceli súhlasiť.

Schvaľovatelia a práva

Schvaľovateľov určujete pre každé kolo zvlášť v stĺpcoch 1. stupeň – môže schvaľovať a 2. stupeň – môže schvaľovať. Nezávisle od toho sa prideľujú bežné prístupové práva k typu:

Pri právach je k dispozícii voľba Všetci, ktorá zahrnie aj používateľov pridaných do systému neskôr. Právo zapisovať samo osebe nikoho schvaľovateľom nerobí – sú to dve oddelené veci a je dobré ich nezamieňať.

Vlastné polia

Ku každému typu možno doplniť až 5 voliteľných polí. Vyberiete názov a typ: Text/číslo do 250 znakov, neobmedzený text, alebo dátum. Pole sa objaví vo formulári žiadosti aj v prehľadovej tabuľke, takže sa podľa neho dá radiť a filtrovať.

Pevné polia má každá žiadosť vždy: Názov, Popis, Vložil, Dátum a čas vloženia, Schváliť do, Odsúhlasil a Zamietol.

Šesť stavov žiadosti

• Čaká na schválenie – ihneď po vytvorení.
• Schválené v 1. kole – dosiahnutý požadovaný počet súhlasov prvého stupňa.
• Zamietnuté v 1. kole – proces končí, druhé kolo sa neotvorí.
• Čaká na schválenie v 2. kole – nastane automaticky pri dvojkolových typoch.
• Schválené v 2. kole – finálny súhlas.
• Zamietnuté v 2. kole – zamietnutie v druhom stupni alebo automatické uzavretie.

Ako schvaľovací proces prebieha krok za krokom

1. Zadávateľ vytvorí žiadosť. Vyplní názov, popis, termín Schváliť do (predvyplnených je 14 dní od dnes), voliteľné polia a priloží až 60 súborov. Rozhodne, či sa má žiadosť po termíne sama uzavrieť a či majú schvaľovatelia dostať súhrnný e-mail po finálnom rozhodnutí.
2. Systém rozošle notifikácie 1. kolu. Každý schvaľovateľ dostane správu s typom, názvom, popisom, termínom, prílohami a tlačidlami Schváliť / Zamietnuť.
3. Schvaľovatelia rozhodujú. Buď kliknutím v e-maile, alebo v detaile žiadosti. K rozhodnutiu možno pripojiť poznámku – pri zamietnutí to odporúčame, pretože zadávateľ inak nevie, čo má opraviť.
4. Kolo sa uzavrie. Len čo sa dosiahne nastavený počet súhlasov alebo zamietnutí, systém stav prepne. Pri dvojkolovom type sa v tú chvíľu automaticky rozošle notifikácia druhému stupňu.
5. Zadávateľ dostane výsledok e-mailom. S menom, dátumom a odkazom na detail. Voliteľne e-mail dorazí aj všetkým schvaľovateľom.

Dve veci, ktoré sa v praxi hodí poznať. Systém bráni duplicitnému odoslaniu: ak ste v ten istý deň už zadali žiadosť so zhodným názvom a popisom, upozorní vás. A voľba Súhlasím/nesúhlasím aj po schválení/zamietnutí umožní schvaľovateľom vyjadriť sa aj k uzavretej žiadosti – najdlhšie do dátumu Schváliť do a bez vplyvu na výsledok. Slúži na zmapovanie názorov, nie na zmenu rozhodnutia.

Odkiaľ dokumenty na schválenie prichádzajú a kam výsledok odchádza

Modul nepotrebuje žiadny hardvér ani externú podpisovú službu. Dokumenty doň vstupujú dvoma cestami a výsledok odchádza tromi.

Ručným založením žiadosti

Bežný prípad. Zadávateľ vyberie typ dokumentu v hornom paneli, klikne na Pridať dokument a vyplní formulár. Nad tabuľkou žiadostí je informačná karta s prehľadom, ako schvaľovanie daného typu funguje – počet kôl, kto schvaľuje a koľko podpisov je potrebných – takže zadávateľ dopredu vie, čo sa so žiadosťou stane.

Z modulu Listinná pošta

V detaile doručenej zásielky je tlačidlo na odovzdanie do schvaľovacieho procesu. Typicky sa tak posielajú došlé faktúry a zmluvy: recepcia zásielku zapíše a naskenuje, zodpovedný pracovník ju rovno pošle na schválenie a nemusí nič opisovať. Sken zostane pripojený k pôvodnému záznamu pošty.

Kam výsledok odchádza

• E-mailom schvaľovateľom. Pri vytvorení žiadosti odchádza 1. kolu, po schválení prvého kola druhému. Oboje s tlačidlami na priame rozhodnutie.
• E-mailom zadávateľovi. Pri finálnom schválení, zamietnutí aj automatickom uzavretí. Voliteľne dorazí aj všetkým schvaľovateľom – zaškrtáva sa pri zakladaní žiadosti.
• Do Excelu a na tlačiareň. Tabuľka žiadostí sa exportuje do XLSX alebo otvorí v tlačovej podobe. Tlačidlom ColVis si predtým vyberiete, ktoré stĺpce sa majú zobraziť – a rovnaký výber sa premietne do exportu.

K tlačidlám v e-maile jedna technická poznámka: fungujú bez prihlásenia do systému a odkaz je zabezpečený unikátnym hashom konkrétnej žiadosti. Je to úmyselné – schvaľovateľom býva vedúci, ktorý si nechce kvôli jednému kliknutiu otvárať intranet. Znamená to však, že s tým e-mailom treba zaobchádzať ako s citlivou správou.

Elektronické schvaľovanie a slovenská legislatíva

Tu treba byť presný, pretože sa dve rôzne veci často zamieňajú.

Kliknutie na tlačidlo Schváliť v module je interný schvaľovací záznam. Systém pri ňom uloží meno používateľa, dátum, čas a poznámku. Slúži na to, aby bolo vnútri firmy preukázateľné, kto dal súhlas – a pre drvivú väčšinu vnútorných procesov je to presne to, čo firma potrebuje.

Nie je to elektronický podpis v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014, známeho ako eIDAS. To rozlišuje elektronický podpis, zdokonalený elektronický podpis a kvalifikovaný elektronický podpis, pričom podľa čl. 25 ods. 2 má právny účinok rovnocenný vlastnoručnému podpisu iba podpis kvalifikovaný. Podrobnosti pre Slovenskú republiku upravuje zákon č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu.

Praktický dosah: schválenie v module je vhodné na vnútorný obeh – súhlas s ponukou, odsúhlasenie investičnej požiadavky, schválenie faktúry na preplatenie. Kde právny predpis alebo zmluva vyžadujú podpis, je potrebné dokument podpísať samostatne, napríklad kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo vlastnoručne.

Na to nadväzuje účtovníctvo. Podľa §10 ods. 1 písm. f) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve musí účtovný doklad obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Zákon v §32 upravuje preukázateľnosť účtovných záznamov a pripúšťa aj elektronickú podobu – ako to konkrétne nastaviť, však patrí do vnútornej smernice a na posúdenie vašej účtovníčke.

Čo tento text netvrdí: že schválenie v module nahrádza podpis alebo spĺňa požiadavky na podpisový záznam podľa zákona o účtovníctve. Modul eviduje, kto, kedy a s akou poznámkou súhlas alebo nesúhlas vyjadril. Či taký záznam pre váš konkrétny účel stačí, posúdi vaša účtovníčka alebo právnik.

Text popisuje stav právnej úpravy k augustu 2026 a slúži na orientáciu, nenahrádza právne ani daňové poradenstvo.

Schvaľovanie pre malú firmu aj pre prevádzku s viacerými úrovňami riadenia

Počet používateľov sa pri tomto module odvíja od dvoch skupín: kto žiadosti zakladá a kto o nich rozhoduje. Zvyšok firmy účet potrebovať nemusí.

Vo firme do desiatich ľudí býva schvaľovateľom konateľ a prípadne vedúci prevádzky. Jednokolový proces s jedným podpisom stačí a hlavný prínos je v tom, že sa prestane hľadať, kde je zmluva.

Firma s päťdesiatimi zamestnancami a vedúcimi stredísk už obvykle potrebuje dve kolá: vedúci strediska schváli vecne, ekonóm alebo konateľ finančne. Práve tu sa hodí nastaviť pri type Faktúry nad limit dvojkolové schvaľovanie a pri type Drobné objednávky jednokolové.

Prevádzky, kde schvaľovateľ býva v teréne alebo vo výrobe, ocenia najviac rozhodovanie priamo z e-mailu. Vedúci dielne si intranet neotvorí, ale správu si na telefóne prečíta.

Na čo sa pýtať pred nasadením

• Spoznáte, kto rozhodol a kedy? Bez záznamu mena, dátumu a poznámky je elektronické schvaľovanie len rýchlejší e-mail.
• Čo sa stane, keď nikto nerozhodne? Otvorená žiadosť bez termínu visí donekonečna. Automatické uzavretie tento stav vylúči.
• Musí sa schvaľovateľ prihlasovať? Pri vedúcich, ktorí systém nepoužívajú denne, toto rozhoduje o tom, či proces vôbec pobeží.
• Dajú sa rozlíšiť typy dokumentov? Ponuku za päťtisíc a investíciu za milión nemá zmysel hnať rovnakou cestou.
• Koľko podpisov kolo uzavrie – a platí to isté pre zamietnutie? Táto symetria prekvapí každého, kto si ju vopred nerozmyslel.
• Zvládne nástroj to, čo potrebujete, alebo to len skoro zvládne? Priamočiare schválenie áno. Viackolové reťazce s formulármi v ďalšom kole patria inam – do modulu Žiadosti.

Koľko schvaľovanie dokumentov stojí

Modul Schvaľovanie sa neplatí zvlášť. Platí sa za používateľa a mesiac a v cene predplatného sú všetky moduly okrem GPS lokácie. Žiadny hardvér ani externá podpisová služba nie sú potrebné.

Ceny za používateľa a mesiac bez DPH. Aktuálnu podobu cenníka nájdete na stránke Cenník.

Otázka, ktorú si pri schvaľovaní kladie takmer každý: platím za počet schválených dokumentov? Nie. Počet žiadostí, typov dokumentov ani schvaľovacích kôl cenu nijako neovplyvňuje. To je podstatný rozdiel oproti nástrojom na elektronický podpis, ktoré sa bežne účtujú po jednotlivých dokumentoch alebo obálkach.

Platí sa za používateľa, a tu je pri tomto module priestor na úsporu. Účet potrebuje ten, kto žiadosti zakladá, a ten, kto o nich rozhoduje. Vo firme s päťdesiatimi zamestnancami to býva desať až pätnásť ľudí. Zvyšok firmy o schválenie nežiada ani nerozhoduje – a ak nemá v eIntranete inú agendu, účet potrebovať nemusí.

Priestor pre prílohy tu však rolu hrá. K jednej žiadosti možno priložiť až 60 súborov a zmluvy vo formáte PDF nebývajú malé. Kvóta je 0,5 GB na používateľa v tarife základ, 2 GB v normal a 4 GB v extra. Telefonická technická podpora je vyhradená tarifu extra.

Schvaľovanie zadarmo: kedy stačí e-mail a kde je hranica

Pre tri schválenia mesačne, keď schvaľovateľ sedí o dvere vedľa, je e-mail úplne v poriadku. Zavádzať kvôli tomu proces by bolo viac práce než úžitku a predstierať opak by nemalo zmysel.

Hranica sa ukáže v piatich veciach:

• Dohľadateľnosť po roku. E-mailová niť, v ktorej niekto napísal „ok, súhlasím“, je o rok nedohľadateľná – zvlášť keď ten človek už vo firme nie je.
• Kto ešte nerozhodol. V e-maile to nikto nevidí. Zadávateľ musí buď urgovať všetkých, alebo nikoho.
• Termín. E-mail nemá dátum, dokedy sa má odpovedať, a nikdy sa sám neuzavrie.
• Pravidlo, koľko súhlasov stačí. „Nech to schváli Novák alebo Horváth“ sa v e-maile nedá zapísať tak, aby to bolo záväzné.
• Oddelenie typov. Ponuky a investície majú iných schvaľovateľov. E-mailom sa to rieši tým, že si zadávateľ pamätá, komu písať – a občas sa pomýli.

Nástroje na kvalifikovaný elektronický podpis riešia niečo iné a sú spravidla drahšie, pretože sa účtujú za podpísaný dokument. Na vnútorné odsúhlasenie sú zbytočné; pre zmluvu s protistranou naopak nezastupiteľné. Oboje sa nevylučuje.

Ak si nie ste istí, na ktorej strane hranice stojíte, eIntranet možno 14 dní vyskúšať zadarmo na reálnom schvaľovaní.

Ako schvaľovanie zaviesť

1. Začnite jedným typom dokumentu. Vyberte proces, ktorý vo firme najviac drhne – obvykle sú to došlé faktúry alebo zmluvy. Desať typov založených naraz nikto neudrží.
2. Rozmyslite počet podpisov skôr, než ho zadáte. A počítajte s tým, že to isté číslo platí aj pre zamietnutie. Dva podpisy pri type, kde schvaľujú štyria ľudia, znamenajú, že dva nesúhlasy proces ukončia.
3. Rozhodnite o počte kôl. Hodnota 0 pri druhom kole robí proces jednokolovým. Dve kolá majú zmysel tam, kde sa oddeľuje vecné a finančné schválenie.
4. Nastavte vlastné polia, ale striedmo. Päť polí je maximum a k dispozícii sú tri typy. Pole, ktoré nikto nevypĺňa, len predlžuje formulár.
5. Oddeľte právo zapisovať od roly schvaľovateľa. Sú to dve rôzne nastavenia a ich zámena je najčastejší dôvod hlásenia „nemôžem schváliť“.
6. Zvážte automatické uzavretie. Pri procesoch s tvrdým termínom dáva zmysel, pri dlhodobých investičných rozvahách skôr nie – tam sa hodí nechať žiadosť otvorenú aj po termíne.
7. Povedzte schvaľovateľom o tlačidlách v e-maile. Väčšina ľudí ich prehliadne a otvorí si intranet, aj keď nemusí.

Čo si prečítať ďalej

• Listinná pošta – došlú faktúru alebo zmluvu odovzdáte do schvaľovania priamo z detailu zásielky, vrátane skenu.
• Žiadosti – pre viackolové schvaľovanie, dopĺňanie formulárov v ďalšom kole a zložitejšie vetvenie procesu.
• Zmluvy – evidencia uzavretých zmlúv s termínmi a prílohami, teda to, čo po schválení nasleduje.
• Prijaté faktúry – nadväzujúca agenda pri dokladoch, ktoré schvaľovacím procesom prešli.