Schválenie dokumentov
Schvaľovací modul je významným pomocníkom na zabezpečenie prehľadného obehu všetkých firemných dokumentov a na zabezpečenie ich efektívneho schvaľovacieho procesu. Môže sa používať napríklad na schvaľovanie ponúk, zmlúv, objednávok atď. V prípade zložitejších implementácií odporúčame použiť modul aplikácie, ktorý umožňuje viacero kôl schvaľovania, pridávanie formulárov v ďalšom kole a ďalšie zložitejšie akcie.
Schválenie, odmietnutie aj udelenie súhlasu prebieha úplne online. Žiadosť vytvoríte, priložíte k nej súbory a systém ju sám rozošle správnym ľuďom. Koniec papierových koliečok po kanceláriách.
Pri každom type dokumentu si určíte, koľko podpisov stačí na uzavretie kola. Potrebujete viacstupňové potvrdenie? Druhé kolo sa spustí automaticky po úspešnom schválení prvého.
Schvaľovateľ dostane notifikáciu s tlačidlami Schváliť a Odmietnuť. Klikne a hotovo. Žiadne prihlasovanie, žiadne hľadanie, kde sa to vlastne schvaľuje. Odkaz chráni jedinečný hash žiadosti.
Zmluvy, faktúry nad limit, investičné požiadavky - každý typ má svoj reťazec schvaľovateľov, počet podpisov a prístupové práva. Čo sa kam dostane, určujete vy.
Na čo môžete použiť schvaľovací modul
-
Vlastné polia pre každý typ
Doplňte k žiadosti až päť vlastných polí - číslo zmluvy, sumu, oddelenie. Hodnoty sa prepíšu do prehľadovej tabuľky a uľahčia vyhľadávanie.
-
Automatické odmietnutie po termíne
Nastavte dátum Schváliť do a nerozhodnuté žiadosti sa po jeho vypršaní samy uzavrú. Nič vám nezostane visieť v neistote.
-
Komentáre a poznámky k žiadosti
Schvaľovatelia aj zadávateľ spolu komunikujú priamo pri žiadosti. K odmietnutiu pripojíte dôvod a ďalšia verzia vznikne rýchlejšie.
-
Stavové filtre a prehľad hlasov
Vidíte, koľko žiadostí čaká na prvé kolo, koľko je schválených a koľko odmietnutých. Pri každej je jasné, koľko podpisov ešte chýba.
-
Bezpečná správa príloh
K žiadosti pripojíte až 60 súborov. Ukladajú sa šifrovane mimo webového koreňa a otvorí ich len ten, kto na to má právo.
-
Export do Excelu a tlač
Dáta žiadostí vyexportujete do XLSX alebo vytlačíte. Pokročilé filtre pomôžu zostaviť report o priebehu schvaľovania.
Prepojenie s ďalšími modulmi
Schvaľovanie nestojí bokom - nadväzuje na evidenciu doručenej pošty a šetrí ručné prepisovanie.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/14/schvalovanie
Majte schvaľovanie dokumentov prehľadne na jednom mieste
Žiadosti, podpisy aj odmietnutia pod kontrolou, schvaľovatelia informovaní e-mailom a história každého rozhodnutia dohľadateľná. Nahraďte papierové koliečka digitálnym obehom dokumentov.
E‑schvaľovanie dokumentov je kľúčovým nástrojom, ktorý zrýchli obeh firemných dokumentov a minimalizuje administratívnu záťaž.
- Rýchly schvaľovací proces – nastavenie maximálneho dvoch kol schválenia pre každý dokument vám ušetrí až 30 % času na ručnú kontrolu.
- Flexibilné prístupové práva – definujte, kto môže schváliť alebo komentovať konkrétne položky a tak zabezpeíte správnu hierarchiu rozhodovania.
- Jednoduchá integrácia s ďalšími modulmi – prepojte s CRM, účtovníctvom či skladem na automatické generovanie ponúk, zmlúv alebo objednávok.
- Komplexná auditná stopa – každý krok je zaznamenaný, takže máte plnú kontrolu nad históriou zmien a schválení.
Tento modul je ideálny pre firmy, ktoré potrebujú rýchly a transparentný obeh dokumentov, aniž by museli investovať do samostatných systémov. Vyskúšajte elektronické schvaľovanie a uvidíte okamžitý prínos – zníženie administratívneho času, zvýšenie presnosti a lepšiu spoluprácu naprieč oddeleniami.
Začnite ešte dnes a transformujte procesy vo vašej firme s eIntranet.net.