Schvaľovanie

Áno, platí. Počet podpisov nastavený pri type dokumentu sa vzťahuje na schválenie aj na zamietnutie a rozhoduje ten, ktorý sa dosiahne skôr.

Prakticky: ak nastavíte dva podpisy pri type, kde schvaľujú štyria ľudia, dva nesúhlasy proces ukončia ako zamietnutý – aj keby zvyšní dvaja chceli súhlasiť. Túto symetriu je dobré si rozmyslieť vopred.

Nie. V notifikačnom e-maile sú tlačidlá Schváliť a Zamietnuť, ktoré fungujú bez prihlásenia; odkaz je zabezpečený unikátnym hashom konkrétnej žiadosti.

Práve preto ten e-mail patrí medzi citlivé správy – kto ho dostane do ruky, môže rozhodnúť. Schvaľovateľ samozrejme môže rozhodnúť aj bežnou cestou v detaile žiadosti.

Pretože právo zapisovať a rola schvaľovateľa sú dve oddelené nastavenia. Právo zapisovať umožňuje zakladať žiadosti a pridávať poznámky; schvaľovať smie len ten, kto je zároveň v zozname schvaľovateľov daného kola.

Schvaľovateľov nastavuje administrátor v Nastavenia → Schvaľovanie v stĺpcoch 1. stupeň – môže schvaľovať a 2. stupeň – môže schvaľovať. Zámena týchto dvoch vecí je najčastejšia príčina tohto hlásenia.

Záleží na voľbe Automaticky ukončiť, ktorú zadávateľ zaškrtáva pri vytváraní žiadosti. Ak je zapnutá, systém žiadosť po vypršaní termínu Schváliť do automaticky preradí do stavu Zamietnuté a do poznámok zapíše, že išlo o automatické zamietnutie pre vypršanie dátumu.

Bez tejto voľby zostane žiadosť otvorená aj po termíne a schvaľovatelia o nej môžu stále rozhodovať. Zadávateľovi aj schvaľovateľom odchádza o automatickom uzavretí notifikačný e-mail.

Až päť. Pri každom vyberiete názov a jeden z troch typov: Text/číslo do 250 znakov, Text bez obmedzenia dĺžky, alebo Dátum.

Pole sa objaví vo formulári pri zakladaní žiadosti aj v prehľadovej tabuľke, takže sa podľa neho dá radiť a filtrovať. Pevné polia má každá žiadosť vždy: Názov, Popis, Vložil, Dátum a čas vloženia, Schváliť do, Odsúhlasil a Zamietol.

Nie. Modul Schvaľovanie podporuje najviac dve kolá – počet podpisov pre 2. kolo s hodnotou 0 znamená jednokolový proces.

Pre zložitejšie workflow – viackolové reťazce, dopĺňanie formulárov v ďalšom kole, vetvenie podľa sumy – odporúčame modul Žiadosti, ktorý je na tieto prípady navrhnutý.

Áno, ak máte aktívny modul Listinná pošta. V detaile doručenej zásielky je v dolnej časti tlačidlo na odovzdanie do schvaľovacieho procesu; vyplníte parametre a odošlete.

Naskenovaný dokument zostane pripojený k pôvodnému záznamu pošty, takže sa údaje nikde neopisujú. Je to najbežnejší spôsob, ako do modulu dostať došlé faktúry a zmluvy.

Áno, ak zadávateľ pri vytváraní žiadosti zaškrtol voľbu Súhlasím/nesúhlasím aj po schválení/zamietnutí. Vyjadrenia možno pridávať najdlhšie do dátumu uvedeného v poli Schváliť do.

Dodatočné vyjadrenia výsledný stav žiadosti nemenia – slúžia na zmapovanie názorov všetkých zúčastnených, nie na revíziu rozhodnutia.

Nie. Počet žiadostí, typov dokumentov ani schvaľovacích kôl cenu nijako neovplyvňuje. To je podstatný rozdiel oproti nástrojom na elektronický podpis, ktoré sa bežne účtujú po dokumentoch alebo obálkach.

Cena sa odvíja od počtu používateľov. Účet potrebuje ten, kto žiadosti zakladá, a ten, kto o nich rozhoduje – vo firme s päťdesiatimi zamestnancami to býva desať až pätnásť ľudí.