Schvalování dokumentů
Modul schvalování je výrazným pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů a pro zajištění jejich efektivního schvalovacího procesu. Je možné ho využít např. pro schvalování nabídek, smluv, objednávek apod. Pro složitější implementace doporučujeme využít modul žádosti, který umožnuje vícekolové schvalování, doplňování formulářů v dalším kole a dalsí složitější akce.
Založte novou žádost o schválení během několika kliknutí. Ke každé žádosti můžete připojit přílohy, vyplnit vlastní pole a přiřadit ji do správného schvalovacího řetězce. Přehledný formulář zajistí, že žádná důležitá informace nebude opomenuta.
Nastavte schvalovací proces přesně podle potřeb vaší organizace. Vyberte jednokolové schválení pro jednodušší záležitosti nebo dvoukolový proces s nastavitelným počtem podpisů pro každé kolo. Systém automaticky řídí průběh a informuje všechny zúčastněné strany.
Schvalovatelé obdrží emailovou notifikaci s kompletními informacemi o žádosti. Přímo z emailu mohou žádost schválit nebo zamítnout jediným kliknutím na tlačítko, bez nutnosti přihlášení do systému. Urychlíte tak celý schvalovací proces a minimalizujete prodlevy.
Definujte různé typy dokumentů s vlastními schvalovacími řetězci a přístupovými právy. Každý typ dokumentu může mít odlišný počet schvalovatelů, různé termíny a specifická pravidla. Díky granulárnímu nastavení práv zajistíte, že každý uživatel vidí pouze to, co potřebuje.
K čemu můžete využít modul schvalování
- Nastavitelný počet podpisů
Pro každé kolo schvalovacího procesu definujte požadovaný počet podpisů. Systém automaticky sleduje stav a po získání dostatečného počtu souhlasů žádost posune do dalšího kola nebo ji schválí.
- Automatické zamítnutí po vypršení termínu
Nastavte lhůtu pro schválení a systém automaticky zamítne žádosti, které nebyly vyřízeny včas. Předejdete tak hromadění nevyřízených požadavků a zajistíte plynulý chod procesů.
- Komentáře a poznámky ke každé žádosti
Schvalovatelé mohou ke každé žádosti přidávat komentáře a poznámky. Veškerá komunikace je evidována přímo u žádosti, takže máte kompletní historii rozhodování na jednom místě.
- Export dat do Excelu a tisk
Exportujte přehledy schvalovacích procesů do formátu Excel pro další zpracování nebo je vytiskněte. Filtrujte data podle stavu, typu dokumentu, období nebo schvalovatele.
- Definování položek a schvalovacích procesů
Vytvářejte vlastní typy položek ke schválení a pro každý typ nastavte specifický schvalovací proces. Flexibilní konfigurace umožňuje pokrýt jakýkoliv interní workflow ve vaší organizaci.
- Individuální přístupová práva
Nastavte odlišná přístupová práva pro jednotlivé uživatele nebo skupiny. Rozhodněte, kdo může žádosti vytvářet, kdo je schvaluje a kdo má přístup k přehledům a exportům.
Propojení s dalšími moduly
Modul schvalování spolupracuje s dalšími částmi systému eIntranet pro maximální efektivitu vašich procesů.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/14/schvalovani
Zjednodušte schvalovací procesy ve vaší firmě
Přestaňte řešit schvalování přes emaily a papírové formuláře. S modulem Schvalování v eIntranetu získáte přehledný, rychlý a plně elektronický proces od podání žádosti až po finální rozhodnutí.
Elektronické schvalování dokumentů je klíčovým nástrojem, který zrychlí oběh firemních dokumentů a minimalizuje administrativní zátěž.
- Rychlý schvalovací proces – nastavení maximálně dvou kol schválení pro každého dokumentu vám ušetří až 30 % času na ruční kontrolu.
- Flexibilní přístupová práva – definujte, kdo může schválit nebo komentovat konkrétní položky a tak zajistíte správnou hierarchii rozhodování.
- Jednoduchá integrace s dalšími moduly – propojte s CRM, účetnictvím či skladem pro automatické generování nabídek, smluv nebo objednávek.
- Komplexní auditní stopa – každý krok je zaznamenán, takže máte plnou kontrolu nad historií změn a schválení.
Tento modul je ideální pro firmy, které potřebují rychlý a transparentní oběh dokumentů, aniž by musely investovat do samostatných systémů. Vyzkoušejte elektronické schvalování a uvidíte okamžitý přínos – snížení administrativního času, zvýšení přesnosti a lepší spolupráci napříč odděleními.
Začněte ještě dnes a transformujte procesy ve vaší firmě s eIntranet.net.