Schvalování

Ano, platí. Počet podpisů nastavený u typu dokumentu se vztahuje na schválení i na zamítnutí a rozhoduje ten, kterého se dosáhne dřív.

Prakticky: nastavíte-li dva podpisy u typu, kde schvalují čtyři lidé, dva nesouhlasy proces ukončí jako zamítnutý – i kdyby zbylí dva chtěli souhlasit. Tuhle symetrii je dobré si rozmyslet předem.

Ne. V notifikačním e-mailu jsou tlačítka Schválit a Zamítnout, která fungují bez přihlášení; odkaz je zabezpečený unikátním hashem konkrétní žádosti.

Právě proto ten e-mail patří mezi citlivé zprávy – kdo ho dostane do ruky, může rozhodnout. Schvalovatel samozřejmě může rozhodnout i běžnou cestou v detailu žádosti.

Protože právo zapisovat a role schvalovatele jsou dvě oddělená nastavení. Právo zapisovat umožňuje zakládat žádosti a přidávat poznámky; schvalovat smí jen ten, kdo je zároveň v seznamu schvalovatelů daného kola.

Schvalovatele nastavuje administrátor v Nastavení → Schvalování ve sloupcích 1. stupeň – může schvalovat a 2. stupeň – může schvalovat. Záměna těchto dvou věcí je nejčastější příčina tohoto hlášení.

Záleží na volbě Automaticky ukončit, kterou zadavatel zaškrtává při vytváření žádosti. Pokud je zapnutá, systém žádost po vypršení termínu Schválit do automaticky přeřadí do stavu Zamítnuto a do poznámek zapíše, že šlo o automatické zamítnutí kvůli vypršení data.

Bez této volby zůstane žádost otevřená i po termínu a schvalovatelé o ní mohou stále rozhodovat. Zadavateli i schvalovatelům odchází o automatickém uzavření notifikační e-mail.

Až pět. U každého vyberete název a jeden ze tří typů: Text/číslo do 250 znaků, Text bez omezení délky, nebo Datum.

Pole se objeví ve formuláři při zakládání žádosti i v přehledové tabulce, takže se podle nich dá řadit a filtrovat. Pevná pole má každá žádost vždy: Název, Popis, Vložil, Datum a čas vložení, Schválit do, Odsouhlasil a Zamítl.

Ne. Modul Schvalování podporuje nejvýše dvě kola – počet podpisů pro 2. kolo s hodnotou 0 znamená jednokolový proces.

Pro složitější workflow – vícekolové řetězce, doplňování formulářů v dalším kole, větvení podle částky – doporučujeme modul Žádosti, který je na tyhle případy navržený.

Ano, pokud máte aktivní modul Listinná pošta. V detailu doručené zásilky je v dolní části tlačítko pro předání do schvalovacího procesu; vyplníte parametry a odešlete.

Naskenovaný dokument zůstane připojený k původnímu záznamu pošty, takže se údaje nikde neopisují. Je to nejběžnější způsob, jak do modulu dostat došlé faktury a smlouvy.

Ano, pokud zadavatel při vytváření žádosti zaškrtl volbu Souhlasím/nesouhlasím i po schválení/zamítnutí. Vyjádření lze přidávat nejdéle do data uvedeného v poli Schválit do.

Dodatečná vyjádření výsledný stav žádosti nemění – slouží ke zmapování názorů všech zúčastněných, ne k revizi rozhodnutí.

Ne. Počet žádostí, typů dokumentů ani schvalovacích kol cenu nijak neovlivňuje. To je podstatný rozdíl proti nástrojům na elektronický podpis, které se běžně účtují po dokumentech nebo obálkách.

Cena se odvíjí od počtu uživatelů. Účet potřebuje ten, kdo žádosti zakládá, a ten, kdo o nich rozhoduje – ve firmě s padesáti zaměstnanci to bývá deset až patnáct lidí.