Schvalování dokumentů
Modul schvalování je výrazným pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů a pro zajištění jejich efektivního schvalovacího procesu. Je možné ho využít např. pro schvalování nabídek, smluv, objednávek apod. Pro složitější implementace doporučujeme využít modul žádosti, který umožnuje vícekolové schvalování, doplňování formulářů v dalším kole a dalsí složitější akce.
Schvalování, zamítnutí i udělení souhlasu probíhá kompletně online. Žádost vytvoříte, přiložíte k ní soubory a systém ji sám rozešle správným lidem ke schválení. Konec papírových koleček po kancelářích.
U každého typu dokumentu si určíte, kolik podpisů stačí k uzavření kola. Potřebujete-li vícestupňové potvrzení, druhé kolo se spustí automaticky po úspěšném schválení prvního.
Schvalovatel dostane notifikaci s tlačítky Schválit a Zamítnout. Klikne a hotovo. Žádné přihlašování, žádné hledání, kde se to vlastně schvaluje. Odkaz chrání unikátní hash žádosti.
Smlouvy, faktury nad limit, investiční požadavky - každý typ má svůj řetězec schvalovatelů, počet podpisů a přístupová práva. Co se kam dostane, určujete vy.
K čemu můžete využít modul schvalování
-
Vlastní pole pro každý typ
Doplňte k žádosti až pět vlastních polí - číslo smlouvy, částku, oddělení. Hodnoty se propíší do přehledové tabulky a usnadní vyhledávání.
-
Automatické zamítnutí po termínu
Nastavte datum Schválit do a nerozhodnuté žádosti se po jeho vypršení samy uzavřou. Nic vám nezůstane viset v limbu.
-
Komentáře a poznámky k žádosti
Schvalovatelé i zadavatel spolu komunikují přímo u žádosti. U zamítnutí připojíte důvod a další verze pak vznikne rychleji.
-
Stavové filtry a přehled hlasů
Vidíte, kolik žádostí čeká na první kolo, kolik je schválených a kolik zamítnutých. U každé je jasné, kolik podpisů ještě chybí.
-
Bezpečná správa příloh
K žádosti připojíte až 60 souborů. Ukládají se šifrovaně mimo webový kořen a otevře je jen ten, kdo na to má právo.
-
Export do Excelu a tisk
Data žádostí vyexportujete do XLSX nebo vytisknete. Pokročilé filtry pomohou sestavit report o průběhu schvalování.
Propojení s dalšími moduly
Schvalování nestojí stranou - navazuje na evidenci doručené pošty a šetří ruční přepisování.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/14/schvalovani
Mějte schvalování dokumentů přehledně na jednom místě
Žádosti, podpisy i zamítnutí pod kontrolou, schvalovatelé informovaní e-mailem a historie každého rozhodnutí dohledatelná. Nahraďte papírová kolečka digitálním oběhem dokumentů.
Elektronické schvalování dokumentů je klíčovým nástrojem, který zrychlí oběh firemních dokumentů a minimalizuje administrativní zátěž.
- Rychlý schvalovací proces – nastavení maximálně dvou kol schválení pro každého dokumentu vám ušetří až 30 % času na ruční kontrolu.
- Flexibilní přístupová práva – definujte, kdo může schválit nebo komentovat konkrétní položky a tak zajistíte správnou hierarchii rozhodování.
- Jednoduchá integrace s dalšími moduly – propojte s CRM, účetnictvím či skladem pro automatické generování nabídek, smluv nebo objednávek.
- Komplexní auditní stopa – každý krok je zaznamenán, takže máte plnou kontrolu nad historií změn a schválení.
Tento modul je ideální pro firmy, které potřebují rychlý a transparentní oběh dokumentů, aniž by musely investovat do samostatných systémů. Vyzkoušejte elektronické schvalování a uvidíte okamžitý přínos – snížení administrativního času, zvýšení přesnosti a lepší spolupráci napříč odděleními.
Začněte ještě dnes a transformujte procesy ve vaší firmě s eIntranet.net.