Genehmigung

Ja, das gilt. Die beim Dokumententyp gesetzte Unterschriftenzahl bezieht sich auf Zustimmungen wie auf Ablehnungen, und es entscheidet, was zuerst erreicht wird.

Praktisch: Setzen Sie zwei Unterschriften bei einem Typ, den vier Personen genehmigen, beenden zwei Ablehnungen den Ablauf als abgelehnt – auch wenn die übrigen zwei zugestimmt hätten. Diese Symmetrie sollte man sich vorher überlegen.

Nein. Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen, die ohne Anmeldung funktionieren; der Link ist über einen eindeutigen Hash des jeweiligen Vorgangs abgesichert.

Genau deshalb gehört diese E-Mail zu den vertraulichen Nachrichten – wer sie in die Hände bekommt, kann entscheiden. Selbstverständlich kann die genehmigende Person auch auf dem gewöhnlichen Weg im Detail des Vorgangs entscheiden.

Weil Schreibrecht und die Rolle der genehmigenden Person zwei getrennte Einstellungen sind. Das Schreibrecht erlaubt, Vorgänge anzulegen und Notizen zu ergänzen; genehmigen darf nur, wer zugleich auf der Liste der Genehmigenden dieser Runde steht.

Die Genehmigenden setzt der Administrator unter Einstellungen → Genehmigung in den Spalten 1. Stufe – darf genehmigen und 2. Stufe – darf genehmigen. Die Verwechslung dieser beiden Dinge ist die häufigste Ursache dieser Meldung.

Das hängt von der Option Automatisch abschließen ab, die der Antragsteller beim Anlegen anhakt. Ist sie aktiv, setzt das System den Vorgang nach Ablauf der Frist Genehmigen bis auf Abgelehnt und vermerkt in den Notizen, dass es eine automatische Ablehnung wegen Fristablaufs war.

Ohne diese Option bleibt der Vorgang auch nach der Frist offen und die Genehmigenden können weiterhin entscheiden. Über den automatischen Abschluss geht eine Benachrichtigung an den Antragsteller und an die Genehmigenden.

Bis zu fünf. Für jedes wählen Sie eine Bezeichnung und einen von drei Typen: Text/Zahl bis 250 Zeichen, Text ohne Längenbegrenzung oder Datum.

Das Feld erscheint im Formular beim Anlegen eines Vorgangs und in der Übersichtstabelle, lässt sich also sortieren und filtern. Feste Felder hat jeder Vorgang stets: Bezeichnung, Beschreibung, Erfasst von, Datum und Uhrzeit der Erfassung, Genehmigen bis, Zugestimmt und Abgelehnt.

Nein. Das Modul Genehmigung unterstützt höchstens zwei Runden – eine Unterschriftenzahl von 0 für Runde 2 bedeutet einen einstufigen Ablauf.

Für komplexere Abläufe – mehrstufige Ketten, Formulare in späteren Runden, Verzweigungen nach Betrag – empfehlen wir das Modul Anträge, das für diese Fälle ausgelegt ist.

Ja, sofern das Modul Papierpost aktiv ist. Im unteren Bereich des Details der Eingangssendung gibt es eine Schaltfläche zur Übergabe in den Genehmigungsablauf; Sie füllen die Parameter aus und senden ab.

Das eingescannte Dokument bleibt am ursprünglichen Posteintrag hängen, es wird also nichts abgetippt. Das ist der übliche Weg, eingegangene Rechnungen und Verträge in das Modul zu bekommen.

Ja, sofern der Antragsteller beim Anlegen die Option Zustimmen/Ablehnen auch nach Genehmigung oder Ablehnung aktiviert hat. Äußerungen sind längstens bis zu dem im Feld Genehmigen bis genannten Datum möglich.

Nachträgliche Äußerungen ändern den Status des Vorgangs nicht – sie dienen dazu, die Meinungen aller Beteiligten abzubilden, nicht dazu, die Entscheidung zu revidieren.

Nein. Die Zahl der Vorgänge, Dokumententypen oder Genehmigungsrunden wirkt sich auf den Preis nicht aus. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu Werkzeugen für elektronische Signaturen, die üblicherweise je Dokument oder je Umschlag abrechnen.

Der Preis richtet sich nach der Nutzerzahl. Ein Konto braucht, wer Vorgänge anlegt, und wer über sie entscheidet – in einem Unternehmen mit fünfzig Beschäftigten sind das meist zehn bis fünfzehn Personen.