Genehmigung von Dokumenten
Das Freigabemodul ist eine wichtige Hilfe, um eine klare Zirkulation aller Unternehmensdokumente zu gewährleisten und einen effizienten Freigabeprozess sicherzustellen. Sie kann z. B. für die Genehmigung von Angeboten, Verträgen, Aufträgen usw. verwendet werden. Für komplexere Implementierungen empfehlen wir die Verwendung des Antragsmoduls, das mehrere Genehmigungsrunden, das Hinzufügen von Formularen in der nächsten Runde und andere komplexere Aktionen ermöglicht.
Genehmigung, Ablehnung und Zustimmung laufen vollständig online ab. Sie erstellen einen Antrag, hängen Dateien an, und das System leitet ihn an die richtigen Personen weiter. Keine Papierordner mehr, die durchs Büro wandern.
Für jeden Dokumenttyp legen Sie fest, wie viele Unterschriften eine Runde abschließen. Brauchen Sie eine mehrstufige Freigabe? Die zweite Runde startet automatisch, sobald die erste durch ist.
Jeder Prüfer erhält eine Benachrichtigung mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Ein Klick genügt. Keine Anmeldung, kein Suchen nach dem Antrag. Der Link ist durch einen eindeutigen Hash des Antrags geschützt.
Verträge, Rechnungen über einem Limit, Investitionsanträge - jeder Typ erhält seine eigene Kette von Prüfern, Anzahl der Unterschriften und Zugriffsrechte. Sie bestimmen, wer was sieht.
Wofür Sie das Genehmigungsmodul verwenden können
-
Eigene Felder je Typ
Ergänzen Sie einen Antrag um bis zu fünf eigene Felder - Vertragsnummer, Betrag, Abteilung. Die Werte erscheinen in der Übersichtstabelle und erleichtern die Suche.
-
Automatische Ablehnung nach Frist
Setzen Sie ein Datum für die Genehmigung, und unentschiedene Anträge schließen sich nach dessen Ablauf selbst. Nichts bleibt in der Schwebe hängen.
-
Kommentare und Notizen am Antrag
Prüfer und Antragsteller kommunizieren direkt beim Antrag. Hängen Sie der Ablehnung einen Grund an, und die nächste Version entsteht schneller.
-
Statusfilter und Stimmenübersicht
Sehen Sie, wie viele Anträge auf die erste Runde warten, wie viele genehmigt und wie viele abgelehnt sind. Bei jedem ist klar, wie viele Unterschriften noch fehlen.
-
Sichere Verwaltung der Anhänge
Hängen Sie bis zu 60 Dateien an einen Antrag. Sie werden verschlüsselt außerhalb des Webverzeichnisses gespeichert und öffnen sich nur für berechtigte Nutzer.
-
Export nach Excel und Druck
Exportieren Sie Antragsdaten nach XLSX oder drucken Sie sie. Erweiterte Filter helfen beim Erstellen eines Berichts über den Verlauf der Genehmigungen.
Verbindung mit weiteren Modulen
Die Genehmigung steht nicht allein - sie knüpft an die Erfassung der eingehenden Post an und erspart das Abtippen.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/14/genehmigung
Behalten Sie die Dokumentengenehmigung an einem Ort im Blick
Anträge, Unterschriften und Ablehnungen unter Kontrolle, Prüfer per E-Mail informiert und jede Entscheidung in der Historie nachvollziehbar. Ersetzen Sie Papierordner durch einen digitalen Dokumentenumlauf.
Elektronische Dokumentenfreigabe ist ein Schlüsselwerkzeug, das den Umlauf von Unternehmensdokumenten beschleunigt und die administrative Belastung minimiert.
- Schneller Freigabeprozess – die Einstellung von maximal zwei Freigabeschleifen pro Dokument spart bis zu 30 % der Zeit für manuelle Kontrolle.
- Flexible Zugriffsrechte – definieren Sie, wer bestimmte Elemente freigeben oder kommentieren darf und stellen so die richtige Entscheidungshierarchie sicher.
- Einfache Integration mit anderen Modulen – verbinden Sie CRM, Buchhaltung oder Lager für automatische Generierung von Angeboten, Verträgen oder Aufträgen.
- Umfassende Audit‑Nachverfolgung – jeder Schritt wird protokolliert, sodass Sie die vollständige Kontrolle über Änderungs- und Freigabegeschichte haben.
Dieses Modul ist ideal für Unternehmen, die einen schnellen und transparenten Dokumentenfluss benötigen, ohne in separate Systeme investieren zu müssen. Probieren Sie elektronische Freigabe aus und erleben Sie sofortige Vorteile – Reduzierung der administrativen Zeit, höhere Genauigkeit und bessere Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg.
Starten Sie noch heute und transformieren Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen mit eIntranet.net.