Školení zaměstnanců

Evidence školení zaměstnanců je klíčovým modulem eIntranet.net, který vám umožní automatizovat plánování, evidenci a sledování interních školení. Zjednodušte správu kompetencí ve firmě od 10 do 500 pracovníků a zajistěte splnění požadavků BOZP i dalších certifikačních standardů.

• Plánování kurzů: Vytvářejte kalendáře školení, přiřazujte témata a definujte cílové skupiny – rychle se dostanete k potřebným kompetencím.
• Evidenční systém: Sledujte, kdo je naplánován, kdy absolvoval nebo ještě čeká na kurz. Všechny záznamy jsou centrálně uloženy a přehledně zobrazitelné.
• Automatické připomenutí: Nastavte upozornění e‑mail nebo notifikace, které pomohou snížit počet prodlených školení o 30 %.
• Certifikáty a testy: Integrovaný modul pro testování automaticky generuje certifikáty po úspěšném absolvování – snadná archivace a export PDF.
• Reporty a analýzy: Získáte přehled o pokroku jednotlivých týmů, identifikujete mezery v kompetencích a plánujete další kroky s přesností na metriku.

Optimalizujte interní školení, zlepšete compliance a snížíte administrativní zatížení – vyzkoušejte modul Evidence školení zaměstnanců nyní a zjistěte, jak rychle můžete zvýšit kvalifikaci svého týmu.

Co je modul Školení zaměstnanců a k čemu ve firmě slouží

Modul Školení zaměstnanců je elektronická evidence toho, kdo ve firmě má jaké školení absolvovat, kdo ho už splnil a jak dlouho mu splnění platí. Školení se založí jako typ s vlastním obsahem, přiřadí se konkrétním lidem a u každého absolvování vzniká doklad se serverovým časem a IP adresou toho, kdo potvrzení provedl.

Modul má tři záložky. Moje školení vidí každý zaměstnanec a plní v nich svoje úkoly. Přehled školení zaměstnanců je matice s lidmi v řádcích a typy školení ve sloupcích. Správa školení je administrace typů školení, obsahu, platnosti a notifikací.

Typický uživatel není lektor. Je to personalistka, vedoucí provozu nebo jednatel malé firmy, který má školení na starost vedle své hlavní práce a potřebuje odpovědět na dvě otázky: kdo ještě nemá splněno a komu končí platnost. Obojí se zjistí z jedné tabulky, ne z e-mailové korespondence a šanonu s prezenčními listinami. Samotnou výuku modul neřeší – nemá kapitoly, video ani skladbu kurzu. Je to evidence a doložitelnost, ne výuková platforma.

Jak školení projde od zadání k doloženému splnění

Cesta má šest kroků: správce pracuje ve Správě školení, zaměstnanec v Moje školení.

1. Založení typu školení. Tlačítko Přidat školení si vyžádá název, popis, skupinu (například BOZP a PO, Odborná školení nebo IT a software) a výchozí termín Splnit do.
2. Naplnění obsahem. V detailu školení se vloží Text k přečtení, nahrají se PDF dokumenty k přečtení a případně se připojí test z modulu Testy.
3. Volba typu potvrzení. Na výběr jsou čtyři: vyplní si sám zaměstnanec, musí schválit vybraný zaměstnanec, přečtením textu až na konec, nebo úspěšné absolvování testu.
4. Přiřazení lidem. V jednom dialogu se zaškrtne libovolný počet zaměstnanců a nastaví se jim společné datum Splnit do, typ potvrzení a případní schvalovatelé. Volba Poslat info uživatelům e-mailem je předem zapnutá.
5. Plnění. Zaměstnanec klikne na Vyplnit, přečte text a dokumenty, spustí test nebo nahraje certifikát z externího kurzu, zadá datum splnění a odešle.
6. Uzavření. U samostatného potvrzení se stav posune rovnou na Potvrzeno – splnil, u školení se schvalováním nejdřív na Splnil a dál ho posune až schvalovatel.

Stavy se barevně odlišují: Zadáno a Neuspěl červeně, Plní oranžově, Splnil modře, Potvrzeno – splnil zeleně. V Moje školení navíc nahoře svítí panel se školeními splatnými do 14 dnů a stejné číslo se ukazuje jako počítadlo u záložky.

Termín splnění se dá hlídat e-mailem: u typu školení se zadá počet dnů před termínem, kdy má upozornění odejít, a nula znamená vypnuto. Po marném termínu chodí ještě dvě upomínky ve dvou následujících dnech.

Hlídání konce platnosti školení: kaskáda upozornění a automatické přiřazení

Absolvované školení nemusí platit navždy. Platnost se u typu školení nastavuje ve třech variantách: Neomezeně, Do data nebo Počet dní od absolvování. U časově omezených variant se objeví dvě pole, kterými se hlídání zapíná.

První je kaskáda předstihů – dny před koncem platnosti oddělené středníkem, například 30;14;7;0, kde nula znamená upozornění v den vypršení. Zadaná hodnota se při uložení sama pročistí: seřadí se, zahodí duplicity i nesmyslné údaje. Druhé pole je zaškrtávátko Po vypršení platnosti automaticky přiřadit znovu.

Funkce je dobrovolná a ve výchozím stavu vypnutá. Dokud zůstane pole s předstihy prázdné a zaškrtávátko nezapnuté, s daným školením se nic neděje. Rozesílku obstarává noční úloha, takže si po zapnutí ověřte se správcem, že ji máte v plánovači – bez ní se stavy platnosti dál počítají a zobrazují, jen nechodí e-maily.

Na chování upomínek jsou podstatné dvě věci, protože rozhodují o tom, jestli si lidé notifikace nezačnou filtrovat do koše:

• Vždy jen jedna, ta nejnaléhavější dosažená hranice. Po několikadenním výpadku úlohy nepřijde série čtyř e-mailů; odešle se poslední relevantní hranice kaskády a dřívější se označí za vyřízené.
• Propadlá platnost starší 90 dnů se neupomíná a záznam se tiše uzavře. Bez toho by první zapnutí funkce ve firmě s roky historie spustilo vlnu upozornění na dávno propadlá školení.

Příjemce a kanál si hlídání bere ze stejného nastavení Notifikace, jaké se používá pro termín splnění – vyplňuje se jednou. Není-li nastaven nikdo, dostane upozornění alespoň sám zaměstnanec.

Se zapnutým automatickým přiřazením vznikne po vypršení nové přiřazení ve stavu Zadáno, s termínem odvozeným z počtu dní na splnění při opakování, a zaměstnanci odejde e-mail. Přenese se typ potvrzení i seznam schvalovatelů; vzniká vždy jen jedno přiřazení, ne řada kopií.

Stav platnosti je vidět i bez e-mailů. U splněných školení se v Přehledu školení zaměstnanců i v detailu školení zobrazuje sloupec Platné do se stavy Platné, Brzy vyprší (zbývá 30 dní a méně) a Propadlé. Pozor na snadný omyl – datum u stavu Zadáno je termín, do kdy se má školení splnit, kdežto Platné do se týká už absolvovaného školení.

Čím doložíte, že zaměstnanec školení opravdu prošel

Prezenční listina má nespornou výhodu: je to podpis. Elektronická evidence ji musí něčím nahradit, jinak je to tabulka, do které kdokoli cokoli napíše.

Co do školení vstupuje

Obsah tvoří Text k přečtení psaný přímo v aplikaci, dokumenty k přečtení a test z modulu Testy. Dokumenty k přečtení přijímají výhradně PDF, protože se otevírají v zabudovaném prohlížeči přímo v dialogu; nahrát jich lze až šedesát, každý do 100 MB, a na disku jsou uložené zašifrovaně. Čtvrtá cesta je certifikát z externího kurzu, který zaměstnanec přetáhne do dialogu vyplnění – tam formát omezený není, takže projde sken i fotka papírového osvědčení.

Jaký hardware potřebujete

Žádný. Modul nemá čtečku ani terminál a nic se nekupuje. Férová druhá strana: obrazovku v mobilní aplikaci zatím nemá, školení se plní ve webovém rozhraní, byť i na telefonu.

Co z modulu vychází ven

Ze Správy školení i z Přehledu školení zaměstnanců se tabulka vyexportuje do Excelu s výběrem sloupců, detail školení se dá vytisknout v úpravě bez ovládacích prvků. A pokud firma používá i modul BOZP, vstupují platnosti absolvovaných školení do jeho Lhůtníku, kde stojí vedle platností lékařských posudků.

Co se ukládá jako doklad

U každého potvrzení si systém zapamatuje serverový čas a IP adresu. Není to totéž jako datum splnění, které si zaměstnanec zadává sám – školení mohlo proběhnout dřív, třeba na externím kurzu. Doklad o potvrzení naproti tomu vzniká na serveru v okamžiku odeslání a zpětně se nepřepisuje. U školení, která schvaluje pověřená osoba, se ukládá u schvalovatele.

U dokumentů k přečtení se eviduje potvrzení každého jednotlivého PDF zvlášť, opět s časem. Server odeslání odmítne a vypíše, které dokumenty ještě chybí odkliknout. Poctivá výhrada: zaškrtnutí Přečetl/a jsem celé u textu psaného v aplikaci hlídá pouze prohlížeč a žádný software neověří, že si člověk text skutečně přečetl. Doložíte, že klikl, ne že rozuměl – od toho jsou testy.

Co všechno modul Školení zaměstnanců umí

Školení v kanceláři a školení ve výrobě: kdy stačí přečíst text a kdy je potřeba test

Rozdíl mezi firmami není v počtu lidí, ale v tom, co se od doložení očekává. V kanceláři jde nejčastěji o interní směrnice a firemní pravidla. Tam stačí typ potvrzení přečtením textu až na konec: obsah se vloží jako text nebo PDF, zaměstnanec odklikne přečtení každého dokumentu a v evidenci zůstane čas potvrzení.

V provozu je situace jiná. Školení bývají periodická, mají omezenou platnost a firma potřebuje prokázat nejen účast, ale i ověření znalostí. Vyplatí se kombinace: obsah jako PDF, test z modulu Testy jako typ potvrzení, platnost nastavená na Počet dní a kaskáda předstihů. K tomu čtvrtý typ potvrzení – schválení vybranou osobou – u školení konaných mimo aplikaci, kde vedoucí do systému jen zapisuje, že proběhla.

Firmy s externími kurzy používají modul ještě jinak. Školení se založí jen jako evidenční položka, zaměstnanec po návratu nahraje sken osvědčení a zadá datum konání, od kterého se počítá platnost. Modul tu nedodává obsah, jen archiv certifikátů.

Jak vybrat evidenci školení: pět otázek, které se vyplatí položit předem

1. Co přesně se ukládá jako doklad o absolvování? Datum, které jde přepsat, není doklad. Ptejte se, jestli si systém pamatuje okamžik potvrzení nezávisle na tom, co uživatel vyplnil do formuláře.
2. Eviduje se potvrzení každého dokumentu, nebo jen školení jako celku? U školení složeného ze čtyř směrnic je to zásadní rozdíl v tom, co po letech doložíte.
3. Kolik e-mailů přijde, když hlídání zapnete na existující databázi? Nástroj, který v den zavedení rozešle stovku upozornění na dávno propadlá školení, si lidé zablokují a přijdete i o ta budoucí.
4. Kdo dostane upozornění kromě zaměstnance? Hlídání funguje teprve tehdy, když o blížícím se termínu ví i někdo, komu za to zaměstnanec odpovídá.
5. Jde odebrané přiřazení vrátit a dostanete data ven? Odebrání člověka ze školení bývá jeden klik; pokud je nevratné, zmizí s ním i důkaz o absolvování. A bez exportu nemáte co poslat, když si evidenci někdo vyžádá.

Šestá otázka je organizační, ne softwarová: kdo bude evidenci ve firmě skutečně vést. Modul sníží práci na kontrolu jedné matice, ale někdo ji musí jednou za čas otevřít.

Co modul Školení zaměstnanců nedělá a co zůstává na vás

• Nepočítá zákonné lhůty. Aplikace nemá zabudovanou tabulku periodicit a sama nedopočítá, kdy má které školení proběhnout znovu. Interval opakování i délku platnosti zadáváte podle vlastních pravidel a doporučení odborně způsobilé osoby.
• Nepřiřazuje školení novým lidem samo. Přiřazení je vždy výběr konkrétních zaměstnanců v dialogu. Pozice se zobrazuje jako sloupec, podle kterého lze vyhledávat a řadit, takže označit všechny skladníky je otázka jednoho vyhledání – automatika, která by nováčkovi sama přidělila povinná školení, tu ale není.
• Nemá import. Historii školení z tabulky nelze nahrát souborem, přepisuje se ručně.
• Nemá grafy ani e-learning. Vyhodnocení je tabulkové: poměr splněných ku zadaným, barevné stavy a počítadlo nesplněných. Žádné video, kapitoly ani systémem generované certifikáty.
• SMS chodí jen na česká mobilní čísla. U zahraničních poboček zůstává e-mail.
• Rozesílání závisí na noční úloze. Stavy v tabulkách se počítají vždy, e-maily jen když úloha běží.

Kolik evidence školení zaměstnanců v eIntranetu stojí

Platí se za uživatelské účty, ne za počet školení, přiřazení ani nahraných certifikátů. To má u tohoto modulu praktický dopad, který jinde neplatí: školení se týká skoro každého, takže na rozdíl od fakturace nebo pokladny, kde se systémem pracují dva tři lidé, tu platíte za celý tým. Účet potřebuje i skladník, který se přihlásí jednou za rok, aby odklikl přečtení směrnice.

Firma s dvanácti zaměstnanci spadá do pásma 11 až 20 uživatelů. Tarif základ tam stojí 52 Kč bez DPH za uživatele a měsíc, tedy 624 Kč měsíčně za celou firmu, tarif normal 62 Kč, tedy 744 Kč. Kdo roste, platí za hlavu méně: ve stovce lidí je základ 34 Kč za uživatele.

Datový prostor se u školení chová příznivěji než u modulů plných skenů. Dokumenty k přečtení se nahrávají jednou k typu školení, ne ke každému zaměstnanci zvlášť, takže dvousetstránková směrnice zabere místo jen jednou. Počítají se hlavně certifikáty nahrané zaměstnanci: 0,5 GB na uživatele v tarifu základ, 2 GB v normalu a 4 GB v extra.

Žádný hardware nepotřebujete a modul nemá vlastní licenci – všechny moduly jsou v ceně každého tarifu, takže vedle školení můžete bez příplatku zapnout i Testy a BOZP. Telefonická technická podpora patří jen k tarifu extra. Aktuální ceny všech tarifů najdete v ceníku.

Evidence školení zdarma: kde končí tabulka a sdílená složka

Tabulka v Excelu je zdarma a u pětičlenné firmy se dvěma školeními ročně je to rozumné řešení, které nemá cenu měnit. Papírová prezenční listina má navíc přednost, kterou žádný software nedožene: podpis vlastní rukou.

Přestává stačit, jakmile se od evidence chce něco jiného než seznam. Nedokáže odpovědět, komu právě dnes končí platnost; datum v buňce se dá přepsat bez stopy; a že zaměstnanec směrnici opravdu otevřel, z ní nevyčtete. Sdílená složka otázku „kdo tenhle dokument potvrdil a kdy" nezodpoví o nic lépe.

Poctivá hranice na naší straně: hledáte-li kurzy s videem a generovanými certifikáty, tenhle modul to nedělá a lepší službu udělá specializovaná e-learningová platforma. Co dostanete, je jedna matice místo dvaceti souborů, doklad o potvrzení se serverovým časem, samostatné potvrzení každého PDF, upomínky na blížící se konec platnosti a export do Excelu. Prvních 14 dní provozu eIntranetu je zdarma na vyzkoušení, takže rozdíl porovnáte na vlastní agendě.

Jak modul zavést, když školení dosud evidujete v tabulce

Import neexistuje, historie se přenáší ručně. Zní to hůř, než to je – přenáší se totiž jen aktuální stav, ne archiv.

1. Ověřte, že máte všechny lidi založené jako uživatele. V dialozích modulu se zaměstnanec pouze vybírá ze seznamu, nezakládá se tam.
2. V Nastavení rozdělte práva ke školení. Nastavují se zvlášť po pozicích a zvlášť jmenovitě; běžný zaměstnanec potřebuje jen úroveň plnění vlastních školení.
3. Založte typy školení, rovnou je zařaďte do skupin a vložte obsah – text k přečtení nebo PDF. Tohle je jediná časově náročná část zavedení.
4. U každého typu rozhodněte o platnosti. Volba Počet dní je pro periodická školení praktičtější než Do data, protože se počítá od skutečného absolvování každého člověka.
5. Zapište poslední absolvování přes tlačítko Označení absolvovali – označíte lidi se stejným termínem a zadáte jedno společné datum splnění.
6. Teprve teď zapněte kaskádu předstihů a případně automatické opětovné přiřazení. Pravidlo o 90 dnech sice vlnu e-mailů utne, ale data je stejně lepší mít zapsaná dřív.
7. Otevřete Přehled školení zaměstnanců a projděte červené buňky. Bývá jich víc, než firma čekala.

Zaměstnancům stačí sdělit jednu věc: v záložce Moje školení mají svoje úkoly a červený panel nahoře ukazuje, co je potřeba stihnout do 14 dnů. S prvotním nastavením pomáhá služba Implementace u Vás; konzultace, školení a administrativní práce stojí 1 000 Kč bez DPH za hodinu, ale většina firem si vystačí sama.

Co si přečíst dál

Testy připojované ke školení se vytvářejí a vyhodnocují v modulu Testy; výsledek se zapíše zpět ke školení. Platnosti absolvovaných školení se sbíhají v Lhůtníku modulu BOZP vedle platností pracovnělékařských posudků. Seznam lidí, ze kterého se školení přiřazuje, spravuje modul Zaměstnanci.