Školení zaměstnanců

Upomínka na školení je odesílána mezi 6-7 hodinou ranní.

Ano, ale je to dobrovolná funkce, kterou zapnete u každého typu školení zvlášť. Do pole s předstihy zadáte dny před koncem platnosti oddělené středníkem, například 30;14;7;0. Dokud pole zůstane prázdné, platnost daného školení se nehlídá a žádný e-mail neodejde.

Rozesílku obstarává aplikace automaticky v noci, takže si po zapnutí ověřte se správcem, že ji máte na serveru naplánovanou. Stavy Platné, Brzy vyprší a Propadlé se v přehledech počítají vždy, i bez ní.

Ne. Aplikace nemá zabudovanou tabulku periodicit a lhůtu nedopočítává. Interval opakování i délku platnosti absolvování zadáváte ručně u každého typu školení podle vlastních pravidel a doporučení odborně způsobilé osoby.

Platnost jde nastavit jako Neomezeně, Do data nebo Počet dní od absolvování. Pole pro hlídání blížícího se konce platnosti se objeví jen u druhých dvou variant.

Ne. Školení, jejichž platnost je prošlá déle než 90 dní, se už neupomínají a záznam se tiše uzavře. Právě proto, aby první zapnutí funkce ve firmě s roky historie nespustilo lavinu upozornění na dávno propadlá školení.

Druhá pojistka je v samotné kaskádě: odešle se vždy jen jedna, ta nejnaléhavější dosažená hranice. Ani po několikadenním výpadku rozesílání tedy nepřijde několik e-mailů najednou.

Ano, pokud u typu školení zaškrtnete volbu pro automatické opětovné přiřazení po vypršení platnosti. Zaměstnanci pak vznikne nové přiřazení ve stavu Zadáno, s termínem odvozeným z počtu dní na splnění při opakování, a odejde mu e-mail. Přenese se typ potvrzení i seznam schvalovatelů.

Vzniká vždy jen jedno nové přiřazení, ne řada kopií. Bez zaškrtnutí této volby zůstane školení jen označené jako Propadlé a přiřadíte ho ručně.

Ke každému potvrzení se ukládá serverový čas a IP adresa toho, kdo je provedl. To je něco jiného než datum splnění, které si zaměstnanec zadává sám – školení mohlo proběhnout dřív, třeba na externím kurzu. Doklad o potvrzení vzniká na serveru v okamžiku odeslání a zpětně se nepřepisuje.

U školení, která schvaluje pověřená osoba, se doklad ukládá u schvalovatele. U dokumentů k přečtení se navíc eviduje potvrzení každého jednotlivého PDF zvlášť.

Ne. Server odeslání odmítne a vypíše, které dokumenty ještě chybí odkliknout. Dřív to hlídal pouze prohlížeč, takže kontrolu šlo obejít.

Poctivá výhrada: zaškrtnutí u textu psaného přímo v aplikaci hlídá stále jen prohlížeč, serverová kontrola se týká PDF dokumentů k přečtení. A žádný software neověří, že si člověk text skutečně přečetl – doložíte, že klikl. Na ověření znalostí slouží test z modulu Testy.

Ano, odebrání přiřazení není nevratné. V záložce Správa školení klikněte na tlačítko Smazané a přepněte se na seznam odebraných přiřazení zaměstnanců. Ikonou recyklace záznam obnovíte včetně stavu, data splnění i platnosti.

Ve stejném koši najdete i smazané typy školení. Údaje zůstávají v koši 100 dní.

Ne. Přiřazení je vždy výběr konkrétních lidí v dialogu a automatika podle pozice v modulu není. Pozice se u zaměstnanců zobrazuje jako sloupec, podle kterého lze vyhledávat a řadit, takže označit najednou všechny skladníky je otázka jednoho vyhledání.

V jednom dialogu se pak hromadně nastaví společný termín Splnit do, typ potvrzení i schvalovatelé a lidem volitelně odejde informační e-mail.

Kopie vznikne až po uplynutí nastaveného počtu dní a přenese se do ní text k přečtení, PDF dokumenty k přečtení, navázané testy i nastavení notifikací. Zakladatel dostane e-mail s výzvou, aby novou kopii zkontroloval a přiřadil lidem.

Přiřazení zaměstnanců se do kopie nepřenáší. Kdo chce, aby se školení znovu přidělovalo samo, použije místo opakování hlídání konce platnosti s automatickým opětovným přiřazením.

Ano. Zaměstnanec ho přetáhne do dialogu vyplnění spolu s datem konání a případnou poznámkou. U certifikátů není formát omezený, takže projde sken i fotka papírového osvědčení. Nahrát lze až 60 souborů, každý do velikosti 100 MB, a na disku jsou uložené zašifrovaně.

U dokumentů k přečtení, které ke školení vkládá správce, to platí jinak – tam se přijímá pouze PDF, protože se zaměstnanci otevírají v zabudovaném prohlížeči.

Ne, na tyto agendy slouží samostatný modul BOZP. Modul Školení zaměstnanců eviduje pouze školení. Obě části se ale potkávají v Hlídání termínů modulu BOZP, kde platnosti absolvovaných školení stojí v jednom přehledu vedle platností pracovnělékařských posudků.

Jeden rozdíl stojí za zmínku: upomínky na blížící se konec platnosti rozesílá modul Školení zaměstnanců, kdežto Hlídání termínů je pasivní přehled.