Mitarbeiterschulung

Mitarbeiterschulungsnachweis ist ein zentraler Modus von eIntranet.net, der es Ihnen ermöglicht, die Planung, Erfassung und Nachverfolgung interner Schulungen zu automatisieren. Vereinfachen Sie die Kompetenzverwaltung in Ihrem Unternehmen für 10 bis 500 Mitarbeitende und stellen Sie die Einhaltung von Arbeitsschutz- und weiteren Zertifizierungsstandards sicher.

• Kursteilplanung: Erstellen Sie Schulungskalender, weisen Sie Themen zu und definieren Sie Zielgruppen – so gelangen Sie schnell zu den benötigten Kompetenzen.
• Erfassungssystem: Verfolgen Sie, wer geplant ist, wann er absolviert hat oder noch auf einen Kurs wartet. Alle Einträge werden zentral gespeichert und übersichtlich angezeigt.
• Automatische Erinnerungen: Richten Sie E‑Mail‑Benachrichtigungen ein, die dazu beitragen, die Anzahl verzögerter Schulungen um 30 % zu reduzieren.
• Zertifikate und Tests: Das integrierte Modul für Prüfungen erzeugt automatisch Zertifikate nach erfolgreichem Abschluss – einfache Archivierung und PDF‑Export.
• Berichte und Analysen: Sie erhalten einen Überblick über die Fortschritte einzelner Teams, identifizieren Kompetenzlücken und planen weitere Schritte mit präziser Metrik.

Optimieren Sie interne Schulungen, verbessern Sie Compliance und reduzieren Sie den administrativen Aufwand – testen Sie jetzt das Modul Mitarbeiterschulungsnachweis und erfahren Sie, wie schnell Sie die Qualifikation Ihres Teams steigern können.

Was das Modul Mitarbeiterschulung ist und wozu es dient

Das Modul Mitarbeiterschulung ist die elektronische Evidenz, wer welche Schulung absolvieren muss, wer sie erledigt hat und wie lange das gilt. Eine Schulung entsteht als Typ mit eigenem Inhalt und geht an konkrete Personen; jede Absolvierung erzeugt einen Nachweis mit Serverzeit und IP-Adresse des Bestätigenden.

Das Modul hat drei Registerkarten. Meine Schulungen sieht jeder Mitarbeiter und erledigt dort seine Aufgaben. Schulungsübersicht der Mitarbeiter: Personen in Zeilen, Schulungstypen in Spalten. Schulungsverwaltung regelt Typen, Inhalte, Gültigkeit, Benachrichtigungen.

Der typische Nutzer ist kein Dozent, sondern die Personalreferentin, der Betriebsleiter oder der Chef einer kleinen Firma, der Schulungen nebenher betreut und zwei Fragen beantworten muss: Wer hat noch offen, wem läuft die Gültigkeit aus. Beides steht in einer Tabelle statt in E-Mails und Ordnern voll Anwesenheitslisten. Den Unterricht deckt das Modul nicht ab – keine Kapitel, kein Video, kein Kursaufbau. Es ist Evidenz und Nachweisbarkeit, keine Lernplattform.

Von der Zuweisung zum belegten Abschluss der Schulung

Sechs Schritte: Der Verwalter arbeitet in der Schulungsverwaltung, der Mitarbeiter in Meine Schulungen.

1. Schulungstyp anlegen. Schulung hinzufügen verlangt Bezeichnung, Beschreibung, Gruppe (etwa Arbeitssicherheit und Brandschutz, Fachschulungen, IT und Software) und Standardtermin Zu erledigen bis.
2. Inhalt einfügen. Im Schulungsdetail kommen Text zum Lesen, hochgeladene PDF-Dokumente zum Lesen und wahlweise ein Test aus dem Modul Tests hinzu.
3. Bestätigungsart wählen. Vier stehen bereit: Selbstbestätigung, Genehmigung durch einen ausgewählten Mitarbeiter, Lesen des Textes bis zum Ende, bestandener Test.
4. Personen zuweisen. In einem Dialog markieren Sie beliebig viele Mitarbeiter und geben ihnen gemeinsam Datum Zu erledigen bis, Bestätigungsart und Genehmiger. Die Option Benutzer per E-Mail informieren ist vorab an.
5. Erledigen. Der Mitarbeiter klickt Ausfüllen, liest Text und Dokumente, startet den Test oder lädt ein externes Zertifikat hoch, trägt das Erledigungsdatum ein und sendet ab.
6. Abschluss. Bei Selbstbestätigung springt der Status direkt auf Bestätigt – erledigt, bei Genehmigung zunächst auf Erledigt; weiter rückt ihn erst der Genehmiger.

Die Status sind farbig: Zugewiesen und Nicht bestanden rot, In Bearbeitung orange, Erledigt blau, Bestätigt – erledigt grün. In Meine Schulungen leuchtet oben ein Panel mit den binnen 14 Tagen fälligen Schulungen; dieselbe Zahl steht als Zähler an der Karte.

Den Erledigungstermin überwacht wahlweise eine E-Mail: Beim Schulungstyp tragen Sie ein, wie viele Tage vorher sie abgeht; null heißt aus. Nach fruchtlosem Termin folgen zwei Mahnungen an den nächsten zwei Tagen.

Überwachung des Gültigkeitsendes: Erinnerungskaskade und automatische Zuweisung

Eine absolvierte Schulung gilt nicht zwangsläufig ewig. Die Gültigkeit hat beim Schulungstyp drei Varianten: Unbegrenzt, Bis Datum oder Anzahl Tage ab Absolvierung. Bei den befristeten erscheinen zwei Felder für die Überwachung.

Das erste ist die Erinnerungskaskade – Tage vor Gültigkeitsende, per Semikolon getrennt, etwa 30;14;7;0, wobei null den Ablauftag meint. Beim Speichern bereinigt sich der Wert selbst: sortiert, Duplikate und Unsinn fallen weg. Das zweite Feld ist das Kontrollkästchen Nach Ablauf automatisch erneut zuweisen.

Die Funktion ist freiwillig und standardmäßig aus. Bleibt das Kaskadenfeld leer und das Kästchen aus, geschieht nichts. Den Versand macht ein nächtlicher Job; prüfen Sie nach dem Einschalten mit dem Administrator, ob er im Planer steht – ohne ihn rechnen und zeigen sich Gültigkeitsstatus weiter, es gehen nur keine E-Mails.

Zwei Punkte im Mahnverhalten sind wesentlich; sie entscheiden, ob Ihre Leute die Benachrichtigungen in den Papierkorb filtern:

• Immer nur eine, die dringendste erreichte Schwelle. Nach mehrtägigem Jobausfall kommt keine Serie von vier E-Mails; es geht die letzte relevante Schwelle raus, frühere gelten als erledigt.
• Über 90 Tage abgelaufene Gültigkeit wird nicht gemahnt, der Datensatz schließt still. Sonst löste die erste Aktivierung in einer Firma mit langer Historie eine Warnwelle zu längst Abgelaufenem aus.

Empfänger und Kanal nimmt die Überwachung aus derselben Einstellung Benachrichtigungen wie der Erledigungstermin – einmal ausgefüllt. Fehlt der Eintrag, warnt sie zumindest den Mitarbeiter.

Mit automatischer Neuzuweisung entsteht nach Ablauf eine Zuweisung im Status Zugewiesen, mit Termin aus der Tagesanzahl für die Wiederholung, plus E-Mail an den Mitarbeiter. Bestätigungsart und Genehmigerliste gehen mit; es entsteht nur eine Zuweisung, keine Reihe von Kopien.

Der Gültigkeitsstatus ist auch ohne E-Mails sichtbar. Bei erledigten Schulungen zeigen Schulungsübersicht und Schulungsdetail die Spalte Gültig bis mit den Status Gültig, Läuft bald ab (30 Tage und weniger) und Abgelaufen. Achtung vor der Verwechslung – das Datum bei Zugewiesen ist die Erledigungsfrist, Gültig bis meint die absolvierte Schulung.

Womit Sie belegen, dass ein Mitarbeiter die Schulung durchlief

Die Anwesenheitsliste hat einen unbestreitbaren Vorteil: die Unterschrift. Elektronische Evidenz muss das ersetzen, sonst ist sie eine Tabelle für jedermanns Eintrag.

Was in die Schulung hineingeht

Den Inhalt bilden der in der Anwendung geschriebene Text zum Lesen, die Dokumente zum Lesen und ein Test aus dem Modul Tests. Dokumente zum Lesen nehmen nur PDF, weil sie im eingebauten Betrachter aufgehen; hochladbar sind sechzig Dateien à 100 MB, verschlüsselt. Vierter Weg ist das Zertifikat aus einem externen Kurs, das der Mitarbeiter in den Ausfülldialog zieht – das Format ist frei, es geht also auch Scan oder Foto einer Papierbescheinigung durch.

Welche Hardware Sie brauchen

Keine. Das Modul hat weder Lesegerät noch Terminal, angeschafft wird nichts. Faire Kehrseite: In der mobilen App fehlt der Bildschirm dafür, Schulungen laufen im Web, auch am Telefon.

Was aus dem Modul herauskommt

Aus Schulungsverwaltung wie Schulungsübersicht der Mitarbeiter geht die Tabelle mit Spaltenauswahl nach Excel, das Schulungsdetail druckt ohne Bedienelemente. Nutzt die Firma auch das Modul Arbeitssicherheit, laufen die Gültigkeiten in dessen Fristenübersicht ein, neben die ärztlicher Gutachten.

Was als Nachweis gespeichert wird

Zu jeder Bestätigung merkt sich das System Serverzeit und IP-Adresse. Das ist nicht das Erledigungsdatum, das der Mitarbeiter selbst einträgt – die Schulung kann früher gelaufen sein, etwa extern. Der Bestätigungsnachweis entsteht beim Absenden auf dem Server und wird nicht überschrieben. Genehmigt eine beauftragte Person, liegt er bei ihr.

Bei Dokumenten zum Lesen wird jedes PDF einzeln bestätigt, wieder mit Zeitstempel. Der Server verweigert das Absenden und nennt die offenen Dokumente. Ehrlicher Vorbehalt: Das Häkchen Ich habe alles gelesen beim Anwendungstext überwacht nur der Browser, keine Software prüft, ob jemand wirklich gelesen hat. Sie belegen den Klick, nicht das Verständnis – dafür sind Tests da.

Was das Modul Mitarbeiterschulung alles kann

Schulung im Büro und in der Produktion: wann Lesen genügt und wann ein Test nötig ist

Der Unterschied zwischen Firmen liegt nicht in der Kopfzahl, sondern darin, was vom Nachweis erwartet wird. Im Büro geht es meist um interne Richtlinien und Firmenregeln. Dort genügt Lesen des Textes bis zum Ende: Inhalt als Text oder PDF, der Mitarbeiter klickt jedes Dokument ab, in der Evidenz bleibt die Bestätigungszeit.

In der Produktion ist es anders. Schulungen sind meist periodisch, befristet gültig, und die Firma muss neben der Teilnahme auch die Wissensprüfung belegen. Es lohnt die Kombination: Inhalt als PDF, Test aus dem Modul Tests als Bestätigungsart, Gültigkeit auf Anzahl Tage plus Erinnerungskaskade. Und die vierte Bestätigungsart – Genehmigung durch eine ausgewählte Person – für Schulungen außerhalb der Anwendung, wo der Vorgesetzte nur einträgt, dass sie liefen.

Firmen mit externen Kursen nutzen es nochmals anders. Die Schulung ist nur ein Evidenzposten; der Mitarbeiter lädt nach der Rückkehr den Scan hoch und trägt das Kursdatum ein, ab dem die Gültigkeit zählt. Das Modul liefert keinen Inhalt, nur ein Zertifikatsarchiv.

Schulungsevidenz auswählen: fünf Fragen, die sich vorab lohnen

1. Was genau wird als Nachweis der Absolvierung gespeichert? Ein überschreibbares Datum ist kein Nachweis. Fragen Sie, ob das System den Moment der Bestätigung unabhängig vom Formulareintrag festhält.
2. Wird jedes Dokument einzeln bestätigt oder nur die Schulung als Ganzes? Bei einer Schulung aus vier Richtlinien entscheidet das, was Sie nach Jahren belegen.
3. Wie viele E-Mails kommen, wenn Sie die Überwachung auf bestehenden Daten einschalten? Ein Werkzeug, das am ersten Tag hundert Warnungen zu längst Abgelaufenem schickt, blockieren die Leute, und die künftigen sind mit weg.
4. Wer erhält die Warnung außer dem Mitarbeiter? Überwachung wirkt erst, wenn vom nahenden Termin auch jemand weiß, dem der Mitarbeiter verantwortlich ist.
5. Lässt sich eine entfernte Zuweisung zurückholen und kommen die Daten heraus? Jemanden aus einer Schulung zu nehmen ist ein Klick; ist das unumkehrbar, geht der Nachweis mit. Und ohne Export haben Sie nichts zu schicken, wenn jemand die Evidenz verlangt.

Die sechste Frage ist organisatorisch, nicht softwareseitig: Wer führt die Evidenz tatsächlich. Das Modul senkt den Aufwand auf eine Matrix, aber jemand muss sie ab und zu öffnen.

Was das Modul Mitarbeiterschulung nicht tut und was Ihnen bleibt

• Es rechnet keine vorgeschriebenen Fristen aus. Eine Periodizitätstabelle gibt es nicht, die Anwendung errechnet nicht, wann eine Schulung erneut fällig wird. Intervall und Gültigkeitsdauer setzen Sie nach eigenen Regeln und dem Rat Ihrer fachkundigen Person.
• Es weist neuen Leuten Schulungen nicht von selbst zu. Zuweisung ist immer die Auswahl konkreter Mitarbeiter im Dialog. Die Position steht als Spalte zum Suchen und Sortieren bereit, alle Lageristen zu markieren ist eine Suche – eine Automatik, die einem Neuling die Pflichtschulungen zuteilt, gibt es nicht.
• Es hat keinen Import. Historie aus einer Tabelle lässt sich nicht als Datei laden, sie wird abgetippt.
• Es hat weder Diagramme noch E-Learning. Die Auswertung ist tabellarisch: erledigt zu zugewiesen, Farbstatus, Zähler der Offenen. Kein Video, keine Kapitel, keine generierten Zertifikate.
• SMS gehen nur an tschechische Mobilnummern. Für Auslandsniederlassungen bleibt E-Mail.
• Der Versand hängt am nächtlichen Job. Status in den Tabellen rechnen immer, E-Mails nur, wenn der Job läuft.

Was die Schulungsevidenz in eIntranet kostet

Bezahlt werden Benutzerkonten, nicht die Zahl der Schulungen, Zuweisungen oder Zertifikate. Das hat hier eine Folge, die anderswo entfällt: Schulungen betreffen fast jeden. Anders als bei Fakturierung oder Kasse, wo zwei, drei Leute im System arbeiten, zahlen Sie für das ganze Team. Ein Konto braucht auch der Lagerist, der sich einmal im Jahr anmeldet, um eine Richtlinie abzuklicken.

Eine Firma mit zwölf Mitarbeitern fällt in die Spanne 11 bis 20 Benutzer. Der Tarif Basis kostet 2,1 EUR pro Benutzer und Monat ohne MwSt., somit 25,2 EUR monatlich für das gesamte Unternehmen, der Tarif Normal 2,5 EUR, somit 30 EUR. Wer wächst, zahlt pro Kopf weniger: bei hundert Personen liegt der Tarif Basis bei 1,4 EUR pro Benutzer.

Der Datenraum ist bei Schulungen günstiger als bei Modulen voller Scans. Dokumente zum Lesen hängen einmal am Schulungstyp, nicht an jedem Mitarbeiter; eine zweihundertseitige Richtlinie belegt den Platz nur einmal. Ins Gewicht fallen vor allem hochgeladene Zertifikate: 0,5 GB pro Benutzer im Tarif Basis, 2 GB im Normal, 4 GB im Extra.

Hardware brauchen Sie keine, das Modul hat keine eigene Lizenz – alle Module stecken im Preis jedes Tarifs, neben Schulungen schalten Sie ohne Aufpreis auch Tests und Arbeitssicherheit ein. Telefonischer Support gehört nur zum Tarif Extra. Preise aller Tarife in der Preisliste.

Schulungsevidenz kostenlos: wo Tabelle und Ordner enden

Eine Excel-Tabelle ist kostenlos und bei fünf Leuten mit zwei Schulungen im Jahr eine vernünftige Lösung, die zu ändern sich nicht lohnt. Die Papierliste hat zudem einen Vorzug, den keine Software einholt: die eigenhändige Unterschrift.

Sie reicht nicht mehr, sobald von der Evidenz mehr verlangt wird als eine Liste. Wessen Gültigkeit heute endet, sagt sie nicht; das Datum in der Zelle lässt sich spurlos ändern; und ob der Mitarbeiter die Richtlinie öffnete, steht nicht drin. Ein geteilter Ordner beantwortet „wer hat das wann bestätigt" nicht besser.

Die ehrliche Grenze auf unserer Seite: Suchen Sie Kurse mit Video und generierten Zertifikaten, kann das dieses Modul nicht, da dient eine E-Learning-Plattform besser. Sie bekommen eine Matrix statt zwanzig Dateien, einen Bestätigungsnachweis mit Serverzeit, die separate Bestätigung jedes PDF, Mahnungen zum nahenden Gültigkeitsende und den Excel-Export. Die ersten 14 Tage eIntranet sind kostenlos, den Unterschied vergleichen Sie an der eigenen Agenda.

Wie Sie das Modul einführen, wenn Sie bisher eine Tabelle führen

Import gibt es keinen, die Historie wird abgetippt. Klingt schlimmer, als es ist – übertragen wird nur der aktuelle Stand, kein Archiv.

1. Prüfen Sie, ob alle Personen als Benutzer angelegt sind. In den Dialogen wird nur aus einer Liste gewählt, angelegt wird dort nicht.
2. Verteilen Sie in den Einstellungen die Schulungsrechte: getrennt nach Positionen und namentlich; ein normaler Mitarbeiter braucht nur die Stufe für eigene Schulungen.
3. Legen Sie die Schulungstypen an, ordnen Sie sie Gruppen zu und fügen Sie den Inhalt ein – Text zum Lesen oder PDF. Der einzige aufwendige Teil.
4. Entscheiden Sie bei jedem Typ über die Gültigkeit. Anzahl Tage ist für periodische Schulungen praktischer als Bis Datum, weil es ab der echten Absolvierung zählt.
5. Tragen Sie die letzte Absolvierung über Markierte als erledigt eintragen ein – Personen mit gleichem Termin markieren, ein Datum angeben.
6. Erst jetzt schalten Sie Erinnerungskaskade und gegebenenfalls automatische Neuzuweisung ein. Die 90-Tage-Regel kappt die Welle zwar, die Daten sollten aber ohnehin vorher stehen.
7. Öffnen Sie die Schulungsübersicht der Mitarbeiter und gehen Sie die roten Zellen durch. Meist mehr als erwartet.

Den Mitarbeitern genügt eine Mitteilung: In Meine Schulungen liegen ihre Aufgaben, und das rote Panel oben zeigt, was binnen 14 Tagen fällig ist. Bei der Ersteinrichtung hilft der Dienst Einführung vor Ort; Beratung und Schulung bieten wir auf Anfrage an, die meisten Firmen kommen aber allein zurecht.

Was Sie weiter lesen sollten

Angehängte Tests werden im Modul Tests erstellt und ausgewertet; das Ergebnis geht zur Schulung zurück. Gültigkeiten absolvierter Schulungen laufen in der Fristenübersicht des Moduls Arbeitssicherheit zusammen, neben arbeitsmedizinischen Gutachten. Die Personenliste zum Zuweisen verwaltet das Modul Mitarbeiter.