Mitarbeiterschulung

Trainingserinnerungen werden zwischen 6 und 7 Uhr morgens verschickt.

Ja, allerdings handelt es sich um eine freiwillige Funktion, die Sie je Schulungsart einzeln einschalten. In das Feld für die Vorlaufzeiten tragen Sie die Tage vor Ablauf der Gültigkeit durch Semikolon getrennt ein, zum Beispiel 30;14;7;0. Solange das Feld leer bleibt, wird die Gültigkeit dieser Schulung nicht überwacht und es geht keine E-Mail hinaus.

Den Versand übernimmt ein nächtlicher Serverlauf, prüfen Sie nach dem Einschalten daher mit Ihrem Administrator, ob er im Aufgabenplaner eingetragen ist. Die Zustände Gültig, Läuft bald ab und Abgelaufen werden in den Übersichten in jedem Fall berechnet, auch ohne diesen Lauf.

Nein. Die Anwendung enthält keine hinterlegte Tabelle mit Wiederholungsintervallen und berechnet die Frist nicht. Sowohl das Wiederholungsintervall als auch die Gültigkeitsdauer der Absolvierung tragen Sie je Schulungsart manuell ein, nach Ihren eigenen Regeln und der Empfehlung Ihrer fachkundigen Person.

Die Gültigkeit lässt sich als Unbegrenzt, Bis Datum oder Anzahl Tage ab Absolvierung festlegen. Das Feld zur Überwachung des nahenden Ablaufs erscheint nur bei den beiden letzten Varianten.

Nein. Schulungen, deren Gültigkeit länger als 90 Tage abgelaufen ist, werden nicht mehr angemahnt, der Datensatz wird stillschweigend geschlossen. Genau deshalb löst das erstmalige Einschalten der Funktion in einem Unternehmen mit jahrelanger Historie keine Lawine von Hinweisen auf längst abgelaufene Schulungen aus.

Die zweite Absicherung steckt in der Erinnerungskaskade selbst: Verschickt wird immer nur eine E-Mail, und zwar für die dringlichste erreichte Schwelle. Auch nach einem mehrtägigen Ausfall des nächtlichen Laufs kommen also nicht mehrere E-Mails auf einmal.

Ja, wenn Sie bei der Schulungsart die Option für die automatische erneute Zuweisung nach Ablauf der Gültigkeit ankreuzen. Der Mitarbeiter erhält dann eine neue Zuweisung im Zustand Zugewiesen, mit einem Termin, der sich aus der Anzahl der Tage zur Erledigung bei Wiederholung ergibt, sowie eine E-Mail. Die Bestätigungsart und die Liste der Genehmiger werden übernommen.

Es entsteht immer nur eine neue Zuweisung, keine Reihe von Kopien. Ohne diese Option bleibt die Schulung lediglich als Abgelaufen gekennzeichnet und Sie weisen sie manuell zu.

Zu jeder Bestätigung werden die Serverzeit und die IP-Adresse desjenigen gespeichert, der sie vorgenommen hat. Das ist etwas anderes als das Erledigungsdatum, das der Mitarbeiter selbst einträgt – die Schulung kann früher stattgefunden haben, etwa in einem externen Kurs. Der Nachweis der Bestätigung entsteht im Moment des Absendens auf dem Server und wird nachträglich nicht überschrieben.

Bei Schulungen, die eine beauftragte Person freigibt, wird der Nachweis beim Genehmiger gespeichert. Bei Dokumenten zum Lesen wird darüber hinaus die Bestätigung jeder einzelnen PDF-Datei gesondert erfasst.

Nein. Der Server weist das Absenden zurück und listet auf, welche Dokumente noch anzuklicken sind. Früher prüfte das nur der Browser, sodass sich die Kontrolle umgehen ließ.

Ein ehrlicher Vorbehalt: Das Häkchen bei einem direkt in der Anwendung geschriebenen Text prüft nach wie vor nur der Browser, die serverseitige Kontrolle betrifft die PDF-Dokumente zum Lesen. Und keine Software kann überprüfen, ob jemand den Text wirklich gelesen hat – belegen lässt sich, dass er geklickt hat. Zur Überprüfung des Wissens dient ein Test aus dem Modul Tests.

Ja, das Entfernen einer Zuweisung ist nicht endgültig. Klicken Sie im Reiter Schulungsverwaltung auf die Schaltfläche Gelöschte und wechseln Sie zur Liste der entfernten Mitarbeiterzuweisungen. Über das Recycling-Symbol stellen Sie den Datensatz samt Zustand, Erledigungsdatum und Gültigkeit wieder her.

Im selben Papierkorb finden Sie auch gelöschte Schulungsarten. Die Daten bleiben dort 100 Tage erhalten.

Nein. Die Zuweisung erfolgt immer über die Auswahl konkreter Personen im Dialog, eine Automatik nach Position gibt es im Modul nicht. Die Position wird bei den Mitarbeitern als Spalte angezeigt, nach der sich suchen und sortieren lässt, sodass sich alle Lagermitarbeiter mit einer einzigen Suche auf einmal markieren lassen.

In einem Dialog stellen Sie anschließend für alle gemeinsam den Termin Zu erledigen bis, die Bestätigungsart und die Genehmiger ein, und an die Personen geht wahlweise eine Informations-E-Mail hinaus.

Die Kopie entsteht erst nach Ablauf der eingestellten Anzahl von Tagen, und übernommen werden der Text zum Lesen, die PDF-Dokumente zum Lesen, die verknüpften Tests sowie die Benachrichtigungseinstellungen. Der Ersteller erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, die neue Kopie zu prüfen und Personen zuzuweisen.

Die Zuweisungen der Mitarbeiter werden nicht in die Kopie übernommen. Wer möchte, dass sich eine Schulung von selbst erneut zuweist, nutzt statt der Wiederholung die Überwachung des Gültigkeitsendes mit automatischer erneuter Zuweisung.

Ja. Der Mitarbeiter zieht es zusammen mit dem Datum der Durchführung und einer optionalen Bemerkung in den Ausfülldialog. Bei Zertifikaten ist das Format nicht eingeschränkt, ein Scan oder ein Foto einer Papierbescheinigung geht also ebenfalls durch. Hochladen lassen sich bis zu 60 Dateien mit je bis zu 100 MB, und auf der Festplatte werden sie verschlüsselt abgelegt.

Für Dokumente zum Lesen, die der Administrator zur Schulung hinterlegt, gilt das anders – dort wird nur PDF angenommen, weil sie den Mitarbeitern im eingebauten Betrachter geöffnet werden.

Nein, dafür gibt es das eigenständige Modul Arbeitssicherheit. Das Modul Mitarbeiterschulung erfasst ausschließlich Schulungen. Beide Bereiche treffen sich allerdings in der Fristenübersicht des Moduls Arbeitssicherheit, wo die Gültigkeiten absolvierter Schulungen in einer Übersicht neben den Gültigkeiten arbeitsmedizinischer Beurteilungen stehen.

Ein Unterschied ist erwähnenswert: Die Erinnerungen an den nahenden Ablauf verschickt das Modul Mitarbeiterschulung, während die Fristenübersicht eine passive Übersicht ist.