Úlohy

Elektronické zadávanie a sledovanie plnenia úloh je kľúčovým nástrojom pre zefektívnenie interných procesov v malých aj stredných firmách. Umožňuje rýchlo priradiť úlohy zamestnancom, ako aj externým spolupracovníkom a sledovať ich stav v reálnom čase.

• Přehľadné riadenie – nastavenie individuálnych práv používateľov, aby každý videl len to, čo potrebuje.
• Flexibilné stavy a priority – prispôsobte pracovný tok podľa špecifik vašej organizácie a rýchlo identifikujte kritické úlohy.
• Automatické upozornenia – e‑mail, SMS alebo kalendárne pripomenutie zabezpečí, že žiadny termín nevyjde mimo pozornosti.
• Opakujúce sa úlohy a voliteľné polia – jednoduchá konfigurácia pravidelného pracovného toku a možnosť pridať špecifické informácie podľa potreby.
• Integrácia s kalendárom – všetky zadané úlohy sa automaticky synchronizujú, takže plánovanie je vždy aktuálne.

Využite tento modul na sníženie administratívneho zaťaženia o 30 % a zvýšenie dodržiavania termínov. Vyskúšajte ho ešte dnes a zistite, ako rýchlo môžete premeniť rozptýlené úlohy na jasne definované kroky k rastu vášho podniku.

Čo je modul Úlohy a na čo vo firme slúži

Modul Úlohy je evidencia pracovných úloh so štyrmi rolami: zadávateľ, hlavný riešiteľ, ďalší riešitelia a schvaľovateľ. Ku každej úlohe patrí stav, termín splnenia, popis, poznámky a prílohy. Úlohy sa zobrazujú ako zoznam, Kanban, kalendár alebo osobný výrobný zoznam a upozornenia chodia e-mailom aj formou SMS.

Modul nemá jedno typické použitie, pretože stavy, priority a voliteľné polia si nastavuje každá firma sama. V stavebníctve sa v ňom vedú úlohy podľa zákaziek, v servise požiadavky naviazané na tikety HelpDesku, v administratíve pravidelná agenda s opakovaním, vo výrobe front práce na jednotlivých pracovníkov. Rovnaká databáza, iné nastavenie.

Rozdiel proti zoznamu v e-maile alebo na papieri je v dohľadateľnosti. Pri každej úlohe zostáva, kto ju zadal, kedy sa zmenil stav, kto pripísal poznámku a čo k nej priložil. Na záložke Poznámky/Zmeny je celá história chronologicky, takže po mesiaci nikto nemusí rekonštruovať, ako sa úloha vyvíjala.

Ako úloha prejde od zadania až po schválené vyriešenie

Modul nevynucuje jediný postup, ale typický priechod úlohy vyzerá takto:

1. Zadanie. Tlačidlom Pridať úlohu sa vyplní názov, počiatočný stav, hlavný riešiteľ, prípadne schvaľovateľ a ďalší riešitelia, termín Vyriešiť do, priorita, popis, voliteľné polia a prílohy. Ak je v nastavení zapnuté zadávanie zákazky, priradí sa úloha k zákazke alebo priamo k časti projektu.
2. Upozornenie. Po uložení dostanú riešitelia a schvaľovateľ správu e-mailom alebo SMS, ak je príslušná voľba zapnutá. Nezávisle od toho možno pri úlohe nastaviť pripomenutie: jednorazovo v zadaný dátum a čas, alebo každý deň v daný čas až do splnenia.
3. Riešenie. Riešiteľ mení stav, pridáva poznámky a prílohy a pod poznámkami sa dá viesť diskusia. Stav možno meniť v detaile, v zozname alebo pretiahnutím karty medzi stĺpcami Kanbanu.
4. Kontrola pred uzavretím. Voliteľné polia označené ako vyžadované pri ukončení musia byť vyplnené, inak systém stav Vyriešené nepustí a vypíše, ktoré pole chýba.
5. Schválenie splnenia. Ak je zapnuté, že vyriešenie nastavuje iba schvaľovateľ, riešiteľ úlohu uzavrieť nemôže. Toto obmedzenie sa dá zapnúť globálne alebo len pri vybraných úlohách.
6. Uzamknutie. S voľbou Uzamknúť vyriešené úlohy už do uzavretej úlohy nikto nezasiahne, takže zostáva v podobe, v akej bola schválená.

Úlohy po termíne sa nikde neskryjú. Panel Rýchly výber má tlačidlo Neuzavreté po termíne, ktoré sa zobrazuje červeno, ak také úlohy existujú, a vedľa neho Dnes, Moje dnes a Moje neuzavreté s počtom úloh v zátvorke.

Odkiaľ sa úlohy do systému berú: hromadné zadanie, opakovanie, revízie majetku a tikety HelpDesku

Ručné zadanie je len jedna z ciest. Hromadné zadanie vytvorí z jedného formulára samostatnú úlohu pre každého vybraného pracovníka, takže sa rovnaká práca rozošle desiatim ľuďom a každý ju ďalej rieši po svojom. Kopírovanie otvorí novú úlohu s predvyplnenými hodnotami z existujúcej. V kalendárovom zobrazení stačí kliknúť na prázdny deň a formulár sa otvorí s predvyplneným dátumom.

Opakujúce sa úlohy zakladá systém sám. Nastavíte týždenné opakovanie s výberom dní v týždni, mesačné na prvý daný deň v mesiaci, mesačné na konkrétne číslo dňa alebo vo vybrané mesiace roka. Pravidelná revízia, fakturácia alebo kontrola sa potom objaví v zozname bez toho, aby si na ňu niekto vzpomenul.

Z iných modulov prichádzajú úlohy automaticky. Modul Evidencia majetku umožňuje pri každom druhu revízie zapnúť automatické založenie úlohy zadaný počet dní pred dátumom najbližšej revízie, takže sa blížiaci termín technickej kontroly objaví ako úloha s riešiteľom. Z modulu HelpDesk sa k úlohe pripojí konkrétny tiket a v detaile úlohy je potom vidieť názov projektu HelpDesku, predmet tiketu a e-mail žiadateľa s odkazom priamo na tiket.

Žiadne zariadenie modul nepotrebuje. Nekupuje sa k nemu terminál, čítačka ani mobilný hardvér. Jedinou externou závislosťou sú SMS upozornenia, ktoré vyžadujú aktívnu SMS bránu; e-mailové upozornenia, pripomenutia aj eskalácia nevyriešených úloh fungujú bez čohokoľvek navyše.

Na výstupe ide termín splnenia do modulu Kalendáre ako udalosť, pričom farba pre otvorené a pre vyriešené úlohy sa nastavuje samostatne. Odpracovaný čas sa eviduje na záložke Výkazy práce na tejto úlohe, takže je pri úlohe vidieť, koľko práce skutočne stála. Aktuálny výber úloh sa exportuje do Excelu alebo tlačí a export rešpektuje nastavené filtre aj zobrazené stĺpce.

Ako vybrať systém na úlohy: štyri otázky, ktoré rozhodnú

Nástrojov na úlohy sú desiatky a na prvý pohľad sa líšia len vzhľadom. Užitočné je pýtať sa na toto.

1. Prispôsobí sa nástroj vašim stavom, alebo si musíte zvyknúť na jeho? Firma, ktorá má stavy „Zadané – V riešení – Čaká na zákazníka – Vyriešené", potrebuje presne tieto štyri vrátane farieb. V eIntranete sa stavy zapínajú a farbia v nastavení modulu; hneď ako však nie je aktívny ani jeden stav, modul sa ohlási varovaním a nefunguje, takže je to prvá vec, ktorú treba nastaviť.

2. Umožní nástroj vynútiť, aby riešiteľ pred uzavretím niečo vyplnil? Toto je rozdiel medzi zoznamom prianí a evidenciou. Voliteľné polia sa dajú označiť ako vyžadované pri zadaní alebo vyžadované pri ukončení a bez ich vyplnenia sa úloha neuzavrie. Typicky sa tak vynúti výsledok riešenia, číslo dielu alebo dátum kontroly.

3. Kto smie meniť stav a kto úlohu upravovať? Pýtajte sa, či to nástroj rozlišuje. Bez toho si ktokoľvek môže posunúť cudziu úlohu do stavu Vyriešené. eIntranet má na to tri samostatné voľby: stav môže meniť ktokoľvek, upravovať len zadávateľ a vyriešenie nastavuje len schvaľovateľ.

4. Nadväzuje na to, čo s úlohou súvisí? Úloha málokedy stojí sama. Býva pri zákazke, pri časti projektu, pri tikete od zákazníka a na konci pri výkaze práce, ktorý sa má fakturovať. Nástroj, z ktorého sa táto naviazanosť musí vypisovať ručne do ďalšieho systému, vám prácu nakoniec pridá.

Čo všetko modul Úlohy umožňuje

Zobrazenia a orientácia

• Zoznam – tabuľka so stĺpcami ID, Názov, Stav, Vytvorené, Zadal, Vyriešiť do, Priorita, Riešitelia, Hlavný riešiteľ, Schvaľovateľ, Poznámky a s voliteľnými poľami ako ďalšími stĺpcami. Stĺpce sa dajú skryť.
• Kanban – stĺpce podľa stavov, karty sa medzi nimi preťahujú a poradie kariet si systém pamätá pre každého užívateľa samostatne.
• Kalendár – mesiac, týždeň a deň, s tooltipom po nabehnutí na úlohu a so zmenou termínu pretiahnutím na iný deň.
• Výrobný zoznam – osobný front práce rozdelený na časť Pripnuté zadávateľom, ktorú pracovník nepreradí, a Moje poradie, kde si zvyšok usporiada sám.
• Rýchly výber – Všetko, Dnes, Moje dnes, Moje neuzavreté, Neuzavreté po termíne a tlačidlá podľa stavov a priorít s počtami.

Nastavenie podľa firmy

• Vlastné stavy s farbou pozadia aj textu a päť priorít s vlastnými názvami; prázdny názov prioritu vypne.
• Až jedenásť voliteľných polí typu Áno/Nie, celé číslo, desatinné číslo, dátum, firma z CRM, zoznam, jednoriadkový a viacriadkový text.
• Šesť úrovní oprávnení od Čítať svoje a byť úlohovaný po Čítať, upravovať a mazať všetko. Nastavujú sa pre užívateľa aj skupinu a pri súbehu platí vyššia hodnota.
• Voľby chovania – čas pri termíne splnenia, zákazka a projekt v tabuľke, uzamknutie vyriešených, počet úloh a poznámok na úvodnej obrazovke, diskusia pri poznámkach alebo možnosť mazať poznámky (hlavný riešiteľ kedykoľvek, ostatní do 15 minút od zápisu).

Filtrovanie, hľadanie a hromadné operácie

• Podrobný filter podľa názvu, zákazky, dátumu zadania, stavu, priority, riešiteľa, hlavného riešiteľa, schvaľovateľa, zadávateľa aj hodnôt voliteľných polí. Aktívny filter je v hlavičke zvýraznený červeno.
• Rýchle textové hľadanie nad tabuľkou, filter Založené za posledné 1, 3, 6 alebo 12 mesiacov a filter podľa roka. Ak má firma viac ako 200 úloh, systém sám obmedzí výber na aktuálny rok, aby sa tabuľka nenačítala príliš dlho.
• Hromadné vymazanie zobrazených úloh, obnovenie z vymazaných a export alebo tlač aktuálneho výberu.

Úlohy zadarmo: kedy stačí Trello alebo Todoist

Povieme to na rovinu. Trello, Todoist, Microsoft To Do aj tabuľka v zdieľanom dokumente sú na sledovanie úloh výborné a v bezplatnej verzii obvykle postačia. Ak potrebujete tri stĺpce, pár kariet a nikto nekontroluje, kto čo uzavrel, nemá zmysel za nič platiť a modul Úlohy vám nič zásadné neprinesie.

Hranica je inde a dá sa poznať pomerne ľahko. Prvou je naviazanosť: vo chvíli, keď sa má pri úlohe evidovať odpracovaný čas, ktorý ide do výkazov práce a ďalej do fakturácie zákazky, prestáva byť samostatný nástroj úsporou, pretože rovnaké dáta potom niekto prepisuje druhýkrát. Druhou je vynútenie postupu: bezplatné nástroje nedokážu zablokovať uzavretie úlohy, kým riešiteľ nevyplní výsledok, a nerozdelia, kto smie meniť stav a kto obsah. Treťou je pravidelná agenda naviazaná na inú evidenciu, napríklad revízie majetku, ktoré sa majú samy objaviť ako úloha.

Prvých 14 dní prevádzky eIntranetu je zadarmo na vyskúšanie, takže si môžete overiť aj to, že vám doterajšie riešenie stačí.

Úlohy v kancelárii, vo výrobe aj v servise

V kancelárii sa modul používa najjednoduchšie: zoznam, tri stavy, priority a termíny. Užitočné sú tu opakovania, pretože väčšina administratívnej agendy je pravidelná, a poznámky s prílohami, kde sa držia podklady k jednotlivým úlohám.

Vo výrobe sa pracuje s výrobným zoznamom. Majster pripne pracovníkovi to, čo musí urobiť v danom poradí (blok Pripnuté zadávateľom), a zvyšok si pracovník usporiada sám. K úlohe sa dá viesť výrobné číslo, takže je spätne jasné, ku ktorému kusu sa práca vzťahovala.

V servise a na helpdesku vedie reťaz od zákazníckeho tiketu k internej úlohe. Tiket sa k úlohe pripojí, technik má v detaile predmet aj kontakt žiadateľa a odpracovaný čas sa eviduje priamo pri úlohe. Kanban tu býva hlavným pohľadom, pretože stav „čaká na zákazníka" je vidieť na prvý pohľad.

Externí spolupracovníci sa úlohujú rovnako ako zamestnanci. Potrebujú však v aplikácii účet, pretože inak im úlohu nemožno priradiť, a ich oprávnenie sa obvykle nastavuje na Čítať svoje a byť úlohovaný, aby nevideli agendu celej firmy.

Koľko modul Úlohy stojí

Platí sa za užívateľské účty, nie za počet úloh, poznámok alebo pripomenutí. Počet úloh modul neobmedzuje, a je to podstatný rozdiel proti nástrojom, kde sa platí za projekty alebo za počet kariet.

Rozhodujúce pre cenu je, koľko ľudí má byť úlohovaných. Do počtu sa počítajú aj externí spolupracovníci, pretože byť riešiteľom úlohy bez účtu nemožno. Kancelária so šiestimi zamestnancami a tromi externistami má teda deväť účtov, spadá do pásma 1 až 10 užívateľov a v tarife základ zaplatí 2,4 EUR bez DPH za užívateľa a mesiac, teda 21,6 EUR mesačne. Pri dvadsiatich užívateľoch je cena 2,1 EUR a nad sto užívateľov 1,4 EUR za užívateľa.

Druhá vec, ktorú sa pri tomto module vyplatí prepočítať, je priestor. K úlohám a poznámkam sa prikladajú súbory, a ak technici posielajú fotografie z terénu, pár sto megabajtov mesačne sa zíde ľahko. Tarif základ dáva 0,5 GB na užívateľa, normal 2 GB a extra 4 GB. Pre tím, ktorý prílohy používa bežne, je tarif normal rozumnejšia voľba než dokupovanie priestoru. SMS upozornenia vyžadujú SMS bránu, ktorá sa dohodne samostatne; e-mailové upozornenia sú v cene. Telefonická technická podpora je len v tarife extra a počet telefonických dotazov za rok je obmedzený počtom predplatených užívateľov. Všetky moduly sú v cene každého tarifu, za Úlohy sa teda nepriplatí. Aktuálne ceny sú v cenníku.

Ako modul Úlohy nastaviť, aby ho ľudia používali

Nastavenie je v Nastavenia → Úlohy a najlepšie je postupovať v tomto poradí.

1. Stavy. V sekcii použitých stavov úloh zapnite tie, ktoré zodpovedajú vášmu postupu. Bez aktívneho stavu modul nefunguje a zobrazí varovanie. Držte sa štyroch až piatich stavov, dlhší rad sa v Kanbane prestane vojsť na obrazovku.
2. Priority. Premenujte ich podľa seba alebo ich nechajte vypnuté prázdnym názvom. Päť priorít nikto neudrží, obvykle stačia tri.
3. Voliteľné polia. Pridávajte ich až podľa skutočnej potreby a hneď rozhodnite, ktoré pole má byť povinné pri zadaní a ktoré pri ukončení. Práve druhá voľba urobí z úloh použiteľnú evidenciu.
4. Práva. Nastavte ich po skupinách a len výnimky riešte po užívateľoch. Externistom obvykle stačí Čítať svoje a byť úlohovaný.
5. Notifikácie a kalendár. Zapnite e-mailové upozornenia a vyberte kalendár, do ktorého sa má termín splnenia zapisovať, vrátane farieb pre otvorené a vyriešené úlohy.
6. Úvodná obrazovka. Nastavte, koľko posledných úloh a poznámok sa má zobrazovať na úvodnej obrazovke. Toto rozhoduje o tom, či si ľudia úlohy všimnú bez toho, aby do modulu vstupovali.

Nezavádzajte všetko naraz. Stavy, práva a e-mailové upozornenia stačia na prvý mesiac; opakovanie, voliteľné polia a výrobný zoznam pridajte, až bude jasné, čo v prevádzke skutočne chýba.

Čo si prečítať ďalej

Termíny úloh sa zapisujú do modulu Kalendáre, kde sa stretnú s poradami, dovolenkami a rezerváciami. Čas odpracovaný na konkrétnej úlohe sa eviduje vo Výkazoch práce a odtiaľ ide ďalej do podkladu pre fakturáciu zákazky.