Aufgaben
Aufgaben und Termine fest im Griff
Hilfe
Das Modul Aufgaben begleitet den gesamten Ablauf von der Zuweisung bis zur Erledigung. Sie bestimmen Bearbeiter, Hauptbearbeiter und Genehmiger, setzen eine Frist und verfolgen den Status jeder Aufgabe in Echtzeit.
Wechseln Sie je nach Situation. Die Tabelle liefert Details und Exporte, das Kanban-Board lässt Sie Karten zwischen Status ziehen, der Kalender ordnet Aufgaben nach Termin. Die Kanban-Karten sortiert sich jeder nach eigenem Geschmack.
Von einer neuen Aufgabe erfahren die Bearbeiter sofort. Eine Erinnerung versenden Sie einmalig oder täglich bis zur Erledigung – per E-Mail, per SMS oder beides.
Routinearbeiten richten Sie einmal ein. Die Aufgabe erneuert sich wöchentlich, an einem bestimmten Tag im Monat oder in ausgewählten Monaten des Jahres. Nichts geht verloren.
Farbige Status, fünf Prioritätsstufen und bis zu elf optionale Felder (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, Firma aus dem CRM) passen das Modul genau an Ihre Arbeitsweise an.
Wofür Sie das Aufgabenmodul verwenden können
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Sammelzuweisung an mehrere Personen
Verteilen Sie dieselbe Arbeit mit einem einzigen Formular. Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene Aufgabe und verfolgt sie getrennt.
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Notizen, Diskussion und Anhänge
Zu jeder Aufgabe schreiben Sie Notizen, diskutieren darunter und hängen Dateien an. Alles bleibt in einem chronologischen Änderungsverlauf beisammen.
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Genehmigung der Erledigung
Der Status Erledigt kann allein dem Genehmiger vorbehalten sein. Pflichtfelder beim Abschluss sorgen dafür, dass der Bearbeiter das Ergebnis einträgt, bevor er die Aufgabe schließt.
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Schnellauswahl und Filter
Ein Klick zeigt die heutigen Aufgaben, Ihre offenen Punkte oder alles nach Frist. Der ausführliche Filter sucht nach Status, Priorität, Bearbeiter und sogar nach Werten eigener Felder.
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Detaillierte Berechtigungen
Wer Aufgaben lesen, wer sie anlegen und wer Status ändern darf, legen Sie je Benutzer und je Gruppe gesondert fest.
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Export nach Excel und Druck
Die aktuelle Auswahl exportieren Sie nach Excel oder drucken sie aus. Der Export berücksichtigt Ihre Filter, Sie erhalten also genau das Gewünschte.
Elektronische Aufgabenerfassung und -verfolgung ist ein entscheidendes Tool zur Effizienzsteigerung interner Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen. Es ermöglicht die schnelle Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter sowie externe Kooperationspartner und verfolgt deren Status in Echtzeit.
- Übersichtliche Steuerung – individuelle Rechte der Nutzer festlegen, sodass jeder nur das sieht, was er benötigt.
- Flexible Zustände und Prioritäten – den Workflow an die Spezifika Ihrer Organisation anpassen und schnell kritische Aufgaben erkennen.
- Automatische Benachrichtigungen – E‑Mail, SMS oder Kalendererinnerung stellen sicher, dass kein Termin außer Sicht bleibt.
- Wiederkehrende Aufgaben und optionale Felder – einfache Konfiguration eines regelmäßigen Arbeitsablaufs und Möglichkeit, spezifische Informationen bei Bedarf hinzuzufügen.
- Kalenderintegration – alle erstellten Aufgaben synchronisieren sich automatisch, sodass die Planung stets aktuell bleibt.
Nutzen Sie dieses Modul zur Reduktion der administrativen Belastung um 30 % und Steigerung der Termintreue. Probieren Sie es noch heute aus und erfahren Sie, wie schnell Sie verstreute Aufgaben in klar definierte Schritte für das Wachstum Ihres Unternehmens verwandeln können.
Häufig gestellte Fragen
Ja. In den Einstellungen des Moduls Aufgaben wählen Sie, in welchen Kalender (wenn Sie mehrere nutzen) die angelegten Aufgaben geschrieben werden sollen. Die Farbe des Termins lässt sich für offene und für erledigte Aufgaben getrennt einstellen.
Das Modul Aufgaben funktioniert ohne aktiven Status nicht – es lässt sich keine Aufgabe anlegen oder anzeigen. Gehen Sie zu Einstellungen → Aufgaben, aktivieren Sie im Abschnitt der verwendeten Aufgabenstatus mindestens einen Status und speichern Sie.
Jeder Status hat eigene Hintergrund- und Textfarbe, Sie legen dort also gleich fest, wie Aufgaben in der Tabelle und im Kanban aussehen.
Es gibt drei Gründe. Entweder sind Sie nicht Hauptbearbeiter und haben nicht die höchste Berechtigung im Modul, oder es sind optionale Felder nicht ausgefüllt, die als beim Abschluss erforderlich markiert sind (das System zeigt, welche fehlen), oder die Option ist aktiv, dass nur der Genehmigende die Erledigung setzen darf.
Die letzte Einschränkung lässt sich global für das ganze Modul oder einzeln je Aufgabe aktivieren.
Nutzen Sie die Sammelzuweisung. Das Formular füllen Sie wie bei einer normalen Aufgabe aus, wählen im Feld Hauptbearbeiter aber mehrere Benutzer. Das System legt dann für jeden eine eigene Aufgabe an, die jeder selbst verfolgt und abschließt.
Es entsteht also keine gemeinsame Aufgabe mit zehn Bearbeitern, sondern zehn Aufgaben mit identischem Inhalt.
Ja. Bei der Aufgabe aktivieren Sie die Wiederholung und wählen den Typ: wöchentlich mit ausgewählten Wochentagen, monatlich am ersten bestimmten Tag des Monats, monatlich an einem konkreten Tag oder in ausgewählten Monaten des Jahres. Das System legt die Aufgabe dann selbst an.
Die Wiederholung lässt sich jederzeit über die Schaltfläche zum Aufheben der Wiederholung im Aufgabendetail abschalten.
Die Erinnerung stellen Sie im Aufgabendetail ein. Sie wählen den Kanal (E-Mail, SMS oder beides), die Empfänger (Hauptbearbeiter, weitere Bearbeiter, alle Bearbeiter oder alle Bearbeiter und der Genehmigende) und den Zeitpunkt: einmalig zu Datum und Uhrzeit oder täglich zur festgelegten Zeit bis zur Erledigung.
Tägliche Erinnerungen enden automatisch, sobald die Aufgabe erledigt ist.
Das hängt von der Einstellung ab. Ohne die Option, dass jeder den Aufgabenstatus ändern darf, kann das nur ein Benutzer mit der höchsten Berechtigung, der Hauptbearbeiter oder der Genehmigende. Die Bearbeitung der übrigen Felder lässt sich zusätzlich auf den Auftraggeber beschränken, und erledigte Aufgaben können ganz gesperrt werden.
Im Kanban zeigt sich das daran, dass die Karte nach dem Ziehen zurückspringt, wenn der Benutzer kein Recht zur Statusänderung hat.
Es stehen bis zu elf optionale Felder für Zusatzangaben bereit, die für Ihr Unternehmen typisch sind. Jedes Feld hat eine Bezeichnung und einen Typ: Ja/Nein, ganze Zahl, Dezimalzahl, Datum, Firma aus dem CRM, Liste, einzeiliger oder mehrzeiliger Text.
Bei jedem Feld legen Sie außerdem fest, ob es bei der Erfassung erforderlich ist, beim Abschluss erforderlich ist und ob es als Spalte in der Haupttabelle erscheint. Nach ihren Werten lässt sich auch filtern.
Ja, auf drei Wegen. Aufträge aktivieren Sie in den Moduleinstellungen (optional nur aus der Liste im Modul Aufträge), eine Aufgabe lässt sich einem Projektteil im Modul Projekte zuordnen, und im Aufgabendetail kann ein konkretes Ticket aus dem HelpDesk angehängt werden.
Bei einem verknüpften Ticket zeigt die Aufgabe den Namen des Helpdesk-Projekts, den Betreff des Tickets und die E-Mail des Anfragenden mit Link direkt zum Ticket.
Meist liegt es an der Zahl der angezeigten Aufgaben. Nutzen Sie das Panel Filter oder die Schnellauswahl und wählen Sie im Feld Jahr ein konkretes Jahr statt Alle. Hat das Unternehmen mehr als 200 Aufgaben, setzt das System den Filter auf das laufende Jahr selbst.
Es hilft auch, nicht genutzte Tabellenspalten auszublenden, denn optionale Felder lassen sich als zusätzliche Spalten anzeigen.
Die Produktionswarteschlange ist der persönliche Arbeitsvorrat eines Mitarbeiters. Sie besteht aus zwei Teilen: Im Block Vom Auftraggeber angeheftet steht die Reihenfolge, die der Auftraggeber vorgegeben hat und die der Mitarbeiter nicht verändert; unter Meine Reihenfolge ordnet er die übrigen Aufgaben selbst.
Kanban zeigt dagegen die Aufgaben des ganzen Teams nach Status. Die Kartenreihenfolge im Kanban merkt sich das System für jeden Benutzer getrennt.
Die Registrierung ist unverbindlich und beinhaltet einen kostenlosen 14-tägigen Test der Anwendung.