Úkoly

Modul Úkoly bez aktivního stavu nefunguje – nelze vytvořit ani zobrazit žádný úkol. Přejděte do Nastavení → Úkoly, v sekci Použité stavy u úkolů zaškrtněte alespoň jeden stav a uložte.

Každý stav má vlastní barvu pozadí a textu, takže si zároveň nastavíte, jak budou úkoly vypadat v tabulce i na Kanbanu.

Důvody jsou tři. Buď nejste hlavní řešitel a nemáte nejvyšší oprávnění v modulu, nebo nejsou vyplněná volitelná pole označená jako vyžadovaná při ukončení (systém vypíše, která chybí), nebo je zapnutá volba, že vyřešení může nastavit pouze schvalovatel.

Poslední omezení lze zapnout globálně pro celý modul, nebo individuálně u každého úkolu.

Použijte hromadné přidání úkolu. Formulář vyplníte stejně jako u běžného úkolu, ale v poli Hlavní řešitel vyberete více uživatelů. Systém pak pro každého vytvoří samostatný úkol, který každý sleduje a uzavírá zvlášť.

Nejde tedy o jeden společný úkol s deseti řešiteli, ale o deset úkolů se stejným zadáním.

Ano. U úkolu zaškrtnete volbu Opakovat a zvolíte typ: týdně s výběrem dnů v týdnu, měsíčně na první daný den v měsíci, měsíčně na konkrétní číslo dne, nebo ve vybrané měsíce roku. Systém pak úkol zakládá sám.

Opakování lze kdykoli vypnout tlačítkem pro zrušení opakování na detailu úkolu.

Připomenutí nastavíte v detailu úkolu. Volíte, čím se pošle (e-mail, SMS, nebo obojí), komu (hlavní řešitel, další řešitelé, všichni řešitelé, nebo všichni řešitelé a schvalovatel) a kdy: jednorázově v zadané datum a čas, nebo každý den v daný čas až do splnění úkolu.

Denní připomenutí se přestane posílat automaticky, jakmile je úkol vyřešen.

Záleží na nastavení. Bez volby Stav u úkolů může měnit kdokoliv smí stav změnit jen uživatel s nejvyšším právem, hlavní řešitel nebo schvalovatel. Editaci ostatních polí lze navíc omezit volbou Upravovat pouze zadavatel a vyřešené úkoly se dají zamknout úplně.

Na Kanbanu se to projeví tak, že se karta po přetažení vrátí zpět, pokud uživatel oprávnění ke změně stavu nemá.

Volitelných polí je až jedenáct a slouží k doplňkovým údajům specifickým pro vaši firmu. Každé pole má název a typ: Ano/Ne, celé číslo, desetinné číslo, datum, firma z CRM, seznam, jednořádkový nebo víceřádkový text.

U každého pole navíc určíte, zda je vyžadováno při zadání, vyžadováno při ukončení a zda se má zobrazovat jako sloupec v hlavní tabulce. Podle jejich hodnot lze také filtrovat.

Ano, a to třemi způsoby. Zakázku zapnete v nastavení modulu (volitelně jen ze seznamu v modulu Zakázky), úkol lze přiřadit k části projektu v modulu Projekty a v detailu úkolu se dá připojit konkrétní tiket z HelpDesku.

U propojeného tiketu se zobrazí název projektu HelpDesku, předmět tiketu a e-mail žadatele s odkazem přímo na tiket.

Nejčastěji jde o počet zobrazených úkolů. Použijte panel Filtr nebo Rychlý výběr a v poli Rok zvolte konkrétní rok místo možnosti Vše. Má-li firma víc než 200 úkolů, systém filtr na aktuální rok nastaví sám.

Pomáhá také skrýt nepoužívané sloupce tabulky, protože volitelná pole se dají zobrazovat jako sloupce navíc.

Výrobní pořadník je osobní fronta práce jednoho pracovníka. Skládá se ze dvou částí: v bloku Připnuto zadavatelem je pořadí, které určil zadavatel a pracovník s ním nehýbe, a v části Moje pořadí si zbytek úkolů srovná sám.

Kanban proti tomu zobrazuje úkoly celého týmu po stavech. Pořadí karet na Kanbanu si systém pamatuje pro každého uživatele zvlášť.