Datenboxen - Verarbeitung und Verwaltung in Unternehmen
Das Datennachrichtenmodul ermöglicht es Ihnen, mit mehreren Postfächern des ISDS-Systems gleichzeitig zu arbeiten. Innerhalb des Moduls ist es nicht nur möglich, Datenmeldungen herunterzuladen und zu versenden, sondern sie auch elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter zur Lösung weiterzuleiten.
Software für die Verarbeitung von Datenmeldungen
- Alle Datennachrichten sind nicht nur nach grundlegenden Kriterien wie dem Namen des Absenders oder Empfängers und dem Zustellungsdatum durchsuchbar, sondern auch nach dem Inhalt der zugestellten oder gesendeten Dokumente.
- Die Anwendung ermöglicht die unbegrenzte Archivierung von Datennachrichten (in klassischen Datenboxen ist die Aufbewahrungszeit einer Nachricht auf 90 Tage festgelegt, danach muss ein spezieller Dienst, der so genannte Datentresor, abonniert werden).
- Wird die Anwendung mehr als 60 Tage lang nicht benutzt, wird der Benutzer (eintranet administrator) automatisch darauf hingewiesen, dass der Inhalt der Datenbox heruntergeladen werden muss (um den Verlust der in der Datenbox gespeicherten Daten nach 90 Tagen zu verhindern).
- Eine eingegangene Datennachricht kann direkt von dem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden, dem der Anwendungsadministrator entsprechende Rechte zugewiesen hat (und als bearbeitet markiert), oder sie kann in elektronischer Form an einen anderen zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden (der Mitarbeiter wird automatisch per E-Mail über die Zuweisung der neuen Nachricht zur Bearbeitung informiert).
- Steuerung der Zugriffsrechte auf Postfächer und Nachrichten auf der Grundlage des Benutzerzugriffs.
- Möglichkeit der Definition von Regeln für die automatische Verarbeitung/Weiterleitung zur Lösung von Datenmeldungen. So werden z. B. Nachrichten aus der FU automatisch an die Finanzabteilung weitergeleitet.
- Import und Export von Datenmeldungen im ZFO-Format.
- Den Benutzern können unterschiedliche Zugriffsrechte zugewiesen werden - z. B. nur das Lesen der zugewiesenen Nachrichten, das Erstellen neuer Nachrichten (ohne die Möglichkeit des Versands), das Lesen und Versenden aller Nachrichten. Es ist auch möglich, eine Einschränkung für den Zugriff auf nur ausgewählte Postfächer (nicht auf alle angegebenen Postfächer) festzulegen.
Die Möglichkeit, eine Funktion einzurichten, die es Ihnen erlaubt, eine Zusammenfassung der empfangenen Datennachrichten ohne anzuzeigen, ohne die Nachrichten als zugestellt zu markieren und die gesetzliche Frist für ihre Bearbeitung zu beginnen - so haben Sie mehr Zeit für die Bearbeitung von Datennachrichten (beim normalen Einloggen in Datenboxen oder beim Herunterladen von Datennachrichten werden die Nachrichten als zugestellt markiert und die Frist für die Bearbeitung beginnt - im Falle einer Bestätigung eines Prüfungsberichts beträgt die Frist beispielsweise nur 5 Arbeitstage ab Zustellung, was schwierig zu handhaben sein kann, wenn Ihr Buchhalter im Urlaub ist...).
In dem Modul können Sie das automatische Herunterladen von Datennachrichten aktivieren (die Nachrichten werden automatisch alle 3 Stunden heruntergeladen, einschließlich der Anhänge) und Sie können eine Kopie der Nachrichten an Ihre E-Mail senden lassen. Datenmeldungen werden automatisch per E-Mail verschickt.
Mit dem Modul können Sie auf eine Datennachricht antworten, sie weiterleiten oder das Verfahren zur Umwandlung in eine gedruckte Version anzeigen. Es ist auch möglich, eine neue Datennachricht im Modul nur für den Versand vorzubereiten, mit der Maßgabe, dass sie nur von einem Arbeiter gesendet werden kann, dem Zugriffsrechte eines höheren Typs gewährt wurden.
Außerdem ist es möglich, innerhalb des Moduls postalische Datennachrichten zu empfangen und zu versenden, die das elektronische Äquivalent zum Einschreiben sind und für die geschäftliche Kommunikation zwischen Nutzern verwendet werden.
Dank der Verbindung des Moduls mit CzechPoint ist es möglich, die Vorlage zu nutzen, um einen elektronisch signierten Auszug aus dem Handelsregister oder dem Strafregister juristischer Personen zu erhalten.
Das Modul ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Datenboxen und das automatische Speichern von Datenmeldungen im System. Sie können die Rechte für gespeicherte Datennachrichten nur ausgewählten Benutzern erteilen oder sie auf die Datenfelder beschränken, auf die sie zugreifen können.
>Sie können so viele aktive Postfächer in der Anwendung haben, wie es abonnierte Benutzer gibt - d.h. wenn Sie z.B. 8 Benutzer für die Anwendung abonniert haben, können Sie 8 aktive Datenpostfächer haben (inaktive Postfächer sind in dieser Zahl nicht enthalten).
Es ist auch möglich, alte Datenmeldungen im ZFO-Format, die von anderer Software gespeichert oder exportiert wurden, in das Modul zu importieren, so dass die Datenmeldungen an einem Ort erfasst werden können. So können Sie mit Datenmeldungen arbeiten, die mehrere Jahre lang an einem Ort gespeichert sind.
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