Arbeitsberichte

Nein. Der Koeffizient ist ein Werkzeug für die interne Umrechnung und die Fakturierung – ein Tarif „Überstunde“ mit dem Koeffizienten 1,25 erfüllt keine gesetzliche Zuschlagsregel, die ihren eigenen Mindestzuschlag oder Freizeitausgleich vorsieht.

Die Lohnberechnung bleibt Sache der Lohnsoftware und der Lohnbuchhaltung. Tarife dienen dazu, dass ein Unternehmen Stunden für die eigene Kalkulation oder die Kundenrechnung umrechnet.

Ja, über die Schaltfläche Arbeit sammeln erfassen. Das Formular bietet fünf Zeilen auf einmal, über Weitere Zeile lässt es sich erweitern. Leere Zeilen werden beim Speichern automatisch übersprungen.

Die zweite Möglichkeit ist das Kopieren: Das Symbol an einem bestehenden Bericht öffnet ein vorbelegtes Formular, in dem nur Datum und Stundenzahl zu ändern sind. Bei wiederkehrender Arbeit am selben Auftrag spart das den größten Teil des Tippens.

Beides funktioniert. Der Wert 1.5 bedeutet anderthalb Stunden; ebenso lässt sich die Zeit in Stunden und Minuten angeben.

Pflichtfelder gibt es dabei nur zwei: wer gearbeitet hat und wie viele Stunden. Die übrigen – Auftrag, Tätigkeitsbeschreibung, Fahrtkosten, weitere Kosten, Notiz und Anhänge – werden in den Moduleinstellungen nach Bedarf des Unternehmens aktiviert.

Ja. In den Moduleinstellungen wird die höchste Zahl rückwirkender Tage festgelegt. Sieben bis vierzehn Tage sind meist ein vernünftiger Kompromiss: Raum für Nachträge, aber kein Nachtragen eines ganzen Monats.

Es ist die einzige Absicherung dagegen, dass Stunden am Quartalsende aus dem Gedächtnis geschätzt werden – und damit dagegen, dass die Zahlen für Fakturierung wie Kalkulation unbrauchbar werden.

Über den XML-Export. Wechseln Sie in die Sicht Monatsübersicht, wählen Sie Jahr und Monat, klicken Sie auf Übersicht anzeigen und speichern Sie die Berichte unterhalb der Tabelle als XML.

Der zweite Weg ist der Excel-Export über die Schaltfläche oberhalb der Tabelle – exportiert wird, was gefiltert ist, und über Spaltenanzeige wählen Sie vorab, welche Spalten enthalten sein sollen.

Das ist die Voreinstellung: Abgeschlossene Aufträge erscheinen in der Liste für neue Berichte nicht. Damit wird verhindert, dass jemand Arbeit auf einen bereits abgerechneten Auftrag bucht.

In den Moduleinstellungen lässt sich dieses Verhalten ändern, falls Sie auch auf abgeschlossene Aufträge nacherfassen müssen. Überlegen Sie es sich aber – meist ist es besser, den Auftrag wieder zu öffnen, als ihn zu umgehen.

Ja. Dafür gibt es die Stufe „Bearbeiten + Untergebene ansehen“, die die Berichte untergebener Beschäftigter zugänglich macht, nicht aber den Rest des Unternehmens.

Das Modul hat sieben Stufen: kein Zugriff, eigene Berichte ansehen, bearbeiten, bearbeiten + Untergebene ansehen, alle Berichte ansehen, Verwalter (zusätzlich Löschen und Export) und Administrator (zusätzlich Einstellungen).

Ja, über ein eigenes Feld vom Typ Tätigkeitstabelle. Zu jeder Tätigkeit werden Code, Zeit von – bis und die Zahl der ausgeführten Vorgänge eingetragen; daraus kann das System die Gesamtzeit oder zusätzliche Kosten ableiten.

Insgesamt gibt es acht Typen eigener Felder: Ja/Nein, ganze Zahl, Dezimalzahl, Datum, Auswahl aus einer Liste, Tätigkeitstabelle, einzeiliger Text und Nutzerauswahl. Eingerichtet werden sie vom Administrator.

Nein. Die Zahl der Berichte, Aufträge oder Tarife wirkt sich auf den Preis nicht aus. Das unterscheidet sich von spezialisierten Timesheet-Werkzeugen, die häufig zugleich je Nutzer und je Projekt abrechnen.

Bezahlt werden Menschen – und bei diesem Modul sind es viele, denn erfassen muss jeder, der an Aufträgen arbeitet. Die Verwaltung, die nicht erfasst, braucht wegen der Berichte kein Konto.