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SpanischElektronische Aufzeichnungen von Dokumentenpost
Das Modul Briefpost dient der Erfassung der ein- und ausgehenden Briefpost; es ist mit dem Modul Genehmigung verknüpft, das es ermöglicht, den eingereichten Datensatz in elektronischer Form zur Genehmigung durch die zuständigen Mitarbeiter vorzulegen.
Jede eingehende Sendung erhält eine Registriernummer, wird einem bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen und ihr Status wird vom Eingang bis zur Erledigung verfolgt. Keine wichtige Rechnung, kein Vertrag und kein Behördenschreiben geht mehr verloren.
Erfassen Sie ausgehende Sendungen und drucken Sie sofort Adressetiketten im Format 70 × 42,3 mm direkt aus den gespeicherten Empfängern. Sparen Sie Zeit bei Seriensendungen und reduzieren Sie Adressfehler.
Generieren Sie mit einem Klick eine Einlieferungsliste. Das System füllt automatisch die Adressen aus den ausgehenden Sendungen der letzten 14 Tage ein, ergänzt Ihre Unternehmensdaten und speichert diese für die nächste Nutzung. Bis zu 10 Sendungen pro Liste.
Hängen Sie gescannte Dokumente, Rechnungen oder Verträge an jeden Posteintrag an. Die Anhänge werden sicher im System gespeichert und sind jederzeit leicht auffindbar. Download einzeln oder alle auf einmal.
Wofür Sie das Modul Papierpost verwenden können
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Sendungsarten: gewöhnlich, eingeschrieben, Wertsendung, Paket
Definieren Sie eigene Sendungstypen nach Ihren Anforderungen und filtern Sie Post nach Art. Erfahren Sie schnell, wie viele Einschreiben in einem bestimmten Zeitraum versendet wurden.
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Inländische und internationale Sendungen
Unterscheiden Sie zwischen nationaler und internationaler Korrespondenz. Diese Klassifikation ist wichtig für die korrekte Ausfüllung von Einlieferungslisten und statistische Auswertungen.
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Statusverfolgung: Neu, In Bearbeitung, Erledigt
Behalten Sie den Überblick, welche eingehende Post noch auf Bearbeitung wartet und welche bereits erledigt ist. Der Bearbeiter aktualisiert den Status direkt, sodass die Führung immer ein aktuelles Bild hat.
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Integration mit Datennachrichten (ISDS)
Datennachrichten aus dem ISDS-Modul können automatisch in die Papierpost-Evidenz übernommen werden. Das System vergibt eine Registriernummer und weist einen Standardbearbeiter zu — ganz ohne manuellen Aufwand.
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Excel-Export und Druckübersicht
Exportieren Sie ein- und ausgehende Post für Reporting oder Archivierung nach Excel. Der Export berücksichtigt aktive Filter, sodass Sie genau die Daten erhalten, die Sie benötigen.
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Filialen und Büros: Erfassung des Eingangsortes
Ordnen Sie jede Sendung einer bestimmten Filiale oder einem Büro zu. Die Filterung nach Standort zeigt, wie viel Post jeder Arbeitsplatz verarbeitet, und unterstützt ein effizientes Korrespondenzmanagement.
Vernetzung mit anderen Modulen
Das Modul Papierpost arbeitet nahtlos mit anderen eIntranet-Komponenten zusammen und erweitert seine Möglichkeiten um Kontaktverwaltung und Dokumentengenehmigung.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/10/papierpost
Ihre Unternehmenspost immer unter Kontrolle
Die elektronische Postverwaltung in eIntranet ersetzt papierbasierte Ein- und Ausgangsbücher. Jedes Dokument erhält eine Registriernummer, einen zugewiesenen Bearbeiter und einen klaren Status — nichts geht verloren und alles ist sofort nachvollziehbar.
Elektronische Aufzeichnung der eingehenden und ausgehenden Post ist ein Schlüsselwerkzeug für die Verwaltung der Unternehmenskorrespondenz in eIntranet.net. Es ermöglicht das schnelle Erfassen, Verfolgen und Archivieren jeder Korrespondenz – von gewöhnlichen bis hin zu wertvollen Sendungen – ohne Papierkram.
Hauptfunktionen und Vorteile:
- Umfassende Evidenz für eingehende und ausgehende Post – schnelle Suche nach Datum, Typ oder Absender.
- Erweiterte Kontrolle des Sendungstyps (gewöhnlich, eingeschrieben, wertvoll, Paket…) sowie die Auswahl zwischen nationalen und internationalen Kursen.
- Integriertes Genehmigen – der Eintrag wird automatisch an zuständige Mitarbeiter zur elektronischen Signatur oder Archivierung weitergegeben.
- Möglichkeit zum direkten Weiterleiten von Datennachrichten an externe Postdienste, wodurch manuelle Eingaben eliminiert und das Fehlerrisiko reduziert werden.
- Reduzierung des Zeitaufwands für die Bearbeitung der Korrespondenz um bis zu 30 % dank automatisiertem Workflow.
Nutzen Sie dieses Modul zur Optimierung interner Kommunikation, Steigerung der Transparenz und Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen. Fügen Sie die elektronische Postaufzeichnung noch heute in Ihre ERP-Plattform ein und vereinfachen Sie tägliche Abläufe.