Englisch
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Polnisch
SpanischElektronische Aufzeichnungen von Dokumentenpost
Das Modul Briefpost dient der Erfassung der ein- und ausgehenden Briefpost; es ist mit dem Modul Genehmigung verknüpft, das es ermöglicht, den eingereichten Datensatz in elektronischer Form zur Genehmigung durch die zuständigen Mitarbeiter vorzulegen.
Erfassen Sie ein- und ausgehende Post, Umschläge und Dokumente in einem einzigen Register. Jeder Sendung ordnen Sie die Art zu (gewöhnlich, Einschreiben, Wertsendung, Paket) und kennzeichnen sie als Inlands- oder Auslandspost.
Weisen Sie jeder eingegangenen Sendung einen Bearbeiter und Mitarbeiter zu und verfolgen Sie den Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt. Nichts bleibt auf dem Schreibtisch oder im Postfach liegen.
Drucken Sie Adressetiketten direkt aus gespeicherten Empfängern (Format 70 × 42,3 mm) und erstellen Sie eine Einlieferungsliste für den Postdienstleister. Die Kopfdaten werden gespeichert und beim nächsten Mal vorausgefüllt.
Laden Sie gescannte Dokumente zu einer Sendung hoch und holen Sie sie bei Bedarf wieder ab, auch gesammelt. Eine Vorladung in Papierform behält so ihre digitale Kopie, in Sekunden auffindbar.
Wofür Sie das Modul Papierpost nutzen können
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Sendungsarten nach Ihrem Bedarf
Legen Sie in den Einstellungen Einschreiben, Pakete, Expresssendungen und weitere Arten an und trennen Sie Inlands- von Auslandspost.
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Schnelle Filter und Volltextsuche
Finden Sie einen Datensatz nach Absender, Empfänger, Aktenzeichen, Datum oder Text im Inhalt. Datensätze lassen sich auch Jahr für Jahr durchsehen.
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Bearbeiter und Notizen mit Prüfspur
Fügen Sie jeder Sendung einen Hauptbearbeiter und weitere Mitarbeiter hinzu. Notizen tragen Zeitstempel und Autorennamen und bilden eine klare Historie.
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Adressen direkt aus dem CRM
Wählen Sie Absender oder Empfänger aus Ihren Firmen, Filialen und Kontakten. Straße, Ort und Postleitzahl ergänzt das System.
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Excel-Export und druckbare Übersichten
Exportieren Sie gefilterte Daten nach Excel oder drucken Sie sie als Übersicht. Der Export berücksichtigt Ihre aktiven Filter.
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Berechtigungen und gelöschte Datensätze
Steuern Sie den Zugriff nach Stufen, von der reinen Ansicht bis zur Verwaltung der Aktenzeichen. Ein gelöschter Datensatz geht nie verloren.
Verbindung mit weiteren Modulen
Die Papierpost steht nicht für sich allein, sie greift in andere Teile von eIntranet und erspart doppelte Eingaben.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/10/papierpost
Wie die Papierpost den Alltag der Poststelle erleichtert
Die elektronische Erfassung ersetzt handgeschriebene Bücher und verstreute Notizen. Ein- und ausgehende Sendungen, in die Papierpost übergebene Datennachrichten und gescannte Umschläge liegen beisammen, und Sie wissen stets, wer eine Sendung bearbeitet und wie der Stand ist.
Elektronische Aufzeichnung der eingehenden und ausgehenden Post ist ein Schlüsselwerkzeug für die Verwaltung der Unternehmenskorrespondenz in eIntranet.net. Es ermöglicht das schnelle Erfassen, Verfolgen und Archivieren jeder Korrespondenz – von gewöhnlichen bis hin zu wertvollen Sendungen – ohne Papierkram.
Hauptfunktionen und Vorteile:
- Umfassende Evidenz für eingehende und ausgehende Post – schnelle Suche nach Datum, Typ oder Absender.
- Erweiterte Kontrolle des Sendungstyps (gewöhnlich, eingeschrieben, wertvoll, Paket…) sowie die Auswahl zwischen nationalen und internationalen Kursen.
- Integriertes Genehmigen – der Eintrag wird automatisch an zuständige Mitarbeiter zur elektronischen Signatur oder Archivierung weitergegeben.
- Möglichkeit zum direkten Weiterleiten von Datennachrichten an externe Postdienste, wodurch manuelle Eingaben eliminiert und das Fehlerrisiko reduziert werden.
- Reduzierung des Zeitaufwands für die Bearbeitung der Korrespondenz um bis zu 30 % dank automatisiertem Workflow.
Nutzen Sie dieses Modul zur Optimierung interner Kommunikation, Steigerung der Transparenz und Einhaltung gesetzlicher Archivierungsanforderungen. Fügen Sie die elektronische Postaufzeichnung noch heute in Ihre ERP-Plattform ein und vereinfachen Sie tägliche Abläufe.