Papierpost

Ja. An einen Eintrag lassen sich bis zu 60 Dateien hängen, jede bis 100 MB. Sie ziehen sie mit der Maus in den Dialog oder wählen sie per Klick von der Festplatte.

Im Detail des Eintrags gibt es dann die Schaltfläche Alle herunterladen, die sämtliche Anhänge nacheinander auf dem Rechner ablegt. Einen eigenen Scanner braucht das Modul nicht – der im Büro vorhandene genügt.

Ja, sofern das Modul Datenpostfächer aktiv ist. In den Einstellungen der Papierpost aktivieren Sie das automatische Anlegen von Einträgen für neu empfangene Nachrichten und bestimmen den Standardbearbeiter, dem sie zufallen.

Im Detail eines solchen Eintrags erscheint neben der Sendungsnummer ein Link zur Originalnachricht. Papier- und elektronische Korrespondenz stehen dann in einer Übersicht.

Ihre Berechtigung für das Modul liegt unter Stufe 2. Neue Einträge darf erst ein Nutzer ab Stufe 2 anlegen; Stufe 1 erlaubt nur das Ansehen.

Bitten Sie den Administrator um eine höhere Stufe. Dem Empfang, der die Post erfasst, wird üblicherweise genau Stufe 2 zugewiesen.

Nur ein Nutzer mit der Rechtestufe 3 oder höher. Das ist Absicht: Eine Erfassung, in der jeder das Zustelldatum überschreiben kann, verliert ihre Aussagekraft.

Ein zugeordneter Bearbeiter darf auch mit niedrigerer Stufe Niederlassung, Absender und Stand ändern sowie Anhänge und Notizen ergänzen. Sendungsart und Sendungsnummer erfordern Stufe 2.

Ja. Auf eine Liste wählen Sie bis zu 10 in den letzten 14 Tagen versandte Sendungen und ergänzen Nachnahme, Wertangabe und Zusatzleistungen. Das System erzeugt ein druckfertiges PDF.

Die Zahlungsweise wählen Sie aus fünf Möglichkeiten – bar, per Überweisung, mit Frankiermaschine, per Guthaben oder mit Briefmarken. Einlieferer, Absender und Kundenkartennummer werden beim ersten Erzeugen gespeichert und danach vorbelegt.

Fast immer an den Druckeinstellungen. Die Etiketten sind für das Format 70 × 42,3 mm im Raster 3 × 7 auf einem A4-Blatt ausgelegt, jede Skalierung verschiebt sie also.

Drucken Sie im Browser Chrome, stellen Sie die Ränder auf „keine“ und den Maßstab auf 100 %. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Etikettenbögen genau dieses Maß haben.

Ja, sofern das Modul Genehmigung aktiv ist. Im unteren Bereich des Details der Eingangspost finden Sie eine Schaltfläche, die die Sendung in den Genehmigungsprozess übergibt; Sie füllen die Parameter aus und senden sie ab.

Genutzt wird das vor allem bei Eingangsrechnungen, Verträgen und Bestellungen, also Dokumenten, die jemand förmlich bestätigen muss, bevor sie bezahlt oder unterschrieben werden.

Nutzen Sie den Filter Im Inhalt/in der Beschreibung, der den zur Sendung erfassten Text im Volltext durchsucht. Eingrenzen lässt sich das zusätzlich über Zeitraum, Bearbeiter, Absender oder Stand.

Über der Tabelle steht außerdem eine Jahresauswahl – sie bietet Jahre vom ältesten Eintrag bis heute sowie die Option ---Alle--- für die gesamte Historie.

Nein. Gelöschte Einträge werden nur als gelöscht gekennzeichnet und bleiben in der Datenbank. Anzeigen kann sie ein Nutzer ab Rechtestufe 4 über die Schaltfläche Gelöscht.

Das ist beabsichtigt: Eine Posterfassung, aus der sich spurlos löschen lässt, wäre beim späteren Nachvollziehen sinnlos.

Nein. Der Preis richtet sich ausschließlich nach der Nutzerzahl. Die Menge erfasster Briefe, Pakete oder Anhänge wirkt sich nicht aus, und die Zahl der Einträge ist nicht begrenzt.

Achten Sie jedoch auf den Speicherplatz für Anhänge: 0,5 GB je Nutzer im Tarif Basis, 2 GB in normal und 4 GB in extra. Wer die gesamte Eingangspost scannt, sollte das einplanen.