Das Modul Eingangsrechnungen dient der übersichtlichen Erfassung von Rechnungen und erleichtert den Prozess ihrer Genehmigung und vollständigen Bearbeitung. Rechnungen werden direkt vom Absender der Rechnung empfangen, indem sie an die für den Empfang von Rechnungen vorgesehene E-Mail-Adresse geschickt werden, oder die Rechnung kann in das Modul eingescannt werden. Der Absender der Rechnung wird automatisch über den Eingang der Rechnung im System informiert.
Sie können auch direkt in Dokumenten suchen, in über sechzig Dateitypen (wie .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich pdf und ocr über gescannte Dokumente.
In den Einstellungen des Moduls können Sie wählen, ob die empfangene Rechnung als Anhang in den Benachrichtigungs-E-Mails enthalten sein soll. Wenn dies aktiviert ist, kann die Rechnung in der empfangenen Benachrichtigungs-E-Mail geprüft werden (z. B. in einer E-Mail, die über das Versenden einer neuen Rechnung zur Genehmigung informiert) und es ist nicht erforderlich, sich im eIntranet anzumelden.
Es ist auch möglich, eine Rechnung direkt aus der E-Mail heraus zu genehmigen oder abzulehnen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet und den Genehmigungsprozess erleichtert, z. B. wenn der Genehmigende auf Geschäftsreise ist.
Rechnungen, die aus geprüften E-Mails empfangen werden, können automatisch mit dem variablen Symbol der Rechnung und dem Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer (die Rechnung muss in einem als Text generierten PDF vorliegen, nicht gescannt) in die Details des Rechnungsdatensatzes geladen werden.
Wenn die Rechnung im PDF-Format vorliegt, ist es möglich, Notizen darauf zu schreiben - z.B. zu welchem Zentrum der Artikel gehört.
Es ist auch möglich, eine Rechnung manuell in das Modul einzufügen; beim manuellen Einfügen einer Rechnung ist es möglich, das Verschieben der Rechnung direkt in den Status "Pending" zu aktivieren.
Eine Übersicht über die im Modul erfassten Rechnungen kann bei Bedarf jederzeit in Excel heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
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Fallstudie - Kundenanfrage, Einsatz und Betrieb (in PDF): Fallstudie-erhalten.pdf
Rechnungseingangsmodul Präsentation (in PDF): Prijate_faktury_eintranet_v2.pdf