Elektronische Verarbeitung der eingegangenen Rechnungen
Das Modul Eingangsrechnungen dient der übersichtlichen Erfassung von Rechnungen und erleichtert den Prozess ihrer Genehmigung und vollständigen Bearbeitung. Rechnungen werden direkt vom Absender der Rechnung empfangen, indem sie an die für den Empfang von Rechnungen vorgesehene E-Mail-Adresse geschickt werden, oder die Rechnung kann in das Modul eingescannt werden. Der Absender der Rechnung wird automatisch über den Eingang der Rechnung im System informiert.
Das System empfängt automatisch Rechnungen aus einem umgeleiteten E-Mail-Postfach in den Formaten PDF und ISDOC. Sie müssen keine Dateien manuell hochladen — leiten Sie die Rechnung einfach an die zugewiesene Adresse weiter und das System verarbeitet sie. Unterstützt den Rechnungsempfang für mehrere Unternehmen gleichzeitig durch E-Mail-Weiterleitung.
Künstliche Intelligenz erkennt und extrahiert automatisch Schlüsseldaten aus PDF-Rechnungen — Betrag, Zahlungsreferenz, Fälligkeitsdatum, Unternehmens-ID und USt-IdNr. des Lieferanten. Die manuelle Datenübertragung entfällt und das Fehlerrisiko bei der Erfassung eingehender Rechnungen wird erheblich reduziert.
Richten Sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess mit beliebig vielen Runden ein. Die Genehmigung kann sequenziell oder parallel mit mehreren Genehmigern in einer Runde erfolgen. Vordefinierte Regeln weisen Genehmiger automatisch basierend auf dem Lieferanten oder Rechnungsbetrag zu.
Exportieren Sie genehmigte Rechnungen einfach als Zahlungsaufträge in den Formaten ABO (.kpc) und BEST (.ikm) für alle großen Banken. Der Excel-Export mit Anhängen und das ISDOC-Format für den nahtlosen Datentransfer in Buchhaltungssoftware gewährleisten eine reibungslose Integration in Ihre bestehende Infrastruktur.
Übersichtliche Kostenstatistiken nach Lieferant und Genehmiger mit Jahresvergleich ermöglichen Ihnen, Trends zu erkennen und Unternehmensausgaben zu optimieren. Verfolgen Sie, wie viel Sie bei einzelnen Lieferanten ausgeben, und vergleichen Sie Kosten im Zeitverlauf für eine effizientere Budgetverwaltung.
Wofür Sie das Modul Eingangsrechnungen verwenden können
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Automatische Datenextraktion aus eingereichten Rechnungen
KI-Technologie erkennt die Rechnungsstruktur und füllt automatisch alle erforderlichen Daten aus. Sparen Sie Zeit und eliminieren Sie Fehler bei der manuellen Übertragung von Papier- oder PDF-Rechnungen.
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Rechnungsgenehmigung nach Betrag oder Lieferant
Definieren Sie Genehmigungsregeln basierend auf dem Rechnungsbetrag oder der Lieferantenidentität. Das System weist automatisch die richtigen Genehmiger zu und stellt die Einhaltung interner Prozesse sicher.
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Integrierter PDF-Viewer
Zeigen Sie das Original-PDF-Dokument direkt im Rechnungsdetail an, ohne es herunterladen zu müssen. Vergleichen Sie die Daten auf der Rechnung mit den im System eingegebenen Werten auf einem Bildschirm.
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Rechnungsempfang für mehrere Unternehmen
Dank umgeleiteter E-Mail-Postfächer empfangen Sie Rechnungen für mehrere Unternehmen an einem Ort. Das System identifiziert automatisch das Zielunternehmen und ordnet die Rechnung den richtigen Unterlagen zu.
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Verknüpfung mit Aufträgen und CRM
Ordnen Sie Eingangsrechnungen bestimmten Aufträgen und Lieferanten aus dem CRM zu. Erhalten Sie einen Überblick über die Kosten einzelner Projekte und eine vollständige Beleghistorie je Lieferant.
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Export in Buchhaltungssoftware
Exportieren Sie Rechnungen im ISDOC-Format, nach Excel oder generieren Sie ABO- und BEST-Zahlungsaufträge. Die nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen eliminiert doppelte Dateneingabe.
Verknüpfung mit anderen Modulen
Das Modul Eingangsrechnungen arbeitet mit anderen eIntranet-Komponenten zusammen für einen vollständigen Überblick über Unternehmenskosten und Lieferantenbeziehungen.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/19/erhaltene-rechnungen
Optimieren Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen
Vom automatischen E-Mail-Rechnungsempfang über die KI-Datenextraktion bis hin zur mehrstufigen Genehmigung und dem Export von Zahlungsaufträgen an die Bank — erledigen Sie alles in einem System. Eliminieren Sie manuelle Übertragung, beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse und behalten Sie die Unternehmenskosten in Echtzeit im Blick.
Elektronische Aufzeichnung und Genehmigung eingehender Rechnungen ist ein zentrales Modul von eIntranet.net, das den gesamten Prozess der Verarbeitung und Kontrolle von Lieferantenunterlagen automatisiert. Genauer gesagt: Sie sparen Zeit bei manueller Dateneingabe, reduzieren Fehlerrisiken und gewährleisten eine Echtzeit-Auditspur.
- Schnelle Rechnungsannahme – senden Sie einfach ein PDF oder ISDOC an die spezielle E‑Mail; das System lädt sofort die Daten und prüft die Lieferantendaten.
- Mehrstufige Genehmigung – verteilen Sie verantwortliche Personen nach Abteilung, Betragshöhe oder Lieferant. Jeder Schritt wird in der Änderungsverlauf aufgezeichnet.
- Automatische Kommunikation – das System sendet Bestätigungen über Annahme oder Ablehnung direkt an die Absender, wodurch Unklarheiten und Verzögerungen eliminiert werden.
- Integration mit Auftrags- und Zahlungsmodulen – ergänzt automatisch den Auftragsnamen und erzeugt einen Massenexport von Zahlungen im ABO‑Format für die Begleichung.
- Mehrere Unternehmen im selben System – dank Umleitungseinstellungen können Sie Rechnungen für mehrere Organisationen verwalten, ohne separate Systeme zu benötigen.
Probieren Sie es noch heute aus und erleben Sie, wie einfach die Umstellung von manueller Arbeit auf einen automatisierten Prozess ist – verkürzen Sie den Genehmigungszeitraum um 60 % und minimieren Sie Eingabefehler. Melden Sie sich jetzt an und beginnen Sie, Zeit zu sparen!