Elektronische Verarbeitung der eingegangenen Rechnungen
Das Modul Eingangsrechnungen dient der übersichtlichen Erfassung von Rechnungen und erleichtert den Prozess ihrer Genehmigung und vollständigen Bearbeitung. Rechnungen werden direkt vom Absender der Rechnung empfangen, indem sie an die für den Empfang von Rechnungen vorgesehene E-Mail-Adresse geschickt werden, oder die Rechnung kann in das Modul eingescannt werden. Der Absender der Rechnung wird automatisch über den Eingang der Rechnung im System informiert.
Wofür Sie das Modul Eingangsrechnungen verwenden können
- Mit dem Modul können Sie die Rechnungsannahme von allen oder nur von verifizierten Geschäftspartnern einrichten. Für den Fall, dass Rechnungen nur von verifizierten E-Mails empfangen werden, ist es möglich, die E-Mail des Benutzers anzugeben, an die im Falle einer Ablehnung der Rechnung eine Information gesendet wird.
- Der gesamte Prozess der Rechnungsfreigabe wird elektronisch durchgeführt, was Zeit und Geld spart. Das System ruft automatisch Daten (extrahiert Daten aus Rechnungen) aus den gesendeten Rechnungen (PDF, ISDOC) ab und erleichtert so die Arbeit des Bedieners.
- Innerhalb des Moduls wird den eingehenden Rechnungen eine interne Identifikationsnummer zugewiesen, wobei die Kontinuität der Nummernserie automatisch überwacht wird.
- Innerhalb des Moduls ist es möglich, automatisch Informationen über Geschäftspartner zu überwachen (mit Aktualisierungen alle 24 Stunden), die Folgendes betreffen:
- Eintrag in das Insolvenzregister
- Zugelassene Bankkontonummern bei der FÚ für Mehrwertsteuerzahler
- Unzuverlässige Mehrwertsteuerzahler
- In jeder Phase der Rechnungsbearbeitung wird festgehalten, wer welche Schritte mit der Rechnung durchgeführt hat.
- Das Modul ermöglicht es Ihnen, die Rechnungsannahme für mehrere Unternehmen gleichzeitig einzurichten und die einzelnen Unternehmen innerhalb des Rechnungsregisters zu unterscheiden.
- Falls erforderlich, kann die Rechnung von mehreren Genehmigern genehmigt werden (je nach den Gepflogenheiten des Unternehmens) - die Höchstzahl der Genehmiger beträgt 8, wobei der letzte Genehmiger als endgültiger Genehmiger gekennzeichnet ist (nach seiner Genehmigung wird die Rechnung in den Ordner "Genehmigt, zur Zahlung" verschoben).
- In den einzelnen Unterordnern des Moduls Eingangsrechnungen können Sie ganz einfach nach verschiedenen Parametern suchen, z. B. nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Absenders der Rechnung, dem Status der Rechnung (eingegangen, ausstehend, bearbeitet), der Rechnungsnummer des Lieferanten oder der internen Rechnungsnummer.
Sie können auch direkt in Dokumenten suchen, in über sechzig Dateitypen (wie .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich pdf und ocr über gescannte Dokumente.
In den Einstellungen des Moduls können Sie wählen, ob die empfangene Rechnung als Anhang in den Benachrichtigungs-E-Mails enthalten sein soll. Wenn dies aktiviert ist, kann die Rechnung in der empfangenen Benachrichtigungs-E-Mail geprüft werden (z. B. in einer E-Mail, die über das Versenden einer neuen Rechnung zur Genehmigung informiert) und es ist nicht erforderlich, sich im eIntranet anzumelden.
Es ist auch möglich, eine Rechnung direkt aus der E-Mail heraus zu genehmigen oder abzulehnen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet und den Genehmigungsprozess erleichtert, z. B. wenn der Genehmigende auf Geschäftsreise ist.
Rechnungen, die aus geprüften E-Mails empfangen werden, können automatisch mit dem variablen Symbol der Rechnung und dem Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer (die Rechnung muss in einem als Text generierten PDF vorliegen, nicht gescannt) in die Details des Rechnungsdatensatzes geladen werden.
Wenn die Rechnung im PDF-Format vorliegt, ist es möglich, Notizen darauf zu schreiben - z.B. zu welchem Zentrum der Artikel gehört.
Es ist auch möglich, eine Rechnung manuell in das Modul einzufügen; beim manuellen Einfügen einer Rechnung ist es möglich, das Verschieben der Rechnung direkt in den Status "Pending" zu aktivieren.
Eine Übersicht über die im Modul erfassten Rechnungen kann bei Bedarf jederzeit in Excel heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
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Fallstudie - Kundenanfrage, Einsatz und Betrieb (in PDF): Fallstudie-erhalten.pdf
Rechnungseingangsmodul Präsentation (in PDF): Prijate_faktury_eintranet_v2.pdf
