Slowakisch - beta
Polnisch - beta
Spanisch - betaElektronische Verarbeitung der eingegangenen Rechnungen
Das Modul Eingangsrechnungen dient der übersichtlichen Erfassung von Rechnungen und erleichtert den Prozess ihrer Genehmigung und vollständigen Bearbeitung. Rechnungen werden direkt vom Absender der Rechnung empfangen, indem sie an die für den Empfang von Rechnungen vorgesehene E-Mail-Adresse geschickt werden, oder die Rechnung kann in das Modul eingescannt werden. Der Absender der Rechnung wird automatisch über den Eingang der Rechnung im System informiert.
Verfügbar in Sprachen: 
Wofür Sie das Modul Eingangsrechnungen verwenden können
- Mit dem Modul können Sie die Rechnungsannahme von allen oder nur von verifizierten Geschäftspartnern einrichten. Für den Fall, dass Rechnungen nur von verifizierten E-Mail-Adressen empfangen werden, ist es möglich, die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben, an die im Falle einer Ablehnung der Rechnung eine Information gesendet werden soll. Es ist auch möglich, eine Rechnung manuell in das Modul einzufügen; beim manuellen Einfügen einer Rechnung ist es möglich, das Verschieben der Rechnung direkt in den Status "Ausstehend" zu aktivieren.
- Der gesamte Rechnungsfreigabeprozess erfolgt elektronisch, was Zeit und Kosten spart. Das System bezieht automatisch Daten (extrahiert Daten aus Rechnungen) aus gesendeten Rechnungen (PDF, ISDOC) und generiert einen QR-Code für die Zahlung, der die Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen erleichtert.
- Innerhalb des Moduls wird den Eingangsrechnungen eine interne Identifikationsnummer zugewiesen, wobei die Kontinuität der Nummernserie automatisch überwacht wird. In jeder Phase der Rechnungsbearbeitung wird festgehalten, wer und welche Schritte an der Rechnung durchgeführt wurden. Wenn die Rechnung im PDF-Format vorliegt, können Notizen dazu geschrieben werden - z.B. zu welchem Zentrum der Artikel gehört.
- Innerhalb des Moduls ist es möglich, automatisch Informationen über Geschäftspartner zu überwachen (mit Aktualisierungen alle 24 Stunden), die Folgendes betreffen:
- Eintrag in das Insolvenzregister
- Zugelassene Bankkontonummern bei der FÚ für Mehrwertsteuerzahler
- Unzuverlässige Mehrwertsteuerzahler
- Wenn eine Rechnung zur Genehmigung zugewiesen wird, wird eine E-Mail mit Dokumenten zur Genehmigung der Rechnung an die Genehmiger gesendet. Es ist möglich, die Rechnung direkt aus der E-Mail heraus zu genehmigen/abzulehnen, was viel Zeit spart und den Genehmigungsprozess erleichtert, z. B. wenn der Genehmiger auf Geschäftsreise ist.
- Das Modul ermöglicht es Ihnen, die Rechnungsannahme für mehrere Unternehmen gleichzeitig einzurichten und die einzelnen Unternehmen innerhalb des Rechnungsregisters zu unterscheiden. In den Einstellungen des Moduls können Sie wählen, ob die empfangene Rechnung als Anhang an die Benachrichtigungs-E-Mails angehängt werden soll. Wenn dies aktiviert ist, kann die Rechnung in der empfangenen Benachrichtigungs-E-Mail geprüft werden (z. B. in einer E-Mail, die über den Versand einer neuen Rechnung zur Genehmigung informiert) und es ist nicht erforderlich, sich im eIntranet anzumelden.
- Falls erforderlich, kann die Rechnung von mehreren Genehmigern genehmigt werden (je nach den Gepflogenheiten des Unternehmens) - die Höchstzahl der Genehmiger beträgt 8, wobei der letzte Genehmiger als endgültiger Genehmiger gekennzeichnet ist (nach seiner Genehmigung wird die Rechnung in den Ordner "Genehmigt, zur Zahlung" verschoben).
- In den einzelnen Unterordnern des Moduls Eingangsrechnungen können Sie ganz einfach nach verschiedenen Parametern suchen, z. B. nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Absenders der Rechnung, dem Status der Rechnung (eingegangen, ausstehend, bearbeitet), der Rechnungsnummer des Lieferanten oder der internen Rechnungsnummer. Es ist auch möglich, direkt in Dokumenten zu suchen, in mehr als sechzig Dateitypen (wie .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich pdf und ocr über gescannte Dokumente.
Elektronische Aufzeichnung und Genehmigung eingehender Rechnungen ist ein zentrales Modul von eIntranet.net, das den gesamten Prozess der Verarbeitung und Kontrolle von Lieferantenunterlagen automatisiert. Genauer gesagt: Sie sparen Zeit bei manueller Dateneingabe, reduzieren Fehlerrisiken und gewährleisten eine Echtzeit-Auditspur.
- Schnelle Rechnungsannahme – senden Sie einfach ein PDF oder ISDOC an die spezielle E‑Mail; das System lädt sofort die Daten und prüft die Lieferantendaten.
- Mehrstufige Genehmigung – verteilen Sie verantwortliche Personen nach Abteilung, Betragshöhe oder Lieferant. Jeder Schritt wird in der Änderungsverlauf aufgezeichnet.
- Automatische Kommunikation – das System sendet Bestätigungen über Annahme oder Ablehnung direkt an die Absender, wodurch Unklarheiten und Verzögerungen eliminiert werden.
- Integration mit Auftrags- und Zahlungsmodulen – ergänzt automatisch den Auftragsnamen und erzeugt einen Massenexport von Zahlungen im ABO‑Format für die Begleichung.
- Mehrere Unternehmen im selben System – dank Umleitungseinstellungen können Sie Rechnungen für mehrere Organisationen verwalten, ohne separate Systeme zu benötigen.
Probieren Sie es noch heute aus und erleben Sie, wie einfach die Umstellung von manueller Arbeit auf einen automatisierten Prozess ist – verkürzen Sie den Genehmigungszeitraum um 60 % und minimieren Sie Eingabefehler. Melden Sie sich jetzt an und beginnen Sie, Zeit zu sparen!