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SpanischEin Werkzeug zur Erleichterung des Ausfüllens von benutzerdefinierten Protokollen
Das Protokollmodul ermöglicht die elektronische Bearbeitung von Protokollen mit einem standardisierten Formular (über Messung, Inspektion, Besprechung usw.) einschließlich der Einfügung der Unterschrift des Protokollbearbeiters und des Versands per E-Mail.
Das Modul Protokolle ersetzt Prüfberichte, Kalibrierzertifikate und Besprechungsnotizen auf Papier durch eine gemeinsame Anwendung. Den Aufbau jedes Formulars legen Sie selbst fest, mit Abschnitten und Feldern, die genau zu Ihrer Praxis passen.
Bauen Sie ein Protokoll aus Kapiteln und Feldern auf: einzeiliger Text, Zahlen, Datum, Auswahllisten, Tabellen und ein Editor für mehrzeiligen Text. Für jeden Datensatztyp entsteht eine eigene Vorlage, die Sie wiederholt nutzen.
Aus jedem ausgefüllten Datensatz entsteht ein professionelles PDF mit Kopfzeile, Logo, Unterschriften und Fußzeile. PDF-Anhänge werden ans Ende des Dokuments angefügt, sodass der Kunde eine einzige vollständige Datei erhält.
Die gescannte Unterschrift laden Sie einmal hoch und fügen sie danach mit einem Klick auf Unterschreiben ins Protokoll ein. Unterschrift und Stempel erscheinen direkt in der Druckversion.
Den fertigen Datensatz senden Sie dem Kunden als PDF direkt aus der Detailansicht. Adressen werden aus CRM-Kontakten vorbefüllt, der Absender erhält eine Blindkopie und der gesamte Versand wird im Protokollverlauf festgehalten.
Wofür Sie das Modul Protokolle nutzen können
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Automatische Nummerierung der Datensätze
Jede Vorlage führt eine eigene Nummernreihe mit Präfix, Jahr und Suffix, etwa VP2026SCH0001. Um eine eindeutige Nummer müssen Sie sich nicht kümmern, sie wird automatisch erzeugt.
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Berechnungen direkt im Formular
Geben Sie Messwerte ein und eine Formel ermittelt Durchschnitt, Abweichung oder anderes. Das Ergebnis wird auf die von Ihnen gewählte Genauigkeit gerundet.
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Anbindung an die Anlagenverwaltung
Wählen Sie das gemessene Gerät aus einer Liste und Seriennummer sowie weitere Angaben werden automatisch ergänzt. Schluss mit dem manuellen Abtippen technischer Parameter.
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Status und Bearbeitungsablauf
Ein Protokoll durchläuft die Status Angelegt, Übergeben und Erledigt. Nach dem Abschluss bleibt der Datensatz gesperrt und vor versehentlichen Änderungen geschützt.
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Kopieren für wiederkehrende Messungen
Eine regelmäßige Prüfung müssen Sie nicht erneut von Grund auf erfassen. Kopieren Sie ein älteres Protokoll, passen Sie die Werte an und speichern Sie es als neuen Datensatz mit neuer Nummer.
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Mehrsprachige Druckausgabe
Beim Druck wählen Sie die Sprache und die Systembeschriftungen des Protokolls erscheinen auf Tschechisch, Englisch, Deutsch und weiteren Sprachen. Ideal für Kunden im Ausland.
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Filter und schnelle Suche
Datensätze finden Sie nach Typ, Jahr, Status und sogar nach eigenen, für die Suche markierten Feldern. Das gesuchte Protokoll erscheint in Sekunden auf dem Bildschirm.
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Anhänge und Verknüpfung mit Aufträgen
Ziehen Sie Dateien auf ein Protokoll, ordnen Sie einen CRM-Kunden, eine Auftragsnummer und ein HelpDesk-Ticket zu. So bleibt die gesamte Dokumentation an einem Ort.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/68/protokolle
Halten Sie Ihre Protokolle elektronisch und stets griffbereit
Statt Papier und manuellem Abtippen füllen Sie einen Datensatz auf Ihrer eigenen Vorlage aus, unterschreiben ihn und versenden ihn als PDF. Das Modul Protokolle richtet sich nach Ihren Formularen, nicht umgekehrt.
Schnelle und effiziente Protokollierung des Arbeitsablaufs
Das Tool Protokolle von eIntranet.net vereinfacht die Erstellung, Unterzeichnung und Verteilung von Dokumenten im Unternehmen. Durch ein vordefiniertes Vorlagensystem können Sie innerhalb weniger Klicks ein Protokoll über Messungen, Kontrollen oder Sitzungen erstellen.
- Standardisiertes Formular – füllen Sie die benötigten Angaben schnell aus und gewährleisten eine konsistente Struktur in der gesamten Organisation.
- Elektronische Signatur – der Protokollverantwortliche unterschreibt das Dokument direkt in der Webanwendung, wodurch Papierprozesse eliminiert werden und die Datensicherheit erhöht wird.
- Automatischer Versand per E‑Mail – das Protokoll wird sofort an ausgewählte Empfänger verschickt, mit Möglichkeit zur Einstellung von Erinnerungen und Zustellungsnachverfolgung.
– die automatische Ausfüllung von Feldern und Eingabevalidierung minimieren menschliche Fehler und verkürzen die benötigte Zeit für die Fertigstellung eines Dokuments um 40 %. – Daten aus Protokollen lassen sich leicht mit weiteren Modulen (z. B. HR, Lager) verknüpfen, um eine umfassende Auditspur zu schaffen.
Implementieren Sie Protokolle und profitieren Sie von einem schnellen, sicheren und digitalen Arbeitsdokumentenfluss – probieren Sie es noch heute aus!