Anwesenheit - Chip/Fingerabdruck

Das Modul Arbeitszeiterfassungssystem ermöglicht eine präzise und schnelle Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter über Chipkarten oder Fingerabdrücke – alles integriert in eIntranet.net.

• Erfassungsgeräte: Kompatible Terminals und Karten-/Fingerlesegeräte, die automatisch Zeitstempel in die zentrale Datenbank eintragen.
• Automatische Synchronisation: Die Arbeitszeiten werden sofort im HR-Modul und der Buchhaltung widergespiegelt, wodurch manuelle Eingaben eliminiert und Fehler reduziert werden.
• Detaillierte Übersichten und Berichte: Erstellen Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Berichte – einfach exportierbar nach Excel für Audits oder Gehaltsabrechnungen.
• Nahtlose Integration: Durch die API ist die Arbeitszeiterfassung mit weiteren Modulen von eIntranet.net (CRM, Helpdesk) verknüpft, sodass Daten konsistent über Abteilungen hinweg bleiben.
• Datenschutz und Sicherheit: Verschlüsselte Kommunikation und Möglichkeit zur Einrichtung von Zugriffsrechten nach Mitarbeiterrolle.

Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie den administrativen Aufwand und gewährleisten Sie die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassung – testen Sie das Arbeitszeiterfassungssystem noch heute in eIntranet.net!

Was Chip-Anwesenheit ist und wozu sie im Unternehmen dient

Chip-Anwesenheit ist eine Art, Kommen und Gehen zu erfassen: Der Mitarbeiter weist sich mit einer RFID- oder NFC-Chipkarte oder mit dem Fingerabdruck aus, und das Terminal schreibt die Uhrzeit für ihn in die Arbeitszeiterfassung. Das Modul Anwesenheit - Chip/Fingerabdruck in eIntranet deckt beide Seiten ab: dem Administrator gibt es die Einstellungen für Chips, Tasten und Sicherheit, dem Mitarbeiter das Terminal am Eingang.

Von der manuellen Eingabe unterscheidet es sich in einem einzigen, aber entscheidenden Punkt: Die Zeit entsteht in dem Moment, in dem jemand durch die Tür geht, nicht dann, wenn er sich am Ende der Woche daran erinnert. Ein Chip-Eintrag trägt Kommen-Zeit, Gehen-Zeit, Arbeitszeittyp und die IP-Adresse des Geräts, von dem er stammt. Je nach Rechtevergabe kann der Mitarbeiter ihn überhaupt nicht von Hand ändern.

Eingesetzt wird das Modul typischerweise in Produktionsbetrieben, Werkstätten, Lagern, in der Gastronomie und im Baugewerbe — überall dort, wo Menschen nicht am Rechner sitzen und das Papierbuch ohnehin aus dem Gedächtnis nachgetragen wird.

Chip, Fingerabdruck oder Browser: womit man sich am Terminal anmeldet

Das Modul kennt drei Wege der Identifikation, und jeder passt zu einem anderen Betrieb.

Chipkarte oder Aufkleber (RFID/NFC)

Jedem Mitarbeiter weisen Sie in den Einstellungen einen Sicherheitscode des Chips zu. Der Code liegt direkt in der Karte, der Mitarbeiter gibt ihn also nie ein und muss ihn nicht einmal kennen — umso wichtiger ist es, ihn ausreichend komplex zu wählen. Neben dem Codefeld befindet sich ein Zwischenablage-Symbol, das die direkte URL des Chips kopiert; damit wird die Karte programmiert. Chips gibt es als Aufkleber oder Plastikkarte. Eine verlorene Karte löst man durch Überschreiben des Codes, nicht durch neue Hardware.

Fingerabdruck am Terminal

Ein physisches Terminal mit biometrischem Lesegerät kann den Mitarbeiter per Fingerabdruck prüfen. Die Registrierung nimmt der Administrator direkt am Gerät vor; in der Tabelle Benutzerrechte sieht er dann ein grünes Symbol bei den Personen mit gespeichertem Abdruck und ein rotes bei den übrigen. Der Fingerabdruck eignet sich dort, wo Karten dauernd verloren oder verliehen werden — er bringt allerdings rechtliche Fragen mit sich, die vor der Einführung sorgfältig zu klären sind.

Tasten auf dem Hauptbildschirm der Anwendung

Der dritte Weg braucht überhaupt keine Hardware. Nach Aktivierung der Option Tasten Kommen/Gehen nach dem Anmelden auf dem Hauptbildschirm anzeigen erscheinen den Mitarbeitern nach dem Login eine grüne Taste Kommen, eine rote Taste Gehen und alle konfigurierten Sondertasten. Für Büro und Homeoffice genügt das meist.

Wohin die Daten wandern

Alle Einträge — vom Terminal wie aus dem Browser — werden im Modul Anwesenheit gespeichert. Von dort gehen sie weiter in die Lohnsysteme PAMICA, Money S3 und VEMA PAM F90 sowie in den Excel-Arbeitszeitnachweis für die Arbeitsaufsicht. Das Chip-Modul selbst exportiert nichts; es ist das Eingangstor, nicht die Erfassung.

Wie die Erfassung per Chip Schritt für Schritt abläuft

Das Terminal ist eine Webseite, die auf einem dafür vorgesehenen Tablet, Touchscreen oder Rechner am Gebäudeeingang läuft.

1. Ruhezustand. Auf dem Bildschirm laufen eine Digitaluhr mit Datum und die Aufforderung Bitte halten Sie Ihren Chip vor. Hat das Terminal ein biometrisches Lesegerät, kommt die Aufforderung zum Auflegen des Fingers hinzu.
2. Identifikation. Nach dem Vorhalten von Karte oder Finger erscheinen der Name des Mitarbeiters und die Aufforderung Bitte wählen Sie eine Aktion.
3. Aktion wählen. Grüne Taste Kommen, rote Taste Gehen, gegebenenfalls weitere konfigurierte Tasten wie Arzt oder Dienstreise.
4. Bestätigung. Das Terminal antwortet mit Namen und Uhrzeit — beim Kommen Willkommen, bei der Rückkehr am selben Tag Willkommen zurück aus der Pause, beim Gehen mit dem Hinweis, dass diese Zeit als Pause erfasst wird, falls der Mitarbeiter noch einmal zurückkommt.
5. Zurück in den Ruhezustand. Nach sieben Sekunden kehrt der Bildschirm von selbst in den Ausgangszustand zurück und wartet auf die nächste Person.

Zwei Sicherungen laufen im Hintergrund und man sollte von ihnen wissen. Ein Gehen, das weniger als eine Minute nach dem Kommen erfasst wird, wird nicht gespeichert — das System meldet, dass es eine so kurze Zeit nicht aufzeichnet. Und sind seit dem letzten Kommen mehr als 18 Stunden vergangen, wird der Eintrag ebenfalls verworfen; das Terminal stellt fest, dass Sie sich offenbar nicht abgemeldet haben. Es wird nichts hineingerechnet, denn eine errechnete Zeit wäre eine Erfindung.

Was das Modul Anwesenheit - Chip/Fingerabdruck alles kann

Chip-Anwesenheit für Produktion, Büro und Arbeit von zu Hause

Produktion, Werkstatt, Lager. Der typischste Einsatz. Terminal an der Pforte, Karte im Portemonnaie, Tasten Kommen und Gehen. Schalten Sie die Überwachung der Mindestpause und die Sperre manueller Änderungen ein — ohne beides verpufft der ganze Sinn des Chips. Ein Foto bei der Erfassung lohnt sich dort, wo Karten traditionell verliehen werden.

Gastronomie und Betriebe mit Schichtwechsel. Ergänzen Sie eine Taste für das Mittagessen getrennt von der Pause und die Option zur automatischen Pausenerfassung bei Rückkehr. Die Anwesenheitsübersicht am Terminal dient zugleich als Information für die Schichtleitung.

Büro. Oft kaufen Sie überhaupt kein Lesegerät. Die Tasten auf dem Hauptbildschirm nach dem Anmelden decken den Bedarf von Menschen, die ohnehin am Rechner sitzen.

Service und Montage außerhalb des Betriebs. Ein Terminal nützt ihnen nichts. Für sie ist die Erfassung aus der mobilen App mit verpflichtender GPS-Position gedacht, die zum Modul Anwesenheit gehört — das Chip-Modul ist eine Ergänzung für Menschen, die an einen festen Ort kommen.

Unternehmen mit mehreren Eingängen oder Standorten. Es können mehrere Lesegeräte sein; alle melden in dieselbe Erfassung, und in den Einstellungen sehen Sie sie in der Übersicht der registrierten Geräte samt Zeitpunkt des letzten Kontakts.

Anwesenheitsterminal auswählen: Fragen vor dem Kauf

Terminals unterscheiden sich vor allem darin, was sie tun, wenn etwas schiefgeht. Fünf Fragen, die sich lohnen.

• Was passiert, wenn jemand das Abstempeln vergisst? Die falsche Antwort lautet „das System rechnet den Tag hoch". Die richtige lautet „der Eintrag wird nicht gespeichert und das Terminal weist beim nächsten Mal darauf hin" — in eIntranet liegt die Grenze bei 18 Stunden seit dem letzten Kommen.
• Lässt sich einem Mitarbeiter die manuelle Korrektur sperren, Urlaub aber erlauben? Ohne diese Feinheit landen Sie entweder bei einem Terminal, das niemand ernst nimmt, oder dabei, dass die Lohnbuchhaltung den Urlaub für alle einträgt.
• Kann das Terminal einschränken, von wo es sich melden darf? Ohne IP-Filterung genügt die Kenntnis der Chip-URL, um die Anwesenheit von zu Hause zu erfassen.
• Sehe ich, ob das Lesegerät lebt? Sie interessiert die Spalte mit dem Zeitpunkt der letzten Kommunikation. Ein Terminal, das zwei Tage schweigt und dem niemand zusieht, ist schlechter als Papier.
• Brauchen Sie wirklich den Fingerabdruck? Biometrie ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten und bringt zusätzlichen Aufwand mit sich. Geht es Ihnen um das Verleihen von Karten, prüfen Sie zuerst das Foto bei der Erfassung — das ist meist günstiger und einfacher.

Was Chip-Anwesenheit kostet

Die Software wird in eIntranet pro Nutzer bezahlt, und alle Module sind in jedem Tarif enthalten. Die Chip-Anwesenheit ist allerdings das einzige Modul, bei dem Hardware einen wesentlichen Teil des Budgets ausmacht — und deshalb rechnet man hier anders als sonst.

Die Preise gelten pro Nutzer und Monat ohne MwSt. Die Tarife unterscheiden sich im Speicherplatz je Nutzer (0,5 GB, 2 GB und 4 GB) sowie in der telefonischen technischen Unterstützung, die ausschließlich zum Tarif Extra gehört. Hardware wird außerhalb des tschechischen Marktes individuell angeboten; die aktuellen Angaben finden Sie stets auf der Seite Preisliste.

Wann Sie gar nichts kaufen. Wollen Sie nur die Tasten Kommen und Gehen auf dem Hauptbildschirm nach dem Anmelden, brauchen Sie überhaupt kein Gerät — die Funktion gehört zum Modul und läuft im Browser. Wichtig an der Hardware ist, dass sie eine Anschaffung zum Abschreiben ist und keine laufende Ausgabe: Ein Terminal an der Pforte bedient die ganze Schicht, unabhängig davon, wie viele Menschen daran vorbeigehen.

Chip-Anwesenheit kostenlos: wann Sie kein Lesegerät brauchen

Wer Chip-Anwesenheit umsonst sucht, stößt meist darauf, dass Hardware selten kostenlos ist. In vielen Fällen brauchen Sie aber überhaupt kein Lesegerät, und das gehört gesagt, bevor Sie eines kaufen.

Führen Sie ein Büro und sitzen Ihre Leute ohnehin am Rechner, leisten die Tasten auf dem Hauptbildschirm nach dem Anmelden genau dasselbe und sind Teil des Moduls. Arbeiten Ihre Leute im Außendienst, ist die Antwort kein Terminal, sondern die Erfassung aus der mobilen App mit verpflichtender GPS-Position im Modul Anwesenheit. Und geht es nur darum, dass Mitarbeiter ihre Stunden selbst eintragen, genügt die gewöhnliche manuelle Erfassung im Modul Anwesenheit — dafür braucht es nie Hardware.

Ein Terminal ergibt in genau einer Situation Sinn: Die Menschen haben weder Firmenrechner noch Diensthandy, kommen an einen festen Ort und die Zeit soll an der Tür entstehen und sich nachträglich nicht ändern lassen. Dort rechnet sich die Investition, weil sie ein Papierbuch ersetzt, das ohnehin niemand kontrollieren kann.

Die Software können Sie 14 Tage kostenlos testen, ohne Angabe von Zahlungsdaten; ein Gerät ist dafür nicht nötig.

Wie Sie die Chip-Anwesenheit einführen

1. Verteilen Sie die Chipcodes. Unter Einstellungen → Anwesenheit - Chip/Fingerabdruckleser, Reiter Benutzerrechte, tragen Sie für jeden Mitarbeiter einen Sicherheitscode ein. Er speichert automatisch beim Verlassen des Feldes. Mit dem Zwischenablage-Symbol kopieren Sie die Chip-URL, mit der die Karte programmiert wird.
2. Legen Sie fest, was von Hand erlaubt bleibt. Setzen Sie die Sperre manueller Änderungen bei den Personen, die ausschließlich über das Lesegerät erfassen sollen, und erlauben Sie ihnen unmittelbar danach über die Schaltfläche in derselben Zeile die Typen, die sie dennoch selbst eintragen dürfen. Ohne diesen zweiten Schritt kommen die Urlaubsanträge per E-Mail.
3. Fügen Sie die Tasten hinzu, die der Betrieb wirklich nutzt. Beginnen Sie nicht mit zehn — zwei bis drei genügen. Wählen Sie zu jeder gleich die Art des automatischen Abschlusses, sonst bleiben offene Einträge hängen.
4. Sichern Sie das Lesegerät ab. Aktivieren Sie die IP-Filterung und tragen Sie die Adressen aller Geräte ein, die sich melden sollen. Achtung: Aktivieren Sie die Filterung und vergessen eine Adresse, weist das Terminal Erfassungen von dort mit der Meldung über die nicht erlaubte Adresse zurück.
5. Schalten Sie die Sicherungen ein. Hinweis und Abschluss der Anwesenheit vom Vortag sowie die Mindestdauer der Pause. Beides erspart den Führungskräften Korrekturen, die sie sonst von Hand im Modul Anwesenheit vornehmen müssten.

Sehen Sie nach der ersten Woche im Reiter Registrierte Lesegeräte in die Spalte mit dem Zeitpunkt der letzten Kommunikation. Sie zeigt Ihnen, ob das Gerät zuverlässig meldet, lange bevor Sie es an fehlenden Einträgen bemerken.

Was Sie als Nächstes lesen sollten