Dateien
Schluss mit der Suche in zehn Fassungen desselben Dokuments
Hilfe
Ein Dateimanager mit Ordnern und Unterordnern verhält sich ähnlich wie FTP oder ein Cloud-Laufwerk, aber ohne weitere Anmeldung – er sitzt in der Umgebung, in der die Leute ohnehin arbeiten.
Dateien ziehen Sie mit der Maus in den markierten Bereich oder holen sie direkt von einer Webadresse. ZIP-Archive lassen sich im aktuellen Ordner entpacken.
PDF, Word und Excel sehen Sie direkt im Browser – angezeigt wird die erste Seite. Bilder erscheinen unmittelbar in der Kachelansicht.
Eine gelöschte Datei bleibt hundert Tage im Papierkorb und lässt sich nicht früher leeren. Versehentlich Gelöschtes ist damit stets auffindbar.
Wofür Sie das Modul Dateien nutzen können
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Vier Rechtestufen
Kein Zugriff, Lesen, Lesen und Schreiben oder Vollzugriff samt Löschen und Papierkorb. Wird jedem Beschäftigten gesondert erteilt.
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Drei Anzeigemodi
Liste mit den Spalten Name, Typ, Größe und Datum, kompakte zweispaltige Auflistung oder Kacheln mit Bildvorschauen.
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Filter nach Typ und Name
Ein Textfeld findet die Datei anhand eines Namensteils, ein Filter begrenzt die Auflistung auf Bilder, Videos, Musik oder Archive.
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Sammelaktionen für die Auswahl
Mit Alle auswählen markieren Sie den ganzen Ordner und löschen oder laden die Dateien anschließend auf einmal.
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Direkter Link zur Datei
Zu jeder Datei lässt sich die URL anzeigen, über die von anderer Stelle auf das Dokument verwiesen werden kann.
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Gemeinsame Ablage für Anhänge aus Modulen
Anhänge vom schwarzen Brett landen hier, im Bereich Dashboard, und der Administrator hat sie an einer Stelle.
Unternehmensdokumenten- und Dateifreigabe – Ihr interner Cloud für die sichere Speicherung aller Dateitypen.
Dieses Modul ermöglicht schnelles Hochladen, Organisieren und Teilen von Dokumenten, Audio‑ und Videoaufnahmen sowie Bildern in einem übersichtlichen FTP‑ähnlichen System. So vereinfachen Sie die tägliche Kommunikation zwischen Abteilungen und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf benötigte Materialien hat, ohne lange suchen zu müssen.
- Intuitive Ordnerhierarchie – Struktur nach Projekten oder Teams, die schnelles Auffinden erleichtert.
- Berechtigungen und Rollen der Benutzer – Legen Sie fest, wer Dateien hochladen, bearbeiten oder nur ansehen darf, um das Risiko unautorisierter Zugriffe zu minimieren.
- Dokumentenversionierung – Automatisches Speichern vorheriger Versionen, sodass Sie sich nie in der Historie verlieren.
- Sichere Linkfreigabe – Erstellen Sie Einmal- oder permanente Links mit Ablaufzeit und Passwort.
- Integrations‑API – Verbinden Sie Dateien direkt mit CRM, Buchhaltung oder HR-Modulen für automatisierte Datenübertragungen.
Probieren Sie das Modul „Unternehmensdokumenten- und Dateifreigabe“ aus und profitieren Sie von schnellerer interner Zusammenarbeit, weniger Fehlern beim manuellen Kopieren und erhöhter Datensicherheit. Schließen Sie sich noch heute eIntranet.net an und vereinfachen Sie Ihre Arbeit!
Häufig gestellte Fragen
Es können maximal 20 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden, mit einer Kapazität von maximal 60 MB. Dateien können wiederholt hochgeladen werden. Die Gesamtgröße aller gespeicherten Dateien im eIntranet hängt von Ihrem Prepaid-Tarif ab.
Höchstens 60 MB je Datei. Größeres muss vor dem Hochladen komprimiert oder in kleinere Teile zerlegt werden.
Auch die Endung ist eingeschränkt: Dateien mit unzulässiger Endung, etwa ausführbare .exe-Dateien, weist der Dateimanager aus Sicherheitsgründen ab. Müssen Sie eine Datei mit ungewöhnlicher Endung hochladen, wenden Sie sich an den Administrator.
Der Platz wird je Nutzer gerechnet und hängt vom Tarif ab: 0,5 GB je Nutzer im Tarif Basis, 2 GB in normal und 4 GB in extra. Zehn Nutzer im Tarif normal haben also zusammen 20 GB.
Es ist das einzige Modul, bei dem der Tarif vor allem über die Kapazität entscheidet und nicht über den Support. Ein Unternehmen, das Fotodokumentation von Aufträgen ablegt, sollte das vorher durchrechnen.
Gelöschte Dateien bleiben 100 Tage im Papierkorb. Klicken Sie in der Modulkopfzeile auf die Schaltfläche Gelöscht, suchen Sie die Datei, laden Sie sie herunter und wieder in den richtigen Ordner hoch.
Eine direkte Wiederherstellung am ursprünglichen Ort gibt es nicht – die Rettung läuft stets über Herunterladen und erneutes Hochladen. Der Papierkorb lässt sich zudem nicht vor Ablauf der hundert Tage leeren, auch nicht durch den Administrator.
Ihre Berechtigung liegt nur auf der Stufe Lesen, die das Durchsehen von Ordnern und das Herunterladen von Dateien erlaubt. Hochladen darf erst, wer die Stufe Lesen, Schreiben oder höher besitzt.
Die Rechte werden unter Einstellungen → Dateien für jeden Beschäftigten gesondert gesetzt; die Spalten sind von links nach rechts von der niedrigsten zur höchsten Berechtigung geordnet.
Die Vorschauerzeugung für DOC, DOCX, XLS und XLSX hängt von LibreOffice auf dem Server ab. Steht es nicht bereit, zeigt das System statt der Vorschau einen Hinweis.
Die Lösung ist einfach: Datei herunterladen und lokal öffnen. Bei PDF und Bildern funktioniert die Vorschau unabhängig von dieser Komponente.
Ja. Wechseln Sie im Uploaddialog auf die Registerkarte Von URL-Adresse, fügen Sie den Link zur Datei ein und bestätigen Sie. Das System lädt sie direkt auf den Server, ohne dass Sie eine Kopie bei sich haben müssen.
Praktisch ist das bei großen Lieferantenkatalogen. ZIP-Archive lassen sich nach dem Hochladen zudem über die Option Hier entpacken im aktuellen Ordner auspacken.
Ihnen wurde für das Modul keine Berechtigung erteilt. Es erscheint im Menü erst bei einem Nutzer mit mindestens der Stufe Lesen; bei der Einstellung Kein Zugriff sieht er es überhaupt nicht.
Bitten Sie den Administrator um Zugriff unter Einstellungen → Dateien. Es gibt vier Stufen: kein Zugriff, Lesen, Lesen und Schreiben sowie Vollzugriff samt Löschen und Papierkorb.
Nein. Das Modul Dateien ist eine Ablage – es hat keine Versionsverwaltung, keine Dateisperre gegen gleichzeitiges Bearbeiten und keinen Genehmigungsablauf. Das Hochladen einer Datei mit gleichem Namen ersetzt die vorherige Fassung.
Brauchen Sie Versionierung und gleichzeitiges Bearbeiten, eignen sich Werkzeuge wie Google Workspace oder Microsoft 365 besser. Für das Teilen von Dokumenten mit Personen ohne Lizenz in diesen Diensten eignet sich dagegen dieses Modul.
Die Registrierung ist unverbindlich und beinhaltet einen kostenlosen 14-tägigen Test der Anwendung.