Dokumente

Ja. In den Moduleinstellungen lässt sich eine mehrstufige Struktur für die Ablage von Dokumenten festlegen. Entsprechend dieser Struktur können Nutzern Zugriffsrechte auf einzelne Ordner und Unterordner zugewiesen werden; die Zahl der Ordner oder Unterordner ist nicht begrenzt.

Über dem Baum stehen die Schaltflächen Alle zuklappen und Alle aufklappen. Ein Ordner ohne Unterordner lässt sich später an eine andere Stelle im Baum verschieben.

Ja. In den Einstellungen des Dokumentenmoduls lässt sich freigeben, dass beim Einstellen eines neuen Dokuments automatisch das Anlegen einer Neuigkeit angeboten wird.

Die Option erscheint dann direkt im Dialog zum Hinzufügen eines Dokuments als Kontrollkästchen. Nach dem Speichern entsteht ein Eintrag im Modul Neuigkeiten, sodass das ganze Unternehmen von dem Dokument erfährt.

Ja. Folgende Dateien lassen sich direkt im Modul bearbeiten (der Nutzer muss Microsoft Office installiert haben):

• Word (.doc, .docx, .odt, .rtf)
• Excel (.xls, .xlsx, .csv, .ods)
• PowerPoint (.ppt, .pptx)

Die Datei öffnet sich über WebDAV in der jeweiligen Office-Anwendung und wird zurück nach eIntranet gespeichert.

Ja. Im Dokumentenmodul lässt sich über den Bereich Filter auch innerhalb der eingestellten Dateien suchen. Die Funktion umfasst mehr als sechzig Dateitypen (etwa .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich PDF und OCR über eingescannten Dokumenten.

Der Volltext arbeitet über einen Index, Dateien, die vor der Aktivierung der Indizierung eingestellt wurden, müssen darin also nicht enthalten sein. Die Neuindizierung startet der Administrator.

Ja, das ist möglich. Um einen Link zu generieren, ist es notwendig, dass die entsprechenden Zugriffsrechte in den Moduleinstellungen vergeben sind. Anschließend wird direkt im Dokumentmodul ein Link (Link-Icon) erstellt, der bei Bedarf versendet werden kann.

In diesem Fall blockiert Ihr Browser vermutlich mehrfache Downloads. Die Funktion Markierte herunterladen öffnet die Anhänge aller markierten Dokumente nacheinander, was der Browser als unerwünscht einstufen kann.

In Chrome erlauben Sie mehrere Dateien in den Website-Einstellungen unter Automatische Downloads.

Ja, im Modul lassen sich einzelne Versionen von Dokumenten speichern. Jede Bearbeitung legt eine neue Version an, die älteren bleiben samt ihrer Dateien zum Download erhalten.

Die Historie ist von der neuesten an sortiert, und bei jeder Version sehen Sie, wer sie wann eingestellt hat. Ist beim Ordner die Option für eine neue Version nur bei Dateiänderung aktiv, erhöht eine bloße Änderung der Beschreibung die Versionsnummer nicht.

Eine einzelne Datei darf bis zu 100 MB groß sein. Ein Dokument nimmt auf einmal bis zu 60 Anhänge auf; beim Sammelhinzufügen, bei dem aus jeder Datei ein eigenes Dokument wird, liegt die Grenze bei 40 Dateien je Vorgang.

Hochladen lässt sich wiederholt. Denken Sie daran, dass jede Version eines Dokuments ihren eigenen Anhang vorhält, die Versionierung also Speicherplatz des Tarifs verbraucht.

Ja, das ist möglich. Für das Erzeugen eines Links brauchen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte aus den Moduleinstellungen. Anschließend wird direkt im Dokumentenmodul ein Link erstellt (Link-Symbol), der sich nach Bedarf verschicken lässt.

Beim Link legen Sie das Gültigkeitsdatum fest, die erlaubte Zahl an Aufrufen oder Downloads und ob er auf eine feste Version zeigen soll oder stets auf die neueste.

Das legen Sie beim Erstellen fest. Voreingestellt sind 14 Tage, das Datum lässt sich aber ändern. Gesondert bestimmen Sie die erlaubte Zahl an Aufrufen oder Downloads — null bedeutet unbegrenzt — und ob der Link stets auf eine feste Version zeigen soll oder immer auf die neueste.

Achtung: Aus Sicherheitsgründen wird der Link nur einmal bei der Erstellung angezeigt. Speichern Sie ihn, bevor Sie den Dialog schließen, denn das System zeigt ihn später nicht erneut.