Gemeinsame Dokumente
Das Dokumentenmodul bietet Platz für die übersichtliche Ablage aller wichtigen Dokumente wie Verträge, interne Vorschriften, Formulare, Normen, Handbücher usw. und ermöglicht deren gemeinsame Nutzung innerhalb des gesamten Unternehmens, in einzelnen Niederlassungen oder mit externen Mitarbeitern.
Organisieren Sie Ihre Unternehmensdokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur mit beliebig vielen Unterordnerebenen. Jeder Ordner verfügt über eigene Zugriffsrechte – legen Sie fest, wer lesen, bearbeiten, löschen oder Unterordner erstellen darf. Dank der intuitiven Oberfläche finden Sie jede Datei in Sekundenschnelle.
Jede Bearbeitung eines Dokuments erstellt automatisch eine neue Version unter Beibehaltung der gesamten Historie. Sie können jederzeit zu einer früheren Version zurückkehren, Unterschiede vergleichen und nachverfolgen, wer welche Änderung wann vorgenommen hat. Kein wichtiges Dokument geht jemals verloren oder wird überschrieben.
Teilen Sie Dokumente mit Kollegen über direkte interne Links oder mit externen Partnern und Kunden über öffentliche Links mit begrenzter Gültigkeit. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, wer auf Ihre Daten zugreift und wie lange.
Suchen Sie nicht nur nach Dateinamen – durchsuchen Sie direkt den Inhalt Ihrer Dateien. Die Volltextsuchmaschine durchsucht die Texte in Ihren Dokumenten und liefert sofort relevante Ergebnisse. Finden Sie eine Bestätigung, einen Vertrag oder jedes andere Dokument in Sekunden.
Legen Sie Zugriffsberechtigungen auf der Ebene einzelner Ordner fest – Lesen, Schreiben, Löschen, Erstellen von Unterordnern und öffentliches Teilen. Jeder Benutzer sieht nur das, wofür er berechtigt ist. Sensible Unternehmensdaten bleiben sicher, ohne die Produktivität einzuschränken.
Wofür Sie das Dokumentenmodul verwenden können
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Massen-Upload und -Download von Dateien
Laden Sie mehrere Dateien gleichzeitig per Drag-and-Drop oder Dateiauswahl hoch. Ebenso einfach markieren und laden Sie mehrere Dokumente als einzelnes ZIP-Archiv herunter. Sparen Sie Zeit bei der täglichen Arbeit mit großen Dateimengen.
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Dokumentensperre während der Bearbeitung
Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, markiert das System es automatisch als gesperrt für andere Benutzer. So vermeiden Sie Bearbeitungskonflikte und stellen sicher, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Datei ändern.
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Benutzerdefinierte Felder für jeden Ordner
Definieren Sie für jeden Ordner optionale benutzerdefinierte Felder – Datum, Nummer, Text, Auswahlfeld, CRM-Firma oder Auftrag. Ergänzen Sie Ihre Dokumente mit strukturierten Metadaten für einfacheres Filtern und Navigieren.
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Export von Dokumentenlisten nach Excel
Exportieren Sie eine vollständige Dokumentenliste einschließlich Unterordnern in eine übersichtliche Excel-Datei. Ideal für Audits, Dokumentationsinventuren oder die Weitergabe von Übersichten an die Geschäftsführung.
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Kategorisierung nach Dokumententypen
Organisieren Sie Dokumente mithilfe vordefinierter Typen – Verträge, Bestätigungen, Rechnungen, technische Dokumentation und mehr. Dokumententypen vereinfachen die Kategorisierung und ermöglichen eine schnelle Suche in der gesamten Ordnerstruktur.
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REST-API für automatisierte Uploads
Verbinden Sie das Dokumentenmodul über die REST-API mit Ihren externen Systemen. Automatisieren Sie den Dokumenten-Upload aus anderen Anwendungen und stellen Sie sicher, dass die gesamte Unternehmensdokumentation an einem zentralen Ort zusammenfließt.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/5/dokumente
Unternehmensdokumente – sicher und übersichtlich an einem Ort
Das Dokumentenmodul in eIntranet ersetzt chaotischen Dateiaustausch per E-Mail und unübersichtliche Netzlaufwerke. Vom Hochladen eines Dokuments über Versionierung und Austausch bis hin zur Volltextsuche – alles läuft online, sicher und mit voller Kontrolle über die Zugriffsrechte.
Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Geschäftsdaten zentral zu speichern und leicht zu teilen – von Verträgen über interne Richtlinien bis hin zu Normen und Anleitungen. Durch die intuitive Oberfläche können Sie schnell die benötigte Datei finden, sie in die entsprechende Kategorie einordnen und sofort Zugriffsrechte festlegen.
Wichtige Funktionen und Vorteile:
- Kategorisierung nach Dokumenttypen – Ordnen Sie Dateien übersichtlich, um Zeit bei der Suche zu sparen.
– Bestimmen Sie, wer in welchen Ordnern lesen, bearbeiten oder verwalten darf, und minimieren Sie so das Risiko unautorisierter Zugriffe. – Jede Bearbeitung wird protokolliert, sodass Sie frühere Versionen leicht wiederherstellen oder nachvollziehen können, wer was geändert hat. – Mit sicheren Links ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Dokumente ohne zusätzliche Tools zu installieren. – Die Verbindung zu CRM, HR oder Lager sorgt für konsistente Daten in der gesamten Organisation.
Testen Sie das Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe und vereinfachen Sie die Verwaltung wichtiger Informationen in Ihrem Unternehmen.