Gemeinsame Dokumente
Das Dokumentenmodul bietet Platz für die übersichtliche Ablage aller wichtigen Dokumente wie Verträge, interne Vorschriften, Formulare, Normen, Handbücher usw. und ermöglicht deren gemeinsame Nutzung innerhalb des gesamten Unternehmens, in einzelnen Niederlassungen oder mit externen Mitarbeitern.
Wofür Sie das Dokumentenmodul verwenden können
- Dieses Modul kann für die Archivierung von Dokumenten verwendet werden, denn für jedes Dokument kann man sehen, wer das Dokument eingefügt hat, wann dies geschah und welche Version es ist (einschließlich der Möglichkeit, frühere Versionen anzuzeigen).
- Das Modul ermöglicht es, Typen (Ordner) und Untertypen (Unterordner) von Dokumenten zu erstellen, für die dann verschiedene Arten von Zugriffsrechten für einzelne Mitarbeiter festgelegt werden können - Zugang zu Ordnern und Unterordnern nur für autorisierte Benutzer.
- Bei der Erstellung einer mehrstufigen Dokumentenbestellstruktur gibt es keine Begrenzung der Anzahl der Ebenen oder der Anzahl der Dokumente, die gespeichert werden können.
- Alle Ordner und Unterordner mit gespeicherten Dokumenten können leicht durchsucht und sortiert werden. Sie können auch direkt in Dokumenten suchen, in mehr als sechzig Dateitypen (wie .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), einschließlich pdf und ocr über gescannte Dokumente.
- Sie können den eingefügten Dokumenten Schlüsselwörter (Tags) zuweisen, die dann für die Suche nach dem Dokument verwendet werden können.
- Einzelne im Dokumentenmodul gespeicherte Dokumente (Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien) können direkt im Dokumentenmodul bearbeitet werden (kein Speichern des Dokuments auf der Festplatte, Bearbeiten und erneutes Hochladen erforderlich).
- Bei Bedarf kann ein direkter Link zu den eingefügten Dokumenten generiert werden, damit auch Personen, die keine eIntranet-Nutzer sind, diese herunterladen können.
- Es ist möglich, eine Nachricht über das Einfügen eines neuen Dokuments über das Nachrichtenmodul zu versenden.
Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Geschäftsdaten zentral zu speichern und leicht zu teilen – von Verträgen über interne Richtlinien bis hin zu Normen und Anleitungen. Durch die intuitive Oberfläche können Sie schnell die benötigte Datei finden, sie in die entsprechende Kategorie einordnen und sofort Zugriffsrechte festlegen.
Wichtige Funktionen und Vorteile:
- Kategorisierung nach Dokumenttypen – Ordnen Sie Dateien übersichtlich, um Zeit bei der Suche zu sparen.
– Bestimmen Sie, wer in welchen Ordnern lesen, bearbeiten oder verwalten darf, und minimieren Sie so das Risiko unautorisierter Zugriffe. – Jede Bearbeitung wird protokolliert, sodass Sie frühere Versionen leicht wiederherstellen oder nachvollziehen können, wer was geändert hat. – Mit sicheren Links ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Dokumente ohne zusätzliche Tools zu installieren. – Die Verbindung zu CRM, HR oder Lager sorgt für konsistente Daten in der gesamten Organisation.
Testen Sie das Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe und vereinfachen Sie die Verwaltung wichtiger Informationen in Ihrem Unternehmen.