Gemeinsame Dokumente
Das Dokumentenmodul bietet Platz für die übersichtliche Ablage aller wichtigen Dokumente wie Verträge, interne Vorschriften, Formulare, Normen, Handbücher usw. und ermöglicht deren gemeinsame Nutzung innerhalb des gesamten Unternehmens, in einzelnen Niederlassungen oder mit externen Mitarbeitern.
Das Modul Dokumente bewahrt alle Verträge, internen Vorschriften, Formulare, Normen und Handbücher an einem übersichtlichen Ort auf. Dateien liegen in einer Ordnerstruktur mit beliebiger Verschachtelungstiefe, sodass jeder sofort weiß, wo er suchen muss.
Jede Bearbeitung legt eine neue Version an, während das Original erhalten bleibt. Sie kehren jederzeit zu einer früheren Fassung zurück, sehen, wer die Datei wann geändert hat, und verlieren keine Vertragsversion mehr.
Wer lesen, schreiben, löschen oder Unterordner anlegen darf, legen Sie für jeden Ordner getrennt fest. Rechte vergeben Sie an einzelne Benutzer oder ganze Gruppen, bei Bedarf gesammelt über eine einzige Schaltfläche.
Kollegen senden Sie einen internen Link, externen Partnern einen öffentlichen Link mit begrenzter Gültigkeit. So erreicht ein Dokument auch jemanden ohne eIntranet-Anmeldung, und Sie behalten die Kontrolle, wer Zugriff erhält.
Wofür Sie das Modul Dokumente nutzen können
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Einteilung nach Dokumenttypen
Verträge, Richtlinien, Formulare und Zertifikate ordnen Sie eigenen Typen und Ordnern zu. Die richtige Datei unter Hunderten zu finden, wird zur Sache eines Klicks.
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Eigene Felder bei Ordnern
Ergänzen Sie jeden Ordner um Felder wie Gültigkeitsdatum, Nummer, Auswahlliste oder Verknüpfung mit einer CRM-Firma oder einem konkreten Auftrag. Ihre Ablage passt dann genau zu Ihren Abläufen.
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Volltextsuche im Inhalt der Anhänge
Sie suchen nach dem Text in den Dateien, nicht nur nach dem Namen. Eine Klausel im Vertrag finden Sie auch dann, wenn Sie sich an den Titel nicht mehr erinnern.
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Sammel-Upload und -Download
Laden Sie mehrere Dateien gleichzeitig hoch und ziehen Sie markierte Dokumente in einem Paket herunter. Das spart spürbar Zeit beim Verschieben ganzer Agenden.
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Sperren eines Dokuments während der Arbeit
Markieren Sie eine Datei mit „Ich arbeite daran", und andere sehen, dass sie gerade bearbeitet wird. Das verhindert überschriebene Änderungen und Verwirrung um Versionen.
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Export der Liste nach Excel
Eine Übersicht des Ordners samt aller Unterordner exportieren Sie in eine Tabelle. Praktisch für Prüfungen, Audits oder die Übergabe einer Agenda.
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Bestätigung und Hinweis auf Neuigkeiten
Nach dem Hochladen eines Dokuments bietet das System gleich das Anlegen einer Neuigkeit an, sodass Kollegen von einer neuen Richtlinie oder einem Formular erfahren, ohne dass Sie ihnen hinterherlaufen.
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REST API für die Automatisierung
Dokumente aus anderen Systemen spielen Sie automatisch über die API in eIntranet ein. Das manuelle Weiterleiten von Dateien entfällt damit.
Hilfe/Wiki zu diesem Modul finden Sie unter: https://wiki.eintranet.net/de/modul/5/dokumente
Behalten Sie Ihre Unternehmensdokumente im Griff
Ein Ort für alle Dateien, klare Rechte an jedem Ordner und eine vollständige Versionshistorie. Das Modul Dokumente ersetzt verstreute Laufwerke und Sammelpostfächer und beendet die Suche danach, wo etwas liegt.
Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Geschäftsdaten zentral zu speichern und leicht zu teilen – von Verträgen über interne Richtlinien bis hin zu Normen und Anleitungen. Durch die intuitive Oberfläche können Sie schnell die benötigte Datei finden, sie in die entsprechende Kategorie einordnen und sofort Zugriffsrechte festlegen.
Wichtige Funktionen und Vorteile:
- Kategorisierung nach Dokumenttypen – Ordnen Sie Dateien übersichtlich, um Zeit bei der Suche zu sparen.
– Bestimmen Sie, wer in welchen Ordnern lesen, bearbeiten oder verwalten darf, und minimieren Sie so das Risiko unautorisierter Zugriffe. – Jede Bearbeitung wird protokolliert, sodass Sie frühere Versionen leicht wiederherstellen oder nachvollziehen können, wer was geändert hat. – Mit sicheren Links ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff auf benötigte Dokumente ohne zusätzliche Tools zu installieren. – Die Verbindung zu CRM, HR oder Lager sorgt für konsistente Daten in der gesamten Organisation.
Testen Sie das Modul zur Unternehmensdokumentenfreigabe und vereinfachen Sie die Verwaltung wichtiger Informationen in Ihrem Unternehmen.