Anglicky - beta
Slovensky - beta
Maďarsky - beta
Polsky - beta
Německy - beta
Španělsky - betaCestovní příkazy v elektronické podobě
Modul cestovní příkazy významnou měrou usnadňuje vedení a prokazatelnost nutných úkonů spojených s realizací pracovních cest. Celý proces evidence, zpracování a schvalování cestovního příkazu probíhá v elektronické formě.
Elektronická evidence cestovních příkazů, výpočet náhrad
- Pracovní cesty zaměstnanců, a nejen zaměstnanců, představují často významnou pomoc při plnění zaměstnavatelem uložených pracovních úkolů. Modul cestovní příkazy významnou měrou usnadňuje vedení a prokazatelnost nutných úkonů spojených s realizací pracovních cest.
- Postup zadávání a zpracování cestovního příkazu plně odpovídá tištěným formulářům cestovních příkazů tak, aby byla zajištěna relevantnost a procesní správnost evidence pracovních cest.
- V rámci elektronického cestovního příkazu vedeného v aplikaci eIntranet jsou přesně a jasně uvedeny všechny podmínky konkrétní pracovní cesty zaměstnance tak, aby mohly být schváleny vysílajícím vedoucím zaměstnancem (příslušným vedoucím k tomu pověřeným). Tato část je rozhodující a následně jí odpovídá vyúčtování pracovní cesty. Jde zejména o dobu a místo nástupu a ukončení cesty (počátek a konec pracovní cesty), místo plnění pracovních úkolů (přechodné pracoviště), způsob dopravy, ubytování a další podle potřeby a uvážení zaměstnavatele.
- V rámci modulu cestovní příkazy probíhá veškeré schvalování v elektronické podobě, což významně urychluje jejich schvalovací proces. Zároveň je, pro případ potřeby, zachována možnost získání tištěné verze schváleného cestovního příkazu.
- Během procesu vyplňování a schvalování služební cesty může být cestovní příkaz ve stavu: založen - čeká na schválení k cestě - schválen, cesta povolena - schválen, čeká na proplacení - vyřízen - zamítnut.
- Vyúčtování pracovní cesty se po zadání příslušných údajů provede automaticky. V nastavení modulu je ale nutné nejprve zadat sazby jednotlivých položek, podle kterých se bude vyúčtování provádět. cestovního příkazu.
- Cestovní příkazy lze vyplňovat jak pro tuzemské, tak i zahraniční služební cesty.
- Snadné vyhledávání a třídění cestovních příkazů dle stavu (založen, čeká na schválení, vráceno k doplnění, schválen, vyřízen, zamítnut, zrušen).
Použití elektronického cestovního příkazu v rámci aplikace eIntranet.net přináší mnoho výhod pro zaměstnance i zaměstnavatele. Tyto výhody zahrnují zjednodušení administrativních procesů, zvýšení efektivity a přesnosti a lepší přehlednost a kontrolu nad služebními cestami.
Efektivita a úspora času – automatizace procesů (eliminace manuálního vyplňování formulářů) administrativního personálu,
rychlé schvalování (rychlé a snadné schvalování cestovních příkazů manažery, což urychluje celý proces)
Přesnost a eliminace chyb – redukce administrativních chyb (snížení rizika chyb způsobených ručním vyplňováním a přepisováním údajů), předvyplněné formuláře (aplikace může automaticky vyplnit opakující se údaje, což dále zvyšuje přesnost a šetří čas)
Lepší přehlednost a kontrola – centralizace dat (všechny cestovní příkazy a související dokumenty jsou uloženy na jednom místě, což usnadňuje jejich správu a dohledávání), historie a záznamy (aplikace uchovává historii všech cestovních příkazů, což umožňuje snadné zpětné dohledání informací a vytváření reportů)
Zlepšení komunikace a spolupráce – notifikace a připomínky (aplikace může zasílat notifikace o nových příkazech ke schválení, což zlepšuje komunikaci mezi zaměstnanci a managementem; sdílení informací (informace o cestách mohou být snadno sdíleny s relevantními osobami, což usnadňuje koordinaci a plánování)
Finanční úspory – snížení nákladů na papírování (elektronické formuláře snižují potřebu tištěných dokumentů, což vede k úsporám nákladů na papír, tisk a skladování)
Zabezpečení a soulad s předpisy – bezpečnost dat (elektronický systém zajišťuje vyšší úroveň zabezpečení citlivých informací ve srovnání s papírovými dokumenty); soulad s předpisy (systém může být nastaven tak, aby automaticky dodržoval všechny relevantní právní a interní předpisy týkající se služebních cest a výdajů)
Uživatelská přívětivost – přístupnost odkudkoli elektronické cestovní příkazy mohou být podávány a schvalovány z různých zařízení a míst, což usnadňuje práci zaměstnancům na cestách)
Implementace elektronického cestovního příkazu v aplikaci eIntranet.net tak může výrazně zefektivnit a zjednodušit procesy spojené se služebními cestami, přinést úspory nákladů a zlepšit celkovou přehlednost a kontrolu.