Výkazy práce

Výkazy práce – jednoduchá a přesná evidence odpracovaných hodin

Modul výkazy práce v eIntranet.net umožňuje rychle a spolehlivě zaznamenávat práci zaměstnanců podle jednotlivých hodin. Díky integrované fakturaci a přehledným statistikám získáte okamžitý náhled na odvedenou práci, což urychlí rozhodování a zjednoduší správu mzdy.

• Elektronická evidence – evidujte hodiny bez papírování, ušetříte až 30 % času na administrativě.
• Průběžné sledování projektů – zobrazujte práci podle zakázek a týmů, aby bylo jasné, kde se zdroje spotřebovávají.
• Rychlá fakturace – automaticky převádějte zaznamenané hodiny na faktury s nastavitelnými tarify (normální, expresní, atd.).
• Statistiky a reporty – přehledné grafy odvedených hodin pro jednotlivé zaměstnance či zakázky, které lze exportovat do Excelu nebo PDF.
• Integrace s úkolovým modulem – propojte výkazy s konkrétními úkoly a získejte kompletní obraz o časové náročnosti projektů.

Zjednodušte účetnictví, snížíte chybovost a zvýšíte transparentnost práce ve firmě. Vyzkoušejte modul výkazy práce ještě dnes a uvidíte rozdíl v každodenním provozu!

Co jsou výkazy práce a k čemu ve firmě slouží

Výkaz práce je záznam o tom, kolik hodin konkrétní zaměstnanec strávil na konkrétní zakázce, projektu nebo úkolu – a co k tomu patřilo za náklady. Anglicky se tomu říká timesheet. Odpovídá na otázku „na čem se pracovalo“, zatímco docházka odpovídá na otázku „kdy byl kdo v práci“. Jsou to dvě různé věci a je dobré je nezaměňovat.

Modul Výkazy práce v eIntranetu vede tuhle evidenci s ohledem na to, že jedna data slouží dvěma různým lidem. Fakturant potřebuje vidět hodiny seskupené podle zakázek, aby mohl vystavit fakturu. Mzdová účetní potřebuje totéž seskupené podle zaměstnanců. Modul proto nabízí pět různých pohledů na tatáž data, každý s vlastním filtrem.

Nasazuje se hlavně tam, kde se práce přeúčtovává zákazníkovi – u servisních firem, stavebních party, IT dodavatelů, projekčních kanceláří. Druhý typický důvod je vnitřní: firma chce vědět, kolik ji která zakázka doopravdy stála, a ne jen odhadovat.

Kromě hodin se u výkazu evidují i doprava a další náklady v korunách, takže podklad pro fakturu obsahuje všechno potřebné. A pokud má práce různou hodnotu – standardní hodina, přesčas, víkend – použijí se tarify s násobícím koeficientem.

Co všechno modul výkazy práce umí

Pět pohledů na stejná data

Co se do výkazu zapisuje

Povinné jsou jen dvě věci: kdo pracoval a kolik hodin. Ostatní pole se v nastavení zapínají podle toho, co firma opravdu potřebuje – formulář s patnácti políčky, z nichž se vyplňují tři, lidi od vykazování spolehlivě odradí.

• Odpracoval a Datum jsou předvyplněné přihlášeným uživatelem a dnešním dnem.
• Čas lze zadat desetinně (1.5 znamená hodinu a půl) nebo ve formátu hodin a minut.
• Zakázka, CRM firma a CRM pobočka se nabízejí, jen pokud jsou příslušné funkce aktivní.
• Doprava a Další náklady se zadávají v korunách a v přehledech se sčítají odděleně od hodin.
• Přílohy se přetahují do dialogu – typicky dodací list nebo fotka z realizace.

Tarify

Tarif je pojmenovaný typ práce s volitelným násobícím koeficientem. Nastavuje ho administrátor v konfiguraci modulu a zaměstnanec ho pak jen vybere ze seznamu. V přehledu dle zaměstnanců se pak zobrazí původní odpracovaný čas i čas přepočtený podle koeficientu – tedy obojí, ne jen výsledek.

Osm typů vlastních polí

Ano/Ne, číslo celé, číslo desetinné, datum, výběr ze seznamu, text na jeden řádek, výběr uživatele – a tabulka činností. Poslední jmenovaná je zajímavá: umožní do jednoho výkazu zapsat víc operací, každou s kódem činnosti, časem od – do a počtem. Systém z toho může dopočítat celkový čas nebo dodatečné náklady.

U každého vlastního pole se určuje název, typ, pořadí ve formuláři a to, jestli se má objevit v přehledové tabulce a ve filtru.

Sedm úrovní oprávnění

• Bez přístupu – modul se nezobrazí.
• Zobrazení vlastních výkazů – jen čtení, bez zápisu.
• Editace – zakládání a úprava vlastních výkazů.
• Editace + zobrazení podřízených – navíc výkazy podřízených.
• Zobrazení všech výkazů – přehled napříč firmou.
• Správce – navíc mazání a export dat.
• Administrátor – navíc nastavení modulu.

Jak zápis výkazu probíhá krok za krokem

1. Zaměstnanec klikne na Zapsat práci. Zelené tlačítko s ikonou plus v pohledu Výkazy práce. Formulář má předvyplněné jméno a dnešní datum, takže se doplňuje zakázka, počet hodin a případně popis činnosti.
2. Nebo použije hromadné zadání. Tlačítko Zapsat práci hromadně nabídne pět řádků najednou; tlačítkem Další řádek se dá rozšířit. Prázdné řádky se při uložení automaticky přeskočí, takže si nikdo nemusí hlídat, kolik jich vyplnil.
3. Podobný výkaz zkopíruje. Ikona kopírování otevře formulář s údaji z původního záznamu – změní se jen datum a hodiny. U opakující se práce na téže zakázce to šetří většinu psaní.
4. Vedoucí zkontroluje. S oprávněním „Editace + zobrazení podřízených“ vidí a upravuje výkazy svého týmu; se „Zobrazením všech výkazů“ celou firmu.
5. Na konci měsíce se výkazy uzavřou do přehledů. Fakturant otevře Přehled dle zakázek, mzdová účetní Přehled dle zaměstnanců.

Dvě věci k tomu patří. Smazaný výkaz se neztrácí – přesune se do koše, odkud ho administrátor obnoví tlačítkem Smazané. A v nastavení lze omezit maximální počet dní zpětně, takže výkazy nelze dopisovat po libovolně dlouhé době; je to jediná pojistka proti tomu, aby se hodiny odhadovaly zpaměti na konci čtvrtletí.

Odkud se hodiny berou a kam podklady odcházejí

Modul nepotřebuje žádný hardware – ani terminál, ani čtečku. Hodiny do něj vstupují ručním zápisem a ven vedou čtyři cesty.

Ze seznamu zakázek

Pokud firma používá modul Zakázky, je v jeho seznamu tlačítko pro zápis práce. Zaměstnanec tak nemusí přepínat do jiného modulu a hledat správnou položku v rozbalovacím seznamu. V detailu zakázky se pak zobrazuje přehled všech výkazů, které na ni padly.

Za pozornost stojí jedno výchozí nastavení: uzavřené zakázky se v seznamu pro nové výkazy nenabízejí. Dá se to změnit, ale ve výchozím stavu to brání tomu, aby někdo vykázal práci na zakázce, která je už vyfakturovaná.

Z modulu CRM

Práci lze místo na zakázku navázat přímo na firmu z CRM, případně na její konkrétní pobočku. Hodí se to u servisních zásahů, kde se nezakládá zakázka, ale je potřeba vědět, kolik času se u kterého zákazníka strávilo.

Kam podklady odcházejí

• Do Excelu. Tlačítko nad tabulkou stáhne XLSX se všemi viditelnými sloupci. Tlačítkem Zobrazení sloupců si předtím vyberete, co se má exportovat.
• Do XML pro účetní systém. V pohledu Měsíční přehled vyberete rok a měsíc a pod tabulkou uložíte výkazy do XML. To je cesta, kterou se hodiny dostávají do mzdového nebo účetního softwaru bez ručního přepisování.
• Na tiskárnu. Přehled dle zakázek se dá vytisknout a přiložit k faktuře jako rozpis.
• Do faktury. Součty z přehledu dle zakázek – hodiny podle tarifů, doprava, další náklady – slouží jako podklad pro vystavení faktury.

Výkazy práce a česká legislativa

Tady je jedno nedorozumění, které stojí za vyjasnění, protože se opakuje často.

Výkaz práce není evidence pracovní doby. Podle §96 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce odpracované směny, práce přesčas, další dohodnuté práce přesčas, noční práce a doby v době pracovní pohotovosti.

Výkaz práce oproti tomu zaznamenává, kolik hodin padlo na kterou zakázku – nikoli kdy směna začala a kdy skončila. Zaměstnanec, který vykáže osm hodin na zakázce, tím nedoložil, že přišel v sedm a odešel v půl čtvrté. Pro naplnění §96 slouží v eIntranetu samostatný modul Docházka; výkazy práce jsou vedle něj, ne místo něj.

S mzdovou agendou souvisejí tarify, a i tady je namístě opatrnost. Koeficient u tarifu je nástroj pro vnitřní přepočet a fakturaci – není to zákonný příplatek. Zákonné příplatky upravuje zákoník práce samostatně: podle §114 přísluší za práci přesčas příplatek nejméně ve výši 25 % průměrného výdělku (nebo náhradní volno), podle §115 za práci ve svátek nejméně 100 % nebo náhradní volno, podle §116 za noční práci nejméně 10 % a podle §118 za práci v sobotu a v neděli nejméně 10 % průměrného výdělku.

Nastavit si v modulu tarif „přesčas“ s koeficientem 1,25 tedy neznamená, že tím je splněn §114. Je to jen způsob, jak si firma přepočítá hodiny pro vlastní kalkulaci nebo pro fakturu zákazníkovi. Výpočet mzdy zůstává na mzdovém softwaru a mzdové účetní.

Výkazy práce naopak dobře poslouží jako podklad k údajům, které zaměstnavatel podle §142 odst. 5 zákoníku práce uvádí v písemném dokladu o jednotlivých složkách mzdy – ale jen jako podklad, ne jako samotný doklad.

Co tento text netvrdí: že vedení výkazů práce naplňuje evidenční povinnost podle §96 zákoníku práce nebo že tarify nahrazují zákonné příplatky. Modul eviduje odpracované hodiny podle zakázek, tarify, dopravu a další náklady. Zda vaše nastavení odpovídá tomu, co potřebujete doložit, posoudí vaše mzdová účetní nebo právník.

Text popisuje stav právní úpravy k srpnu 2026 a slouží k orientaci, nenahrazuje právní ani daňové poradenství.

Výkazy práce pro malý servis, pro stavební firmu i pro projekční kancelář

U výkazů práce platí, že účet potřebuje každý, kdo hodiny vykazuje – tedy prakticky celý produktivní tým. Tím se modul liší od fakturace nebo schvalování, kde vystačíte s hrstkou lidí, a blíží se docházce.

Servisní firma s pěti techniky ho používá nejjednodušeji: technik zapíše hodiny a kilometry k zakázce, majitel si na konci měsíce vytiskne přehled a fakturuje. Tarify nemusí zavádět vůbec.

Stavební firma potřebuje víc. Tam se hodí tabulka činností, do které parta zapíše víc operací v jednom dni, a tarify na rozlišení běžné práce od víkendové. Přehled dle zakázek pak ukáže, kolik konkrétní stavba spolykala.

Projekční nebo IT firma řeší hlavně to, že se práce dělí mezi projekty a je potřeba vědět, který je ziskový. Tady dává smysl navázat výkazy na CRM firmy a používat pohled Statistiky za libovolné období.

Na co se ptát před nasazením

• Poslouží stejná data fakturaci i mzdám? Pokud ne, budou se hodiny zadávat dvakrát – a to nikdo dlouho nedělá.
• Jde omezit, jak daleko zpět se smí zapisovat? Bez toho se výkazy dopisují zpaměti a čísla přestanou být použitelná.
• Uvidí vedoucí výkazy svého týmu, ale ne celé firmy? Sedmiúrovňová práva to řeší; nástroj se dvěma úrovněmi ne.
• Dostanete data do mzdového softwaru bez přepisování? Export do XML je tady právě kvůli tomu.
• Zvládne nástroj i náklady, nebo jen hodiny? U servisních firem je doprava podstatná část fakturované částky.
• Nepletete si to s docházkou? Otázka, kterou si stojí za to položit dřív než dodavateli – jsou to dvě různé agendy.

Kolik výkazy práce stojí

Modul Výkazy práce se neplatí zvlášť. Platí se za uživatele a měsíc a v ceně předplatného jsou všechny moduly kromě GPS lokace. Žádný hardware modul nevyžaduje.

Ceny za uživatele a měsíc bez DPH. Aktuální podobu ceníku najdete na stránce Ceník.

Otázka, kterou si u výkazů klade skoro každý: platím za počet vykázaných hodin nebo za počet zakázek? Ne. Počet výkazů, zakázek ani tarifů cenu neovlivňuje. To je rozdíl proti specializovaným timesheet nástrojům, které se často účtují po uživatelích i po projektech zároveň, nebo mají limit na počet aktivních projektů v levnějším tarifu.

Platí se výhradně za lidi – a u tohoto modulu je jich hodně. Vykazovat musí každý, kdo pracuje na zakázkách, takže u dvacetičlenné servisní firmy se sedmnácti techniky se platí za sedmnáct až dvacet účtů, tedy 52 až 72 Kč na osobu měsíčně. Administrativa, která nevykazuje, účet kvůli výkazům mít nemusí.

Prostor tu roli hraje jen okrajově, pokud k výkazům nepřikládáte fotodokumentaci. Kvóta je 0,5 GB na uživatele v tarifu základ, 2 GB v normal a 4 GB v extra. Telefonická technická podpora je vyhrazena tarifu extra.

Výkazy práce zdarma: kdy stačí Excel a kde je hranice

Sdílená tabulka v Excelu nebo bezplatný tarif nástroje jako Toggl či Clockify nic nestojí a pro tři lidi, kteří vykazují na dvě zakázky, jsou naprosto dostatečné. Zavádět kvůli tomu intranet nemá smysl a tvrdit opak by bylo nepoctivé.

Hranice se ukáže v pěti bodech:

• Dvojí sestava z jedněch dat. V Excelu se podklad pro fakturu a podklad pro mzdy dělá zvlášť, obvykle kontingenční tabulkou, kterou umí jeden člověk. Tady jsou to dva pohledy na tatáž data.
• Kdo vidí čí hodiny. Sdílená tabulka ukáže všem všechno. Sedm úrovní oprávnění umožní vedoucímu vidět svůj tým a nikoho jiného.
• Zpětné dopisování. Excelovou tabulku lze vyplnit za celé čtvrtletí v jeden večer. Omezení počtu dní zpětně to znemožní.
• Náklady vedle hodin. Bezplatné timesheet nástroje obvykle měří jen čas. Doprava a materiál v korunách u nich chybí, a přitom u servisních firem tvoří podstatnou část faktury.
• Napojení na zakázky a CRM. V Excelu se název zakázky píše ručně, takže „Novák – střecha“ a „Novak strecha“ jsou dvě různé zakázky. Výběr ze seznamu tenhle problém odstraní.

Jinými slovy: dokud se hodiny vejdou na jednu obrazovku, Excel stačí. Jakmile na nich stojí fakturace i mzdy a vykazuje víc než pět lidí, začne se tabulka rozpadat. eIntranet lze 14 dní vyzkoušet zdarma na reálném měsíci.

Jak výkazy práce zavést

1. Rozhodněte, na co se bude vykazovat. Na zakázky, na CRM firmy, nebo na obojí. Tohle rozhodnutí ovlivní všechny přehledy a mění se špatně.
2. Zapněte jen ta pole, která budete používat. Popis činnosti, doprava, další náklady, poznámka i přílohy se dají vypnout. Formulář, ve kterém se vyplňují tři pole z deseti, lidi od vykazování odradí.
3. Tarify zavádějte, jen když je opravdu potřebujete. Firma, která fakturuje jednu sazbu, si vystačí bez nich. Používáte-li je, pamatujte, že koeficient je vnitřní přepočet, ne zákonný příplatek.
4. Nastavte maximální počet dní zpětně. Sedm až čtrnáct dní bývá rozumný kompromis: nechá prostor na dodatečný zápis, ale neumožní dopisování za celý měsíc.
5. Rozdělte oprávnění podle vedoucích. Úroveň „Editace + zobrazení podřízených“ je u firmy s několika partami to, co obvykle hledáte – ne „Zobrazení všech výkazů“.
6. Vlastní pole až nakonec. Nejdřív měsíc vykazujte bez nich a teprve pak doplňte to, co reálně chybělo. Tabulku činností zavádějte jen tam, kde se v jednom dni skutečně dělá víc typů operací.
7. Vyzkoušejte export dřív, než na něm postavíte měsíční uzávěrku. Ověřte s účetní, že XML sedí tomu, co její software očekává.

Co si přečíst dál

• Zakázky – výkazy se na ně navazují a v detailu zakázky vidíte souhrn odpracovaných hodin i nákladů.
• Úkoly – pro práci, která nemá zakázku, ale má konkrétní zadání a termín.
• Docházka – samostatná agenda pro evidenci pracovní doby podle §96 zákoníku práce; výkazy práce ji nenahrazují.
• Vydané faktury – navazující krok po tom, co z přehledu dle zakázek vznikne podklad.