Anglicky
Slovensky
Maďarsky
Polsky
Německy
ŠpanělskyNástroj pro usnadnění vyplnění protokolů vytvořených dle potřeb uživatelů
Modul protokoly umožňuje elektronické zpracování protokolů se standardizovanou podobou formuláře (o měření, kontrole, jednání apod.) včetně vložení podpisu zpracovatele protokolu a odeslání e-mailem.
Vytvořte libovolný počet typů protokolů přesně podle vašich firemních procesů. Definujte sekce, pojmenujte pole a nastavte výchozí hodnoty – jednou, a pak protokoly vyplňují uživatelé za pár minut. Zpracování protokolů je díky standardizovanému formuláři rychlé a bezchybné.
Každé pole protokolu si zvolíte podle potřeby: text, číslo, datum, výběr ze seznamu, tabulka, vzorec s výpočtem nebo pole pro elektronický podpis. Podpis zpracovatele se vloží přímo z uložených podpisů uživatelů – bez papíru, bez skenování.
Vyplněný protokol jedním kliknutím převedete do PDF s firemním logem a číslem protokolu. PDF odešlete přímo z aplikace e-mailem zákazníkovi nebo si ho vytisknete. Předmět i text e-mailu lze přednastavit pro každý typ protokolu zvlášť.
Každý protokol prochází jasně definovanými stavy: Založen – Odevzdáno – Vyřízeno. Filtrujte jen své protokoly nebo všechny, podle roku, typu i vlastních polí. Správce může omezit přechod do stavu Vyřízeno pouze na administrátory.
K čemu můžete využít modul protokoly:
-
Protokoly o měření a kontrole
Standardizovaný zápis výsledků měření, revizí nebo technických kontrol. Pole pro výrobní číslo měřeného přístroje načtete přímo z evidence majetku.
-
Záznamy z jednání a schůzek
Rychlý zápis z porad a jednání s automatickým doplněním data, účastníků a podpisů. Protokol rovnou odešlete e-mailem všem zúčastněným.
-
Přednastavené výchozí hodnoty polí
Opakující se hodnoty vyplní systém automaticky. Uživatel vyplní jen to, co se mění – ušetří čas a eliminuje chyby způsobené ručním opisováním.
-
Elektronický podpis zpracovatele
Každý uživatel si nahraje svůj podpis nebo razítko jednou do systému. Při podpisu protokolu se podpis vloží automaticky – rychle a důvěryhodně.
-
Vlastní číslování protokolů s předponou a rokem
Nastavte formát čísla protokolu s předponou, rokem a počtem číslic. Systém přiděluje čísla automaticky a kontroluje jejich jedinečnost.
-
Přílohy PDF přímo v protokolu
K protokolu připojte PDF přílohu, která se automaticky přidá na konec vygenerovaného dokumentu. Veškerá dokumentace tak zůstane pohromadě.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/68/protokoly
Protokoly rychle, správně a vždy po ruce
Přestaňte vyplňovat papírové formuláře nebo složité tabulky v Excelu. Modul Protokoly v eIntranetu zajistí, že každý zápis bude standardizovaný, podepsaný a okamžitě dostupný. Ušetřete čas svým technikům i administrativě.
Rychlý a efektivní zápis protokolů o průběhu práce
Nástroj Protokoly od eIntranet.net zjednodušuje tvorbu, podepisování a distribuci dokumentů ve firmě. Díky předdefinovanému šablonovému systému můžete vytvořit protokol o měření, kontrole či jednání během pár kliknutí.
- Standardizovaný formulář – rychle vyplňte potřebné údaje a zajistěte konzistentní strukturu v celé organizaci.
- Elektronický podpis – zpracovatel protokolu podepisuje dokument přímo ve webové aplikaci, což eliminuje papírový tok a přispívá k bezpečnosti dat.
- Automatické odeslání e‑mailem – protokol se okamžitě rozesílá vybraným adresátům s možností nastavení připomenutí a sledování doručení.
- Úspora času a snížení chyb – automatické doplňování polí a validace vstupů minimalizují lidské omyly a zkracují dobu potřebnou na vyhotovení dokumentu o 40 %.
- Kompatibilita s ERP modulem – data z protokolů lze snadno propojit s dalšími moduly (např. HR, sklady) pro komplexní auditní stopu.
Implementujte Protokoly a získejte rychlý, bezpečný a digitální tok pracovních dokumentů – vyzkoušejte to ještě dnes!