Anglicky
Slovensky
Maďarsky
Polsky
Německy
ŠpanělskyNástroj pro usnadnění vyplnění protokolů vytvořených dle potřeb uživatelů
Modul protokoly umožňuje elektronické zpracování protokolů se standardizovanou podobou formuláře (o měření, kontrole, jednání apod.) včetně vložení podpisu zpracovatele protokolu a odeslání e-mailem.
Modul protokoly nahradí papírové revizní zprávy, certifikáty kalibrace i zápisy z jednání jednou společnou aplikací. Strukturu každého formuláře si nadefinujete sami pomocí sekcí a polí přesně podle své praxe.
Sestavte protokol z kapitol a polí: text na řádek, čísla, datum, výběr ze seznamu, tabulky i víceřádkový editor. Pro každý typ záznamu vznikne samostatná šablona, kterou opakovaně použijete.
Z každého vyplněného záznamu vznikne profesionální PDF s hlavičkou, logem, podpisy a patičkou. Přílohy ve formátu PDF se připojí na konec dokumentu, takže odběrateli pošlete jeden ucelený soubor.
Naskenovaný podpis nahrajete jednou a poté ho do protokolu vložíte jediným klikem na tlačítko Podepsat. Podpis i razítko se promítnou přímo do tiskové verze dokumentu.
Hotový záznam odešlete zákazníkovi v PDF přímo z detailu. Adresy se předvyplní z kontaktů CRM, odesílatel dostane skrytou kopii a celé odeslání se zapíše do historie protokolu.
K čemu můžete využít modul protokoly
-
Automatické číslování záznamů
Každá šablona má vlastní řadu čísel s prefixem, rokem i příponou, třeba VP2026SCH0001. O unikátní číslo se nemusíte starat, vygeneruje se samo.
-
Výpočty přímo ve formuláři
Zadejte naměřené hodnoty a vzorec spočítá průměr, odchylku nebo cokoli dalšího. Výsledek se zaokrouhlí podle vašeho nastavení.
-
Napojení na evidenci majetku
Vyberte měřený přístroj ze seznamu a výrobní číslo i další údaje se doplní samy. Konec přepisování technických parametrů ručně.
-
Stavy a postup zpracování
Protokol projde stavy Založen, Odevzdáno a Vyřízeno. Po dokončení zůstává záznam uzamčený a chráněný před náhodnou změnou.
-
Kopírování pro opakovaná měření
Pravidelnou revizi nezadávejte znovu od nuly. Zkopírujte starší protokol, upravte hodnoty a uložte jako nový záznam s novým číslem.
-
Vícejazyčné tiskové výstupy
Při tisku zvolíte jazyk a systémové popisky protokolu se přeloží do češtiny, angličtiny, němčiny a dalších jazyků. Vhodné pro zahraniční zákazníky.
-
Filtry a rychlé vyhledávání
Záznamy najdete podle typu, roku, stavu i podle vlastních polí označených pro vyhledávání. Hledaný protokol máte na obrazovce během chvilky.
-
Přílohy a propojení se zakázkami
K protokolu přetáhnete soubory, přiřadíte zákazníka z CRM, číslo zakázky i tiket z HelpDesku. Veškerá dokumentace tak drží pohromadě.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/68/protokoly
Mějte své protokoly elektronicky a vždy po ruce
Místo papírů a ručního přepisování vyplníte záznam přesně podle vlastní šablony, podepíšete ho a odešlete v PDF. Modul protokoly se přizpůsobí vašim formulářům, ne naopak.
Rychlý a efektivní zápis protokolů o průběhu práce
Nástroj Protokoly od eIntranet.net zjednodušuje tvorbu, podepisování a distribuci dokumentů ve firmě. Díky předdefinovanému šablonovému systému můžete vytvořit protokol o měření, kontrole či jednání během pár kliknutí.
- Standardizovaný formulář – rychle vyplňte potřebné údaje a zajistěte konzistentní strukturu v celé organizaci.
- Elektronický podpis – zpracovatel protokolu podepisuje dokument přímo ve webové aplikaci, což eliminuje papírový tok a přispívá k bezpečnosti dat.
- Automatické odeslání e‑mailem – protokol se okamžitě rozesílá vybraným adresátům s možností nastavení připomenutí a sledování doručení.
- Úspora času a snížení chyb – automatické doplňování polí a validace vstupů minimalizují lidské omyly a zkracují dobu potřebnou na vyhotovení dokumentu o 40 %.
- Kompatibilita s ERP modulem – data z protokolů lze snadno propojit s dalšími moduly (např. HR, sklady) pro komplexní auditní stopu.
Implementujte Protokoly a získejte rychlý, bezpečný a digitální tok pracovních dokumentů – vyzkoušejte to ještě dnes!