Anglicky
Maďarsky
Poľsky
Nemecky
ŠpanielčinaNástroj na uľahčenie vypĺňania prispôsobených protokolov
Modul protokolov umožňuje elektronické spracovanie protokolov so štandardizovaným formulárom (o meraní, kontrole, stretnutí atď.) vrátane vloženia podpisu spracovateľa protokolu a odoslania e-mailom.
Modul protokoly nahradí papierové revízne správy, kalibračné certifikáty aj zápisy z rokovaní jednou spoločnou aplikáciou. Štruktúru každého formulára si nadefinujete sami pomocou sekcií a polí presne podľa svojej praxe.
Zostavte protokol z kapitol a polí: text na riadok, čísla, dátum, výber zo zoznamu, tabuľky aj viacriadkový editor. Pre každý typ záznamu vznikne samostatná šablóna, ktorú opakovane použijete.
Z každého vyplneného záznamu vznikne profesionálne PDF s hlavičkou, logom, podpismi a pätičkou. Prílohy vo formáte PDF sa pripoja na koniec dokumentu, takže odberateľovi pošlete jeden ucelený súbor.
Naskenovaný podpis nahráte raz a potom ho do protokolu vložíte jediným kliknutím na tlačidlo Podpísať. Podpis aj pečiatka sa premietnu priamo do tlačovej verzie dokumentu.
Hotový záznam odošlete zákazníkovi v PDF priamo z detailu. Adresy sa predvyplnia z kontaktov CRM, odosielateľ dostane skrytú kópiu a celé odoslanie sa zapíše do histórie protokolu.
Na čo môžete využiť modul protokoly
-
Automatické číslovanie záznamov
Každá šablóna má vlastný rad čísel s prefixom, rokom aj príponou, napríklad VP2026SCH0001. O unikátne číslo sa nemusíte starať, vygeneruje sa samo.
-
Výpočty priamo vo formulári
Zadajte namerané hodnoty a vzorec vypočíta priemer, odchýlku alebo čokoľvek ďalšie. Výsledok sa zaokrúhli podľa vášho nastavenia.
-
Napojenie na evidenciu majetku
Vyberte meraný prístroj zo zoznamu a výrobné číslo aj ďalšie údaje sa doplnia samy. Koniec prepisovania technických parametrov ručne.
-
Stavy a postup spracovania
Protokol prejde stavmi Založený, Odovzdané a Vybavené. Po dokončení zostáva záznam uzamknutý a chránený pred náhodnou zmenou.
-
Kopírovanie pre opakované merania
Pravidelnú revíziu nezadávajte znova od nuly. Skopírujte starší protokol, upravte hodnoty a uložte ako nový záznam s novým číslom.
-
Viacjazyčné tlačové výstupy
Pri tlači zvolíte jazyk a systémové popisky protokolu sa preložia do češtiny, angličtiny, nemčiny a ďalších jazykov. Vhodné pre zahraničných zákazníkov.
-
Filtre a rýchle vyhľadávanie
Záznamy nájdete podľa typu, roka, stavu aj podľa vlastných polí označených na vyhľadávanie. Hľadaný protokol máte na obrazovke za chvíľku.
-
Prílohy a prepojenie so zákazkami
K protokolu pretiahnete súbory, priradíte zákazníka z CRM, číslo zákazky aj tiket z HelpDesku. Celá dokumentácia tak drží pohromade.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/68/protokoly
Majte svoje protokoly elektronicky a vždy poruke
Namiesto papierov a ručného prepisovania vyplníte záznam presne podľa vlastnej šablóny, podpíšete ho a odošlete v PDF. Modul protokoly sa prispôsobí vašim formulárom, nie naopak.
Rýchly a efektívny zápis protokolov o priebehu práce
Nástroj Protokoly od eIntranet.net zjednodušuje tvorbu, podpisovanie a distribúciu dokumentov v spoločnosti. Vďaka preddefinovanému šablónovému systému môžete vytvoriť protokol o meraní, kontrole či jednání počas pár kliknutí.
- Standardizovaný formulár – rýchlo vyplňte potrebné údaje a zabezpečte konzistentnú štruktúru v celej organizácii.
- E‑podpis – zpracovateľ protokolu podpisuje dokument priamo vo webovej aplikácii, čo eliminuje papierový tok a prispieva k bezpečnosti dát.
- Automatické odoslanie e‑mailom – protokol sa okamžite rozesiela vybraným adresátom s možnosťou nastavenia pripomenutia a sledovania doručenia.
- Úspora času a zníženie chýb – automatické dopĺňanie polí a validácia vstupov minimalizujú ľudské omyly a skráťujú dobu potrebnú na vyhotovenie dokumentu o 40 %.
- Kompatibilita s ERP modulom – údaje z protokolov je možné ľahko prepojiť s ďalšími modulmi (napr. HR, sklady) pre komplexnú auditnú stopu.
Implementujte Protokoly a získajte rýchly, bezpečný a digitálny tok pracovných dokumentov – vyskúšajte to ešte dnes!