Anglicky
Slovensky
Maďarsky
Polsky
Německy
ŠpanělskyOdeslání a podepsání dokumentů elektronicky
Modul umožňuje základní elektronický podpis dokumentů a usnadňuje administrativu se zákazníky, dodavateli, zaměstnanci.
Nahrajte dokument ve formátu PDF, zadejte e-mail a telefonní číslo příjemce a odešlete žádost o podpis jedním kliknutím. Příjemce obdrží unikátní odkaz přímo do své e-mailové schránky. Dokumenty můžete odeslat k podpisu libovolnému počtu osob — každý dostane vlastní odkaz a vlastní ověřovací kód.
Bezpečnost podpisu zajišťuje dvoufaktorové ověření. Při otevření odkazu pro podpis systém automaticky odešle na mobilní telefon příjemce 6místný ověřovací kód. Bez zadání správného kódu není možné dokument podepsat, což zaručuje identifikaci podepisující osoby a chrání před zneužitím.
Příjemce kreslí svůj podpis přímo v prohlížeči — myší na počítači nebo prstem na mobilním zařízení či tabletu. Podpis se automaticky vloží na konec PDF dokumentu spolu s datem, časem a IP adresou podepisujícího. Není potřeba žádný speciální software ani aplikace.
Po obdržení všech podpisů systém automaticky sloučí všechny PDF přílohy a podpisové stránky do jednoho konečného dokumentu. Výsledné PDF můžete stáhnout, archivovat nebo předat třetím stranám. Volitelně lze na poslední stránku přidat QR kód pro ověření pravosti dokumentu.
Klíčové funkce elektronického podpisu dokumentů
-
Typy dokumentů s vlastními právy
Vytvořte si vlastní kategorie dokumentů (pracovní smlouvy, objednávky, dodatky) a ke každé nastavte přístupová práva podle pozic nebo jednotlivých uživatelů na 5 úrovních.
-
Záznam data, času a IP adresy
Ke každému podpisu systém zaznamená přesné datum a čas podpisu, IP adresu a informace o zařízení. Tyto údaje jsou součástí podpisové stránky v PDF a slouží jako důkaz pro případný audit.
-
Podpis na PC, mobilu i tabletu
K elektronickému podpisu stačí libovolný webový prohlížeč. Příjemce nemusí mít účet v systému ani instalovat žádnou aplikaci — stačí otevřít odkaz z e-mailu a podepsat.
-
QR kód pro ověření pravosti
Na konečné PDF se volitelně vloží QR kód, pomocí kterého lze kdykoli ověřit, že dokument pochází z vašeho systému a nebyl po vygenerování změněn.
-
Plánování odeslání
Nastavte přesný termín odeslání dokumentu — například připravte smlouvu v pátek a naplánujte odeslání na pondělí ráno. Stejně tak nastavte platnost odkazu, dokdy je možné dokument podepsat.
-
Kompletní historie a audit
Každý dokument má podrobnou historii všech operací — od vytvoření přes odeslání až po podpis. Všechny záznamy jsou dostupné pro interní audit a právní účely.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/82/epodpisy
Podepisujte dokumenty online — rychle, bezpečně a odkudkoli
Elektronický podpis dokumentů v eIntranet.net šetří čas i náklady na tisk a doručování. Díky SMS ověření a záznamu IP adresy máte jistotu identifikace podepisujícího. Ať už podepisujete pracovní smlouvy, objednávky nebo jakékoli jiné dokumenty — vše vyřídíte online během několika minut.
Elektronický podpis dokumentů online – rychlý a bezpečný způsob, jak odeslat a podepsat smlouvy či interní dokumenty bez nutnosti tisku a skenování.
- Podepisování na dálku: Umožňuje zaměstnancům, dodavatelům i zákazníkům podepsat dokumenty z libovolného zařízení – mobilního telefonu, tabletu nebo PC. Sníží se tím doba potřebná k uzavření obchodu o až 70 %.
- Jednoduchá integrace: Modul je nativně propojen s CRM a HR modulem eIntranet.net, takže podepsané dokumenty automaticky přicházejí do správných pracovních toků.
- Zabezpečený podpis: Používáme certifikát dle evropské normy EU-ESIGN a eIDAS, což zaručuje právní platnost a auditovatelnost každého podepsaného souboru.
- Auditní stopa: Každý podpis je provázán s časovým razítkem a IP adresou, takže můžete snadno doložit pravost dokumentu v případě potřeby.
- Uspornění nákladů: Eliminace papírových formulářů a poštovních poplatků přináší roční úsporu až 15 % na administrativě.
Tento modul zkracuje dobu uzavírání smluv, snižuje chybovost a podporuje digitální transformaci vaší firmy. Zkuste elektronický podpis již dnes – zjednodušte si život a ušetřete čas!