Listinná pošta

Elektronická evidence příchozí a odchozí listinné pošty je klíčovým nástrojem pro správu firemní korespondence v eIntranet.net. Umožňuje rychle zaznamenat, sledovat a archivovat každý dopis – od obyčejné až po cennou zásilku – bez nutnosti papírování.

Hlavní funkce a výhody:

• Kompletní evidence příchozí i odchozí pošty – rychlé vyhledávání podle data, typu nebo odesílatele.
• Rozšířená kontrola druhu zásilky (obyčejná, doporučená, cenná, balík…) a volba vnitrostátního či mezinárodního kurzu.
• Integrované schvalování – záznam automaticky předává odpovědné pracovníky k elektronickému podpisu nebo archivaci.
• Možnost přímého předání datových zpráv do externí poštovní služby, čímž se eliminuje manuální zadávání a snižuje riziko chyb.
• Snížení časové náročnosti na zpracování korespondence o až 30 % díky automatizovanému workflow.

Využijte tento modul k optimalizaci interní komunikace, zvýšení transparentnosti a dodržení právních požadavků na archivaci pošty. Přidejte elektronickou evidenci pošty do své ERP platformy ještě dnes a zjednodušte každodenní operace.

Co je evidence listinné pošty a k čemu ve firmě slouží

Evidence listinné pošty je záznam o každé obálce, balíku a doporučeném dopisu, který do firmy přišel nebo z ní odešel. U příchozí zásilky se zapisuje datum doručení, kdo ji převzal, od koho přišla a kdo ji bude vyřizovat; u odchozí datum odeslání, adresát a podací číslo. Papírově se tomu říká podací deník.

Modul Listinná pošta v eIntranetu vede tuto evidenci ve dvou oddělených záložkách – Doručená pošta a Odeslaná pošta – a přidává k ní tři věci, které papírová kniha neumí: sken dokumentu přímo u záznamu, jméno řešitele se stavem vyřízení a fulltextové vyhledávání v obsahu.

Proč to firmy řeší, je většinou velmi konkrétní. Přijde výzva s lhůtou, recepční ji položí na stůl kolegovi, kolega je týden nemocný a lhůta uteče. Nebo se za půl roku ptá právník, kdy přesně dorazila výpověď – a nikdo to neví. Evidence, ve které má každá zásilka evidenční číslo, datum příjmu a jméno řešitele, tuhle otázku zodpoví za deset sekund.

Druhý typický důvod je opačný směr: firma odesílá desítky doporučených dopisů měsíčně a někdo musí vypisovat podací arch pro poštu. Modul ho vygeneruje z už zapsaných zásilek.

Co všechno modul listinná pošta umí

Odkud se pošta do evidence dostane a kam z ní odchází

Modul nepotřebuje žádný hardware – ani skener, ani čtečku. Data do něj vstupují třemi cestami a vystupují čtyřmi.

Ruční zápis na recepci

Nejběžnější případ. Kdo poštu převzal, otevře záložku Doručená pošta a klikne na Přidat záznam. Datum příjmu i pole Přijal jsou předvyplněné, takže reálně se doplňuje odesílatel, druh zásilky, řešitel a stručný popis obsahu. Odesílatel se nabízí z historie: jakmile jednou zadáte úřad práce nebo konkrétního dodavatele, příště ho vyberete ze seznamu.

Z adres v CRM

Místo ručního psaní adresy lze použít pole Odesílatel (z CRM) nebo Adresát (z CRM). Začnete psát název firmy a vyberete konkrétní firmu, pobočku nebo kontaktní osobu; ulice, město a PSČ se doplní samy a záznam pošty zůstane s entitou v CRM propojený. U odchozí pošty to má praktický dopad na tisk štítků – adresa je zapsaná jednotně a nemusí se opravovat.

Z datové schránky

Pokud firma používá modul Datové schránky, lze v nastavení zapnout automatické zakládání záznamů listinné pošty pro nově přijaté datové zprávy. V témže nastavení se určí výchozí řešitel, kterému takové zásilky připadnou. V detailu záznamu se pak u podacího čísla objeví odkaz Datová zpráva, kterým se prokliknete na originál.

Praktický smysl je v tom, že úřady dnes posílají část korespondence datovkou a část papírem – a když má firma dvě oddělené evidence, nikdo neví, co všechno přišlo.

Kam data odcházejí

• Podací arch pro Českou poštu. Vyberete až deset zásilek odeslaných v posledních 14 dnech, doplníte dobírku, udanou cenu a doplňkové služby, a systém vygeneruje PDF. Hlavičkové údaje se uloží při prvním použití.
• Adresní štítky na obálky. Do mřížky 3 × 7 vyberete adresy z odeslaných zásilek. Tisknout je potřeba s okraji nastavenými na žádné a měřítkem 100 %, jinak štítky nesednou.
• Do modulu Schvalování. Z detailu doručené pošty se dokument předá do schvalovacího procesu – typicky u došlých faktur a smluv.
• Export a tisk. XLSX i tisková sestava respektují nastavený filtr, takže exportujete přesně to, co máte na obrazovce.

Jak vybrat evidenci pošty: na co se ptát před nasazením

• Umí systém rozlišit, kdo zásilku přijal, a kdo ji řeší? To jsou dva různí lidé a splynutí obou rolí je nejčastější důvod, proč evidence po půl roce přestane odpovídat skutečnosti.
• Jde k záznamu připojit sken? Bez příloh je evidence jen seznamem. S přílohou je archivem, ve kterém se dá hledat.
• Kdo smí měnit evidenční číslo a datum příjmu? U průkazné evidence by to nemělo jít komukoli. Modul váže tato pole na oprávnění úrovně 3 a vyšší, zatímco běžný řešitel mění jen stav, přílohy a poznámky.
• Vygeneruje nástroj podací arch, nebo ho budete vypisovat ručně? U dvaceti doporučených dopisů měsíčně je to rozdíl několika hodin ročně.
• Spojí se evidence s datovkou? Dvě oddělené evidence pro papír a pro datové zprávy znamenají, že nikdo nemá celkový přehled o doručené korespondenci.
• Zůstane historie u smazaných záznamů? Evidence, ze které lze beze stopy mazat, má malou vypovídací hodnotu. Zde se záznam pouze označí jako smazaný a zůstává dohledatelný.

Evidence pošty a česká legislativa

Otázka, která se objevuje nejčastěji, zní: musí firma vést podací deník? U běžné obchodní společnosti obvykle ne – povinnost vykonávat spisovou službu ukládá zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, především veřejnoprávním původcům vyjmenovaným v §3 odst. 1, tedy státním orgánům, územním samosprávným celkům, školám, zdravotním pojišťovnám a podobným subjektům.

Obchodní společnosti a družstva jsou v §3 odst. 2 téhož zákona uvedeny jako soukromoprávní původci. Ty spisovou službu vykonávat nemusí, ale mají povinnost uchovávat dokumenty uvedené v příloze č. 1 zákona a umožnit z nich výběr archiválií. Mezi takové dokumenty patří například zakladatelské dokumenty, statuty, výroční zprávy nebo účetní závěrky.

Na uchovávání dokumentů dopadají také lhůty z jiných předpisů. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ukládá v §31 uchovávat účetní záznamy po dobu 5 let a účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, požaduje v §35 uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

U datových zpráv je podstatná lhůta z §17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů: nepřihlásí-li se do datové schránky oprávněná osoba, považuje se dokument za doručený desátým dnem po dodání. Právě tato fikce doručení je důvod, proč se vyplatí mít datové zprávy a listinnou poštu v jedné evidenci se jménem konkrétního řešitele.

Co tento text netvrdí: že modul Listinná pošta představuje spisovou službu ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. Není certifikovaným elektronickým systémem spisové služby podle národního standardu. Eviduje datum doručení, evidenční číslo, odesílatele, řešitele, stav vyřízení a elektronické kopie dokumentů, tedy údaje, se kterými se v podacím deníku běžně pracuje. Zda vaší organizaci povinnost vykonávat spisovou službu vzniká a jaké nároky na systém klade, posoudí váš právník nebo spisový pracovník.

Text popisuje stav právní úpravy k srpnu 2026 a slouží k orientaci, nenahrazuje právní poradenství.

Evidence pošty pro malou kancelář i pro firmu s pobočkami

U listinné pošty se počet uživatelů řídí něčím jiným než u ostatních modulů. Zásilku zapisuje jeden nebo dva lidé na recepci, ale číst a vyřizovat ji potřebuje každý, komu je adresovaná. Účet tedy potřebují všichni potenciální řešitelé, ne celá firma.

V kanceláři o osmi lidech to bývá recepční plus tři nebo čtyři vedoucí, kterým chodí smlouvy, výzvy a faktury. Přínos je hlavně v tom, že se přestane hledat, kam se který dopis poděl.

Firma s několika pobočkami řeší něco jiného. Pole Pobočka/kancelář existuje právě proto, aby bylo poznat, kam zásilka fyzicky dorazila – a aby si vedoucí provozovny mohl vyfiltrovat jen svoje. Číslování přitom může běžet firemně jednotné.

Organizace, které skutečně vedou podací deník ze zákona, obvykle používají certifikovaný systém spisové služby. Modul Listinná pošta je pro ně spíš doplňkem pro interní přehled než náhradou – a je poctivé to říct dopředu.

Kolik evidence listinné pošty stojí

Modul Listinná pošta se neplatí zvlášť. Platí se za uživatele a měsíc a v ceně předplatného jsou všechny moduly kromě GPS lokace. Žádný hardware modul nepotřebuje – skener, který už ve firmě je, stačí.

Ceny za uživatele a měsíc bez DPH. Aktuální podobu ceníku najdete na stránce Ceník.

Otázka, kterou si u evidence pošty klade skoro každý: platím za počet zásilek? Ne. Počet evidovaných dopisů, balíků ani příloh cenu nijak neovlivňuje. Firma, která zapíše dvacet zásilek měsíčně, a firma, která jich zapíše dva tisíce, platí za stejný počet uživatelů stejně.

U tohoto modulu ale stojí za pozornost jiná položka – prostor na uživatele. Přílohy jsou tu jádrem věci a k jednomu záznamu jich lze připojit až 60, každou do 100 MB. Kdo skenuje veškerou příchozí poštu, naplní 0,5 GB tarifu základ rychleji, než čeká. Tarif normal nabízí 2 GB a extra 4 GB na uživatele; u skenující kanceláře je proto rozvaha o tarifu na místě, i kdyby jinak stačil ten nejlevnější.

Telefonická technická podpora je vyhrazena tarifu extra, v tarifu normal je e-mailová a v tarifu základ žádná.

Evidence pošty zdarma: kdy stačí sešit a kde je hranice

Malá kancelář, do které přijdou tři dopisy týdně, opravdu nepotřebuje software. Sešit na recepci nebo sdílená tabulka na disku odvedou svou práci a nemá smysl tvrdit opak.

Hranice se ukáže v pěti bodech:

• Dohledatelnost po měsících. V sešitě se listuje. Ve fulltextu se hledá – a to i v obsahu popisu, nejen v adresátovi.
• Sken u záznamu. Tabulka odkazuje na složku na disku, kterou někdo časem přejmenuje. Příloha u záznamu zůstane, kam patří.
• Kdo to má na stole. Sešit nezná stav vyřízení ani jméno řešitele. To je přesně ten údaj, kvůli kterému se evidence zavádí.
• Podací arch. Vypisovat ho ručně jde. Dvacet zásilek měsíčně ale znamená pár hodin ročně strávených opisováním adres, které už jsou zapsané.
• Kdo zapsal a kdy. V tabulce lze řádek přepsat beze stopy. Tady zůstává poznámka se jménem a časem.

Jinými slovy: pokud vám jde jen o to vědět, že něco přišlo, sešit stačí. Pokud potřebujete vědět, kdo to řeší, do kdy, a mít po ruce sken, začíná se ruční evidence rozpadat. eIntranet lze 14 dní vyzkoušet zdarma na reálné poště.

Jak evidenci pošty zavést

1. Nastavte číselník druhů zásilek. Doporučený dopis, balík, expresní zásilka – ale jen to, co firma opravdu rozlišuje. Přehnaně podrobný číselník vede k tomu, že se vyplňuje nahodile.
2. Rozhodněte o číslování. V nastavení se volí, jestli doručená a odeslaná pošta sdílejí jednu číselnou řadu, nebo mají každá svou. Změna později znamená nekonzistentní historii, takže tohle je rozhodnutí na začátek.
3. Zvažte rozlišení vnitrostátní / mezinárodní. Firmě, která do zahraničí nic neposílá, přidá jen pole navíc.
4. Nastavte oprávnění podle rolí. Recepci stačí úroveň 2 (zakládat záznamy), vedoucím úroveň 1 s tím, že jako řešitelé mohou měnit stav a přidávat přílohy. Úroveň 3 a vyšší – tedy právo měnit evidenční číslo a datum příjmu – má smysl dát jednomu nebo dvěma lidem.
5. Zapněte propojení s datovou schránkou. Ve stejném kroku určete výchozího řešitele pro zásilky převzaté z ISDS, ať nezůstávají viset bez majitele.
6. Vyplňte hlavičku podacího archu. Podavatel, odesílatel a číslo zákaznické karty České pošty se uloží při prvním vygenerování a příště se předvyplní.
7. Domluvte se na jedné věci s recepcí. Že se zapisuje v okamžiku převzetí, ne večer nebo druhý den. Právě datum příjmu je údaj, kvůli kterému celá evidence existuje.

Co si přečíst dál

• Schvalování – doručenou fakturu nebo smlouvu předáte z detailu zásilky rovnou do schvalovacího procesu.
• CRM – zdroj adres odesílatelů a adresátů; záznam pošty zůstane propojený s firmou, pobočkou nebo kontaktní osobou.
• Datové schránky – příjem datových zpráv, jejich automatické zakládání do listinné pošty a proklik zpět na originál zprávy.
• Soubory – pro dokumenty, které s konkrétní zásilkou nesouvisí a patří do sdíleného úložiště.