Datové schránky - zpracování a řízení ve firmách, více schránek v jednom
Modul datové zprávy umožňuje práci s více datovými schránkami systému ISDS najednou. V rámci modulu je možné nejen stahovat a odesílat datové zprávy, ale také je elektronicky předávat odpovědným pracovníkům k řešení.
Software pro zpracování datových schránek
- Ve všech datových zprávách je umožněno pokročilé vyhledávání, a to nejen dle základních kritérií, jako je název odesílatele či příjemce a datum dodání, ale také v obsahu doručených či odeslaných dokumentů.
- Aplikace umožňuje časově neomezenou archivaci datových zpráv (v klasických datových schránkách je doba uložení zprávy stanovena na 90 dní, následně je nutné si předplatit zvláštní službu, tzv. datový trezor).
- Pokud není aplikace používána více jak 60 dní, automaticky upozorní uživatele (správce eintranetu), na nutnost stažení obsahu datové schránky (pro zamezení ztráty dat uložených v datové schránce po 90-ti dnech).
- Doručenou datovou zprávu může odpovědný pracovník, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, zpracovat přímo (a označit ji jako vyřízenou) nebo ji předá v elektronické podobě jinému relevantnímu pracovníkovi k řešení (o přidělení nové zprávy k řešení je daný pracovník automaticky informován prostřednictvím e-mailové zprávy).
- Řízení oprávnění pro přístup k datovým schránkám i zprávám na základě uživatelských přístupů.
- Možnost definovat pravidla pro automatické zpracování/předávání k řešení datových zpráv. Např. zprávy od FÚ jsou automaticky předáný na finanční oddělení.
- Import a export datových zpráv ve formátu ZFO. Možnost odesílat i přijímat tzv. Velkoobjemové datové zprávy a vkládat komprimované soubory ve formátu ZIP či v kontejnerovém formátu ASiC do příloh datových zpráv.
- Uživatelům lze přidělit různá přístupová práva - např. pouhé čtení přidělených zpráv, vytváření nových zpráv (bez možnosti odeslání), čtení a odesílání všech zpráv. Dále je možné nastavit omezení na přístup pouze do vybraných datových schránek (nikoliv do všech zadaných datových schránek).
Možnost nastavení funkce, pomocí které lze zobrazit přehled doručených datových zpráv bez toho, aniž by se zprávy označily jako doručené a začala Vám běžet zákonná lhůta na jejich vyřízení – tím získáte delší čas na řešení datových zpráv (běžným přihlášením do datových schránek či stažením datových zpráv se zprávy označí jako doručené a začíná Vám běžet lhůta na vyřízení – například u potvrzení kontrolního hlášení je tato lhůta pouze 5 pracovních dní od doručení, což může být obtížně zvládnutelné, pokud má Vaše účetní zrovna dovolenou...).
V rámci modulu je možné nechat si povolit automatické stahování datových zpráv (zprávy se včetně příloh stahují automaticky každé 3 hodiny) a je možné nechat si zaslat kopii zpráv na e-mail. Datové zprávy se tak automaticky zasílají na email.
Modul umožňuje na datovou zprávu odpovědět, přeposlat ji či si nechat zobrazit postup pro její konvertování do tištěné verze. Dále je v modulu možné připravit novou datovou zprávu pouze k odeslání s tím, že ji může odeslat pouze pracovník, který má přidělená přístupová práva vyššího typu.
V rámci modulu je možné také přijímat a odesílat poštovní datové zprávy, které jsou elektronickou obdobou doporučené zásilky a slouží k obchodní komunikaci uživatelů.
Díky propojení modulu s CzechPointem je možné využít šablonu pro získání elektronicky podepsaného výpisu z obchodního rejstříku nebo z rejstříku trestů právnických osob.
Modul umožňuje práci s více datovými schránkami najednou a automatické ukládání datových zpráv v systému. Práva na uložené datové zprávy můžete dát pouze vybraným uživatelům, či je omezit dle datových schránek, ke kterým mají mít přístup.
V rámci aplikace je možné mít tolik aktivních schránek, kolik je předplacených uživatelů - tj. např. předplacení 8 uživatelů aplikace umožňuje mít 8 aktivních datových schránek (neaktivní schránky nejsou do tohoto počtu zahrnuty).
Do modulu je možné naimportovat i staré datové zprávy ve formátu ZFO, které jsou uložené či vyexportované z jiného SW, což umožňuje evidenci datových zpráv na jednom místě. Můžete tak pracovat s datovými zprávamy uloženými na jednom místě za více let.
Co jsou datové zprávy a datové schránky?
Datové zprávy jsou zprávy odesílané v elektronické podobě mezi subjekty prostřednictvím datových schránek. Datová schránka je elektronická schránka určená pro doručování zpráv a dokumentů mezi uživateli. Jejich hlavním účelem je zjednodušit a urychlit komunikaci a zároveň zajistit bezpečnost a důvěrnost doručovaných informací.
Výhody využití datových zpráv a datových schránek
- Úspora času a nákladů: Oproti tradiční poště je komunikace prostřednictvím datových zpráv a datových schránek rychlejší a levnější, jelikož se minimalizují náklady na tisk, obálky, poštovné a podobně.
- Bezpečnost a důvěrnost: Datové zprávy jsou zasílány v šifrované podobě, což zajišťuje ochranu citlivých údajů a soukromí uživatelů. Zároveň je zabezpečená autenticita odesílatele a příjemce.
Používání elektronických datových zpráv v softwaru eIntranet.net je stále oblíbenější u podniků všech velikostí. Díky intuitivnímu a snadno použitelnému uživatelskému rozhraní mohou podniky rychle a snadno rozesílat důležité zprávy svým zaměstnancům, zákazníkům a partnerům. Zde jsou některé z výhod používání eIntranet.net pro elektronické datové zprávy:
1. Zvýšená bezpečnost: Elektronické zasílání datových zpráv pomocí eIntranet.net je zabezpečeno robustním šifrováním, které zajišťuje, že všechna data zůstanou během přenosu v bezpečí. To pomáhá chránit citlivé informace před záškodníky a neoprávněným přístupem.
2. Zvýšená efektivita: Využíváním elektronického zasílání datových zpráv mohou podniky ušetřit čas a snížit náklady spojené s tiskem, rozesíláním a distribucí komunikačních materiálů. Navíc díky vestavěnému systému sledování eIntranet.net mohou podniky snadno zajistit, že zprávy byly přijaty a přečteny zamýšleným příjemcem.
3. Zlepšení spolupráce: Podniky mohou rychle sdílet dokumenty, zprávy a další soubory prostřednictvím elektronických datových zpráv, což umožňuje více uživatelům spolupracovat na projektech a úkolech během okamžiku. To zjednodušuje týmovou spolupráci a umožňuje uživatelům přístup k nejnovějším verzím dokumentů a souborů.
4. Zjednodušené dodržování předpisů: Společnosti v regulovaných odvětvích mohou využívat funkce eIntranet.net pro audit a dodržování předpisů, které jim umožňují snadno sledovat a spravovat pohyb citlivých dat mezi partnery a zaměstnanci.
Celkově lze říci, že eIntranet.net poskytuje podnikům výkonný a bezpečný nástroj pro lepší zasílání datových zpráv, vytváření efektivnějších pracovních postupů a zlepšování spolupráce mezi týmy. Díky pokročilým bezpečnostním funkcím, zjednodušené správě dodržování předpisů a vyšší efektivitě pomáhají řešení eIntranet.net pro elektronické zasílání dat podnikům vyniknout.