Datové schránky - zpracování a řízení ve firmách
Modul datové zprávy umožňuje práci s více datovými schránkami systému ISDS najednou. V rámci modulu je možné nejen stahovat a odesílat datové zprávy, ale také je elektronicky předávat odpovědným pracovníkům k řešení.
Software pro zpracování datových zpráv
- Ve všech datových zprávách je umožněno pokročilé vyhledávání, a to nejen dle základních kritérií, jako je název odesílatele či příjemce a datum dodání, ale také v obsahu doručených či odeslaných dokumentů.
- Aplikace umožňuje časově neomezenou archivaci datových zpráv (v klasických datových schránkách je doba uložení zprávy stanovena na 90 dní, následně je nutné si předplatit zvláštní službu, tzv. datový trezor).
- Pokud není aplikace používána více jak 60 dní, automaticky upozorní uživatele (správce eintranetu), na nutnost stažení obsahu datové schránky (pro zamezení ztráty dat uložených v datové schránce po 90-ti dnech).
- Doručenou datovou zprávu může odpovědný pracovník, který k tomu má od správce aplikace přidělena práva, zpracovat přímo (a označit ji jako vyřízenou) nebo ji předá v elektronické podobě jinému relevantnímu pracovníkovi k řešení (o přidělení nové zprávy k řešení je daný pracovník automaticky informován prostřednictvím e-mailové zprávy).
- Řízení oprávnění pro přístup k datovým schránkám i zprávám na základě uživatelských přístupů.
- Možnost definovat pravidla pro automatické zpracování/předávání k řešení datových zpráv. Např. zprávy od FÚ jsou automaticky předáný na finanční oddělení.
- Import a export datových zpráv ve formátu ZFO.
- Uživatelům lze přidělit různá přístupová práva - např. pouhé čtení přidělených zpráv, vytváření nových zpráv (bez možnosti odeslání), čtení a odesílání všech zpráv. Dále je možné nastavit omezení na přístup pouze do vybraných datových schránek (nikoliv do všech zadaných datových schránek).
Možnost nastavení funkce, pomocí které lze zobrazit přehled doručených datových zpráv bez toho, aniž by se zprávy označily jako doručené a začala Vám běžet zákonná lhůta na jejich vyřízení – tím získáte delší čas na řešení datových zpráv (běžným přihlášením do datových schránek či stažením datových zpráv se zprávy označí jako doručené a začíná Vám běžet lhůta na vyřízení – například u potvrzení kontrolního hlášení je tato lhůta pouze 5 pracovních dní od doručení, což může být obtížně zvládnutelné, pokud má Vaše účetní zrovna dovolenou...).
V rámci modulu je možné nechat si povolit automatické stahování datových zpráv (zprávy se včetně příloh stahují automaticky každé 3 hodiny) a je možné nechat si zaslat kopii zpráv na e-mail. Datové zprávy se tak automaticky zasílají na email.
Modul umožňuje na datovou zprávu odpovědět, přeposlat ji či si nechat zobrazit postup pro její konvertování do tištěné verze. Dále je v modulu možné připravit novou datovou zprávu pouze k odeslání s tím, že ji může odeslat pouze pracovník, který má přidělená přístupová práva vyššího typu.
V rámci modulu je možné také přijímat a odesílat poštovní datové zprávy, které jsou elektronickou obdobou doporučené zásilky a slouží k obchodní komunikaci uživatelů.
Díky propojení modulu s CzechPointem je možné využít šablonu pro získání elektronicky podepsaného výpisu z obchodního rejstříku nebo z rejstříku trestů právnických osob.
Modul umožňuje práci s více datovými schránkami najednou a automatické ukládání datových zpráv v systému. Práva na uložené datové zprávy můžete dát pouze vybraným uživatelům, či je omezit dle datových schránek, ke kterým mají mít přístup.
V rámci aplikace je možné mít tolik aktivních schránek, kolik je předplacených uživatelů - tj. např. předplacení 8 uživatelů aplikace umožňuje mít 8 aktivních datových schránek (neaktivní schránky nejsou do tohoto počtu zahrnuty).
Do modulu je možné naimportovat i staré datové zprávy ve formátu ZFO, které jsou uložené či vyexportované z jiného SW, což umožňuje evidenci datových zpráv na jednom místě. Můžete tak pracovat s datovými zprávamy uloženými na jednom místě za více let.
