Elektronické zpracování přijatých faktur
Modul faktury přijaté slouží k přehledné evidenci faktur a k usnadnění procesu jejich schvalování a kompletního zpracování. Přijetí faktury probíhá přímo od zasílatele faktury prostřednictvím jejího zaslání na e-mailovou adresu určenou pro přijímání faktur, případně je možné fakturu do modulu vložit naskenovanou. O přijetí faktury do systému je její zasílatel automaticky informován.
Dostupné v jazycích: 
K čemu můžete využít modul faktury přijaté
- Modul umožňuje nastavit přijímání faktur od všech/pouze od ověřených obchodních partnerů. V případě, že jsou faktury přijímány pouze z ověřených e-mailů, je možné zadat e-mail uživatele, na který bude zasíláno info v případě zamítnutí přijetí faktury. Fakturu je možné do modulu vložit i ručně; při ručním vkládání faktury je možné povolit přesunutí dané faktury rovnou do stavu "Vyřízené".
- Celý proces schvalování faktury probíhá v elektronické formě, což přináší úsporu času i finančních prostředků. Systém automaticky získává data (vytěžuje data z faktur) ze zaslaných faktur (PDF, ISDOC) a generuje z nich QR kód pro platbu, což ulehčuje zpracování a úhradu faktury.
- V rámci modulu je příchozím fakturám přidělováno vnitřní identifikační číslo, přičemž je automaticky hlídána kontinuálnost číselné řady. V každé fázi zpracování faktury je zaznamenáváno, kdo a jaké kroky s fakturou provedl. Pokud je faktura ve formátu pdf, je možné na ni dopisovat poznámky - např. ke kterému středisku položka patří.
- V rámci modulu je možné automatické sledování informací o obchodních partnerech (s aktualizací každých 24 hodin) týkajících se:
- Zápisu v insolvenčním rejstříku
- Povolených čísel bankovních účtů vedených u FÚ pro plátce DPH
- Nespolehlivých plátců DPH
- Při přiřazení faktury ke schválení je schvalovatelům zaslán e-mail s podklady pro schválení faktury. Přímo z e-mailu je tak možné danou fakturu schválit/zamítnout, což přináší značnou úsporu času a usnadňuje schvalovací proces, např. je-li schvalovatel na služební cestě.
- Modul umožňuje nastavení přijímání faktur pro více firem najednou a odlišení jednotlivých firem v rámci evidence faktur. V nastavení modulu je možné zvolit, zda bude přijatá faktura přílohou notifikačních e-mailů. Pokud je toto umožněno, je možné fakturu zkontrolovat v rámci přijatého notifikačního e-mailu (např. v rámci e-mailu informujícího o zaslání nové faktury ke schválení) a není nutné se přihlašovat do eIntranetu.
- V případě potřeby je možné nastavit schvalování faktury více schvalovateli (dle firemních zvyklostí) - maximální počet schvalovatelů je 8, přičemž poslední schvalovatel je označen jako finální (po jeho schválení se faktura přesune do složky "Schválené, k proplacení").
- V rámci jednotlivých podsložek modulu faktury přijaté je možné jednoduše vyhledávat, a to podle různých parametrů, např. názvu nebo e-mailové adresy odesílatele faktury, stavu faktury (přijaté, ke schválení, vyřízené), čísla faktury dodavatele či interního čísla faktury. Vyhledávat je možné i přímo uvnitř dokumentů, a to ve více jak šedesáti typech souborů (jako například: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/19/faktury-prijate
Elektronická evidence a schvalování přijatých faktur je klíčovým modulem eIntranet.net, který automatizuje celý proces zpracování a kontroly dodavatelských dokladů. Přesněji říkáme: ušetříte čas na manuální zadávání, snížíte riziko chyb a zajistíte auditní stopu v reálném čase.
- Rychlé přijetí faktury – stačí poslat PDF nebo ISDOC na speciální e‑mail; systém okamžitě načte data a zkontroluje dodavatelské údaje.
- Vícekolové schvalování – rozdělujte pověřené osoby podle oddělení, výše částky nebo dodavatele. Každý krok je zaznamenán v historii změn.
- Automatická komunikace – systém posílá potvrzení o přijetí či odmítnutí přímo zasilatelům, čímž eliminuje nejasnosti a prodlevy.
- Integrace s moduly zakázky a platebními kanály – automaticky doplňuje název zakázky a generuje hromadný export plateb ve formátu ABO pro úhradu.
- Více firem v jednom systému – díky nastavení přesměrování můžete spravovat faktury pro více organizací bez nutnosti samostatných systémů.
Už dnes si vyzkoušejte, jak snadné je převést ruční práci na automatizovaný tok – zkrátíte dobu schvalování o 60 % a minimalizujete chyby při zadávání. Zaregistrujte se nyní a začněte šetřit čas!