Sdílené dokumenty
Modul dokumenty poskytuje prostor pro přehledné uchovávání všech důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy, návody apod., a umožňuje jejich sdílení v rámci celé firmy, v jednotlivých pobočkách či s externími spolupracovníky.
Organizujte firemní dokumenty do přehledné stromové struktury s libovolnou hloubkou podsložek. Každá složka má vlastní nastavení přístupových práv – určete, kdo smí číst, upravovat, mazat či vytvářet podsložky. Díky intuitivnímu rozhraní najdete každý soubor během okamžiku.
Každá úprava dokumentu automaticky vytvoří novou verzi se zachováním celé historie. Můžete se kdykoli vrátit k předchozí verzi, porovnat rozdíly a sledovat, kdo a kdy změnu provedl. Žádný důležitý dokument se již neztratí ani nepřepíše.
Sdílejte dokumenty s kolegy pomocí přímého interního odkazu nebo s externími partnery a klienty prostřednictvím veřejného odkazu s omezenou platností. Máte plnou kontrolu nad tím, kdo a jak dlouho k vašim datům přistupuje.
Nehledejte dokument podle názvu – vyhledávejte přímo v obsahu přiložených souborů. Fulltextový vyhledávač prohledá texty uvnitř dokumentů a okamžitě vám nabídne relevantní výsledky. Najdete potvrzení, smlouvu nebo jakýkoli jiný dokument během sekund.
Nastavte přístupová práva na úrovni jednotlivých složek – čtení, zápis, mazání, vytváření podsložek i veřejné sdílení. Každý uživatel vidí pouze to, k čemu má oprávnění. Citlivá firemní data zůstávají v bezpečí bez kompromisů v produktivitě.
K čemu můžete využít modul dokumenty
-
Hromadný upload a stažení souborů
Nahrajte více souborů najednou jednoduchým přetažením nebo výběrem. Stejně snadno označte a stáhněte více dokumentů hromadně v jednom ZIP archivu. Ušetříte čas při každodenní práci s větším množstvím souborů.
-
Zamčení dokumentu při úpravě
Když pracujete na dokumentu, systém jej automaticky označí jako zamčený pro ostatní uživatele. Předejdete tak konfliktním úpravám a zajistíte, že na jednom souboru nepracuje více lidí současně.
-
Vlastní pole pro každou složku
Definujte si pro každou složku volitelná vlastní pole – datum, číslo, text, výběr z hodnot, firma z CRM nebo zakázka. Dokumenty tak doplníte o strukturovaná metadata pro snadnější filtrování a orientaci.
-
Export seznamu dokumentů do Excelu
Exportujte kompletní seznam dokumentů včetně podsložek do přehledného Excel souboru. Ideální pro audit, inventuru dokumentace nebo předání přehledu vedení firmy.
-
Rozdělení dle typů dokumentů
Organizujte dokumenty pomocí nadefinovaných typů – smlouvy, potvrzení, faktury, technická dokumentace a další. Typy dokumentů usnadňují kategorizaci a rychlé vyhledávání napříč celou strukturou složek.
-
REST API pro automatizované vkládání
Propojte modul dokumenty s vašimi externími systémy pomocí REST API. Automatizujte vkládání dokumentů z jiných aplikací a zajistěte, že veškerá firemní dokumentace proudí na jedno centrální místo.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/5/dokumenty
Firemní dokumenty bezpečně a přehledně na jednom místě
Modul Dokumenty v eIntranetu nahradí chaotické sdílení souborů přes e-mail a nepřehledné síťové disky. Od nahrání dokumentu přes verzování a sdílení až po fulltextové vyhledávání – vše běží online, bezpečně a s plnou kontrolou přístupových práv.
Modul Sdílení firemních dokumentů vám umožní centrálně ukládat a snadno sdílet všechny klíčové podniková data – od smluv přes interní předpisy až po normy a návody. Díky intuitivnímu rozhraní můžete rychle najít potřebný soubor, přidat ho do odpovídající kategorie a okamžitě nastavit přístupová práva.
Klíčové funkce a přínosy:
- Kategorizace podle typů dokumentů – udržte soubory přehledně uspořádané, což šetří čas při vyhledávání.
- Granulární nastavení oprávnění – určete, kdo v jakých složkách může číst, upravovat nebo spravovat dokumenty, a tím minimalizujte riziko neautorizovaného přístupu.
- Sledování historie změn – každá úprava je zaznamenána, takže můžete snadno obnovit předchozí verzi či zjistit, kdo co upravil.
- Jednoduché sdílení s externími partnery – pomocí bezpečných odkazů umožněte spolupracovníkům přístup k potřebným dokumentům bez nutnosti instalace dalších nástrojů.
- Integrace s ostatními moduly eIntranet.net – propojení s CRM, HR nebo sklady zaručuje konzistentní data napříč celou organizací.
Vyzkoušejte modul Sdílení firemních dokumentů a zjednodušte správu klíčových informací ve vaší firmě. Zavolejte nyní a objevte, jak rychle můžete zvýšit produktivitu svého týmu.