Sdílené dokumenty
Modul dokumenty poskytuje prostor pro přehledné uchovávání všech důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy, návody apod., a umožňuje jejich sdílení v rámci celé firmy, v jednotlivých pobočkách či s externími spolupracovníky.
Modul Dokumenty drží všechny smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy i návody na jednom přehledném místě. Soubory řadíte do stromové struktury složek s libovolnou hloubkou vnoření, takže každý hned ví, kde co najde.
Každá úprava vytvoří novou verzi a původní zůstane zachovaná. Kdykoli se vrátíte k předchozímu znění, dohledáte, kdo a kdy soubor měnil, a žádná verze smlouvy se vám neztratí.
Komu povolíte čtení, kdo smí zapisovat, mazat nebo zakládat podsložky určujete u každé složky samostatně. Práva přidělíte jednotlivcům i celým skupinám, klidně hromadně přes jediné tlačítko.
Kolegům pošlete interní odkaz, externímu partnerovi veřejný odkaz s omezenou platností. Dokument tak zpřístupníte i člověku bez přihlášení do eIntranetu, a přitom máte pod kontrolou, kdo se k němu dostane.
K čemu můžete využít modul Dokumenty
-
Rozdělení podle typů dokumentů
Smlouvy, směrnice, formuláře i certifikáty roztřídíte do vlastních typů a složek. Orientace ve stovkách souborů je pak otázka jednoho kliknutí.
-
Vlastní pole u složek
Ke každé složce přidáte pole jako datum platnosti, číslo, výběr ze seznamu nebo vazbu na firmu z CRM či konkrétní zakázku. Evidence tak sedí přesně na vaše procesy.
-
Fulltextové vyhledávání v obsahu příloh
Hledáte podle textu uvnitř souborů, nejen podle názvu. Potřebnou pasáž ve smlouvě dohledáte i tehdy, když si nepamatujete, jak se dokument jmenuje.
-
Hromadný upload i stažení
Nahrajte více souborů najednou a označené dokumenty stáhněte v jednom balíku. Šetří to čas při přesunech celých agend.
-
Zamčení dokumentu při práci
Označením „Budu pracovat já" dáte ostatním vědět, že soubor právě upravujete. Předejdete tak přepsání cizích změn a zmatkům s verzemi.
-
Export seznamu do Excelu
Přehled dokumentů složky i všech jejích podsložek vyexportujete do tabulky. Hodí se pro revize, audity nebo předání agendy.
-
Potvrzení a upozornění na novinky
Po vložení dokumentu se rovnou nabídne vytvoření novinky, takže se kolegové dozví o nové směrnici nebo formuláři bez dalšího obíhání.
-
REST API pro automatizaci
Dokumenty z jiných systémů vkládáte do eIntranetu automaticky přes rozhraní API. Ruční přeposílání souborů tím odpadá.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/5/dokumenty
Mějte firemní dokumenty pod kontrolou
Jedno místo pro všechny soubory, jasná práva ke každé složce a kompletní historie verzí. Modul Dokumenty nahradí roztroušené disky i sdílené e-maily a ušetří hledání i vysvětlování, kde co leží.
Modul Sdílení firemních dokumentů vám umožní centrálně ukládat a snadno sdílet všechny klíčové podniková data – od smluv přes interní předpisy až po normy a návody. Díky intuitivnímu rozhraní můžete rychle najít potřebný soubor, přidat ho do odpovídající kategorie a okamžitě nastavit přístupová práva.
Klíčové funkce a přínosy:
- Kategorizace podle typů dokumentů – udržte soubory přehledně uspořádané, což šetří čas při vyhledávání.
- Granulární nastavení oprávnění – určete, kdo v jakých složkách může číst, upravovat nebo spravovat dokumenty, a tím minimalizujte riziko neautorizovaného přístupu.
- Sledování historie změn – každá úprava je zaznamenána, takže můžete snadno obnovit předchozí verzi či zjistit, kdo co upravil.
- Jednoduché sdílení s externími partnery – pomocí bezpečných odkazů umožněte spolupracovníkům přístup k potřebným dokumentům bez nutnosti instalace dalších nástrojů.
- Integrace s ostatními moduly eIntranet.net – propojení s CRM, HR nebo sklady zaručuje konzistentní data napříč celou organizací.
Vyzkoušejte modul Sdílení firemních dokumentů a zjednodušte správu klíčových informací ve vaší firmě. Zavolejte nyní a objevte, jak rychle můžete zvýšit produktivitu svého týmu.