Dokumenty
Kde má firma mít smlouvy a předpisy
Nápověda
Smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře i návody mají jedno místo. Roztřídíte je do složek a podsložek tak hluboko, jak potřebujete, a strom jedním tlačítkem sbalíte.
Každá úprava zakládá novou verzi a ty starší zůstávají. U dokumentu vidíte, kdo a kdy verzi vložil, a soubor kterékoli z nich si stáhnete.
Pět úrovní od čtení až po zakládání podsložek a odkazy ven z firmy. Práva dáváte uživatelům nebo rovnou skupinám, u více složek naráz.
Vygenerujete veřejný odkaz s datem platnosti a limitem stažení. Vyberete, zda má vést na konkrétní verzi, nebo vždy na tu nejnovější.
K čemu můžete využít modul dokumenty
-
Hledání i uvnitř souborů
Filtr prohledá název, popis, tagy i samotný obsah příloh. Přepínačem rozšíříte hledání z jedné složky na celé úložiště.
-
Vlastní pole u každé složky
Až čtyři sloupce po svém — datum, číslo, text, výběr ze seznamu, firma z CRM nebo zakázka.
-
Hromadné nahrání i stažení
Přetáhnete až čtyřicet souborů a z každého vznikne samostatný dokument. Označené záznamy pak stáhnete najednou.
-
Zámek na dokumentu, na kterém pracujete
Označíte se jako pracující a ostatní zatím nemohou editovat. Konec verzí přepsaných dvěma lidmi současně.
-
Upozornění na nový dokument
Po uložení si necháte rovnou založit novinku, takže se o dokumentu dozví celá firma.
-
Vkládání dokumentů přes REST API
Externí systém vloží dokument sám a volitelně k němu rovnou vytvoří veřejný odkaz.
Modul Sdílení firemních dokumentů vám umožní centrálně ukládat a snadno sdílet všechny klíčové podniková data – od smluv přes interní předpisy až po normy a návody. Díky intuitivnímu rozhraní můžete rychle najít potřebný soubor, přidat ho do odpovídající kategorie a okamžitě nastavit přístupová práva.
Klíčové funkce a přínosy:
- Kategorizace podle typů dokumentů – udržte soubory přehledně uspořádané, což šetří čas při vyhledávání.
- Granulární nastavení oprávnění – určete, kdo v jakých složkách může číst, upravovat nebo spravovat dokumenty, a tím minimalizujte riziko neautorizovaného přístupu.
- Sledování historie změn – každá úprava je zaznamenána, takže můžete snadno obnovit předchozí verzi či zjistit, kdo co upravil.
- Jednoduché sdílení s externími partnery – pomocí bezpečných odkazů umožněte spolupracovníkům přístup k potřebným dokumentům bez nutnosti instalace dalších nástrojů.
- Integrace s ostatními moduly eIntranet.net – propojení s CRM, HR nebo sklady zaručuje konzistentní data napříč celou organizací.
Vyzkoušejte modul Sdílení firemních dokumentů a zjednodušte správu klíčových informací ve vaší firmě. Zavolejte nyní a objevte, jak rychle můžete zvýšit produktivitu svého týmu.
Nejčastější dotazy
Ano, při vkládání nového dokumentu se definují také klíčová slova (tagy), podle kterých bude možné dokument vyhledávat.
Filtr má pro ně samostatné pole a hledá napříč složkami, takže tagem propojíte dokumenty, které spolu souvisí, i když leží každý jinde ve stromu.
Ano, v nastavení modulu je možné definovat víceúrovňovou strukturu pro vkládání dokumentů. Dle nastavené struktury lze do jednotlivých složek i podsložek přidělovat uživatelům přístupová práva. Počet složek či podsložek omezen není.
Nad stromem jsou tlačítka Sbalit vše a Rozbalit vše. Složku bez podsložek lze později přesunout jinam ve stromu.
Ano, v rámci modulu je možné ukládat jednotlivé verze dokumentů.
Ano, v nastavení modulu dokumenty je možné povolit, aby se při vkládání nového dokumentu automaticky nabídla možnost vytvoření novinky.
Volba se pak objeví přímo v dialogu pro přidání dokumentu jako zaškrtávací pole. Po uložení vznikne záznam v modulu Novinky, takže se o dokumentu dozví celá firma.
Ano, editovat přímo v modulu je možné tyto soubory (uživatel musí mít nainstalovaný Microsoft Office):
- Word (.doc, .docx, .odt, .rtf)
- Excel (.xls, .xlsx, .csv, .ods)
- PowerPoint (.ppt, .pptx)
Soubor se otevře v příslušné aplikaci Office přes WebDAV a uloží se zpět do eIntranetu.
Ano, v rámci modulu dokumenty je možné vyhledávat i uvnitř vložených dokumentů, a to pomocí sekce Filtr. Tato funkce umožňuje vyhledávání ve více jak šedesáti typech souborů (jako například: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty.
Fulltext pracuje nad indexem, takže soubory vložené před zapnutím indexování v něm nemusí být. Reindexaci spouští administrátor.
Ano, je to možné. Pro generování odkazu je nutné mít přidělena v nastavení modulu relevantní přístupová práva. Následně se přímo v modulu dokumentu vytvoří odkaz (ikona odkazu), který je možné dle potřeby rozeslat.
V tomto případě je možné, že máte ve svém prohlížeči zablokované hromadné stahování dokumentů. Funkce Stáhnout označené otevírá stažení příloh všech označených dokumentů postupně, což prohlížeč může vyhodnotit jako nechtěné.
V prohlížeči Chrome povolíte více souborů v nastavení webu u položky Automatické stahování.
Ano, v rámci modulu je možné ukládat jednotlivé verze dokumentů. Každá editace zakládá novou verzi a ty starší zůstávají i se soubory ke stažení.
Historie je seřazená od nejnovější a u každé verze vidíte, kdo a kdy ji vložil. Je-li u složky zapnuta volba nové verze pouze při změně souboru, změna samotného popisu číslo verze nezvýší.
Jeden soubor může mít až 100 MB. U jednoho dokumentu lze najednou nahrát až 60 příloh; při hromadném přidávání, kdy z každého souboru vznikne samostatný dokument, je strop 40 souborů na jedno nahrání.
Nahrávat lze opakovaně. Připomeňte si, že každá verze dokumentu si drží vlastní přílohu, takže verzování spotřebovává diskový prostor tarifu.
Ano, je to možné. Pro generování odkazu je nutné mít přidělena v nastavení modulu relevantní přístupová práva. Následně se přímo v modulu dokumentů vytvoří odkaz (ikona odkazu), který je možné dle potřeby rozeslat.
U odkazu nastavíte datum platnosti, povolený počet zobrazení či stažení a zda má vést na konkrétní verzi, nebo vždy na tu nejnovější.
Určujete to při jeho vytvoření. Výchozí platnost je 14 dnů, ale datum lze změnit. Zvlášť nastavíte povolený počet zobrazení nebo stažení — nula znamená bez omezení — a zda má odkaz vést vždy na konkrétní verzi, nebo vždy na tu nejnovější.
Pozor: odkaz se z bezpečnostních důvodů zobrazí jen jednou při vytvoření. Uložte si ho dřív, než dialog zavřete; později už ho systém znovu neukáže.
Registrace je nezávazná, získáte možnost bezplatného testování aplikace na 14 dní.