Sdílené dokumenty
Modul dokumenty poskytuje prostor pro přehledné uchovávání všech důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy, návody apod., a umožňuje jejich sdílení v rámci celé firmy, v jednotlivých pobočkách či s externími spolupracovníky.
K čemu můžete využít modul dokumenty
- Tento modul může být využíván pro archivaci dokumentů, neboť u každého dokumentu je vidět, kdo dokument vložil, kdy se tak stalo a o kolikátou se jedná verzi (včetně možnosti zobrazení verzí předchozích).
- Modul umožňuje vytvářet typy (složky) a podtypy (podsložky) dokumentů, ke kterým je poté možné nastavit různé typy přístupových práv pro jednotlivé pracovníky – přístup do složek a podsložek jen pro oprávněné uživatele.
- Počet úrovní ani množství ukládaných dokumentů při vytváření víceúrovňové struktury řazení dokumentů nejsou omezeny.
- Ve všech složkách i podsložkách s uloženými dokumenty je možné jednoduše vyhledávat a třídit je. Vyhledávat je možné i přímo uvnitř dokumentů, a to ve více jak šedesáti typech souborů (jako například: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty.
- K vloženým dokumentům lze přiřazovat klíčová slova (tagy), podle kterých je pak možné dokument vyhledat.
- Jednotlivé dokumenty uložené v rámci modulu dokumenty (soubory typu Word, Excel a PowerPoint) lze editovat přímo v modulu dokumenty (není nutné dokument ukládat na disk, upravit a znovu nahrát).
- Na vložené dokumenty je v případě potřeby možné vygenerovat přímý odkaz pro stažení dokumentu osobami, které nejsou uživateli eIntranetu.
- O vložení nového dokumentu je možné nechat rozeslat novinku prostřednictvím modulu novinky.
Modul Sdílení firemních dokumentů vám umožní centrálně ukládat a snadno sdílet všechny klíčové podniková data – od smluv přes interní předpisy až po normy a návody. Díky intuitivnímu rozhraní můžete rychle najít potřebný soubor, přidat ho do odpovídající kategorie a okamžitě nastavit přístupová práva.
Klíčové funkce a přínosy:
- Kategorizace podle typů dokumentů – udržte soubory přehledně uspořádané, což šetří čas při vyhledávání.
- Granulární nastavení oprávnění – určete, kdo v jakých složkách může číst, upravovat nebo spravovat dokumenty, a tím minimalizujte riziko neautorizovaného přístupu.
- Sledování historie změn – každá úprava je zaznamenána, takže můžete snadno obnovit předchozí verzi či zjistit, kdo co upravil.
- Jednoduché sdílení s externími partnery – pomocí bezpečných odkazů umožněte spolupracovníkům přístup k potřebným dokumentům bez nutnosti instalace dalších nástrojů.
- Integrace s ostatními moduly eIntranet.net – propojení s CRM, HR nebo sklady zaručuje konzistentní data napříč celou organizací.
Vyzkoušejte modul Sdílení firemních dokumentů a zjednodušte správu klíčových informací ve vaší firmě. Zavolejte nyní a objevte, jak rychle můžete zvýšit produktivitu svého týmu.