Sdílené dokumenty
Modul dokumenty poskytuje prostor pro přehledné uchovávání všech důležitých dokumentů, jako jsou smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy, návody apod., a umožňuje jejich sdílení v rámci celé firmy, v jednotlivých pobočkách či s externími spolupracovníky.
K čemu můžete využít modul dokumenty
- Tento modul může být využíván pro archivaci dokumentů, neboť u každého dokumentu je vidět, kdo dokument vložil, kdy se tak stalo a o kolikátou se jedná verzi (včetně možnosti zobrazení verzí předchozích).
- Modul umožňuje vytvářet typy (složky) a podtypy (podsložky) dokumentů, ke kterým je poté možné nastavit různé typy přístupových práv pro jednotlivé pracovníky – přístup do složek a podsložek jen pro oprávněné uživatele.
- Počet úrovní ani množství ukládaných dokumentů při vytváření víceúrovňové struktury řazení dokumentů nejsou omezeny.
- Ve všech složkách i podsložkách s uloženými dokumenty je možné jednoduše vyhledávat a třídit je. Vyhledávat je možné i přímo uvnitř dokumentů, a to ve více jak šedesáti typech souborů (jako například: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty.
- K vloženým dokumentům lze přiřazovat klíčová slova (tagy), podle kterých je pak možné dokument vyhledat.
- Jednotlivé dokumenty uložené v rámci modulu dokumenty (soubory typu Word, Excel a PowerPoint) lze editovat přímo v modulu dokumenty (není nutné dokument ukládat na disk, upravit a znovu nahrát).
- Na vložené dokumenty je v případě potřeby možné vygenerovat přímý odkaz pro stažení dokumentu osobami, které nejsou uživateli eIntranetu.
- O vložení nového dokumentu je možné nechat rozeslat novinku prostřednictvím modulu novinky.
Možnost snadného ukládání, správy a bezpečného sdílení dokumentů je hlavní výhodou používání elektronických dokumentů pomocí eIntranet.net. Využitím těchto výhod mohou organizace zefektivnit své procesy správy dokumentů, zlepšit dodržování předpisů a zároveň snížit náklady Zde je několik hlavních výhod používání elektronických dokumentů pomocí eIntranet.net:
Zvýšení efektivity - elektronické dokumenty snižují nároky na ruční práci, zvyšují rychlost a přesnost a obecně se spravují snadněji než jiné typy dokumentů; lze je sdílet rychle a bezpečně, což eliminuje potřebu objemných papírových dokumentů
Eliminace nákladů na tisk - s elektronickými dokumenty odpadá potřeba fyzického tisku nebo nákladů na distribuci; to pomáhá organizacím šetřit peníze a zlepšovat jejich hospodářské výsledky
Lepší dodržování předpisů - eIntranet.net umožňuje ukládat dokumenty do zabezpečeného úložiště a udržovat aktualizované verze těchto dokumentů; dále umožňuje automatizovat pracovní postupy s dokumenty a zefektivnit jejich zpracování
Vylepšená bezpečnost - elektronické dokumenty jsou mnohem bezpečnější než papírové dokumenty - lze je šifrovat a sledovat, což umožňuje kontrolovat, kdo má přístup k citlivým informacím