Dokumenty

Modul Sdílení firemních dokumentů vám umožní centrálně ukládat a snadno sdílet všechny klíčové podniková data – od smluv přes interní předpisy až po normy a návody. Díky intuitivnímu rozhraní můžete rychle najít potřebný soubor, přidat ho do odpovídající kategorie a okamžitě nastavit přístupová práva.

Klíčové funkce a přínosy:

• Kategorizace podle typů dokumentů – udržte soubory přehledně uspořádané, což šetří čas při vyhledávání.
• Granulární nastavení oprávnění – určete, kdo v jakých složkách může číst, upravovat nebo spravovat dokumenty, a tím minimalizujte riziko neautorizovaného přístupu.
• Sledování historie změn – každá úprava je zaznamenána, takže můžete snadno obnovit předchozí verzi či zjistit, kdo co upravil.
• Jednoduché sdílení s externími partnery – pomocí bezpečných odkazů umožněte spolupracovníkům přístup k potřebným dokumentům bez nutnosti instalace dalších nástrojů.
• Integrace s ostatními moduly eIntranet.net – propojení s CRM, HR nebo sklady zaručuje konzistentní data napříč celou organizací.

Vyzkoušejte modul Sdílení firemních dokumentů a zjednodušte správu klíčových informací ve vaší firmě. Zavolejte nyní a objevte, jak rychle můžete zvýšit produktivitu svého týmu.

Co je správa firemních dokumentů a k čemu ve firmě slouží

Správa firemních dokumentů znamená, že smlouvy, vnitřní předpisy, formuláře, normy a návody leží na jednom místě, mají určeného vlastníka, jasně danou platnou verzi a přesně vymezený okruh lidí, kteří se k nim dostanou. Modul Dokumenty v eIntranetu k tomu používá stromovou strukturu složek, verzování každého záznamu a přístupová práva nastavovaná zvlášť pro každou složku.

Zásadní rozdíl proti sdílenému disku není v kapacitě. Je v tom, že dokument tu není soubor, ale záznam: má název, popis, tagy, volitelná vlastní pole, jednu nebo víc příloh a historii všech verzí s údajem, kdo a kdy je vložil. Přepsáním souboru na disku minulost zmizí; v modulu vznikne nová verze a ta předchozí zůstane ke stažení.

Nasazuje se tam, kde se lidé přestali orientovat v tom, který soubor platí — typicky u firem se směrnicemi, které se každý rok mění, a u těch, kdo potřebují část dokumentů zpřístupnit jen některým oddělením.

Jak dokumenty v eIntranetu fungují krok za krokem

1. Založení struktury. Administrátor nebo správce modulu vytvoří v Nastavení → Dokumenty hlavní složky. Uživatelé s právem na podsložky si pak vytvářejí vlastní větve přímo z pohledu dokumentů.
2. Rozdělení práv. U každé složky se nastavuje pět typů oprávnění zvlášť. Volba Všichni udělí právo automaticky i lidem, kteří do firmy teprve přijdou.
3. Vložení dokumentu. V nabídce nad tabulkou vyberete přidání dokumentu, vyplníte název, popis a tagy, přetáhnete přílohy a případně vyplníte vlastní pole složky. Zda je název a příloha povinná, určuje nastavení modulu.
4. Práce s dokumentem. Než začnete upravovat, označíte se tlačítkem Budu pracovat já. Je-li zapnuté zamykání, ostatní zatím editovat nemohou a vidí, kdo dokument drží.
5. Nová verze. Každá editace zakládá novou verzi. Je-li u složky zapnuta volba nové verze pouze při změně souboru, změna samotného popisu číslo verze nezvýší.
6. Sdílení. Kolegům pošlete interní odkaz, který vede přímo na dokument v aplikaci. Lidem mimo firmu vygenerujete veřejný odkaz s omezenou platností.
7. Mazání. Dokument jde do koše a zůstává obnovitelný, dokud správce koš nevysype.

Co všechno modul Dokumenty umí

Struktura a organizace

• Stromová struktura složek s neomezenou hloubkou vnořování, tlačítka Sbalit vše a Rozbalit vše nad stromem
• Přesun dokumentu i celé složky na jiné místo ve stromu; složku lze přesunout, pouze pokud nemá podsložky
• Až čtyři vlastní pole u každé složky: ano/ne, celé číslo, desetinné číslo, datum, jednořádkový a víceřádkový text, výběr ze seznamu, firma z modulu CRM a zakázka z modulu Zakázky
• Podmínky zobrazení složky, kterými se řídí, kdy se složka ve stromu vůbec objeví

Verze a zamykání

• Kompletní historie verzí seřazená od nejnovější, s údaji název, popis, vložil, vloženo, verze a přílohy
• Stažení souborů kterékoli starší verze
• Volitelné právo správce smazat konkrétní verzi
• Označení pracujícího uživatele, které při zapnutém zamykání zabrání souběžné editaci

Hledání

• Filtry podle názvu dokumentu, názvu souboru, data vložení od–do, vkladatele, typu souboru, tagu, popisu a obsahu přílohy
• Přepínač mezi hledáním v aktuální složce a ve všech složkách; při hledání napříč se v tabulce zobrazí i složka, ve které se dokument našel
• Aktivní filtr pozná uživatel podle tučně červeného nadpisu panelu

Hromadné operace a výstupy

• Hromadné přidání až 40 souborů naráz, z každého vznikne samostatný dokument s názvem podle souboru a verzí 1
• U jednoho dokumentu až 60 příloh, každá do 100 MB
• Hromadný přesun a hromadné stažení označených dokumentů
• Export seznamu do Excelu včetně podsložek se sloupci složka, ID, název, vložil a datum vložení

Jak se dokumenty do systému dostanou a jak z něj ven

Vstup má tři cesty. Ruční vložení jednoho dokumentu s vyplněnými poli, hromadný upload až čtyřiceti souborů naráz, a REST API pro systémy, které mají dokumenty vytvářet samy.

REST API pro automatizované vkládání

Rozhraní se nejdřív povolí v Nastavení → Dokumenty na záložce RestAPI. Volající se přihlásí požadavkem POST na /RestAPI/Login s parametry username, password a RestAPIPassword a dostane RESTAPIHash platný pět minut. Požadavkem GET na /RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/ si vyzvedne seznam složek a jejich identifikátory. Samotné vložení je POST na /RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/, kde se předává cílová složka, uživatel, pod jehož jménem dokument vznikne, název, pole názvů souborů a pole jejich obsahu v Base64. Nastavením parametru pro veřejné sdílení se rovnou vytvoří externí odkaz a jeho URL se vrátí v odpovědi spolu s ID nového dokumentu.

Výstup ven

Interní odkaz vede přímo na dokument a funguje pro přihlášené uživatele eIntranetu. Veřejný odkaz je určen lidem bez přístupu do systému: nastavíte u něj datum platnosti (výchozí je 14 dnů), povolený počet zobrazení nebo stažení (nula znamená bez omezení) a zda má vést vždy na konkrétní verzi, nebo vždy na tu nejnovější. Odkaz se zobrazí jen jednou při vytvoření — z bezpečnostních důvodů ho systém později znovu neukáže, takže si ho uložte dřív, než dialog zavřete.

Seznam dokumentů se dá vyexportovat do Excelu jako soubor export-eIntranet-Documents.xlsx. Firmy v tarifu extra si navíc mohou zapnout denní automatický export všech dokumentů do archivu ZIP ke stažení.

Hardware k tomu nepotřebujete žádný — všechno běží v prohlížeči.

Jak vybrat systém pro správu dokumentů

Nástroje se v přehledu funkcí podobají. Rozejdou se ve chvíli, kdy dokument potřebuje víc než jen ležet na disku.

• Co se stane s předchozí verzí? Ptejte se, jestli zůstane stažitelná, ne jen zaznamenaná. Historie, ze které nejde starý soubor dostat, není verzování.
• Jak jemná jsou práva? Rozdíl mezi „vidí, ale neuloží" a „smí založit podsložku" a „smí poslat odkaz ven z firmy" je v praxi zásadní. eIntranet rozlišuje pět úrovní a nastavuje je pro každou složku zvlášť.
• Umí odkaz pro externistu vypršet? Odkaz bez data platnosti a bez limitu stažení je trvale otevřená cesta k dokumentu, na kterou po roce nikdo nevzpomene.
• Hledá se i uvnitř souborů? Fulltext v názvech je málo. Zeptejte se také, zda se do indexu dostanou soubory nahrané dřív, než bylo indexování zapnuto.
• Co brání dvěma lidem přepsat se navzájem? Bez zámku vzniknou dvě verze, z nichž jedna tiše zmizí.
• Jak dostanete data ven, když skončíte? Zajímá vás hromadný export, ne jednotlivé stahování. V eIntranetu je to export seznamu do Excelu a v tarifu extra denní ZIP archiv všech dokumentů.

Dokumenty pro malé firmy, pobočky i externí spolupracovníky

Firma do dvaceti lidí. Tři až pět hlavních složek, práva nastavená na skupiny a hotovo. Verzování oceníte hlavně u směrnic a ceníků, které se mění.

Firma s pobočkami. Struktura se obvykle dělí podle poboček a v každé se opakují stejné podsložky. Právě tady se vyplatí hromadná úprava práv — nastavíte stejná oprávnění pro desítky složek najednou místo klikání složku po složce.

Spolupráce s externisty. Účetní, advokát nebo auditor nemusí být uživatelem eIntranetu. Dostane veřejný odkaz s platností a limitem stažení, případně nastavený na „vždy nejnovější verze", aby po aktualizaci dokumentu neviděl zastaralý soubor.

Provozy s certifikací. Kombinace vlastních polí u složky (datum revize, číslo normy, odpovědná osoba) a podmínek zobrazení složky pomůže držet přehled o dokumentech, které mají platnost.

Firmy s vlastními systémy. REST API vkládá dokumenty automaticky — hodí se pro generované protokoly, faktury z jiného systému nebo výstupy měření.

Dokumenty, archivace a lhůty podle českých předpisů

Nejčastější otázka nezní, jestli modul dokumenty udrží, ale jak dlouho je firma musí mít. Odpověď dávají hlavně dva předpisy. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v § 31 stanoví úschovné lhůty účetních záznamů — účetní závěrka a výroční zpráva deset let, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh pět let, a to počínaje koncem účetního období, kterého se týkají. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, pak v § 35 vyžaduje uchovávat daňové doklady deset let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Vedle toho existuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Ten ukládá povinnosti při uchovávání dokumentů a výběru archiválií mimo jiné obchodním společnostem a družstvům zapsaným v obchodním rejstříku. Zde je namístě říct otevřeně, co modul není: Dokumenty v eIntranetu nejsou elektronická spisová služba ani důvěryhodný elektronický archiv ve smyslu tohoto zákona. Modul dokumenty spolehlivě uloží, uchová jejich verze a doloží, kdo a kdy je vložil, ale neprovádí skartační řízení a nepracuje se skartačními znaky a lhůtami. Pokud se na vás povinnost vést spisovou službu vztahuje, je to samostatné téma, které modul neřeší.

Třetí okruh je ochrana osobních údajů. Dokumenty s osobními údaji — pracovní smlouvy, mzdové podklady, životopisy — spadají pod nařízení GDPR. Pro tuto oblast je z modulu podstatné, že přístupová práva se nastavují po složkách, takže okruh lidí, kteří na složku vidí, lze zúžit na ty, kdo ji skutečně potřebují, a že smazaný dokument zůstává v koši, dokud ho správce trvale neodstraní.

Text popisuje stav právní úpravy k srpnu 2026 a slouží k orientaci, nenahrazuje právní ani daňové poradenství.

Kolik správa dokumentů stojí

Platí se za uživatele, ne za modul, a všechny moduly jsou v ceně každého tarifu. U dokumentů je ale rozhodující druhá veličina, kterou ostatní moduly neřeší: diskový prostor. Ten se odvíjí od zvoleného tarifu a počítá se na uživatele — 0,5 GB v tarifu základ, 2 GB v tarifu normal a 4 GB v tarifu extra.

Ceny jsou za uživatele a měsíc bez DPH. Aktuální podobu najdete vždy na stránce ceník.

Praktický důsledek pro dokumenty: prostor se sčítá. Firma s třiceti uživateli v tarifu normal má k dispozici 60 GB, i kdyby dokumenty aktivně ukládalo pět lidí. Rozhodovat by tedy neměl počet lidí, kteří do modulu píší, ale objem toho, co ukládáte — a hlavně jestli do systému míří skenované smlouvy a fotodokumentace, nebo jen textové soubory. Připomeňte si při té úvaze, že verzování prostor spotřebovává: každá verze si drží vlastní přílohu.

Doplňkové náklady žádný hardware nezahrnují. Jediná funkce vázaná na tarif je denní automatický export všech dokumentů do ZIP archivu, který je dostupný pouze v tarifu extra; tam patří i telefonická technická podpora. Konzultace a školení se účtují 1 000 Kč za hodinu, úpravy na zakázku 1 300 Kč za hodinu.

Úložiště dokumentů zdarma: co zvládne sdílený disk

Sdílený disk na serveru, OneDrive nebo Disk Google jsou v mnoha firmách už zaplacené a pro velkou část dokumentů úplně stačí. Nabízejí synchronizaci do počítače, kterou eIntranet nedělá, a pracuje se s nimi z Průzkumníku. Pokud vaše dokumenty používá pět lidí, kteří si navzájem věří, nemá smysl nic měnit.

Hranice se ukáže ve čtyřech bodech. Práva na sdíleném disku bývají po adresářích hrubá — buď má člověk přístup k celé větvi, nebo k ničemu — kdežto tady se rozlišuje čtení, zápis, mazání, správa podsložek a právo poslat odkaz ven. Verze na disku existují, ale obvykle je nikdo nedohledá; v modulu je historie součástí záznamu. Odkaz na dokument sdílený z cloudu často nemá expiraci ani limit stažení. A vlastní pole u složky s vazbou na firmu z CRM nebo zakázku se v adresářové struktuře nahradit nedají.

Rozumné pravidlo: dokumenty, u kterých nikdo neřeší, která verze platí, nechte tam, kde jsou. Do modulu patří to, co má platnost, revize a odpovědnou osobu — směrnice, smlouvy, normy, protokoly.

Vyzkoušet si to jde na 14 dní zdarma, bez zadávání platebních údajů.

Jak dokumenty zavést, aby se v nich za rok dalo vyznat

1. Nejdřív struktura, potom nahrávání. Rozvrhněte hlavní složky podle toho, jak se liší přístupová práva, ne podle toho, jak vypadá váš současný disk. Složka, kterou vidí všichni, a složka pro mzdovou agendu spolu nemají co dělat, i kdyby v adresáři ležely vedle sebe.
2. Práva dávejte skupinám, ne lidem. Přiřadíte-li oprávnění skupině uživatelů, nový zaměstnanec získá přístup automaticky tím, že ho do skupiny zařadíte. U jmenovitých práv na to někdo musí myslet pokaždé.
3. Použijte hromadnou úpravu práv. Při zakládání desítek složek nastavíte oprávnění na všechny naráz. Ruční klikání složku po složce je nejčastější důvod, proč se struktura po půl roce rozpadne.
4. Rozmyslete vlastní pole předem. Každá složka jich unese čtyři. Změna nebo odebrání existujícího pole u složky, ve které už dokumenty jsou, může znamenat ztrátu dat uložených v tom poli.
5. Nahrávejte hromadně a pojmenujte soubory předem. Při hromadném přidání se název dokumentu přebírá z názvu souboru, takže pořádek v názvech se přenese rovnou do systému.
6. Zapněte, co má být povinné. V nastavení určíte, jestli lze uložit dokument bez názvu a bez přílohy. Zapnout to později, když už jsou v systému tisíce záznamů, znamená dohánět chybějící údaje ručně.

Nefunguje-li vám hledání v obsahu souborů, není to chyba filtru: fulltext pracuje nad indexem a soubory vložené před zapnutím indexování v něm nemusí být. Reindexaci spouští administrátor.

Co si přečíst dál