Anglicky
Slovensky
Maďarsky
Polsky
Německy
ŠpanělskyElektronická evidence listinné pošty
Modul listinná pošta je určen pro evidenci příchozí a odchozí listinné firemní pošty; je propojen s modulem schvalování, což umožňuje předání vloženého záznamu ke schválení odpovědnými pracovníky v elektronické podobě.
Zaznamenávejte příchozí i odchozí poštu, obálky a dokumenty do jediné evidence. Ke každé zásilce přiřadíte druh (obyčejná, doporučená, cenná, balík) a rozlišíte vnitrostátní či mezinárodní typ pošty.
Každé doručené zásilce přidělíte řešitele i další spolupracovníky a sledujete stav Nový, Řeší se, Vyřízeno. Nic nezapadne na stole ani v přihrádce.
Z uložených adres vytisknete adresní štítky na obálky (formát 70 × 42,3 mm) a vygenerujete podací arch pro Českou poštu. Hlavičkové údaje se uloží a předvyplní se napříště.
K zásilce nahrajete naskenované dokumenty a kdykoli je stáhnete zpět, i hromadně. Papírová obsílka tak má svou elektronickou kopii dohledatelnou během několika vteřin.
K čemu můžete využít modul listinná pošta
-
Druhy zásilek podle vašich potřeb
V nastavení si nadefinujete doporučený dopis, balík, expresní zásilku i další typy a rozlišíte vnitrostátní a mezinárodní poštu.
-
Rychlé filtry a fulltextové hledání
Najdete záznam podle odesílatele, adresáta, evidenčního čísla, data nebo textu v obsahu. Záznamy lze zobrazit i po jednotlivých letech.
-
Přiřazení řešitelů a poznámky
K zásilce přidáte hlavního řešitele i další pracovníky. Poznámky s časovou značkou a jménem autora tvoří auditní stopu komunikace.
-
Adresy přímo z CRM
Odesílatele i adresáta vyberete ze seznamu firem, poboček a kontaktů. Ulici, město a PSČ doplní systém za vás.
-
Export do Excelu a tisk přehledů
Vyfiltrovaná data vyexportujete do Excelu nebo vytisknete jako přehled. Export ctí nastavené filtry, dostanete přesně to, co potřebujete.
-
Oprávnění a smazané záznamy
Práva řídíte po úrovních od pouhého prohlížení po správu evidenčních čísel. Smazaný záznam se neztratí, lze ho dohledat.
Propojení s dalšími moduly
Listinná pošta nezůstává osamocená, navazuje na další části eIntranetu a šetří dvojí zadávání.
Nápovědu/Wiki k tomuto modulu naleznete na adrese: https://wiki.eintranet.net/cs/modul/10/listinna-posta
Jak listinná pošta usnadní každodenní práci podatelny
Elektronická evidence nahradí ruční knihy a roztroušené poznámky. Příchozí i odchozí zásilky, datové zprávy předané do listinné pošty i naskenované obálky najdete pohromadě a vždy víte, kdo zásilku řeší a v jakém je stavu.
Elektronická evidence příchozí a odchozí listinné pošty je klíčovým nástrojem pro správu firemní korespondence v eIntranet.net. Umožňuje rychle zaznamenat, sledovat a archivovat každý dopis – od obyčejné až po cennou zásilku – bez nutnosti papírování.
Hlavní funkce a výhody:
- Kompletní evidence příchozí i odchozí pošty – rychlé vyhledávání podle data, typu nebo odesílatele.
- Rozšířená kontrola druhu zásilky (obyčejná, doporučená, cenná, balík…) a volba vnitrostátního či mezinárodního kurzu.
- Integrované schvalování – záznam automaticky předává odpovědné pracovníky k elektronickému podpisu nebo archivaci.
- Možnost přímého předání datových zpráv do externí poštovní služby, čímž se eliminuje manuální zadávání a snižuje riziko chyb.
- Snížení časové náročnosti na zpracování korespondence o až 30 % díky automatizovanému workflow.
Využijte tento modul k optimalizaci interní komunikace, zvýšení transparentnosti a dodržení právních požadavků na archivaci pošty. Přidejte elektronickou evidenci pošty do své ERP platformy ještě dnes a zjednodušte každodenní operace.