Elektronické zpracování přijatých faktur
Modul faktury přijaté slouží k přehledné evidenci faktur a k usnadnění procesu jejich schvalování a kompletního zpracování. Přijetí faktury probíhá přímo od zasílatele faktury prostřednictvím jejího zaslání na e-mailovou adresu určenou pro přijímání faktur, případně je možné fakturu do modulu vložit naskenovanou. O přijetí faktury do systému je její zasílatel automaticky informován.
Schéma zpracování přijaté faktury
K čemu můžete využít modul faktury přijaté
- Modul umožňuje nastavit přijímání faktur od všech/pouze od ověřených obchodních partnerů. V případě, že jsou faktury přijímány pouze z ověřených e-mailů, je možné zadat e-mail uživatele, na který bude zasíláno info v případě zamítnutí přijetí faktury.
- Celý proces schvalování faktury probíhá v elektronické formě, což přináší úsporu času i finančních prostředků
- V rámci modulu je příchozím fakturám přidělováno vnitřní identifikační číslo, přičemž je automaticky hlídána kontinuálnost číselné řady.
- V rámci modulu je možné automatické sledování informací o obchodních partnerech (s aktualizací každých 24 hodin) týkajících se:
- Zápisu v insolvenčním rejstříku
- Povolených čísel bankovních účtů vedených u FÚ pro plátce DPH
- Nespolehlivých plátců DPH
- V každé fázi zpracování faktury je zaznamenáváno, kdo a jaké kroky s fakturou provedl.
- Modul umožňuje nastavení přijímání faktur pro více firem najednou a odlišení jednotlivých firem v rámci evidence faktur.
- V případě potřeby je možné nastavit schvalování faktury více schvalovateli (dle firemních zvyklostí) - maximální počet schvalovatelů je 8, přičemž poslední schvalovatel je označen jako finální (po jeho schválení se faktura přesune do složky "Schválené, k proplacení").
- V rámci jednotlivých podsložek modulu faktury přijaté je možné jednoduše vyhledávat, a to podle různých parametrů, např. názvu nebo e-mailové adresy odesílatele faktury, stavu faktury (přijaté, ke schválení, vyřízené), čísla faktury dodavatele či interního čísla faktury.
- Vyhledávat je možné i přímo uvnitř dokumentů, a to ve více jak šedesáti typech souborů (jako například: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), včetně pdf a ocr nad naskenovanými dokumenty.
- V nastavení modulu je možné zvolit, zda bude přijatá faktura přílohou notifikačních e-mailů. Pokud je toto umožněno, je možné fakturu zkontrolovat v rámci přijatého notifikačního e-mailu (např. v rámci e-mailu informujícího o zaslání nové faktury ke schválení) a není nutné se přihlašovat do eIntranetu.
- Přímo z e-mailu je také možné danou fakturu schválit či zamítnout, což přináší značnou úsporu času a usnadňuje schvalovací proces, např. je-li schvalovatel na služební cestě.
- V rámci přijatých faktur od ověřených e-mailů je možné do detailu záznamu faktury automaticky načítat variabilní symbol faktury a výši částky bez DPH (faktura musí být v pdf generovaném jako text, nikoliv naskenovaném).
- Pokud je faktura ve formátu pdf, je možné na ni dopisovat poznámky - např. ke kterému středisku položka patří.
- Fakturu je možné do modulu vložit i ručně; při ručním vkládání faktury je možné povolit přesunutí dané faktury rovnou do stavu "Vyřízené".
- Přehled faktur zadaných v modulu či je možné v případě potřeby kdykoliv stáhnout do Excelu nebo vytisknout.
