Vytváření, předkládání a schvalování firemních žádostí v elektronické podobě
Modul žádosti umožňuje vytváření různých typů formulářů pro předkládání žádostí (žádost o kurz, pracovní pomůcky, finance apod.) a nastavení procesu jejich schvalování (v rámci jednoho či více kol) v elektronické podobě dle konkrétních potřeb firmy.
K čemu můžete využít modul žádosti
- Formulář žádosti k vyplnění, případně schvalovací formulář, vytváří správce aplikace v rámci nastavení modulu dle konkrétních potřeb společnosti.
- V rámci modulu je možné nastavit libovolný počet schvalovacích kol (žádost může např. schvalovat přímý nadřízený pracovník a následně ředitel organizace).
- Schvalovat žádost je možné buď pouze ano-ne nebo vyplněním schvalovacího formuláře.
- Žádost je možné v případě potřeby vrátit žadateli k doplnění.
- Schvalovatele jednotlivých kol může správce aplikace určit jmenovitě nebo definuje pracovní pozici uživatelů, kteří mohou žádost schválit. Dále je možné nastavit, zda bude mít žadatel možnost výběru konkrétního schvalovatele z předem definovaných.
- O každému kroku provedeném se žádostí je zapsán záznam, díky čemuž je dohledatelná kompletní historie záznamu.
- Žádosti zadané do systému jsou přehledně tříděny a uživatel tak v jednotlivých sekcí může dle potřeby vidět všechny žádosti, žádosti čekající na vyplnění/doplnění, žádosti čekající na schválení a zamítnuté žádosti.
- Žádosti předložené v systému je možné vytisknout.
PRAKTICKÝ PŘÍKLAD:
Požadavek:
Firma potřebuje vytvořit pro schvalování vzdělávání zaměstnanců formulář Žádost o kurz s následujícím postupem schvalování:
- žádost vyplní zaměstnanec, který se chce kurzu účastnit, a následně ji zašle ke schválení svému vedoucímu ke schválení
- vedoucí pracovník vyplní u žádosti schvalovací formulář, kde doporučí/nedoporučí žádost ke schválení a žádost schválí/zamítne
- následně nadřízený pracovník (ředitel) žádost schválí nebo zamítne, případně doplní další info a vrátí k doplnění
| KOLO | FORMULÁŘ | MŮŽE VYPLNIT – ŽADATELÉ | MŮŽE VYPLNIT – SCHVALOVATELÉ |
|---|---|---|---|
| Kolo 1 – vyplnění žádosti | doplnění polí formuláře dle potřeby (pro každý údaj 1 pole – např. název kurzu, termín konání kurzu apod.) | zaměstnanci | není uveden nikdo (tím žádost automaticky přejde do dalšího kola, kde schvalovatel doplní potřebné informace a žádost schválí/zamítne; pokud by nebyly vyžadovány doplňující údaje, je možné zde uvést vedoucí pracovníky, kteří budou mít možnost schválit/zamítnout/vrátit k doplnění, ale bez možnosti doplnění dalších údajů) |
| Kolo 2 – schvalování žádosti | doplnění polí formuláře dle potřeby – např. kdo proplatí, je žádán zástup apod. | nadřízení pracovníci – doplní potřebné údaje do schvalovacího formuláře | nadřízení pracovníci – schválí ano/ne a žádost přejde vyšším pracovníkům k vyjádření |
| Kolo 3 – schvalování žádosti | doplnění polí formuláře dle potřeby – pokud není formulář využit, přejde automaticky ke schválení | jednatelé – doplní se pouze v případě, pokud je třeba jejich vyjádření na schvalovacím formuláři | jednatelé – žádost schválí/zamítnou |