Dokumenty

Modul zdieľania firemných dokumentov vám umožní centrálny ukladanie a jednoduché zdieľanie všetkých kľúčových podnikových dát – od zmlúv cez interné predpisy až po normy a návody. Díky intuitívnemu rozhraniu môžete rýchlo nájsť potrebný súbor, pridať ho do príslušnej kategórie a okamžite nastaviť prístupové práva.

Kľúčové funkcie a výhody:

• Kategorizácia podľa typov dokumentov – udržujte súbory prehľadne usporiadané, čo šetrí čas pri vyhľadávaní.
• – určite, kto v akých priečinkoch môže čítať, upravovať alebo spravovať dokumenty, a tým minimalizujte riziko neautorizovaného prístupu.
• Sledovanie histórie zmien – každá úprava je zaznamenaná, takže môžete ľahko obnoviť predchádzajúcu verziu alebo zistiť, kto čo upravil.
• – pomocou bezpečných odkazov umožnite spolupracovníkom prístup k potrebným dokumentom bez nutnosti inštalácie ďalších nástrojov.
• – prepojenie s CRM, HR alebo skladmi zaručuje konzistentné dáta naprieč celou organizáciou.

Vyskúšajte modul Zdieľania firemných dokumentov a zjednodušte správu kľúčových informácií vo vašej firme. Zavolajte teraz a objavte, ako rýchlo môžete zvýšiť produktivitu vášho tímu.

Čo je správa firemných dokumentov a na čo vo firme slúži

Správa firemných dokumentov znamená, že zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy a návody ležia na jednom mieste, majú určeného vlastníka, jasne danú platnú verziu a presne vymedzený okruh ľudí, ktorí sa k nim dostanú. Modul Dokumenty v eIntranete na to používa stromovú štruktúru priečinkov, verzionovanie každého záznamu a prístupové práva nastavované zvlášť pre každý priečinok.

Zásadný rozdiel oproti zdieľanému disku nie je v kapacite. Je v tom, že dokument tu nie je súbor, ale záznam: má názov, popis, tagy, voliteľné vlastné polia, jednu alebo viac príloh a históriu všetkých verzií s údajom, kto a kedy ich vložil. Prepísaním súboru na disku minulosť zmizne; v module vznikne nová verzia a tá predchádzajúca zostane na stiahnutie.

Nasadzuje sa tam, kde sa ľudia prestali orientovať v tom, ktorý súbor platí — typicky pri firmách so smernicami, ktoré sa každý rok menia, a pri tých, čo potrebujú časť dokumentov sprístupniť len niektorým oddeleniam.

Ako dokumenty v eIntranete fungujú krok za krokom

1. Založenie štruktúry. Administrátor alebo správca modulu vytvorí v Nastavenia → Dokumenty hlavné priečinky. Používatelia s právom na podpriečinky si potom vytvárajú vlastné vetvy priamo z pohľadu dokumentov.
2. Rozdelenie práv. Pri každom priečinku sa nastavuje päť typov oprávnení zvlášť. Voľba Všetci udelí právo automaticky aj ľuďom, ktorí do firmy ešte len prídu.
3. Vloženie dokumentu. V ponuke nad tabuľkou vyberiete pridanie dokumentu, vyplníte názov, popis a tagy, pretiahnete prílohy a prípadne vyplníte vlastné polia priečinka. Či je názov a príloha povinná, určuje nastavenie modulu.
4. Práca s dokumentom. Skôr než začnete upravovať, označíte sa tlačidlom Budem pracovať ja. Ak je zapnuté zamykanie, ostatní zatiaľ editovať nemôžu a vidia, kto dokument drží.
5. Nová verzia. Každá editácia zakladá novú verziu. Ak je pri priečinku zapnutá voľba novej verzie iba pri zmene súboru, zmena samotného popisu číslo verzie nezvýši.
6. Zdieľanie. Kolegom pošlete interný odkaz, ktorý vedie priamo na dokument v aplikácii. Ľuďom mimo firmy vygenerujete verejný odkaz s obmedzenou platnosťou.
7. Mazanie. Dokument ide do koša a zostáva obnoviteľný, kým správca kôš nevysype.

Čo všetko modul Dokumenty vie

Štruktúra a organizácia

• Stromová štruktúra priečinkov s neobmedzenou hĺbkou vnorenia, tlačidlá Zbaliť všetko a Rozbaliť všetko nad stromom
• Presun dokumentu aj celého priečinka na iné miesto v strome; priečinok možno presunúť, iba ak nemá podpriečinky
• Až štyri vlastné polia pri každom priečinku: áno/nie, celé číslo, desatinné číslo, dátum, jednoriadkový a viacriadkový text, výber zo zoznamu, firma z modulu CRM a zákazka z modulu Zákazky
• Podmienky zobrazenia priečinka, ktorými sa riadi, kedy sa priečinok v strome vôbec objaví

Verzie a zamykanie

• Kompletná história verzií zoradená od najnovšej, s údajmi názov, popis, vložil, vložené, verzia a prílohy
• Stiahnutie súborov ktorejkoľvek staršej verzie
• Voliteľné právo správcu zmazať konkrétnu verziu
• Označenie pracujúceho používateľa, ktoré pri zapnutom zamykaní zabráni súbežnej editácii

Hľadanie

• Filtre podľa názvu dokumentu, názvu súboru, dátumu vloženia od–do, vkladateľa, typu súboru, tagu, popisu a obsahu prílohy
• Prepínač medzi hľadaním v aktuálnom priečinku a vo všetkých priečinkoch; pri hľadaní naprieč sa v tabuľke zobrazí aj priečinok, v ktorom sa dokument našiel
• Aktívny filter spozná používateľ podľa tučne červeného nadpisu panela

Hromadné operácie a výstupy

• Hromadné pridanie až 40 súborov naraz, z každého vznikne samostatný dokument s názvom podľa súboru a verziou 1
• Pri jednom dokumente až 60 príloh, každá do 100 MB
• Hromadný presun a hromadné stiahnutie označených dokumentov
• Export zoznamu do Excelu vrátane podpriečinkov so stĺpcami priečinok, ID, názov, vložil a dátum vloženia

Ako sa dokumenty do systému dostanú a ako z neho von

Vstup má tri cesty. Ručné vloženie jedného dokumentu s vyplnenými poľami, hromadný upload až štyridsiatich súborov naraz, a REST API pre systémy, ktoré majú dokumenty vytvárať samy.

REST API pre automatizované vkladanie

Rozhranie sa najprv povolí v Nastavenia → Dokumenty na záložke RestAPI. Volajúci sa prihlási požiadavkou POST na /RestAPI/Login s parametrami username, password a RestAPIPassword a dostane RESTAPIHash platný päť minút. Požiadavkou GET na /RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/ si vyzdvihne zoznam priečinkov a ich identifikátory. Samotné vloženie je POST na /RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/, kde sa odovzdáva cieľový priečinok, používateľ, pod ktorého menom dokument vznikne, názov, pole názvov súborov a pole ich obsahu v Base64. Nastavením parametra pre verejné zdieľanie sa rovno vytvorí externý odkaz a jeho URL sa vráti v odpovedi spolu s ID nového dokumentu.

Výstup von

Interný odkaz vedie priamo na dokument a funguje pre prihlásených používateľov eIntranetu. Verejný odkaz je určený ľuďom bez prístupu do systému: nastavíte pri ňom dátum platnosti (východiskový je 14 dní), povolený počet zobrazení alebo stiahnutí (nula znamená bez obmedzenia) a či má viesť vždy na konkrétnu verziu, alebo vždy na tú najnovšiu. Odkaz sa zobrazí len raz pri vytvorení — z bezpečnostných dôvodov ho systém neskôr znova neukáže, takže si ho uložte skôr, než dialóg zavriete.

Zoznam dokumentov sa dá vyexportovať do Excelu ako súbor export-eIntranet-Documents.xlsx. Firmy v tarife extra si navyše môžu zapnúť denný automatický export všetkých dokumentov do archívu ZIP na stiahnutie.

Hardvér na to nepotrebujete žiadny — všetko beží v prehliadači.

Ako vybrať systém na správu dokumentov

Nástroje sa v prehľade funkcií podobajú. Rozídu sa vo chvíli, keď dokument potrebuje viac než len ležať na disku.

• Čo sa stane s predchádzajúcou verziou? Pýtajte sa, či zostane stiahnuteľná, nie len zaznamenaná. História, z ktorej sa starý súbor nedá dostať, nie je verzionovanie.
• Aké jemné sú práva? Rozdiel medzi „vidí, ale neuloží", „smie založiť podpriečinok" a „smie poslať odkaz von z firmy" je v praxi zásadný. eIntranet rozlišuje päť úrovní a nastavuje ich pre každý priečinok zvlášť.
• Vie odkaz pre externistu vypršať? Odkaz bez dátumu platnosti a bez limitu stiahnutí je trvalo otvorená cesta k dokumentu, na ktorú si po roku nikto nespomenie.
• Hľadá sa aj vnútri súborov? Fulltext v názvoch je málo. Spýtajte sa aj na to, či sa do indexu dostanú súbory nahraté skôr, než bolo indexovanie zapnuté.
• Čo bráni dvom ľuďom prepísať sa navzájom? Bez zámku vzniknú dve verzie, z ktorých jedna ticho zmizne.
• Ako dostanete dáta von, keď skončíte? Zaujíma vás hromadný export, nie jednotlivé sťahovanie. V eIntranete je to export zoznamu do Excelu a v tarife extra denný ZIP archív všetkých dokumentov.

Dokumenty pre malé firmy, pobočky aj externých spolupracovníkov

Firma do dvadsiatich ľudí. Tri až päť hlavných priečinkov, práva nastavené na skupiny a hotovo. Verzionovanie oceníte hlavne pri smerniciach a cenníkoch, ktoré sa menia.

Firma s pobočkami. Štruktúra sa obvykle delí podľa pobočiek a v každej sa opakujú rovnaké podpriečinky. Práve tu sa oplatí hromadná úprava práv — nastavíte rovnaké oprávnenia pre desiatky priečinkov naraz namiesto klikania priečinok po priečinku.

Spolupráca s externistami. Účtovníčka, advokát alebo audítor nemusia byť používateľmi eIntranetu. Dostanú verejný odkaz s platnosťou a limitom stiahnutí, prípadne nastavený na „vždy najnovšia verzia", aby po aktualizácii dokumentu nevideli zastaraný súbor.

Prevádzky s certifikáciou. Kombinácia vlastných polí pri priečinku (dátum revízie, číslo normy, zodpovedná osoba) a podmienok zobrazenia priečinka pomôže držať prehľad o dokumentoch, ktoré majú platnosť.

Firmy s vlastnými systémami. REST API vkladá dokumenty automaticky — hodí sa pre generované protokoly, faktúry z iného systému alebo výstupy meraní.

Dokumenty, archivácia a lehoty podľa slovenských predpisov

Najčastejšia otázka neznie, či modul dokumenty udrží, ale ako dlho ich firma musí mať. Odpoveď dávajú najmä dva predpisy. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v § 35 stanovuje lehoty uchovávania účtovnej dokumentácie — účtovná závierka a výročná správa desať rokov, účtovné doklady, účtovné knihy, odpisové plány, inventúrne súpisy a účtový rozvrh päť rokov, a to nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty potom vyžaduje uchovávať faktúry desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Popri tom existuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Ten ukladá povinnosti pri správe registratúry a vyraďovaní záznamov okrem iného právnickým osobám. Tu je namieste povedať otvorene, čím modul nie je: Dokumenty v eIntranete nie sú elektronická správa registratúry ani dôveryhodný elektronický archív v zmysle tohto zákona. Modul dokumenty spoľahlivo uloží, uchová ich verzie a doloží, kto a kedy ich vložil, ale nevykonáva vyraďovacie konanie a nepracuje s registratúrnymi znakmi a lehotami uloženia. Ak sa na vás povinnosť viesť registratúru vzťahuje, je to samostatná téma, ktorú modul nerieši.

Tretí okruh je ochrana osobných údajov. Dokumenty s osobnými údajmi — pracovné zmluvy, mzdové podklady, životopisy — spadajú pod nariadenie GDPR. Pre túto oblasť je z modulu podstatné, že prístupové práva sa nastavujú po priečinkoch, takže okruh ľudí, ktorí na priečinok vidia, možno zúžiť na tých, čo ho skutočne potrebujú, a že zmazaný dokument zostáva v koši, kým ho správca trvale neodstráni.

Text opisuje stav právnej úpravy k augustu 2026 a slúži na orientáciu, nenahrádza právne ani daňové poradenstvo.

Koľko správa dokumentov stojí

Platí sa za používateľa, nie za modul, a všetky moduly sú v cene každého tarifu. Pri dokumentoch je však rozhodujúca druhá veličina, ktorú ostatné moduly neriešia: diskový priestor. Ten sa odvíja od zvoleného tarifu a počíta sa na používateľa — 0,5 GB v tarife základ, 2 GB v tarife normal a 4 GB v tarife extra.

Ceny sú za používateľa a mesiac bez DPH. Aktuálnu podobu nájdete vždy na stránke cenník.

Praktický dôsledok pre dokumenty: priestor sa spočítava. Firma s tridsiatimi používateľmi v tarife normal má k dispozícii 60 GB, aj keby dokumenty aktívne ukladalo päť ľudí. Rozhodovať by teda nemal počet ľudí, ktorí do modulu píšu, ale objem toho, čo ukladáte — a hlavne či do systému mieria skenované zmluvy a fotodokumentácia, alebo len textové súbory. Pripomeňte si pri tej úvahe, že verzionovanie priestor spotrebúva: každá verzia si drží vlastnú prílohu.

Doplnkové náklady žiadny hardvér nezahŕňajú. Jediná funkcia viazaná na tarif je denný automatický export všetkých dokumentov do ZIP archívu, dostupný iba v tarife extra; tam patrí aj telefonická technická podpora. Konzultácie, školenia a úpravy na mieru sa účtujú podľa cenníka.

Úložisko dokumentov zadarmo: čo zvládne zdieľaný disk

Zdieľaný disk na serveri, OneDrive alebo Disk Google sú v mnohých firmách už zaplatené a pre veľkú časť dokumentov úplne stačia. Ponúkajú synchronizáciu do počítača, ktorú eIntranet nerobí, a pracuje sa s nimi z Prieskumníka. Ak vaše dokumenty používa päť ľudí, ktorí si navzájom veria, nemá zmysel nič meniť.

Hranica sa ukáže v štyroch bodoch. Práva na zdieľanom disku bývajú po adresároch hrubé — buď má človek prístup k celej vetve, alebo k ničomu — kým tu sa rozlišuje čítanie, zápis, mazanie, správa podpriečinkov a právo poslať odkaz von. Verzie na disku existujú, ale obvykle ich nikto nedohľadá; v module je história súčasťou záznamu. Odkaz na dokument zdieľaný z cloudu často nemá expiráciu ani limit stiahnutí. A vlastné polia pri priečinku s väzbou na firmu z CRM alebo zákazku sa v adresárovej štruktúre nahradiť nedajú.

Rozumné pravidlo: dokumenty, pri ktorých nikto nerieši, ktorá verzia platí, nechajte tam, kde sú. Do modulu patrí to, čo má platnosť, revízie a zodpovednú osobu — smernice, zmluvy, normy, protokoly.

Vyskúšať si to možno na 14 dní zadarmo, bez zadávania platobných údajov.

Ako dokumenty zaviesť, aby sa v nich o rok dalo vyznať

1. Najskôr štruktúra, potom nahrávanie. Rozvrhnite hlavné priečinky podľa toho, ako sa líšia prístupové práva, nie podľa toho, ako vyzerá váš súčasný disk. Priečinok, ktorý vidia všetci, a priečinok pre mzdovú agendu spolu nemajú čo robiť, aj keby v adresári ležali vedľa seba.
2. Práva dávajte skupinám, nie ľuďom. Ak priradíte oprávnenie skupine používateľov, nový zamestnanec získa prístup automaticky tým, že ho do skupiny zaradíte. Pri menovitých právach na to musí niekto myslieť zakaždým.
3. Použite hromadnú úpravu práv. Pri zakladaní desiatok priečinkov nastavíte oprávnenia na všetky naraz. Ručné klikanie priečinok po priečinku je najčastejší dôvod, prečo sa štruktúra po pol roku rozpadne.
4. Rozmyslite vlastné polia vopred. Každý priečinok ich unesie štyri. Zmena alebo odobratie existujúceho poľa pri priečinku, v ktorom už dokumenty sú, môže znamenať stratu dát uložených v tom poli.
5. Nahrávajte hromadne a pomenujte súbory vopred. Pri hromadnom pridaní sa názov dokumentu preberá z názvu súboru, takže poriadok v názvoch sa prenesie rovno do systému.
6. Zapnite, čo má byť povinné. V nastavení určíte, či možno uložiť dokument bez názvu a bez prílohy. Zapnúť to neskôr, keď už sú v systéme tisíce záznamov, znamená doháňať chýbajúce údaje ručne.

Ak vám nefunguje hľadanie v obsahu súborov, nie je to chyba filtra: fulltext pracuje nad indexom a súbory vložené pred zapnutím indexovania v ňom nemusia byť. Reindexáciu spúšťa administrátor.

Čo si prečítať ďalej