Spoločné dokumenty
Modul dokumentov poskytuje priestor na prehľadné ukladanie všetkých dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy, manuály atď., a umožňuje ich zdieľanie v rámci celej spoločnosti, v jednotlivých pobočkách alebo s externými spolupracovníkmi.
Dostupné v jazykoch: 
Na čo môžete použiť modul dokumentov
- Tento modul možno použiť na archiváciu dokumentov, pretože pri každom dokumente je možné zistiť, kto ho vložil, kedy sa tak stalo a o akú verziu ide (vrátane možnosti zobrazenia predchádzajúcich verzií).
- Modul umožňuje vytvárať typy (zložky) a podtypy (podpriečinky) dokumentov, ku ktorým je potom možné nastaviť rôzne typy prístupových práv pre jednotlivých pracovníkov - prístup k zložkám a podpriečinkom len pre oprávnených používateľov.
- Pri vytváraní viacúrovňovej štruktúry usporiadania dokumentov nie je obmedzený počet úrovní ani počet dokumentov, ktoré možno uložiť.
- Všetky priečinky a podpriečinky s uloženými dokumentmi môžete jednoducho prehľadávať a triediť. Vyhľadávať môžete aj priamo v dokumentoch, a to vo viac ako šesťdesiatich typoch súborov (napríklad .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv) vrátane súborov pdf a ocr nad naskenovanými dokumentmi.
- Vloženým dokumentom môžete priradiť kľúčové slová (značky), ktoré potom môžete použiť na vyhľadávanie dokumentu.
- Jednotlivé dokumenty uložené v module dokumentov (súbory Word, Excel a PowerPoint) možno upravovať priamo v module dokumentov (nie je potrebné ukladať dokument na disk, upravovať ho a znovu nahrávať).
- V prípade potreby je možné vygenerovať priamy odkaz na vložené dokumenty na stiahnutie pre osoby, ktoré nie sú používateľmi eIntranetu.
- Prostredníctvom modulu správ je možné odoslať správu o vložení nového dokumentu.
Elektronické dokumenty sú medzi podnikmi čoraz populárnejšie a eIntranet.net nie je iný. eIntranet.net poskytuje systém elektronickej správy dokumentov, ktorý ponúka množstvo výhod pre organizácie, ktoré chcú zefektívniť svoje procesy správy dokumentov. Tu je niekoľko hlavných výhod používania elektronických dokumentov so službou eIntranet.net:
1. Zvýšená efektívnosť: Elektronické dokumenty znižujú manuálne úsilie, zvyšujú rýchlosť a presnosť a vo všeobecnosti sa spravujú ľahšie ako iné typy dokumentov. Možno ich zdieľať rýchlo a bezpečne, čím sa eliminuje potreba objemných papierových dokumentov.
2. Eliminácia nákladov na tlač: Pri elektronických dokumentoch nie sú potrebné náklady na fyzickú tlač alebo distribúciu. To pomáha organizáciám šetriť peniaze a zlepšovať ich hospodárske výsledky.
3. Lepšie dodržiavanie predpisov: eIntranet.net umožňuje ukladať dokumenty do zabezpečeného úložiska a udržiavať aktualizované verzie týchto dokumentov. Tým sa zabezpečí súlad s regulačnými požiadavkami a normami.
4. Automatizácia dokumentov: eIntranet.net vám umožňuje automatizovať pracovné postupy s dokumentmi a zefektívniť ich spracovanie. Tým sa zvyšuje efektívnosť a znižuje počet chýb.
5. Vylepšená bezpečnosť: Elektronické dokumenty sú oveľa bezpečnejšie ako papierové dokumenty. Možno ich šifrovať a sledovať, čo umožňuje kontrolovať, kto má prístup k citlivým informáciám.
Možnosť jednoducho a bezpečne ukladať, spravovať a zdieľať dokumenty je hlavnou výhodou používania elektronických dokumentov s eIntranet.net. Využitím týchto výhod môžu organizácie zefektívniť svoje procesy správy dokumentov, zlepšiť dodržiavanie predpisov a zároveň znížiť náklady.