Spoločné dokumenty
Modul dokumentov poskytuje priestor na prehľadné ukladanie všetkých dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy, manuály atď., a umožňuje ich zdieľanie v rámci celej spoločnosti, v jednotlivých pobočkách alebo s externými spolupracovníkmi.
Organizujte firemné dokumenty do prehľadnej stromovej štruktúry s ľubovoľnou hĺbkou podpriečinkov. Každý priečinok má vlastné nastavenie prístupových práv – určte, kto smie čítať, upravovať, mazať či vytvárať podpriečinky. Vďaka intuitívnemu rozhraniu nájdete každý súbor za okamih.
Každá úprava dokumentu automaticky vytvorí novú verziu so zachovaním celej histórie. Môžete sa kedykoľvek vrátiť k predchádzajúcej verzii, porovnať rozdiely a sledovať, kto a kedy zmenu vykonal. Žiaden dôležitý dokument sa už nikdy nestratí ani neprepíše.
Zdieľajte dokumenty s kolegami pomocou priameho interného odkazu alebo s externými partnermi a klientmi prostredníctvom verejného odkazu s obmedzenou platnosťou. Máte plnú kontrolu nad tým, kto a ako dlho k vašim údajom pristupuje.
Nehľadajte dokument podľa názvu – vyhľadávajte priamo v obsahu priložených súborov. Fulltextový vyhľadávač prehľadá texty vnútri dokumentov a okamžite vám ponúkne relevantné výsledky. Nájdite potvrdenie, zmluvu alebo akýkoľvek iný dokument za pár sekúnd.
Nastavte prístupové práva na úrovni jednotlivých priečinkov – čítanie, zápis, mazanie, vytváranie podpriečinkov aj verejné zdieľanie. Každý používateľ vidí len to, na čo má oprávnenie. Citlivé firemné údaje zostávajú v bezpečí bez kompromisov v produktivite.
Na čo môžete použiť modul dokumentov
-
Hromadný upload a sťahovanie súborov
Nahrajte viac súborov naraz jednoduchým pretiahnutím alebo výberom. Rovnako jednoducho označte a stiahnite viacero dokumentov v jednom ZIP archíve. Ušetríte čas pri každodennej práci s väčším množstvom súborov.
-
Zamknutie dokumentu počas úprav
Keď pracujete na dokumente, systém ho automaticky označí ako zamknutý pre ostatných používateľov. Predchádzate tak konfliktným úpravám a zabezpečíte, že na jednom súbore nepracuje viac ľudí súčasne.
-
Vlastné polia pre každý priečinok
Definujte si pre každý priečinok voliteľné vlastné polia – dátum, číslo, text, výber z hodnôt, firma z CRM alebo zákazka. Dokumenty tak doplníte o štruktúrované metadáta pre jednoduchšie filtrovanie a orientáciu.
-
Export zoznamu dokumentov do Excelu
Exportujte kompletný zoznam dokumentov vrátane podpriečinkov do prehľadného Excel súboru. Ideálne pre audit, inventúru dokumentácie alebo odovzdanie prehľadu vedeniu firmy.
-
Rozdelenie podľa typov dokumentov
Organizujte dokumenty pomocou nadefinovaných typov – zmluvy, potvrdenia, faktúry, technická dokumentácia a ďalšie. Typy dokumentov uľahčujú kategorizáciu a rýchle vyhľadávanie naprieč celou štruktúrou priečinkov.
-
REST API pre automatizované vkladanie
Prepojte modul dokumentov s vašimi externými systémami pomocou REST API. Automatizujte vkladanie dokumentov z iných aplikácií a zabezpečte, že všetka firemná dokumentácia prúdi na jedno centrálne miesto.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/5/dokumenty
Firemné dokumenty bezpečne a prehľadne na jednom mieste
Modul Dokumenty v eIntranete nahradí chaotické zdieľanie súborov cez e-mail a neprehľadné sieťové disky. Od nahrania dokumentu cez verzovanie a zdieľanie až po fulltextové vyhľadávanie – všetko beží online, bezpečne a s plnou kontrolou prístupových práv.
Modul zdieľania firemných dokumentov vám umožní centrálny ukladanie a jednoduché zdieľanie všetkých kľúčových podnikových dát – od zmlúv cez interné predpisy až po normy a návody. Díky intuitívnemu rozhraniu môžete rýchlo nájsť potrebný súbor, pridať ho do príslušnej kategórie a okamžite nastaviť prístupové práva.
Kľúčové funkcie a výhody:
- Kategorizácia podľa typov dokumentov – udržujte súbory prehľadne usporiadané, čo šetrí čas pri vyhľadávaní.
– určite, kto v akých priečinkoch môže čítať, upravovať alebo spravovať dokumenty, a tým minimalizujte riziko neautorizovaného prístupu. - Sledovanie histórie zmien – každá úprava je zaznamenaná, takže môžete ľahko obnoviť predchádzajúcu verziu alebo zistiť, kto čo upravil.
– pomocou bezpečných odkazov umožnite spolupracovníkom prístup k potrebným dokumentom bez nutnosti inštalácie ďalších nástrojov. – prepojenie s CRM, HR alebo skladmi zaručuje konzistentné dáta naprieč celou organizáciou.
Vyskúšajte modul Zdieľania firemných dokumentov a zjednodušte správu kľúčových informácií vo vašej firme. Zavolajte teraz a objavte, ako rýchlo môžete zvýšiť produktivitu vášho tímu.