Spoločné dokumenty
Modul dokumentov poskytuje priestor na prehľadné ukladanie všetkých dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy, manuály atď., a umožňuje ich zdieľanie v rámci celej spoločnosti, v jednotlivých pobočkách alebo s externými spolupracovníkmi.
Na čo môžete použiť modul dokumentov
- Tento modul možno použiť na archiváciu dokumentov, pretože pri každom dokumente je možné zistiť, kto ho vložil, kedy sa tak stalo a o akú verziu ide (vrátane možnosti zobrazenia predchádzajúcich verzií).
- Modul umožňuje vytvárať typy (zložky) a podtypy (podpriečinky) dokumentov, ku ktorým je potom možné nastaviť rôzne typy prístupových práv pre jednotlivých pracovníkov - prístup k zložkám a podpriečinkom len pre oprávnených používateľov.
- Pri vytváraní viacúrovňovej štruktúry usporiadania dokumentov nie je obmedzený počet úrovní ani počet dokumentov, ktoré možno uložiť.
- Všetky priečinky a podpriečinky s uloženými dokumentmi môžete jednoducho prehľadávať a triediť. Vyhľadávať môžete aj priamo v dokumentoch, a to vo viac ako šesťdesiatich typoch súborov (napríklad .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv) vrátane súborov pdf a ocr nad naskenovanými dokumentmi.
- Vloženým dokumentom môžete priradiť kľúčové slová (značky), ktoré potom môžete použiť na vyhľadávanie dokumentu.
- Jednotlivé dokumenty uložené v module dokumentov (súbory Word, Excel a PowerPoint) možno upravovať priamo v module dokumentov (nie je potrebné ukladať dokument na disk, upravovať ho a znovu nahrávať).
- V prípade potreby je možné vygenerovať priamy odkaz na vložené dokumenty na stiahnutie pre osoby, ktoré nie sú používateľmi eIntranetu.
- Prostredníctvom modulu správ je možné odoslať správu o vložení nového dokumentu.
Modul zdieľania firemných dokumentov vám umožní centrálny ukladanie a jednoduché zdieľanie všetkých kľúčových podnikových dát – od zmlúv cez interné predpisy až po normy a návody. Díky intuitívnemu rozhraniu môžete rýchlo nájsť potrebný súbor, pridať ho do príslušnej kategórie a okamžite nastaviť prístupové práva.
Kľúčové funkcie a výhody:
- Kategorizácia podľa typov dokumentov – udržujte súbory prehľadne usporiadané, čo šetrí čas pri vyhľadávaní.
– určite, kto v akých priečinkoch môže čítať, upravovať alebo spravovať dokumenty, a tým minimalizujte riziko neautorizovaného prístupu. - Sledovanie histórie zmien – každá úprava je zaznamenaná, takže môžete ľahko obnoviť predchádzajúcu verziu alebo zistiť, kto čo upravil.
– pomocou bezpečných odkazov umožnite spolupracovníkom prístup k potrebným dokumentom bez nutnosti inštalácie ďalších nástrojov. – prepojenie s CRM, HR alebo skladmi zaručuje konzistentné dáta naprieč celou organizáciou.
Vyskúšajte modul Zdieľania firemných dokumentov a zjednodušte správu kľúčových informácií vo vašej firme. Zavolajte teraz a objavte, ako rýchlo môžete zvýšiť produktivitu vášho tímu.