Dokumenty
Kde má firma mať zmluvy a predpisy
Pomoc
Zmluvy, interné predpisy, formuláre aj návody majú jedno miesto. Roztriedite ich do priečinkov a podpriečinkov tak hlboko, ako potrebujete, a strom jedným tlačidlom zbalíte.
Každá úprava zakladá novú verziu a tie staršie zostávajú. Pri dokumente vidíte, kto a kedy verziu vložil, a súbor ktorejkoľvek z nich si stiahnete.
Päť úrovní od čítania až po zakladanie podpriečinkov a odkazy von z firmy. Práva dávate používateľom alebo rovno skupinám, pri viacerých priečinkoch naraz.
Vygenerujete verejný odkaz s dátumom platnosti a limitom stiahnutí. Vyberiete, či má viesť na konkrétnu verziu, alebo vždy na tú najnovšiu.
Na čo môžete použiť modul dokumentov
-
Hľadanie aj vnútri súborov
Filter prehľadá názov, popis, tagy aj samotný obsah príloh. Prepínačom rozšírite hľadanie z jedného priečinka na celé úložisko.
-
Vlastné polia pri každom priečinku
Až štyri stĺpce po svojom — dátum, číslo, text, výber zo zoznamu, firma z CRM alebo zákazka.
-
Hromadné nahranie aj stiahnutie
Pretiahnete až štyridsať súborov a z každého vznikne samostatný dokument. Označené záznamy potom stiahnete naraz.
-
Zámok na dokumente, na ktorom pracujete
Označíte sa ako pracujúci a ostatní zatiaľ nemôžu editovať. Koniec verzií prepísaných dvoma ľuďmi naraz.
-
Upozornenie na nový dokument
Po uložení si necháte rovno založiť novinku, takže sa o dokumente dozvie celá firma.
-
Vkladanie dokumentov cez REST API
Externý systém vloží dokument sám a voliteľne k nemu rovno vytvorí verejný odkaz.
Modul zdieľania firemných dokumentov vám umožní centrálny ukladanie a jednoduché zdieľanie všetkých kľúčových podnikových dát – od zmlúv cez interné predpisy až po normy a návody. Díky intuitívnemu rozhraniu môžete rýchlo nájsť potrebný súbor, pridať ho do príslušnej kategórie a okamžite nastaviť prístupové práva.
Kľúčové funkcie a výhody:
- Kategorizácia podľa typov dokumentov – udržujte súbory prehľadne usporiadané, čo šetrí čas pri vyhľadávaní.
– určite, kto v akých priečinkoch môže čítať, upravovať alebo spravovať dokumenty, a tým minimalizujte riziko neautorizovaného prístupu. - Sledovanie histórie zmien – každá úprava je zaznamenaná, takže môžete ľahko obnoviť predchádzajúcu verziu alebo zistiť, kto čo upravil.
– pomocou bezpečných odkazov umožnite spolupracovníkom prístup k potrebným dokumentom bez nutnosti inštalácie ďalších nástrojov. – prepojenie s CRM, HR alebo skladmi zaručuje konzistentné dáta naprieč celou organizáciou.
Vyskúšajte modul Zdieľania firemných dokumentov a zjednodušte správu kľúčových informácií vo vašej firme. Zavolajte teraz a objavte, ako rýchlo môžete zvýšiť produktivitu vášho tímu.
Najčastejšie otázky
Áno, pri vkladaní nového dokumentu sa definujú aj kľúčové slová (tagy), podľa ktorých bude možné dokument vyhľadávať.
Filter má pre ne samostatné pole a hľadá naprieč priečinkami, takže tagom prepojíte dokumenty, ktoré spolu súvisia, aj keď leží každý inde v strome.
Áno, v nastavení modulu je možné definovať viacúrovňovú štruktúru na vkladanie dokumentov. Podľa nastavenej štruktúry možno do jednotlivých priečinkov aj podpriečinkov prideľovať používateľom prístupové práva. Počet priečinkov či podpriečinkov obmedzený nie je.
Nad stromom sú tlačidlá Zbaliť všetko a Rozbaliť všetko. Priečinok bez podpriečinkov možno neskôr presunúť inam v strome.
Áno, v nastavení modulu dokumentov je možné povoliť, aby sa pri vkladaní nového dokumentu automaticky ponúkla možnosť vytvorenia novinky.
Voľba sa potom objaví priamo v dialógu na pridanie dokumentu ako zaškrtávacie pole. Po uložení vznikne záznam v module Novinky, takže sa o dokumente dozvie celá firma.
Áno, editovať priamo v module je možné tieto súbory (používateľ musí mať nainštalovaný Microsoft Office):
- Word (.doc, .docx, .odt, .rtf)
- Excel (.xls, .xlsx, .csv, .ods)
- PowerPoint (.ppt, .pptx)
Súbor sa otvorí v príslušnej aplikácii Office cez WebDAV a uloží sa späť do eIntranetu.
Áno, v rámci modulu dokumentov je možné vyhľadávať aj vnútri vložených dokumentov, a to pomocou sekcie Filter. Táto funkcia umožňuje vyhľadávanie vo viac ako šesťdesiatich typoch súborov (napríklad .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), vrátane pdf a ocr nad naskenovanými dokumentmi.
Fulltext pracuje nad indexom, takže súbory vložené pred zapnutím indexovania v ňom nemusia byť. Reindexáciu spúšťa administrátor.
Áno, je to možné. Pre vygenerovanie odkazu je potrebné mať v nastaveniach modulu pridelené príslušné prístupové práva. Následne sa priamo v module dokumentu vytvorí odkaz (ikona odkazu), ktorý je možné podľa potreby odoslať.
V tomto prípade je možné, že máte vo svojom prehliadači zablokované hromadné sťahovanie dokumentov. Funkcia Stiahnuť označené otvára sťahovanie príloh všetkých označených dokumentov postupne, čo prehliadač môže vyhodnotiť ako nechcené.
V prehliadači Chrome povolíte viac súborov v nastavení webu pri položke Automatické sťahovanie.
Áno, v rámci modulu je možné ukladať jednotlivé verzie dokumentov. Každá editácia zakladá novú verziu a tie staršie zostávajú aj so súbormi na stiahnutie.
História je zoradená od najnovšej a pri každej verzii vidíte, kto a kedy ju vložil. Ak je pri priečinku zapnutá voľba novej verzie iba pri zmene súboru, zmena samotného popisu číslo verzie nezvýši.
Jeden súbor môže mať až 100 MB. Pri jednom dokumente možno naraz nahrať až 60 príloh; pri hromadnom pridávaní, keď z každého súboru vznikne samostatný dokument, je strop 40 súborov na jedno nahranie.
Nahrávať možno opakovane. Pripomeňte si, že každá verzia dokumentu si drží vlastnú prílohu, takže verzionovanie spotrebúva diskový priestor tarifu.
Áno, je to možné. Na generovanie odkazu je nutné mať pridelené v nastavení modulu relevantné prístupové práva. Následne sa priamo v module dokumentov vytvorí odkaz (ikona odkazu), ktorý je možné podľa potreby rozoslať.
Pri odkaze nastavíte dátum platnosti, povolený počet zobrazení či stiahnutí a či má viesť na konkrétnu verziu, alebo vždy na tú najnovšiu.
Určujete to pri jeho vytvorení. Východisková platnosť je 14 dní, ale dátum možno zmeniť. Zvlášť nastavíte povolený počet zobrazení alebo stiahnutí — nula znamená bez obmedzenia — a či má odkaz viesť vždy na konkrétnu verziu, alebo vždy na tú najnovšiu.
Pozor: odkaz sa z bezpečnostných dôvodov zobrazí len raz pri vytvorení. Uložte si ho skôr, než dialóg zavriete; neskôr ho už systém znova neukáže.
Registrácia je nezáväzná, aplikáciu si môžete 14 dní bezplatne vyskúšať.