Spoločné dokumenty
Modul dokumentov poskytuje priestor na prehľadné ukladanie všetkých dôležitých dokumentov, ako sú zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy, manuály atď., a umožňuje ich zdieľanie v rámci celej spoločnosti, v jednotlivých pobočkách alebo s externými spolupracovníkmi.
Modul Dokumenty drží všetky zmluvy, interné predpisy, formuláre, normy aj návody na jednom prehľadnom mieste. Súbory sú usporiadané do stromovej štruktúry priečinkov s ľubovoľnou hĺbkou vnorenia, takže každý hneď vie, kde má hľadať.
Každá úprava vytvorí novú verziu a pôvodná zostane zachovaná. Kedykoľvek sa vrátite k predchádzajúcemu zneniu, dohľadáte, kto a kedy súbor menil, a žiadna verzia zmluvy sa vám nestratí.
Komu povolíte čítanie, kto smie zapisovať, mazať alebo zakladať podpriečinky, určujete pri každom priečinku samostatne. Práva pridelíte jednotlivcom aj celým skupinám, kľudne hromadne cez jediné tlačidlo.
Kolegom pošlete interný odkaz, externému partnerovi verejný odkaz s obmedzenou platnosťou. Dokument tak sprístupníte aj človeku bez prihlásenia do eIntranetu, a pritom máte pod kontrolou, kto sa k nemu dostane.
Na čo môžete využiť modul Dokumenty
-
Rozdelenie podľa typov dokumentov
Zmluvy, smernice, formuláre aj certifikáty roztriedite do vlastných typov a priečinkov. Orientácia v stovkách súborov je potom otázkou jediného kliknutia.
-
Vlastné polia pri priečinkoch
Ku každému priečinku pridáte pole ako dátum platnosti, číslo, výber zo zoznamu alebo väzbu na firmu z CRM či konkrétnu zákazku. Evidencia tak sedí presne na vaše procesy.
-
Fulltextové vyhľadávanie v obsahu príloh
Hľadáte podľa textu vnútri súborov, nielen podľa názvu. Potrebnú pasáž v zmluve dohľadáte aj vtedy, keď si nepamätáte, ako sa dokument volá.
-
Hromadný upload aj sťahovanie
Nahrajte viac súborov naraz a označené dokumenty stiahnite v jednom balíku. Pri presunoch celých agend to šetrí čas.
-
Zamknutie dokumentu pri práci
Označením „Budem pracovať ja" dáte ostatným vedieť, že súbor práve upravujete. Predídete tak prepísaniu cudzích zmien a zmätkom s verziami.
-
Export zoznamu do Excelu
Prehľad dokumentov priečinka aj všetkých jeho podpriečinkov vyexportujete do tabuľky. Hodí sa pri revíziách, auditoch alebo odovzdaní agendy.
-
Potvrdenie a upozornenie na novinky
Po vložení dokumentu sa rovno ponúkne vytvorenie novinky, takže sa kolegovia dozvedia o novej smernici alebo formulári bez ďalšieho obiehania.
-
REST API pre automatizáciu
Dokumenty z iných systémov vkladáte do eIntranetu automaticky cez rozhranie API. Ručné preposielanie súborov tým odpadá.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/5/dokumenty
Majte firemné dokumenty pod kontrolou
Jedno miesto pre všetky súbory, jasné práva ku každému priečinku a kompletná história verzií. Modul Dokumenty nahradí roztrúsené disky aj zdieľané e-maily a ušetrí hľadanie i vysvetľovanie, kde čo leží.
Modul zdieľania firemných dokumentov vám umožní centrálny ukladanie a jednoduché zdieľanie všetkých kľúčových podnikových dát – od zmlúv cez interné predpisy až po normy a návody. Díky intuitívnemu rozhraniu môžete rýchlo nájsť potrebný súbor, pridať ho do príslušnej kategórie a okamžite nastaviť prístupové práva.
Kľúčové funkcie a výhody:
- Kategorizácia podľa typov dokumentov – udržujte súbory prehľadne usporiadané, čo šetrí čas pri vyhľadávaní.
– určite, kto v akých priečinkoch môže čítať, upravovať alebo spravovať dokumenty, a tým minimalizujte riziko neautorizovaného prístupu. - Sledovanie histórie zmien – každá úprava je zaznamenaná, takže môžete ľahko obnoviť predchádzajúcu verziu alebo zistiť, kto čo upravil.
– pomocou bezpečných odkazov umožnite spolupracovníkom prístup k potrebným dokumentom bez nutnosti inštalácie ďalších nástrojov. – prepojenie s CRM, HR alebo skladmi zaručuje konzistentné dáta naprieč celou organizáciou.
Vyskúšajte modul Zdieľania firemných dokumentov a zjednodušte správu kľúčových informácií vo vašej firme. Zavolajte teraz a objavte, ako rýchlo môžete zvýšiť produktivitu vášho tímu.