Anglicky
Maďarsky
Poľsky
Nemecky
ŠpanielčinaListinná pošta
Žiadny list sa už nestratí medzi stolom a šanónom
Pomoc
Elektronická evidencia listinnej pošty nahradí podací denník v šanóne. Každá zásielka dostane evidenčné číslo, dátum, odosielateľa alebo adresáta, druh zásielky a popis obsahu.
K listu priradíte hlavného riešiteľa aj ďalších kolegov a sledujete, či je zásielka Nová, Rieši sa, alebo Vybavené. Nikto sa potom nepýta, kde skončila tá obálka z minulého týždňa.
Systém vygeneruje PDF podacieho hárka z odoslaných zásielok posledných štrnástich dní. Podávateľa, odosielateľa aj číslo zákazníckej karty si zapamätá z minula.
Nové správy z elektronickej schránky sa môžu zakladať do listinnej pošty automaticky a rovno dostať východiskového riešiteľa. Z detailu sa prekliknete späť na pôvodnú správu.
Na čo môžete využiť modul listinná pošta
-
Skeny dokumentov priamo pri zásielke
Naskenovaný list pretiahnete k záznamu. Prílohy potom možno stiahnuť jednotlivo alebo všetky naraz.
-
Adresy z CRM bez prepisovania
Odosielateľa aj adresáta vyberiete zo zoznamu firiem, pobočiek a kontaktov. Ulica, mesto aj PSČ sa doplnia samy.
-
Tlač adresných štítkov 70 × 42,3 mm
Na hárok A4 sa zmestí mriežka 3 × 7, teda 21 štítkov. Adresy sa ponúkajú z predtým odoslaných zásielok.
-
Poznámky s auditnou stopou
Každá poznámka nesie meno autora a čas. Vzniká tak história, kadiaľ dokument vo firme putoval.
-
Odovzdanie listu do schvaľovania
Doručenú faktúru alebo zmluvu pošlete z detailu rovno do schvaľovacieho procesu.
-
Filtre, export do Excelu a tlač
Vyhľadáte podľa obdobia, riešiteľa, stavu aj fulltextom v popise. Export aj tlač rešpektujú nastavený filter.
Elektronická evidence prichádzajúcich a odchádzajúcich listinných správ je kľúčovým nástrojom pre správu firemnej korešpondencie v eIntranet.net. Umožňuje rýchlo zaznamenať, sledovať a archivovať každú správu – od obyčajnej až po cennú zásielku – bez nutnosti papierovania.
Hlavné funkcie a výhody:
- Kompletná evidence prichádzajúcej aj odchádzajúcej pošty – rýchle vyhľadávanie podľa dátumu, typu alebo odosielateľa.
- Rozšírená kontrola druhu zásielky (obyčajná, doporučená, cenná, balík…) a voľba vnútroštátneho či medzinárodného kurzu.
- Integrované schvaľovanie – záznam automaticky predáva odpovedným pracovníkom na elektronický podpis alebo archiváciu.
- Možnosť priamej predávky dátových správ do externých poštovných služieb, čím sa eliminuje manuálne zadávanie a znižuje riziko chýb.
- Sníženie časovej náročnosti na spracovanie korešpondencie až o 30 % vďaka automatizovanému workflow.
Využite tento modul k optimalizácii interných komunikácií, zvýšeniu transparentnosti a dodržiavaniu právnych požiadaviek na archiváciu pošty. Pridajte elektronickú evidenciu pošty do svojej ERP platformy ešte dnes a zjednodušte každodenné operácie.
Najčastejšie otázky
Kľúčovým predpisom je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ktorý v §16 ukladá pôvodcovi registratúry evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti alebo mu boli doručené.
Či a v akom rozsahu sa povinnosť vzťahuje na konkrétnu obchodnú spoločnosť, sa odvíja od jej postavenia a činnosti – posúdi to právnik alebo správca registratúry, nie dodávateľ softvéru.
Áno. K jednému záznamu možno pripojiť až 60 súborov, každý do veľkosti 100 MB. Pretiahnete ich do dialógu myšou alebo kliknutím vyberiete z disku.
V detaile záznamu je potom tlačidlo Stiahnuť všetko, ktoré postupne uloží všetky prílohy do počítača. Skener modul nevyžaduje – stačí ten, ktorý už v kancelárii máte.
Áno, ak máte aktívny modul elektronických schránok. V nastavení listinnej pošty sa zapne automatické zakladanie záznamov pre novo prijaté správy a určí sa východiskový riešiteľ, ktorému pripadnú.
V detaile takého záznamu sa pri podacom čísle objaví odkaz na pôvodnú správu. Papierová aj elektronická korešpondencia je potom v jednom prehľade.
Vaše oprávnenie k modulu je nižšie ako úroveň 2. Zakladať nové záznamy môže až používateľ od úrovne 2 vyššie; úroveň 1 umožňuje iba prezeranie.
Požiadajte administrátora o zvýšenie oprávnenia. Recepcii, ktorá poštu zapisuje, sa obvykle nastavuje práve úroveň 2.
Iba používateľ s oprávnením úrovne 3 a vyššej. Je to zámerné: evidencia, v ktorej môže hocikto prepísať dátum doručenia, stráca výpovednú hodnotu.
Priradený riešiteľ môže aj s nižším oprávnením meniť pobočku, odosielateľa, stav a pridávať prílohy a poznámky. Druh zásielky a podacie číslo vyžadujú úroveň 2.
Áno. Na jeden podací hárok vyberiete až 10 zásielok odoslaných v posledných 14 dňoch a k nim doplníte dobierku, udanú cenu a doplnkové služby. Systém vytvorí PDF na vytlačenie.
Úhradu ceny volíte z piatich možností – v hotovosti, prevodom, výplatným strojom, kreditom alebo poštovými známkami. Podávateľ, odosielateľ a číslo zákazníckej karty sa uložia pri prvom vygenerovaní a nabudúce sa predvyplnia.
Takmer vždy nastavením tlače. Štítky sú navrhnuté na formát 70 × 42,3 mm v mriežke 3 × 7 na hárok A4, takže akékoľvek preškálovanie ich posunie.
Tlačte v prehliadači Chrome, v nastavení tlače zvoľte okraje „žiadne“ a mierku 100 %. Overte tiež, že používate štítky presne tohto rozmeru.
Áno, ak máte aktívny modul Schvaľovanie. V detaile doručenej pošty nájdete v dolnej časti tlačidlo na odovzdanie do schvaľovacieho procesu; vyplníte jeho parametre a odošlete.
Hodí sa to hlavne pri došlých faktúrach, zmluvách a objednávkach, teda dokumentoch, ktoré musí niekto formálne potvrdiť skôr, než sa zaplatia alebo podpíšu.
Použite filter V obsahu/popise, ktorý prehľadáva fulltextovo text zapísaný k zásielke. Doplniť sa dá filtrom obdobia, riešiteľom, odosielateľom alebo stavom.
Nad tabuľkou je navyše výber roka – ponúka roky od najstaršieho záznamu po súčasnosť, prípadne voľbu ---Všetko--- na prehľadanie celej histórie.
Nie. Zmazané záznamy sa iba označia ako zmazané a zostávajú v databáze. Zobrazí ich používateľ s oprávnením úrovne 4 a vyššej kliknutím na tlačidlo Zmazané.
Je to zámer: evidencia pošty, z ktorej možno bez stopy mazať, by pri spätnom dohľadávaní stratila zmysel.
Nie. Cena sa odvíja výhradne od počtu používateľov. Počet zapísaných listov, balíkov ani príloh ju nijako neovplyvňuje a počet záznamov nie je obmedzený.
Pozor však na priestor pre prílohy: 0,5 GB na používateľa v tarife základ, 2 GB v tarife normal a 4 GB v tarife extra. Kto skenuje všetku prichádzajúcu poštu, mal by s tým počítať.
Registrácia je nezáväzná, aplikáciu si môžete 14 dní bezplatne vyskúšať.