Anglicky
Maďarsky
Poľsky
Nemecky
ŠpanielčinaElektronická evidencia listinnej pošty
Modul Listová pošta je určený na evidenciu došlej a odoslanej listovej pošty; je prepojený s modulom Schvaľovanie, ktorý umožňuje predložený záznam predložiť na schválenie zodpovedným zamestnancom v elektronickej podobe.
Zaznamenávajte prichádzajúcu aj odchádzajúcu poštu, obálky a dokumenty do jedinej evidencie. Každej zásielke priradíte druh (obyčajná, doporučená, cenná, balík) a rozlíšite vnútroštátny či medzinárodný typ pošty.
Každej doručenej zásielke pridelíte riešiteľa aj ďalších spolupracovníkov a sledujete stav Nový, Rieši sa, Vybavené. Nič nezapadne na stole ani v priehradke.
Z uložených adries vytlačíte adresné štítky na obálky (formát 70 × 42,3 mm) a vygenerujete podací hárok pre poštového prevádzkovateľa. Hlavičkové údaje sa uložia a nabudúce sa predvyplnia.
K zásielke nahráte naskenované dokumenty a kedykoľvek si ich stiahnete späť, aj hromadne. Papierová predvolanie tak má svoju elektronickú kópiu dohľadateľnú za pár sekúnd.
Na čo môžete využiť modul listinná pošta
-
Druhy zásielok podľa vašich potrieb
V nastaveniach si zadefinujete doporučený list, balík, expresnú zásielku aj ďalšie typy a rozlíšite vnútroštátnu a medzinárodnú poštu.
-
Rýchle filtre a fulltextové hľadanie
Záznam nájdete podľa odosielateľa, adresáta, evidenčného čísla, dátumu alebo textu v obsahu. Záznamy si zobrazíte aj po jednotlivých rokoch.
-
Priradenie riešiteľov a poznámky
K zásielke pridáte hlavného riešiteľa aj ďalších pracovníkov. Poznámky s časovou značkou a menom autora tvoria audítnu stopu komunikácie.
-
Adresy priamo z CRM
Odosielateľa aj adresáta vyberiete zo zoznamu firiem, pobočiek a kontaktov. Ulicu, mesto a PSČ doplní systém za vás.
-
Export do Excelu a tlač prehľadov
Vyfiltrované dáta vyexportujete do Excelu alebo vytlačíte ako prehľad. Export rešpektuje nastavené filtre, dostanete presne to, čo potrebujete.
-
Oprávnenia a zmazané záznamy
Práva riadite po úrovniach od púheho prehliadania po správu evidenčných čísel. Zmazaný záznam sa nestratí, dá sa dohľadať.
Prepojenie s ďalšími modulmi
Listinná pošta nezostáva osamotená, nadväzuje na ďalšie časti eIntranetu a šetrí dvojité zadávanie.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/10/listinna-posta
Ako listinná pošta uľahčí každodennú prácu podateľne
Elektronická evidencia nahradí ručné knihy a roztrúsené poznámky. Prichádzajúce aj odchádzajúce zásielky, dátové správy odovzdané do listinnej pošty aj naskenované obálky nájdete pokope a vždy viete, kto zásielku rieši a v akom je stave.
Elektronická evidence prichádzajúcich a odchádzajúcich listinných správ je kľúčovým nástrojom pre správu firemnej korešpondencie v eIntranet.net. Umožňuje rýchlo zaznamenať, sledovať a archivovať každú správu – od obyčajnej až po cennú zásielku – bez nutnosti papierovania.
Hlavné funkcie a výhody:
- Kompletná evidence prichádzajúcej aj odchádzajúcej pošty – rýchle vyhľadávanie podľa dátumu, typu alebo odosielateľa.
- Rozšírená kontrola druhu zásielky (obyčajná, doporučená, cenná, balík…) a voľba vnútroštátneho či medzinárodného kurzu.
- Integrované schvaľovanie – záznam automaticky predáva odpovedným pracovníkom na elektronický podpis alebo archiváciu.
- Možnosť priamej predávky dátových správ do externých poštovných služieb, čím sa eliminuje manuálne zadávanie a znižuje riziko chýb.
- Sníženie časovej náročnosti na spracovanie korešpondencie až o 30 % vďaka automatizovanému workflow.
Využite tento modul k optimalizácii interných komunikácií, zvýšeniu transparentnosti a dodržiavaniu právnych požiadaviek na archiváciu pošty. Pridajte elektronickú evidenciu pošty do svojej ERP platformy ešte dnes a zjednodušte každodenné operácie.