Elektronické spracovanie prijatých faktúr
Modul Prijaté faktúry slúži na prehľadnú evidenciu faktúr a na uľahčenie procesu ich schvaľovania a úplného spracovania. Faktúry sa prijímajú priamo od odosielateľa faktúry zaslaním na e-mailovú adresu určenú na prijímanie faktúr alebo sa faktúra môže naskenovať do modulu. Odosielateľ faktúry je automaticky informovaný o prijatí faktúry do systému.
Dostupné v jazykoch: 
Na čo môžete použiť modul Prijaté faktúry
- Modul umožňuje nastaviť prijímanie faktúr od všetkých/len od overených obchodných partnerov. V prípade, že sa faktúry prijímajú len z overených e-mailov, je možné určiť e-mail používateľa, na ktorý bude zaslaná informácia v prípade odmietnutia faktúry. Faktúru je možné do modulu vložiť aj ručne; pri ručnom vkladaní faktúry je možné povoliť presun faktúry priamo do stavu "Čaká na vybavenie".
- Celý proces schvaľovania faktúr prebieha elektronicky, čo šetrí čas a peniaze. Systém automaticky získava dáta (extrahuje údaje z faktúr) z odoslaných faktúr (PDF, ISDOC) a generuje QR kód na platbu, ktorý uľahčuje spracovanie a úhradu faktúr.
- V rámci modulu sa došlým faktúram prideľuje interné identifikačné číslo, pričom sa automaticky sleduje kontinuita číselného radu. V každej fáze spracovania faktúry sa zaznamenáva, kto a aké kroky na faktúre vykonal. Ak je faktúra vo formáte pdf, je možné k nej písať poznámky - napr. do ktorého strediska položka patrí.
- V rámci modulu je možné automaticky sledovať informácie o obchodných partneroch (s aktualizáciou každých 24 hodín) týkajúce sa:
- Zápisu do registra neplatičov
- Čísiel bankových účtov vedených na FÚ pre platiteľov DPH
- Nespoľahlivých platiteľov DPH
- Keď je faktúra priradená na schválenie, schvaľovateľom sa odošle e-mail s dokumentmi na schválenie faktúry. Faktúru je možné schváliť/odmietnuť priamo z e-mailu, čo výrazne šetrí čas a uľahčuje schvaľovací proces, napr. ak je schvaľovateľ na služobnej ceste.
- Modul umožňuje nastaviť prijímanie faktúr pre viacero firiem naraz a rozlišovať jednotlivé firmy v rámci evidencie faktúr. V nastaveniach modulu je možné zvoliť, či bude prijatá faktúra prílohou notifikačných e-mailov. Ak je táto možnosť zapnutá, faktúru je možné skontrolovať v rámci prijatého notifikačného e-mailu (napr. v rámci e-mailu informujúceho o zaslaní novej faktúry na schválenie) a nie je potrebné sa prihlasovať do eIntranetu.
- V prípade potreby je možné nastaviť schvaľovanie faktúry viacerými schvaľovateľmi (podľa firemných zvyklostí) - maximálny počet schvaľovateľov je 8, pričom posledný schvaľovateľ je označený ako konečný schvaľovateľ (po jeho schválení sa faktúra presunie do zložky "Schválené, na úhradu").
- V jednotlivých podzložkách modulu Prijaté faktúry môžete jednoducho vyhľadávať podľa rôznych parametrov, ako je napríklad meno alebo e-mailová adresa odosielateľa faktúry, stav faktúry (prijatá, čakajúca, spracovaná), číslo faktúry dodávateľa alebo interné číslo faktúry. Vyhľadávať je možné aj priamo v dokumentoch, a to vo viac ako šesťdesiatich typoch súborov (napríklad .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv) vrátane súborov pdf a ocr nad naskenovanými dokumentmi.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/19/faktury-prijate
Elektronická evidence a schvaľovanie prijatých faktúr je kľúčovým modulom eIntranet.net, ktorý automatizuje celý proces spracovania a kontroly dodávateľských dokladov. Presnejšie povedané: ušetríte čas na manuálne zadávanie, znížite riziko chýb a zabezpečíte auditnú stopu v reálnom čase.
- Rýchle prijatie faktúry – stačí poslať PDF alebo ISDOC na špeciálny e‑mail; systém okamžite načíta údaje a skontroluje dodávateľské informácie.
- Viacúrovňové schvaľovanie – rozdeľujte poverené osoby podľa oddelenia, výšky čiastky alebo dodávateľa. Každý krok je zaznamenaný v histórii zmien.
- Automatická komunikácia – systém posiela potvrdenie o prijatí alebo odmietnutí priamo odosielateľom, čím eliminuje nejasnosti a oneskorenia.
- Integrácia s modulmi zakázky a platobnými kanálmi – automaticky dopĺňa názov zakázky a generuje hromadný export platieb vo formáte ABO pre úhradu.
- Viac firiem v jednom systéme – vďaka nastaveniu presmerovania môžete spravovať faktúry pre viac organizácií bez nutnosti samostatných systémov.
Už dnes si vyskúšajte, ako jednoduché je previesť ručnú prácu na automatizovaný tok – zkrátite dobu schvaľovania o 60 % a minimalizujete chyby pri zadávaní. Zaregistrujte sa teraz a začnite šetriť čas!