Elektronické spracovanie prijatých faktúr
Modul Prijaté faktúry slúži na prehľadnú evidenciu faktúr a na uľahčenie procesu ich schvaľovania a úplného spracovania. Faktúry sa prijímajú priamo od odosielateľa faktúry zaslaním na e-mailovú adresu určenú na prijímanie faktúr alebo sa faktúra môže naskenovať do modulu. Odosielateľ faktúry je automaticky informovaný o prijatí faktúry do systému.
Na čo môžete použiť modul Prijaté faktúry
- Modul umožňuje nastaviť prijímanie faktúr od všetkých/len od overených obchodných partnerov. V prípade, že sa faktúry prijímajú len z overených e-mailov, je možné zadať e-mail používateľa, na ktorý sa pošle informácia v prípade odmietnutia faktúry.
- Celý proces schvaľovania faktúr prebieha elektronicky, čo šetrí čas a peniaze. Systém automaticky načítava údaje (vyťahuje údaje z faktúr) zo zaslaných faktúr (PDF, ISDOC) a uľahčuje tak prácu operátorovi.
- V rámci modulu sa došlým faktúram prideľuje interné identifikačné číslo, pričom sa automaticky sleduje kontinuita číselného radu.
- V rámci modulu je možné automaticky sledovať informácie o obchodných partneroch (s aktualizáciou každých 24 hodín) týkajúce sa:
- Zápisu do registra neplatičov
- Čísiel bankových účtov vedených na FÚ pre platiteľov DPH
- Nespoľahlivých platiteľov DPH
- V každej fáze spracovania faktúry sa zaznamenáva, kto vykonal ktoré kroky s faktúrou.
- Modul umožňuje nastaviť prijímanie faktúr pre viacero firiem naraz a rozlišovať jednotlivé firmy v rámci evidencie faktúr.
- V prípade potreby je možné nastaviť schvaľovanie faktúry viacerými schvaľovateľmi (podľa firemných zvyklostí) - maximálny počet schvaľovateľov je 8, pričom posledný schvaľovateľ je označený ako konečný schvaľovateľ (po jeho schválení sa faktúra presunie do zložky "Schválené, na úhradu").
- V jednotlivých podzložkách modulu Prijaté faktúry môžete jednoducho vyhľadávať podľa rôznych parametrov, ako je napríklad meno alebo e-mailová adresa odosielateľa faktúry, stav faktúry (prijatá, čakajúca, spracovaná), číslo faktúry dodávateľa alebo interné číslo faktúry.
Vyhľadávať môžete aj priamo v dokumentoch, a to vo viac ako šesťdesiatich typoch súborov (napríklad .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, .txt, .csv), vrátane dokumentov vo formáte pdf a ocr nad naskenovanými dokumentmi.
V nastaveniach modulu môžete vybrať, či bude prijatá faktúra prílohou notifikačných e-mailov. Ak je táto možnosť povolená, faktúru je možné skontrolovať v rámci prijatého notifikačného e-mailu (napr. v rámci e-mailu informujúceho o odoslaní novej faktúry na schválenie) a nie je potrebné sa prihlasovať do eIntranetu.
Takisto je možné schváliť alebo zamietnuť faktúru priamo z e-mailu, čo výrazne šetrí čas a uľahčuje proces schvaľovania, napr. ak je schvaľovateľ na služobnej ceste.
Faktúry prijaté z overených e-mailov sa môžu automaticky načítať s variabilným symbolom faktúry a sumou faktúry bez DPH (faktúra musí byť v pdf vygenerovaná ako text, nie naskenovaná) do detailu záznamu faktúry.
Ak je faktúra vo formáte pdf, je možné na ňu napísať poznámky - napr. do ktorého strediska položka patrí.
Faktúru je možné do modulu vložiť aj ručne; pri ručnom vkladaní faktúry je možné povoliť presun faktúry priamo do stavu "Čaká na vybavenie".
Prehľad faktúr zadaných do modulu alebo v prípade potreby ich možno kedykoľvek stiahnuť do programu Excel alebo vytlačiť.
Ušetrite až 80 % času pri spracovaní prijatých faktúr.
Prípadová štúdia - žiadosť zákazníka, nasadenie a prevádzka (vo formáte PDF): prijate-case-study.pdf
Prezentácia modulu Prijaté faktúry (v PDF): Prijate_faktury_eintranet_v2.pdf
