Dátové schránky - spracovanie a správa vo firmách
Modul dátových správ umožňuje pracovať s viacerými schránkami systému ISDS súčasne. V rámci modulu je možné nielen sťahovať a odosielať dátové správy, ale aj elektronicky ich preposielať zodpovedným pracovníkom na riešenie.
Softvér na spracovanie dátových správ
- Všetky dátové správy je možné vyhľadávať nielen podľa základných kritérií, ako je meno odosielateľa alebo príjemcu a dátum doručenia, ale aj podľa obsahu doručených alebo odoslaných dokumentov.
- Aplikácia umožňuje neobmedzenú archiváciu dátových správ (v klasických dátových schránkach je doba uloženia správy nastavená na 90 dní, potom je potrebné predplatiť si špeciálnu službu, tzv. dátový trezor).
- Ak sa aplikácia nepoužíva dlhšie ako 60 dní, automaticky upozorní používateľa (správcu eintranetu) na potrebu stiahnuť obsah dátovej schránky (aby sa zabránilo strate údajov uložených v dátovej schránke po 90 dňoch).
- Prijatú dátovú správu môže spracovať priamo zodpovedný zamestnanec, ktorému správca aplikácie pridelil práva na jej spracovanie (a označil ju ako spracovanú), alebo ju môže v elektronickej podobe postúpiť na riešenie inému príslušnému zamestnancovi (zamestnanec je o pridelení novej správy na riešenie automaticky informovaný e-mailom).
- Kontrola oprávnení na prístup k poštovým schránkam a správam na základe prístupu používateľov.
- Možnosť definovať pravidlá automatického spracovania/preposielania na riešenie dátových správ. Napríklad správy z FÚ sa automaticky preposielajú na finančné oddelenie.
- Import a export dátových správ vo formáte ZFO.
- Používateľom možno prideliť rôzne prístupové práva - napr. len čítanie pridelených správ, vytváranie nových správ (bez možnosti odosielania), čítanie a odosielanie všetkých správ. Je tiež možné nastaviť obmedzenie prístupu len k vybraným schránkam (nie ku všetkým zadaným schránkam).
Možnosť nastaviť funkciu, ktorú možno použiť na zobrazenie súhrnu prijatých dátových správ bez, bez označenia správ ako doručených a začatia plynutia zákonnej lehoty na ich vybavenie - získate tak viac času na vybavenie dátových správ (pri bežnom prihlásení do dátových schránok alebo stiahnutí dátových správ sa správy označia ako doručené a začne plynúť lehota na ich vybavenie - napríklad v prípade potvrdenia audítorskej správy je lehota len 5 pracovných dní od doručenia, čo môže byť náročné zvládnuť, ak je váš účtovník na dovolenke...).
V module môžete povoliť automatické sťahovanie dátových správ (správy sa sťahujú automaticky každé 3 hodiny vrátane príloh) a môžete si nechať posielať kópie správ do e-mailu. Dátové správy sa tak automaticky odosielajú na e-mail.
Modul umožňuje odpovedať na dátovú správu, preposlať ju alebo zobraziť postup jej konverzie do tlačenej verzie. V module je tiež možné pripraviť novú dátovú správu len na odoslanie s tým, že ju môže odoslať len pracovník, ktorý má pridelené prístupové práva vyššieho typu.
V rámci modulu je tiež možné prijímať a odosielať poštové dátové správy, ktoré sú elektronickou obdobou doporučenej pošty a používajú sa na obchodnú komunikáciu medzi používateľmi.
Vďaka prepojeniu modulu s CzechPointom je možné pomocou šablóny získať elektronicky podpísaný výpis z obchodného registra alebo registra trestov právnických osôb.
Modul umožňuje pracovať s viacerými dátovými schránkami súčasne a automaticky ukladať dátové správy do systému. Práva na uložené dátové správy môžete udeliť len vybraným používateľom alebo ich obmedziť podľa dátových schránok, ku ktorým majú prístup.
V aplikácii môžete mať toľko aktívnych schránok, koľko je prihlásených používateľov - t. j. napríklad prihlásenie 8 používateľov do aplikácie umožňuje mať 8 aktívnych dátových schránok (neaktívne schránky sa do tohto počtu nezapočítavajú).
Do modulu je možné importovať aj staré dátové správy vo formáte ZFO, ktoré boli uložené alebo exportované z iného softvéru, čo umožňuje evidovať dátové správy na jednom mieste. Môžete tak pracovať s dátovými správami uloženými na jednom mieste niekoľko rokov.
