Dátové schránky - spracovanie a správa vo firmách
Modul dátových správ umožňuje pracovať s viacerými schránkami systému ISDS súčasne. V rámci modulu je možné nielen sťahovať a odosielať dátové správy, ale aj elektronicky ich preposielať zodpovedným pracovníkom na riešenie.
Softvér na spracovanie dátových správ
- Všetky dátové správy je možné vyhľadávať nielen podľa základných kritérií, ako je meno odosielateľa alebo príjemcu a dátum doručenia, ale aj podľa obsahu doručených alebo odoslaných dokumentov.
- Aplikácia umožňuje neobmedzenú archiváciu dátových správ (v klasických dátových schránkach je doba uloženia správy nastavená na 90 dní, potom je potrebné predplatiť si špeciálnu službu, tzv. dátový trezor).
- Ak sa aplikácia nepoužíva dlhšie ako 60 dní, automaticky upozorní používateľa (správcu eintranetu) na potrebu stiahnuť obsah dátovej schránky (aby sa zabránilo strate údajov uložených v dátovej schránke po 90 dňoch).
- Prijatú dátovú správu môže spracovať priamo zodpovedný zamestnanec, ktorému správca aplikácie pridelil práva na jej spracovanie (a označil ju ako spracovanú), alebo ju môže v elektronickej podobe postúpiť na riešenie inému príslušnému zamestnancovi (zamestnanec je o pridelení novej správy na riešenie automaticky informovaný e-mailom).
- Kontrola oprávnení na prístup k poštovým schránkam a správam na základe prístupu používateľov. Možnosť definovať pravidlá automatického spracovania/preposielania na riešenie dátových správ. Napríklad správy z FI sa automaticky prepošlú finančnému oddeleniu.
- V rámci modulu je možné povoliť automatické sťahovanie dátových správ (správy sa sťahujú automaticky každé 3 hodiny vrátane príloh) a je možné nechať si posielať kópie správ na e-mail. Dátové správy sa tak automaticky odosielajú do e-mailu.
- Import a export dátových správ vo formáte ZFO. Možnosť odosielať a prijímať tzv. hromadné dátové správy a vkladať komprimované súbory vo formáte ZIP alebo kontajnera ASiC do príloh dátových správ.
- V rámci aplikácie je možné mať toľko aktívnych schránok, koľko je prihlásených používateľov - t. j. napr. pri prihlásení 8 používateľov môže mať aplikácia 8 aktívnych schránok (neaktívne schránky sa do tohto počtu nezapočítavajú).
Možnosť nastaviť funkciu, ktorú možno použiť na zobrazenie súhrnu prijatých dátových správ bez, bez označenia správ ako doručených a začatia plynutia zákonnej lehoty na ich vybavenie - získate tak viac času na vybavenie dátových správ (pri bežnom prihlásení sa do dátových schránok alebo stiahnutí dátových správ sa správy označia ako doručené a začne plynúť lehota na ich vybavenie - napríklad v prípade potvrdenia audítorskej správy je lehota len 5 pracovných dní od doručenia, čo môže byť náročné zvládnuť, ak je účtovník na dovolenke...).
Modul umožňuje odpovedať na dátovú správu, preposlať ju alebo zobraziť postup jej konverzie do tlačenej verzie. V module je tiež možné pripraviť novú dátovú správu len na odoslanie s tým, že ju môže odoslať len zamestnanec, ktorý má pridelené prístupové práva vyššieho typu.
V rámci modulu je možné prijímať a odosielať aj poštové dátové správy, ktoré sú elektronickou obdobou doporučenej pošty a používajú sa na obchodnú komunikáciu medzi používateľmi.
Vďaka prepojeniu modulu s CzechPointom je možné pomocou šablóny získať elektronicky podpísaný výpis z obchodného registra alebo registra trestov právnických osôb.
Modul umožňuje prácu s viacerými dátovými schránkami súčasne a automatické ukladanie dátových správ do systému. Práva k uloženým dátovým správam môžete udeliť len vybraným používateľom alebo ich obmedziť podľa dátových schránok, ku ktorým majú prístup.
Do modulu je možné importovať aj staré dátové správy vo formáte ZFO, ktoré sú uložené alebo exportované z iného softvéru, čo umožňuje uchovávať dátové správy na jednom mieste. Môžete tak pracovať s dátovými správami uloženými na jednom mieste aj niekoľko rokov.
