Postup pri podávaní sťažností - program pre proces podávania sťažností
Modul sťažností umožňuje rýchlu a prehľadnú správu sťažností zákazníkov. Modul umožňuje vytvárať šablóny odpovedí a nastavovať rôzne skupiny sťažností podľa potreby.
Organizujte reklamácie do samostatných projektov s vlastnými pravidlami, stavmi, prioritami a e-mailovými šablónami. Každý projekt môže mať iný tím riešiteľov, iný formulár pre zákazníka aj iný spôsob číslovania reklamácií.
Zákazník aj váš tím sú okamžite informovaní e-mailom o každej zmene stavu reklamácie alebo pridaní záznamu. Pripravte si šablóny odpovedí s dynamickými kľúčovými slovami, ako sú číslo reklamácie, meno zákazníka alebo spôsob vybavenia.
Systém sleduje zákonné lehoty aj vaše vlastné SLA. Keď sa blíži vypršanie termínu, dostanete upozornenie e-mailom. Prehľadne vidíte, koľko dní zostáva na vybavenie každej otvorenej reklamácie.
Zákazníci môžu podať reklamáciu priamo cez váš web bez nutnosti prihlásenia. Formulár možno prispôsobiť vlastnými poľami, úvodným textom aj logom firmy. Po odoslaní zákazník automaticky dostane potvrdzujúci e-mail s číslom reklamácie.
Čo ocení váš zákazník pri reklamácii?
-
Vlastné stavy a priority reklamácií
Definujte vlastný workflow – od prijatia reklamácie až po jej uzavretie. Každý stav môže mať vlastnú farbu a prioritu, takže váš tím vždy vie, na čo sa zamerať.
-
Vlastné polia a prispôsobiteľné formuláre
Pridajte k reklamáciám ľubovoľné vlastné polia – text, číslo, dátum, výber zo zoznamu alebo prepojenie s firmou z CRM. Formulár prispôsobíte presne svojim procesom.
-
Priradenie riešiteľa a tímová spolupráca
Každú reklamáciu priraďte konkrétnemu riešiteľovi alebo skupine. Riešitelia dostávajú e-mailové upozornenia na nové tikety a môžu pridávať interné aj zákaznícke záznamy priamo v systéme.
-
Spôsob vybavenia a odovzdania tovaru
Pri každej reklamácii zaznamenajte spôsob vybavenia (oprava, výmena, vrátenie peňazí) aj spôsob odovzdania vybavenégo tovaru zákazníkovi – osobný odber alebo zaslanie na adresu.
-
Export dát a prehľady
Exportujte prehľad reklamácií do XLSX s filtrom podľa stavu, priority, dátumu alebo čísla produktu. Tlačte detail reklamácie priamo zo systému.
-
Vlastné číslovanie reklamácií
Nastavte vlastný formát číslovania s prefixom, rokom a poradovým číslom. Systém automaticky generuje unikátne číslo každej novej reklamácie podľa vašich pravidiel.
Prepojenie s ďalšími modulmi
Modul Reklamácie úzko spolupracuje s ďalšími súčasťami eIntranetu a umožňuje kompletnú evidenciu od prijatia reklamácie až po vyúčtovanie práce a napojenie na zákazku.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/57/reklamacia
Majte reklamačné konanie vždy pod kontrolou
Softvér pre riadenie reklamácií v eIntranete nahradí tabuľky v Exceli aj e-mailovú komunikáciu so zákazníkmi. Celý tím pracuje v jednom systéme, zákazník je priebežne informovaný a vy máte prehľad o každej reklamácii od podania až po vybavenie.
Prehľadné a jednoduché riadenie reklamácií vašich zákazníkov – modul, ktorý vám umožní rýchlo a efektívne spravovať celý reklamačný proces v rámci jednej cloudovej ERP platformy eIntranet.net. Vďaka centrálnemu systému môžete mať pod kontrolou všetky sťažnosti, znížiť dobu riešenia a minimalizovať riziko chýb.
Kľúčové funkcie a výhody:
- Vytváranie a úprava šablón odpovedí, ktoré skráti dobu reakcie na sťažnosti až o 30 %.
- Nastavenie reklamačných projektov podľa oddelenia či typu produktu – každý projekt má vlastný workflow a stavové kódy.
- Komplexná definícia stavov reklamácií (prijatá, v riešení, vyriešená) s možnosťou automatických upozornení.
- Môžnosť automatického či ručného zadávania požiadaviek priamo z e‑mailu alebo webového formulára – zákazníci a interné tímy sa nemusť prihlasovať.
- Integrované reporty, ktoré vám poskytnú prehľad o trendových častiach a pomôžu optimalizovať procesy.
Vyskúšajte modul reklamácií v eIntranet.net a získate rýchly prístup k informáciám, znížite náklady na spracovanie sťažností a zvýšíte spokojnosť zákazníkov. Zaregistrujte sa teraz a začnite riadiť reklamácie jednoducho.