Anglicky
Maďarsky
Poľsky
Nemecky
ŠpanielčinaZasielanie a podpisovanie dokumentov elektronicky
Modul umožňuje základný elektronický podpis dokumentov a uľahčuje správu so zákazníkmi, dodávateľmi, zamestnancami.
Nahrajte dokument vo formáte PDF, zadajte e-mail a telefónne číslo príjemcu a odošlite žiadosť o podpis jedným kliknutím. Príjemca dostane unikátny odkaz priamo do svojej e-mailovej schránky. Dokumenty môžete odoslať na podpis ľubovoľnému počtu osôb — každý dostane vlastný odkaz a vlastný overovací kód.
Bezpečnosť podpisu zabezpečuje dvojfaktorové overenie. Pri otvorení odkazu na podpis systém automaticky odošle na mobilný telefón príjemcu 6-miestny overovací kód. Bez zadania správneho kódu nie je možné dokument podpísať, čo zaručuje identifikáciu podpisujúcej osoby a chráni pred zneužitím.
Príjemca kreslí svoj podpis priamo v prehliadači — myšou na počítači alebo prstom na mobilnom zariadení či tablete. Podpis sa automaticky vloží na koniec PDF dokumentu spolu s dátumom, časom a IP adresou podpisujúceho. Nie je potrebný žiadny špeciálny softvér ani aplikácia.
Po získaní všetkých podpisov systém automaticky zlúči všetky PDF prílohy a podpisové stránky do jedného konečného dokumentu. Výsledné PDF si môžete stiahnuť, archivovať alebo odovzdať tretím stranám. Voliteľne je možné na poslednú stránku pridať QR kód na overenie pravosti dokumentu.
Kľúčové funkcie elektronického podpisu dokumentov
-
Typy dokumentov s vlastnými právami
Vytvorte si vlastné kategórie dokumentov (pracovné zmluvy, objednávky, dodatky) a ku každej nastavte prístupové práva podľa pozícií alebo jednotlivých používateľov na 5 úrovniach.
-
Záznam dátumu, času a IP adresy
Ku každému podpisu systém zaznamená presný dátum a čas podpisu, IP adresu a informácie o zariadení. Tieto údaje sú súčasťou podpisovej stránky v PDF a slúžia ako dôkaz pre prípadný audit.
-
Podpis na PC, mobile aj tablete
Na elektronický podpis stačí ľubovoľný webový prehliadač. Príjemca nemusí mať účet v systéme ani inštalovať žiadnu aplikáciu — stačí otvoriť odkaz z e-mailu a podpísať.
-
QR kód na overenie pravosti
Na konečné PDF sa voliteľne vloží QR kód, pomocou ktorého je možné kedykoľvek overiť, že dokument pochádza z vášho systému a nebol po vygenerovaní zmenený.
-
Plánovanie odoslania
Nastavte presný termín odoslania dokumentu — napríklad pripravte zmluvu v piatok a naplánujte odoslanie na pondelok ráno. Rovnako nastavte platnosť odkazu, dokedy je možné dokument podpísať.
-
Kompletná história a audit
Každý dokument má podrobnú históriu všetkých operácií — od vytvorenia cez odoslanie až po podpis. Všetky záznamy sú dostupné pre interný audit a právne účely.
Pomocník/Wiki pre tento modul nájdete na: https://wiki.eintranet.net/sk/modul/82/esignatures
Podpisujte dokumenty online — rýchlo, bezpečne a odkiaľkoľvek
Elektronický podpis dokumentov v eIntranet.net šetrí čas aj náklady na tlač a doručovanie. Vďaka SMS overeniu a záznamu IP adresy máte istotu identifikácie podpisujúceho. Či už podpisujete pracovné zmluvy, objednávky alebo akékoľvek iné dokumenty — všetko vybavíte online počas niekoľkých minút.
Elektronický podpis dokumentov online – rýchly a bezpečný spôsob, ako odoslať a podpísať zmluvy či interné dokumenty bez nutnosti tlače a skenovania.
- Podpísovanie na diaľku: Umožňuje zamestnancom, dodávateľom i zákazníkom podpísať dokumenty z ľubovoľného zariadenia – mobilného telefónu, tabletu alebo PC. Sníži sa tak doba potrebná k uzavretiu obchodu o až 70 %.
- Jednoduchá integrácia: Modul je natívne prepojený s CRM a HR modulom eIntranet.net, takže podpísané dokumenty automaticky prichádzajú do správnych pracovných tokov.
- Zabezpečený podpis: Používame certifikát podľa európskej normy EU-ESIGN a eIDAS, čo zaručuje právnu platnosť a auditovateľnosť každého podpísaného súboru.
- Auditná stopa: Každý podpis je prepojený s časovým razítkom a IP adresou, takže môžete ľahko doložiť pravosť dokumentu v prípade potreby.
- Úspora nákladov: Eliminácia papierových formulárov a poštových poplatkov prináša ročnú úsporu až 15 % na administratíve.
Tento modul skráti dobu uzatvárania zmlúv, znižuje chybovosť a podporuje digitálnu transformáciu vašej firmy. Skúste elektronický podpis už dnes – zjednodušte si život a ušetrite čas!