Žádost o dovolenou elektronicky

Modul dovolené jednak usnadňuje a zefektivňuje proces schvalování dovolené zaměstnanců (vše probíhá elektronicky) a jednak přehledně eviduje čerpání dovolené (měsíční i roční přehledy, zbývající dovolené).

K čemu můžete využít modul dovolené


  • Schvalovat či zamítat dovolené jednotlivým zaměstnancům mohou nastavení uživatelé (většinou jejich nadřízení, kteří obdrží automaticky emailem elektronickou žádost, kterou mohou přímo z emailu schválit či zamítnout); celkový přehled mohou vidět například majitelé firmy či personální oddělení.
  • Celkový přehled dovolených je vidět v přehledném kalendáři a je možné ho stáhnout, například pro mzdové podklady, v excelu za jednotlivé měsíce.
  • Žádanky (žádosti o dovolenou) i schvalování jsou elektronické a maximálně automatizované. Nebudete tedy trávit čas či utrácet peníze za práci, kterou může technika udělat za Vás. Modul dovolených dělá vše za Vás, včetně generování reportů pro vaší mzdovou účetní a možnosti importu dovolených do Vašeho mzdového softwaru.
  • Jeden den dovolené průměrného zaměstnance, který není řádně evidován, stojí vaší firmu peníze. Proto již žádné papírové lístečky, které se mohou ztratit, nebo nepřehledné tabulky, na které se zapomíná.
  • V aplikaci mohou zaměstnanci přes webové rozhraní plánovat volno, žádat o ně své nadřízené, a poté sledovat, v jakém stavu se jejich žádost aktuálně nachází. Management má dokonalý přehled o plánovaných dovolených, čímž lze předejít problémům s nevhodně zvolenými termíny dovolené s ohledem na bezproblémové fungování organizace.
  • V rámci modulu je možné stahovat export dovolených za vybraný měsíc pro import do IS Premier.

E-dovolenky, neboli elektronické podávání a schvalování žádostí o souhlas s určením doby čerpání dovolené, jsou jedním z kroků na cestě elektronizace oběhu dokladů a budování e-administrativy. Cílem je poskytnout e-alternativu ke klasickým písemným (papírovým) žádostem, a ponechat vedoucím pracovníkům na vůli, kterou formu budou na svých pracovištích preferovat. Elektronická žádost obsahuje tytéž povinné údaje jako písemná, tedy identifikaci žadatele (a jeho pracovního poměru), datum zahájení a ukončení dovolené a datum podání žádosti, a navíc ještě některé doplňující (nepovinné) údaje, například osobu, která bude žadatele zastupovat, nebo poznámky. Podstatné odlišnosti mezi elektronickou a písemnou žádostí tkví ve čtyřech aspektech: autorizaci, předávání, zaznamenání do elektronického docházkového systému a kontrolách.

  • Autorizace: Písemná žádost je osobně podepsána zaměstnancem - žadatelem - a následně vedoucím zaměstnancem - schvalovatelem - na předepsaném formuláři. Elektronickou žádost potvrzují žadatel i schvalovatel v autentizovaném prostředí stiskem tlačítka. Okamžikem stisku tlačítka je dáno datum a čas podání resp. schválení (event. zamítnutí).
  • Předávání: Písemnou žádost předává žadatel schvalovateli a posléze pověřené osobě - zadavatelce docházky - osobně. Elektronická žádost je předávána automaticky po elektronickém podání resp. schválení, spolu s odesláním e-mailového upozornění schvalovateli v okamžiku podání.
  • Zaznamenání do docházky: Schválenou písemnou žádost zaznamenává do elektronického docházkového systému zadavatelka docházky opisem z papírového formuláře (s jistou časovou prodlevou). Elektronickou žádost zaznamenává systém automaticky a okamžitě po elektronickém schválení.
  • Kontroly: Případné termínové kolize písemné žádosti s jinou již schválenou dovolenou nebo jiným typem pracovní nepřítomnosti se najisto odhalí až v okamžiku vkládání opsaných údajů do docházkového systému. U elektronické žádosti se kolize zjistí již v okamžiku podávání. Při elektronickém podávání a schvalování jsou navíc různé typy kontrol prováděny v každém dílčím kroku celého procesu.