V dynamickém světě podnikání a HR je neustálá adaptace na nové legislativní požadavky klíčová. Rok 2026 přináší významnou změnu, která se dotkne zejména firem zaměstnávajících pracovníky v rizikových profesích: povinný příspěvek na produkty spoření na stáří. Tato novinka, zakotvená v zákoně č. 324/2025 Sb., o povinném příspěvku na produkty spoření na stáří, není jen další kolonka ve mzdové účtárně. Je to investice do budoucnosti vašich zaměstnanců a zároveň výzva pro efektivní řízení HR procesů.

Co se mění od 1. ledna 2026?

Od prvního dne roku 2026 začíná platit nový zákon, který ukládá zaměstnavatelům novou povinnost. Pokud ve vaší firmě zaměstnáváte pracovníky, jejichž profese spadá do třetí kategorie rizikovosti (u vybraných faktorů pracovního prostředí), budete jim muset povinně přispívat na vybrané produkty spoření na stáří. Konkrétně se jedná o:

• penzijní připojištění se státním příspěvkem, nebo
• doplňkové penzijní spoření.

Výše tohoto příspěvku je pevně stanovena na 4 % z vyměřovacího základu za kalendářní měsíc. Podmínkou je, aby zaměstnanec v daném měsíci odpracoval alespoň tři směny rizikové práce. Toto kritérium je důležité sledovat, protože určuje, zda povinnost příspěvku pro daný měsíc vzniká či nikoliv.

Není to automatické: Role zaměstnance a vznik povinnosti

Důležitým aspektem je, že poskytnutí tohoto příspěvku není automatické. Zaměstnanec musí své právo na povinný příspěvek uplatnit aktivně, a to tím, že tuto skutečnost oznámí zaměstnavateli. Jak vyplývá z § 4 odst. 1 zákona, povinnost zaměstnavatele začíná běžet až od měsíce následujícího po doručení tohoto oznámení. To klade důraz na včasnou a jasnou komunikaci mezi zaměstnanci a HR oddělením.

Digitalizace HR: Klíč k efektivnímu řízení nové povinnosti

Pro podnikatele a HR manažery představuje tato nová legislativa administrativní výzvu. Jak efektivně sledovat odpracované směny v rizikových profesích? Jak zajistit plynulé a zdokumentované přijímání oznámení od zaměstnanců? A jak zajistit správný výpočet a včasné odvody?

Právě zde se ukazuje síla moderních nástrojů pro digitalizaci firemních procesů. Systémy jako eIntranet.net mohou hrát klíčovou roli v zefektivnění řízení této nové povinnosti. Představte si, že:

• Zaměstnanci mohou oznámení o uplatnění práva na příspěvek podávat prostřednictvím digitálního formuláře přímo v intranetu, což zajišťuje okamžité doručení a automatické zaznamenání.
• Systém automaticky eviduje data pro sledování odpracovaných rizikových směn a vypočítává výši příspěvku.
• HR oddělení má na jednom místě přehled o všech relevantních informacích, od oznámení přes výpočty až po potvrzení odvodů, což minimalizuje riziko chyb a usnadňuje audit.

Digitalizace snižuje administrativní zátěž, zajišťuje transparentnost a pomáhá udržet krok s legislativními požadavky bez zbytečných prodlev.

Proč se připravit včas?

Přestože do účinnosti zákona zbývá ještě několik měsíců, včasná příprava je klíčová. Zde jsou kroky, které byste měli zvážit:

1. Identifikujte rizikové profese: Zkontrolujte, které pracovní pozice ve vaší firmě spadají do třetí kategorie rizikovosti.
2. Informujte zaměstnance: Proaktivně komunikujte s dotčenými zaměstnanci o jejich právu a potřebě oznámení.
3. Připravte procesy: Zaveďte jasné interní procesy pro příjem oznámení, sledování rizikových směn a výpočet příspěvků. Zde může eIntranet.net posloužit jako centrální platforma pro správu dokumentů a formulářů.
4. Upravte mzdové systémy: Zajistěte, aby vaše mzdové a HR systémy byly schopné novou povinnost zpracovat.
5. Sledujte aktuální informace: Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) již zveřejnilo informace k této problematice, a je důležité sledovat další upřesnění.

Tato nová povinnost je více než jen legislativní požadavek. Je to příležitost k posílení sociální odpovědnosti vaší firmy a k zefektivnění interních procesů. S dobrým plánováním a správnými digitálními nástroji můžete tuto změnu zvládnout hladce a s minimální námahou.