Provozujete firmu, řídíte HR oddělení nebo jste zodpovědní za bezpečnost práce? Pak víte, že administrativa spojená s pracovními úrazy může být časově i procesně náročná. Dobrou zprávou je, že s příchodem nového roku 2026 se tato oblast dočká významné modernizace.

Digitalizace hlášení pracovních úrazů: Co se mění od 1. ledna 2026?

Od 1. ledna 2026 vstupuje v platnost klíčová změna, která má za cíl omezit administrativní zátěž, zvýšit přehlednost pro zaměstnavatele a sjednotit nahlašované údaje. Hlášení pracovních úrazů a zasílání záznamů o nich bude nově probíhat výhradně elektronicky, a to prostřednictvím specializovaného Portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP).

Tento krok je dalším důkazem, že digitalizace firemních procesů se stává normou i v oblasti státní správy. Už žádné datové schránky, e-maily ani pošta – od roku 2026 bude jedinou platnou cestou online portál, který najdete na www.suip.cz nebo https://www.mpsv.cz/app/suip-portal/.

Kdo a jak se přihlásí? Flexibilita pro vaše HR týmy

Do portálu se za zaměstnavatele přihlašují statutární zástupci. A to jednoduše a bezpečně, prostřednictvím ověřených státních prostředků, jako je bankovní identita, MojeID nebo I. CA Identity. Tím je zajištěna vysoká úroveň zabezpečení a autentizace.

Co je však pro větší firmy a organizace s rozsáhlou strukturou klíčové, je možnost delegace. Statutární zástupce může v portálu zplnomocnit neomezený počet dalších fyzických osob k zastupování zaměstnavatele. To znamená, že HR manažeři, specialisté BOZP nebo vedoucí jednotlivých provozů mohou být pověřeni k samostatnému hlášení úrazů, aniž by museli žádat o zásah statutárního zástupce při každém incidentu. Každá takto oprávněná osoba se nicméně musí do portálu přihlásit rovněž svou vlastní státní identitou.

A jak vám s tím může pomoci eIntranet.net? Naše platforma vám umožní snadno vytvořit centrální znalostní bázi, kde uložíte veškeré postupy pro hlášení úrazů, kontakty na oprávněné osoby a školící materiály k novému portálu. Tím zajistíte, že celý váš tým bude mít přístup k aktuálním informacím a procesy budou probíhat hladce.

Co všechno nový portál umí a proč je to výhoda?

Přechod na digitální hlášení přináší řadu funkcionalit, které výrazně usnadní vaši práci:

• Ohlášení úrazu: Rychlé a přímé nahlášení na příslušný úřad (oblastní inspektorát práce / obvodní báňský úřad).
• Vyplnění a zaslání záznamu: Jednoduché vyplnění formuláře a jeho elektronické odeslání.
• Uložení a tisk: Možnost uložit a vytisknout záznam o úrazu, a to i v .pdf formátu.
• Aktualizace dat: Možnost aktualizovat údaje v již odeslaném záznamu.
• Komplexní přehled: Všechny pracovní úrazy zaměstnavatele na jednom místě, s možností snadného vyhledávání a filtrování.

Tyto funkce výrazně zefektivňují správu BOZP, snižují riziko chyb a poskytují vám okamžitý přehled o bezpečnostní situaci ve vaší firmě. Digitalizace znamená méně papírování, rychlejší komunikaci s úřady a větší kontrolu nad daty.

Hlášení pro OSVČ a další detaily

Změna se netýká jen zaměstnavatelů s mnoha zaměstnanci. Také OSVČ, a to i ty, které nikoho nezaměstnávají, budou muset své pracovní úrazy ohlašovat a zasílat záznamy o nich elektronicky prostřednictvím portálu. I ony mohou samozřejmě oprávnit další fyzické osoby k jejich zastupování.

Po odeslání hlášení obdržíte na svůj e-mail potvrzení o ohlášení/zaslání záznamu, které bude k dispozici i ke stažení přímo v portálu. Transparentnost a prokazatelnost jsou klíčové.

Pouze v případě specifických situací (např. statutární zástupci cizí státní příslušnosti z vybraných zemí, právnické osoby), kdy není možné se do portálu přihlásit standardní cestou, je třeba kontaktovat SÚIP na emailové adrese portal@suip.cz.

Připravte se na digitální budoucnost již dnes

Digitalizace hlášení pracovních úrazů je jasným signálem, že budoucnost administrativy je v efektivitě a automatizaci. Pro podnikatele, HR manažery a majitele firem je to příležitost, jak optimalizovat interní procesy a zajistit maximální compliance s legislativou.

S eIntranet.net můžete jít ještě dál. Integrujte správu dokumentů BOZP, interní směrnice a záznamy o školeních do jednotného digitálního prostředí. Naše platforma vám pomůže nejen se splněním legislativních povinností, ale i s budováním proaktivní kultury bezpečnosti práce, kde jsou všechny informace na dosah ruky a procesy jsou přehledné a efektivní.

Nenechte se překvapit a začněte se na tyto změny připravovat již nyní. Digitalizace není hrozba, ale příležitost pro chytřejší a efektivnější podnikání!