Anglicky
Slovensky
Maďarsky
Polsky
Německy
ŠpanělskyAdministrativní nároky na české podnikatele a HR oddělení se opět zvyšují. Od 1. července 2026 vstupuje v účinnost novela, která zásadně mění proces onboardingu. Zatímco dosud měli zaměstnavatelé na přihlášení nového kolegu k sociálnímu pojištění osmidenní lhůtu po jeho nástupu, nově bude nutné tento krok učinit ještě předtím, než zaměstnanec poprvé „převezme práci“.
Konec osmidenní lhůty, jak ji známe
Dosavadní praxe umožňovala firmám určitou flexibilitu. Pokud zaměstnanec nastoupil v pondělí, personalista měl čas na administrativu prakticky až do úterý následujícího týdne. Tomu je konec. Tato povinnost, která se doposud vztahovala pouze na zahraniční pracovníky, se od července 2026 rozšiřuje na všechny zaměstnance bez rozdílu státní příslušnosti.
Klíčová fakta, která byste měli mít v kalendáři:
- Nejzazší termín: Před okamžikem faktického nástupu k výkonu práce.
- Nejdřívější termín: Maximálně 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu.
- Spuštění systému: Od 23. 6. 2026 umožní ePortál ČSSZ evidovat i české občany pro nástupy plánované na 1. 7. 2026 a později.
Tento posun v čase vyžaduje mnohem těsnější koordinaci mezi náborovým týmem a mzdovou účtárnou. Právě zde hraje klíčovou roli digitalizace. Pokud využíváte moderní nástroje, jako je eIntranet.net, můžete si procesy onboardingu nastavit tak, aby systém automaticky hlídal tyto kritické termíny a nedocházelo k opomenutím, která mohou vést k vysokým pokutám.
Dvě cesty, jak splnit zákonnou povinnost
Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) připravila pro zaměstnavatele dvě varianty postupu. Volba mezi nimi závisí na tom, kolik informací máte o novém zaměstnanci k dispozici v předstihu.
1. Kompletní registrace
V tomto případě provedete plnohodnotné přihlášení se všemi údaji ještě před nástupem. Tato varianta je již od dubna 2026 povinná pro cizince a od konce června se otevře i pro občany ČR. Je ideální pro firmy, které mají digitálně zpracované podklady od uchazeče již ve fázi podpisu smlouvy.
2. Předregistrace (pouze pro občany ČR)
Pokud potřebujete zaměstnance nahlásit rychle, ale chybí vám kompletní sada údajů, můžete využít institut tzv. předregistrace. Jde o částečné nahlášení s užší sadou informací. Pozor však na to, že po faktickém nástupu zaměstnance musíte standardní registraci dokončit, a to nejpozději do 8 dnů.
Co když zaměstnanec nakonec nenastoupí?
V personalistice se běžně stává, že si kandidát nástup na poslední chvíli rozmyslí. Zákon na to pamatuje, ale opět ukládá povinnost jednat rychle. Pokud k nástupu nedojde, musíte tuto skutečnost oznámit bez zbytečného odkladu, nejpozději do 8 dnů od plánovaného termínu. V případě plné registrace se provádí tzv. storno (Akce 8), u předregistrace jde o „oznámení o nenastoupení“ (Akce 2).
Pohled z praxe: Proč ta změna a co to znamená pro digitalizaci?
Hlavním motivem státu je boj proti nelegální práci a „práci načerno“. Inspekce práce bude mít díky on-line evidenci okamžitý přehled o tom, kdo v daném provozu má v tu chvíli pracovat. Pro poctivé firmy to znamená jediné: nutnost mít v pořádku HR data.
Digitalizace firemních procesů se tak stává nikoliv volbou, ale nutností. Manuální hlídání nástupů v Excelu se s novými pravidly stává extrémně rizikovým. Informační systémy, jako je náš eIntranet.net, umožňují centralizovat data o zaměstnancích a zajistit, že informace o novém nástupu doputuje k odpovědné osobě dříve, než pracovník poprvé projde branou firmy.
Shrnutí na závěr
Nová povinnost přináší další administrativní krok do už tak náročného procesu přijímání zaměstnanců. Cílem je sice transparentnější trh, ale pro firmy to znamená nutnost zrychlit tok informací uvnitř organizace. Doporučujeme revidovat vaše interní procesy onboardingu včas, aby vás červenec 2026 nezastihl nepřipravené. Klíčem k úspěchu bude eliminace papírování a přechod na plně digitální správu zaměstnanecké agendy.