Novinky

V modulu Zakázky byla přidána nová funkce, která automaticky informuje manažera zakázky o nově zapsaném výkazu práce.

Aktivace této funkce je možná pouze manažerem konkrétní zakázky (zadávat manažera zakázky musí být povoleno v nastavení modulu), a to zaškrtnutím check-boxu „Odesílat upozornění o zapsání práce manažerovi zakázky“ přímo v dané zakázce – v části Výkazy práce pro tuto zakázku.

Po aktivaci bude manažer zakázky automaticky dostávat upozornění pokaždé, když někdo zapíše nový výkaz práce k dané zakázce.

Díky nové funkci získá manažer zakázky lepší přehled o průběhu práce vykázané na zakázce a může případně okamžitě reagovat na nesrovnalosti v zapsaných výkazech.

V modulu Projekty je nově možné si vyžádat aktivní souhlas členů týmů se zapojením do konkrétního projektu.

Při zakládání nového projektu je možné vybrat uživatele, kteří budou součástí realizačního týmu. Každému z nich se automaticky odešle e-mail s odkazem na potvrzení souhlasu. Až po potvrzení (odkliknutí zaslaného odkazu) se jim aktivuje přístup k projektu (zobrazení, případně možnost editace).

Postup pro aktivaci a využití této funkce:

1. Aktivace funkce – v Nastavení → Projekty → Obecná nastavení zaškrtněte možnost „Využívat Seznam členů týmu“
2. Vytvoření projektu a výběr členů – klikněte na „Přidat projekt – členové týmu“ a vyberte uživatele, kteří mají mít přístup (pouze pro zobrazení, nebo i editaci projektu)
3. Získání souhlasu členů – vybraným osobám je automaticky odeslán e-mail s odkazem pro potvrzení účasti
4. Aktivace přístupů po potvrzení – po kliknutí na odkaz se členovi týmu zpřístupní projekt a informace o udělení souhlasu se uloží do sekce Poznámky

Tato novinka pomáhá efektivněji řídit projektové týmy a podporuje transparentní týmovou spolupráci – každý ví, že je oficiálně součástí týmu.

V modulu Skladové hospodářství je nově možné zobrazovat ve skladových výdejkách pouze položky, které jsou skladem.

V Nastavení → Skladové hospodářství je třeba zaškrtnout check-box „Nabízet pouze položky skladem“. Následně se budou při vytváření skladové výdejky nabízet pouze položky, které jsou na skladě.

Tato nová funkce zefektivňuje a zrychluje vytváření skladových výdejek:

• seznam skladových položek je přehlednější – není zahlcený nedostupnými položkami
• výběr položek je rychlejší – není nutné kontrolovat jejich dostupnost

V nastavení modulu HelpDesk, resp. v nastavení jednotlivých projektů je možné povolit nové stavy tiketů:

• Koncept – tiket ve stavu „Koncept“ je automaticky viditelný pouze pro uživatele, který ho vytvořil, a pro jeho nadřízené (dle práv uživatelů)
• Zamítnutý – pro možnost zamítnutí tiketu přibylo v detailu tiketu nově tlačítko „Zamítnuto“ - zobrazuje se, pokud je stav tiketu „Zamítnutý" aktivní

Dále bylo nově v nastavení modulu doplněno nové přístupové oprávnění „Práva navíc dle stavu tiketu“.

Toto právo lze uživatelům přidělit doplňkově a umožňuje přidělení práva pro zobrazení/správu tiketů ve vybraném stavu – např. ke stavu tiketu „Čekající na reakci“ je možné přidělit právo „Číst/Zapisovat/Mazat/Obnovit“. Pokud má tedy uživatel právo jen pro přiřazené tikety, bude mít u tiketů ve stavu „Čekající na reakci“ práva vyšší.

Díky výše uvedeným novinkám je možné:

• přehledněji spravovat tikety v různých fázích řešení
• lépe evidovat rozepsané i odmítnuté požadavky
• jemněji nastavit oprávnění uživatelů – např. aby týmoví vedoucí viděli tikety v určitém stavu, i když jim nebyly přímo přiřazeny

V nastavení modulu Testy, resp. v nastavení jednotlivých testů, je nyní k dispozici nová volba: „Správce testů může k výsledkům dopisovat poznámku“.

Díky této funkci může školitel nebo zkoušející jednoduše přidat vlastní komentář k výsledkům testu, resp. k odpovědím uživatele na jednotlivé otázky testu – například doplňující vysvětlení, zpětnou vazbu nebo doporučení ke zlepšení.

Výsledky testu lze následně exportovat do PDF včetně poznámek školitele, takže má testovaný uživatel vše přehledně na jednom místě a získá jasnější a osobnější zpětnou vazbu k absolvovanému testu.

V rámci aplikace byl zprovozněn nový modul Poskytnuté služby (modul je třeba aktivovat v Nastavení → Povolené moduly → Poskytnuté služby).

Tento modul slouží k evidenci poskytnutých služeb zákazníkům a poskytuje přehledné podklady pro fakturaci odvedené práce.

Co modul umožňuje?

• Přehledné zaznamenávání služeb poskytnutých zákazníkům
• Napojení na další moduly:
  • CRM – snadný výběr zákazníka
  • Zakázky – přiřazení činnosti ke konkrétní zakázce
• Filtrování záznamů podle časového období
• Možnost označit záznamy jako vyfakturované – jednotlivě i hromadně
• Export dat do XLS – dle měsíce, roku nebo konkrétního zákazníka (CRM)

Modul je praktický např. pro účetní a servisní firmy, které chtějí jednoduše vykazovat odvedenou práci a připravit podklady pro fakturaci klientům.

V modulu Kalendáře je nově možné napojit kalendáře z tohoto modulu na Android/iPhone. Postup pro napojení:

• v Nastavení → Kalendáře je nejprve třeba povolit přístup CalDAV
• následně se přímo v modulu, resp. u konkrétního kalendáře, zobrazí návod pro nastavení aplikace One Calendar v Androidu/iPhonu
• dle zobrazeného návodu nastavte aplikaci One Calendar na Vašem mobilním zařízení

Po nastavení této funkce se bude kalendář z eIntranetu obousměrně synchronizovat s aplikací One Calendar v zařízeních s Androidem nebo iPhonem.

Díky této nové možnosti budete mít své pracovní události a schůzky vždy po ruce – přímo ve svém mobilním zařízení.

V modulu Evidence majetku je nově možné využít program pro import informací o Vašem PC/NB – HW složení a nainstalovaných programech.

Po jednoduché instalaci malého programu na koncové stanice se budou data o hardwaru a softwaru nahrávat do systému každý den zcela automaticky.
Získáte tak okamžitý a vždy aktuální přehled o:

• Hardwarové konfiguraci (CPU, RAM, disky atd.)
• Využití místa na discích
• Nainstalovaném softwaru
• Připojených tiskárnách – lokálních i síťových

Import probíhá automaticky každý den po nainstalování programu do PC.
Ušetřete čas s manuální inventurou a mějte své IT pod dokonalou kontrolou.

Tuto funkci si povolíte a více informací získáte v části Nastavení → Evidence majetku → Záložka HW info:

V modulu Faktury vydané je nyní k dispozici nová funkce, která umožňuje automatické opakované vystavování faktur.
Po kliknutí na ikonu této funkce se otevře přehledná tabulka, ve které si snadno nastavíte pravidla pro automatické opakované vystavování faktur; je možné zvolit:

• jak často se má faktura vytvářet - např. týdně, měsíčně nebo jen ve vybraných měsících
• konkrétní den v týdnu nebo měsíci, kdy má být faktura vystavena
• e-mail, na který bude odeslána kopie vystavené faktury pro kontrolu

Faktura se automaticky vytvoří a odešle daný den v cca 6.30 hod ráno.
Faktury s aktivovaným automatickým opakovaným vystavováním je možné zobrazit pomocí filtru v sekci Filtr.
Tato novinka výrazně šetří čas a zjednodušuje rutinní práci – ideální pro pravidelně se opakující fakturace (např. předplatné, pravidelné služby nebo nájemné).

Při vystavování faktur v modulu Faktury vydané, případně v nastavení jednotlivých fakturačních středisek, můžete využít makra – zástupné značky, které se automaticky nahradí konkrétními údaji z faktury (např. datumem, číslem dokladu atd.).

Kde lze makra použít:

• Text nad položkami
• Text pod položkami
• Jednotlivé položky faktury
• Předmět e-mailu
• Obsah e-mailu

Dostupná makra:
Datum vystavení faktury:

• {IssueDate} – celé datum vystavení faktury
• {IssueMonth} – měsíc vystavení faktury (číslo)
• {IssueDay} – den vystavení faktury
• {IssueYear} – rok vystavení faktury

Datum splatnosti:

• {DueDate} – celé datum splatnosti faktury
• {DueMonth} – měsíc splatnosti (číslo)
• {DueDay} – den splatnosti
• {DueYear} – rok splatnosti

Datum zdanitelného plnění:

• {TaxDate} – celé datum zdanitelného plnění
• {TaxMonth} – měsíc plnění (číslo)
• {TaxDay} – den plnění
• {TaxYear} – rok plnění

Identifikační údaje faktury:

• {DocNumber} – číslo dokladu (pořadové číslo faktury)
• {VarSym} – variabilní symbol faktury

Příklad použití:

Do pole Text nad položkami zadáte např.:

Servis za {IssueMonth}/{IssueYear}

Při následném tisku nebo odeslání faktury se text automaticky přepíše na:

Servis za 7/2025

Makra využijete zejména u kopírování faktur nebo u automatického opakovaného vystavování faktury - pokud nechcete ručně upravovat texty. Využití tohoto automatického nahrazení zrychluje práci a přispívá k minimalizaci chyb.

V sekci Rychlý přehled si nyní můžete zobrazit dovolené kolegů na další pracovní den bez ohledu na víkend - např. v pátek uvidíte rovnou dovolené uživatelů naplánované na pondělí (nikoliv na sobotu).
Tuto možnost aktivujete v Nastavení → Základní nastavení – zaškrtnutím volby: „Zítřejší dovolené zobrazovat jako další pracovní den“.
Tato novinka je užitečná zejména pro společnosti, ve kterých se o víkendech běžně nepracuje.

V nastavení modulu Bankovní výpisy nyní nově můžete přidělit přístupová práva uživatelům odlišná pro každý bankovní účet.
Dříve bylo možné nastavit jedno společné oprávnění pro všechny účty najednou, nyní však můžete určit přístup pro každý účet zvlášť.
Možnosti nastavení přístupových práv:

• chcete-li nastavit stejné oprávnění ke všem účtům - nastavte práva v sekci „Uživatelská práva – na všechny účty“
• chcete-li nastavit rozdílná oprávnění pro jednotlivé účty:
  1. nejprve v sekci „Uživatelská práva – na všechny účty“ nastavte danému uživateli právo „Bez přístupu“
  2. poté přejděte do sekce „Bankovní výpisy – připojení“ a u vybraného bankovního účtu nastavte požadované oprávnění

Díky této novince je nyní možné lépe nastavit, ke kterým bankovním účtům má mít uživatel přístup, resp. jaká oprávnění k nim má.

Do modulu Wiki, resp. v nastavení jednotlivých složek, byly doplněny nové funkce, které umožňují:
Vytvářet a zadávat ID dokumentů:

• každý dokument ve Wiki může mít své jedinečné ID - jeho formát je možné nastavit dle vlastní potřeby
• toto ID se nezmění ani při úpravách dokumentu a lze ho jednoduše využít k vyhledání daného souboru
• možnost zadávat ID je třeba zaškrtnout v Nastavení → Wiki u jednotlivých složek (check-box „Zobrazovat ID dokumentů“)

Jedinečné ID pomáhá snadno a rychle identifikovat konkrétní dokument a zjednodušuje tak vyhledávání v modulu Wiki.

Vytvářet přímé odkazy na dokumenty:

• nově je možné u každého dokumentu v modulu Wiki vygenerovat přímý odkaz na tento dokument
• možnost vytvářet odkaz na dokument pro přihlášené uživatele je třeba zaškrtnout v Nastavení → Wiki → Obecná nastavení (check-box „Přímý odkaz na daný dokument (pro přihlášené uživatele)“)
• pro vygenerování odkazu pro externího uživatele (partnery, klienty) je třeba tuto možnost zaškrtnout v nastavení modulu Wiki přímo u konkrétní složky (check-box „Přímý odkaz na daný dokument (pro kohokoliv)“) – poté se zobrazí odkazy pro oba typy uživatelů

Možnost vygenerování přímého odkazu na dokument usnadňuje sdílení dokumentů a zrychluje přístup uživatelů – v případě potřeby i externistů – ke konkrétnímu dokumentu.

V rámci aplikace je nově možné rychleji a efektivněji informovat kolegy o nepřítomnosti uživatele z důvodu ošetřování člena rodiny (OČR):

• v případě, že si uživatel bere OČR, je třeba, aby zapsal on (nebo jeho nadřízený) tuto informaci do své docházky
• následně se toto info objeví na úvodní stránce aplikace v sekci Rychlý přehled ->eNeschopenka - podmínkou je mít aktivovaný modul eNeschopenka

Díky této funkci budou mít kolegové i nadřízení aktuální přehled o nepřítomnosti uživatele a mohou lépe zorganizovat rozdělení pracovních úkolů.

Nově si můžete v modulu Objednávky přijaté nastavit pro Vaše zákazníky webový formulář pro zadávání objednávek (objednávku je možné vytvořit bez nutnosti přihlášení do aplikace).
V nastavení modulu, resp. konkrétních skupin objednávek najdete novou sekci „Příjem objednávek z adresy dostupné bez přihlášení“.
V této části:

• najdete URL adresu, kterou můžete poskytnout svým zákazníkům pro zadávání objednávek,
• vyplníte kontaktní údaje a vlastní texty, které se zobrazí nad a pod objednávkovým formulářem.

Formulář je napojený na modul Skladové hospodářství, takže můžete:

• určit, z jakých skladů budou produkty dostupné pro objednání,
• nastavit, zda se mají zobrazovat jen produkty, které jsou aktuálně skladem.

Objednávka zadaná přes tento webový formulář:

• se automaticky zobrazí v modulu Objednávky přijaté,
• zároveň přijde e-mailové upozornění na adresu zadanou v poli „E-mail“ v nastavení této části.

Při vystavování faktury v modulu Faktury vydané aplikace nově automaticky hlídá, zda měna faktury odpovídá měně zvoleného bankovního účtu.
Například pokud vystavíte fakturu v eurech (EUR), ale vyberete účet vedený v korunách (CZK), systém Vás na to okamžitě upozorní – pole „Číslo účtu“ a „Měna“ se zbarví červeně.
Tato novinka Vám pomůže ohlídat výběr správného účtu a měny na vystavené faktuře a minimalizovat zbytečné finanční ztráty způsobené převodem na měnu odpovídající danému bankovnímu účtu.

V modulu Faktury přijaté byla v sekci Vyřízené doplněna nová funkce "ISDOC Export", kterou lze využít i pro faktury, jež původně nebyly ve formátu .ISDOC.

Tuto funkci využijete hlavně při následném importu do účetního SW.

Jak provést export (a následný import) faktur:

1. V sekci Vyřízené klikněte na tlačítko „ISDOC Export“.
2. Zvolte požadované období a zaškrtněte volbu „Vytvořit export pro všechny“:
   • Tím se vytvoří .ISDOC soubory i pro faktury, které tento formát původně neměly.
   • Pozor: V těchto případech bude export obsahovat pouze základní údaje (dodavatel, odběratel, částka). Podrobnosti je nutné doplnit ručně.
3. Klikněte na „Vygenerovat export“. Stáhne se .zip soubor obsahující:
   • všechny exportované .ISDOC soubory
   • přehledný seznam faktur ve formátu SeznamExportovanychFaktur.xlsx:
     • Snadno v něm zjistíte, které faktury byly původně ve formátu .ISDOC.
     • U ostatních je třeba údaje doplnit ručně.
4. .ISDOC soubory lze importovat do účetního software; možnosti importu do vybraných účetních SW naleznete zde:
   • Import do ABRA ERP
   • Import do ABRA Flexi
   • Import do Pohody
   • Import do Money S3

Pro zvýšení zabezpečení přihlášení do eIntranetu byl zaveden nový bezpečnostní prvek. Pokud se uživatel přihlašuje z nové lokace, zobrazí se při přihlášení jednoduché ověření, zda není robot. Novou lokací se rozumí i původní lokace, která nebyla využita v posledních 3 dnech.
Stačí pouze kliknout na zobrazený box a systém automaticky ověří, že se jedná o skutečného uživatele.
Tato změna pomáhá chránit Vaše přihlašovací údaje a přispívá k vyšší bezpečnosti eIntranetu.

V modulu Wiki přibyla nová možnost v sekci Vyhledávání. V poli „Hledat v:“ si nyní můžete vybrat, zda chcete hledat ve všech složkách, nebo pouze v aktuálně otevřené složce a jejích podsložkách.

Díky této nové funkci získáte:

• Přesnější výsledky – najdete rychleji to, co opravdu hledáte
• Úsporu času – aplikace neprohledává všechny složky ve Wiki, ale pouze tu relevantní
• Lepší přehlednost – ideální při práci s rozsáhlou Wiki plnou různých témat a podkladů

Do modulu Faktury přijaté byla přidána nová sekce Statistiky, která nabízí přehlednější a detailnější analýzu přijatých faktur.
V této sekci je možné:

• Vybrat dvě různá časová období pro porovnání
• Zvolit různé stavy faktur – Přijaté, Ke schválení, Schválené, K proplacení, Částečně proplacené, Vyřízené, Zamítnuté (lze kombinovat více stavů najednou)

Co vše můžete porovnat:

• Celkovou výši přijatých faktur v obou obdobích
• Rozdělení faktur podle měny v jednotlivých obdobích
• Porovnání faktur dle jednotlivých dodavatelů ve zvolených obdobích
• Přehled podle schvalovatelů – kolik faktur schválili v daných obdobích