Novinky

V nastavení modulu Bankovní výpisy nyní nově můžete přidělit přístupová práva uživatelům odlišná pro každý bankovní účet.
Dříve bylo možné nastavit jedno společné oprávnění pro všechny účty najednou, nyní však můžete určit přístup pro každý účet zvlášť.
Možnosti nastavení přístupových práv:

• chcete-li nastavit stejné oprávnění ke všem účtům - nastavte práva v sekci „Uživatelská práva – na všechny účty“
• chcete-li nastavit rozdílná oprávnění pro jednotlivé účty:
  1. nejprve v sekci „Uživatelská práva – na všechny účty“ nastavte danému uživateli právo „Bez přístupu“
  2. poté přejděte do sekce „Bankovní výpisy – připojení“ a u vybraného bankovního účtu nastavte požadované oprávnění

Díky této novince je nyní možné lépe nastavit, ke kterým bankovním účtům má mít uživatel přístup, resp. jaká oprávnění k nim má.

Do modulu Wiki, resp. v nastavení jednotlivých složek, byly doplněny nové funkce, které umožňují:
Vytvářet a zadávat ID dokumentů:

• každý dokument ve Wiki může mít své jedinečné ID - jeho formát je možné nastavit dle vlastní potřeby
• toto ID se nezmění ani při úpravách dokumentu a lze ho jednoduše využít k vyhledání daného souboru
• možnost zadávat ID je třeba zaškrtnout v Nastavení → Wiki u jednotlivých složek (check-box „Zobrazovat ID dokumentů“)

Jedinečné ID pomáhá snadno a rychle identifikovat konkrétní dokument a zjednodušuje tak vyhledávání v modulu Wiki.

Vytvářet přímé odkazy na dokumenty:

• nově je možné u každého dokumentu v modulu Wiki vygenerovat přímý odkaz na tento dokument
• možnost vytvářet odkaz na dokument pro přihlášené uživatele je třeba zaškrtnout v Nastavení → Wiki → Obecná nastavení (check-box „Přímý odkaz na daný dokument (pro přihlášené uživatele)“)
• pro vygenerování odkazu pro externího uživatele (partnery, klienty) je třeba tuto možnost zaškrtnout v nastavení modulu Wiki přímo u konkrétní složky (check-box „Přímý odkaz na daný dokument (pro kohokoliv)“) – poté se zobrazí odkazy pro oba typy uživatelů

Možnost vygenerování přímého odkazu na dokument usnadňuje sdílení dokumentů a zrychluje přístup uživatelů – v případě potřeby i externistů – ke konkrétnímu dokumentu.

V rámci aplikace je nově možné rychleji a efektivněji informovat kolegy o nepřítomnosti uživatele z důvodu ošetřování člena rodiny (OČR):

• v případě, že si uživatel bere OČR, je třeba, aby zapsal on (nebo jeho nadřízený) tuto informaci do své docházky
• následně se toto info objeví na úvodní stránce aplikace v sekci Rychlý přehled ->eNeschopenka - podmínkou je mít aktivovaný modul eNeschopenka

Díky této funkci budou mít kolegové i nadřízení aktuální přehled o nepřítomnosti uživatele a mohou lépe zorganizovat rozdělení pracovních úkolů.

Nově si můžete v modulu Objednávky přijaté nastavit pro Vaše zákazníky webový formulář pro zadávání objednávek (objednávku je možné vytvořit bez nutnosti přihlášení do aplikace).
V nastavení modulu, resp. konkrétních skupin objednávek najdete novou sekci „Příjem objednávek z adresy dostupné bez přihlášení“.
V této části:

• najdete URL adresu, kterou můžete poskytnout svým zákazníkům pro zadávání objednávek,
• vyplníte kontaktní údaje a vlastní texty, které se zobrazí nad a pod objednávkovým formulářem.

Formulář je napojený na modul Skladové hospodářství, takže můžete:

• určit, z jakých skladů budou produkty dostupné pro objednání,
• nastavit, zda se mají zobrazovat jen produkty, které jsou aktuálně skladem.

Objednávka zadaná přes tento webový formulář:

• se automaticky zobrazí v modulu Objednávky přijaté,
• zároveň přijde e-mailové upozornění na adresu zadanou v poli „E-mail“ v nastavení této části.

Při vystavování faktury v modulu Faktury vydané aplikace nově automaticky hlídá, zda měna faktury odpovídá měně zvoleného bankovního účtu.
Například pokud vystavíte fakturu v eurech (EUR), ale vyberete účet vedený v korunách (CZK), systém Vás na to okamžitě upozorní – pole „Číslo účtu“ a „Měna“ se zbarví červeně.
Tato novinka Vám pomůže ohlídat výběr správného účtu a měny na vystavené faktuře a minimalizovat zbytečné finanční ztráty způsobené převodem na měnu odpovídající danému bankovnímu účtu.

V modulu Faktury přijaté byla v sekci Vyřízené doplněna nová funkce "ISDOC Export", kterou lze využít i pro faktury, jež původně nebyly ve formátu .ISDOC.

Tuto funkci využijete hlavně při následném importu do účetního SW.

Jak provést export (a následný import) faktur:

1. V sekci Vyřízené klikněte na tlačítko „ISDOC Export“.
2. Zvolte požadované období a zaškrtněte volbu „Vytvořit export pro všechny“:
   • Tím se vytvoří .ISDOC soubory i pro faktury, které tento formát původně neměly.
   • Pozor: V těchto případech bude export obsahovat pouze základní údaje (dodavatel, odběratel, částka). Podrobnosti je nutné doplnit ručně.
3. Klikněte na „Vygenerovat export“. Stáhne se .zip soubor obsahující:
   • všechny exportované .ISDOC soubory
   • přehledný seznam faktur ve formátu SeznamExportovanychFaktur.xlsx:
     • Snadno v něm zjistíte, které faktury byly původně ve formátu .ISDOC.
     • U ostatních je třeba údaje doplnit ručně.
4. .ISDOC soubory lze importovat do účetního software; možnosti importu do vybraných účetních SW naleznete zde:
   • Import do ABRA ERP
   • Import do ABRA Flexi
   • Import do Pohody
   • Import do Money S3

Pro zvýšení zabezpečení přihlášení do eIntranetu byl zaveden nový bezpečnostní prvek. Pokud se uživatel přihlašuje z nové lokace, zobrazí se při přihlášení jednoduché ověření, zda není robot. Novou lokací se rozumí i původní lokace, která nebyla využita v posledních 3 dnech.
Stačí pouze kliknout na zobrazený box a systém automaticky ověří, že se jedná o skutečného uživatele.
Tato změna pomáhá chránit Vaše přihlašovací údaje a přispívá k vyšší bezpečnosti eIntranetu.

V modulu Wiki přibyla nová možnost v sekci Vyhledávání. V poli „Hledat v:“ si nyní můžete vybrat, zda chcete hledat ve všech složkách, nebo pouze v aktuálně otevřené složce a jejích podsložkách.

Díky této nové funkci získáte:

• Přesnější výsledky – najdete rychleji to, co opravdu hledáte
• Úsporu času – aplikace neprohledává všechny složky ve Wiki, ale pouze tu relevantní
• Lepší přehlednost – ideální při práci s rozsáhlou Wiki plnou různých témat a podkladů

Do modulu Faktury přijaté byla přidána nová sekce Statistiky, která nabízí přehlednější a detailnější analýzu přijatých faktur.
V této sekci je možné:

• Vybrat dvě různá časová období pro porovnání
• Zvolit různé stavy faktur – Přijaté, Ke schválení, Schválené, K proplacení, Částečně proplacené, Vyřízené, Zamítnuté (lze kombinovat více stavů najednou)

Co vše můžete porovnat:

• Celkovou výši přijatých faktur v obou obdobích
• Rozdělení faktur podle měny v jednotlivých obdobích
• Porovnání faktur dle jednotlivých dodavatelů ve zvolených obdobích
• Přehled podle schvalovatelů – kolik faktur schválili v daných obdobích

V rámci modulu Faktury přijaté je více využívána AI, což umožňuje automatické vyčítání údajů z přiložených dokumentů, například z naskenovaných PDF souborů či elektronických faktur, čímž dochází ke zjednodušení a zrychlení zpracování přijatých faktur.
Dále tato novinka významně snižuje nutnost ručního přepisování údajů, což vede k minimalizaci chyb při zpracování účetních dokladů.
AI dokáže automaticky identifikovat a načíst následující údaje:

• název a IČ dodavatele
• datum vystavení a datum splatnosti
• částku včetně DPH a měnu
• variabilní symbol a číslo faktury
• předmět fakturace nebo popis služby

Navíc se systém průběžně „učí“ na základě dříve zpracovaných faktur, což znamená, že přesnost a efektivita vyčítání se postupně zvyšuje.
Tato inovace je součástí naší snahy o digitalizaci a automatizaci procesů, která přináší větší komfort a efektivitu pro uživatele aplikace.

V modulu Školení zaměstnanců, v sekci Správa školení, resp. u jednotlivých vytvořených školeních bylo doplněno pole „Vyhledávání“.
Díky tomuto poli je možné nyní rychleji vyhledat konkrétního zaměstnance a např. zkontrolovat, zda již má školení splněné.

V modulu Evidence řidičů, v sekci „Základní údaje" nyní můžete zadávat také informace o kartě řidiče; evidovat lze:

• Číslo karty řidiče
• Datum platnosti karty

Systém automaticky hlídá platnost karty. Pokud se blíží její vypršení, zobrazí se upozornění v části „Je nutné brzy řešit“. Zároveň může být odeslán notifikační e-mail příslušné osobě.

V modulu Evidence vozidel v sekci „Pneu“ přibyla nová možnost v poli „Aktuálně přezuto na:“. K dosavadním možnostem „Zimní“ a „Letní“ nyní přibyla také varianta „Univerzální“.

Odteď tedy můžete zadat údaje o datu nákupu, značce a rozměru ke třem typům pneumatik:

• Letní
• Zimní
• Univerzální

V modulu Datové zprávy teď můžete snadno a rychle požádat o oficiální výpisy díky automatickému vyplnění žádosti. Stačí jen vybrat, co potřebujete – zbytek se vyplní za vás.

Co můžete nově získat:

Pro právnické osoby:

• Výpis z Obchodního rejstříku
• Výpis z Rejstříku trestů právnických osob

Pro fyzické osoby:

• Výpis z Rejstříku trestů – ČR (bezúhonnost)
• Výpis z Rejstříku trestů – ČR (bezúhonnost pro práci nebo dobrovolnictví s dětmi)

Odpověď dorazí do Vaší datové schránky zdarma, obvykle do 1 hodiny.

Výběr provedete při vytváření nové datové zprávy – nic dalšího není třeba vyplňovat – např.:

V nastavení modulu Rezervace vozidel byly doplněny nové možnosti pro přednastavení data a času žádosti, které se budou automaticky předvyplňovat uživatelům při vytváření žádosti o rezervaci.

U data máte nyní na výběr z těchto možností:

• Nevyplňovat – žádné datum se nepředvyplní
• Aktuální den – datum se automaticky nastaví na aktuální den
• Zítřek – datum se automaticky nastaví na následující den

U času můžete rovněž zvolit konkrétní hodinu, která se bude v žádosti předvyplňovat.

V rámci modulu Dovolené přichází nová možnost nastavení pro žádosti o homeoffice:

• Nově je možné v nastavení modulu Dovolené omezit počet hodin/dní homeoffice, o které může uživatel žádat každý měsíc. Tento limit se doplňuje k již nastavenému ročnímu počtu hodin/dní homeoffice.
• Pokud nemá být počet hodin/dní omezen, zůstává pole prázdné, případně se zadá hodnota 0.

V nastavení modulu SMS, sekce Obecná nastavení, je nově možné zaškrtnout možnost „Odesílat přání k svátku“/„Odesílat přání k narozeninám“ a zadat text, který se odešle uživateli v den jeho svátku/narozenin.
Podmínkou je české telefonní číslo uživatele a pro odeslání přání k narozeninám potom vyplněné datum narození u jednotlivých uživatelů v Nastavení -> Uživatelé. Přání se automaticky odešle v den svátku/narozenin uživatele v 9,30 hod.
Dále je přímo v modulu SMS nově možné zvolit termín odeslání sms, tj. zda se vytvořená sms zpráva odešle okamžitě nebo zda bude odeslána ve zvolený den a čas. Po zadání textu zprávy se naplánovaná sms objeví v sekci „Vámi naplánované SMS“, po odeslání zprávy se přesune do sekce „Vámi odeslané SMS“.

V měsíčním přehledu docházky je nově možné zobrazovat ranní a odpolední směny zaměstnanců (vyznačeno zvláštním symbolem a barvou) a zobrazovat docházku uživatelů dle jejich pracovních pozic.
Pro zobrazení ranní a odpolední směny je třeba v nastavení modulu Docházka zadat, jak počítat a zobrazovat ranní a odpolední směny.

V modulu Knihy jízd byla doplněna nová sekce „Knihy jízd všech“, ve které je možné si zobrazit zapsané jízdy všech vozidel za vybraný měsíc a následně je si je vytisknout/exportovat do Excelu.

V nastavení modulu Datové zprávy v sekci Pravidla byla nově doplněna možnost pro nastavení automatické odpovědi na přijatou datovou zprávu (je třeba nahrát soubor s textem automatické odpovědi – viz screenshot).
V případě, že je třeba zadat více adres pod jedno pravidlo, je třeba je v poli "hodnota" oddělit středníkem (bez mezer).