Novinky

V modulu Školení zaměstnanců → Správa školení → Detail školení → Přiřazení zaměstnanců na školení byly doplněny dvě nové funkce, které zjednodušují a urychlují práci při výběru zaměstnanců na školení:

Pole pro rychlé vyhledávání

• umožňuje okamžitě najít konkrétního zaměstnance bez nutnosti procházet celý seznam
• výrazně zrychluje přiřazování zaměstnanců a usnadňuje orientaci i v rozsáhlých seznamech

Sloupec „Naposledy zadáno“

• zobrazuje datum, kdy byl zaměstnanec naposledy přiřazen na dané školení
• poskytuje rychlý přehled o tom, kdo byl na školení přiřazen nedávno, a zjednodušuje plánování povinných nebo opakovaných školení

V modulu Úkoly byly doplněny nové možnosti zobrazení přehledu úkolů – nyní jsou k dispozici tato zobrazení:

Seznam

Stávající tabulka, která umožňuje přehledné hromadné zobrazení velkého množství úkolů najednou a rychlé filtrování, řazení a vyhledávání.

• Vhodné pro detailní práci s daty, exporty či hromadné úpravy
• Ideální pro reportování a administrativní správu úkolů

Kanban

Vizualizace úkolů ve formě přehledných karet rozdělených do sloupců podle stavu, která poskytuje okamžitý vizuální přehled o tom, v jakém stavu se úkoly nacházejí, a umožňuje rychlé přesouvání úkolů mezi stavy pouhým přetažením.

• Pomáhá identifikovat zátěž nebo přetížení konkrétního pracovníka či týmu
• Ideální pro týmovou koordinaci a operativní plánování
• Intuitivní práci usnadňuje grafické rozlišení stavu a priority úkolů

Kalendář

Zobrazení úkolů, resp. termínů, do kdy mají být vyřešeny, v přehledném kalendáři - snadná vizualizaci termínů a plánovaných kapacit, rychlé odhalení případných kolizí termínů.

• Praktické pro plánování práce, řízení kapacit i sledování blížících se deadline
• Vhodné pro pracovní role, které potřebují časové souvislosti (např. projektoví manažeři, vedoucí týmů)

Dále je v modulu Úkoly možné využít nově doplněnou možnost označení uživatele pomocí @. Po napsání tohoto znaku se nabídnou jména uživatelů, které je možné označit a kterým následně přijde upozornění, že byly zmíněny v daném úkolu.

Tato funkce umožňuje:

• Okamžité upozornění konkrétní osoby – označený uživatel dostává notifikaci a ví, že se ho komentář nebo úkol týká
• Zrychlení komunikace – není potřeba posílat e-maily nebo psát samostatné zprávy, vše probíhá přímo v kontextu úkolu nebo komentáře
• Zlepšení týmové spolupráce – všichni mají přehled o tom, koho se věc týká, a mohou lépe koordinovat činnosti
• Snížení rizika přehlédnutých úkolů či dotazů – díky notifikacím a jasnému označení se informace neztratí

Označení uživatele pomocí @ je možné využívat i v modulu Výkazy práce.

V modulu Skladové hospodářství bylo nově doplněno následující:

Zobrazení rezervovaných položek ve výdejkách

Ve skladových výdejkách byl nově doplněn sloupec „Rezervováno“, ve kterém je vidět, kolik položek z celkového počtu položek skladem je momentálně rezervováno.
Tento údaj je pouze informativní pro uživatele vytvářejícího výdejku, neomezuje možnost případného využití rezervovaných položek v dané výdejce.

Rezervované položky nelze vyskladnit

V nastavení modulu byla doplněna nová možnost „Rezervované položky (ks) nelze použít ve výdejkách“. Po zaškrtnutí této možnosti není možné ve výdejkách použít položky (ks), které jsou rezervované.
Aplikace automaticky upozorní, pokud se někdo snaží vydat ze skladu i rezervované položky, a nedovolí je vyskladnit.

Nově doplněné funkce poskytují lepší přehled o aktuálních rezervacích a dostupných zásobách a zabraňují případným chybám vzniklým vyskladněním zboží, které je již rezervované pro jiného zákazníka.

V modulu Dovolené byly nově doplněny tyto možnosti:

Zobrazení dovolených ostatních před schválením žádosti

Před odesláním žádosti o dovolenou si nyní může schvalovatel jednoduše ověřit, kdo další má v daném termínu naplánovanou nebo schválenou dovolenou.
Stačí kliknout na tlačítko „? Ostatní v tomto termínu“ a zobrazí se přehled všech uživatelů s plánovanou či schválenou dovolenou ve stejném období.
Tato možnost pomáhá předejít překryvům a personálnímu podstavu v týmu a umožňuje efektivnější plánování dovolené ve firmě.

Možnost stažení hodnot z nastavení modulu

V nastavení modulu Dovolené nyní najdete novou možnost stažení údajů do Excelu. Tento export obsahuje přehled počtu hodin nebo dní definovaných v nastavení (např. roční nárok na dovolenou, Home Office, Sick Day apod.).
Nově doplněný export umožňuje snadnou kontrolu a porovnání s jinými interními systémy a zároveň zjednodušuje správu a aktualizaci údajů o nárocích zaměstnanců.

V rámci modulu Docházka byla přidána nová sekce Statistiky, která umožňuje rychle a přehledně zhodnotit docházku za zvolené období a zobrazit podrobné informace o typech docházky i jednotlivých zaměstnancích.

Co najdete v sekci Statistiky:

• Přehled všech zaměstnanců za vybraný měsíc/rok
  • Celkem odpracovaných hodin - Průměrně hodin na zaměstnance - Nejvyšší počet odpracovaných hodin (jednotlivec)
  • Nemocnost - Průměrně hodin za zaměstnance - Nejvyšší počet zameškaných hodin (jednotlivec)
• Přehled hodin podle typu docházky
  • Dovolená
  • Lékař
  • Náhradní volno
  • Nemoc
  • OČR
  • Pauza
  • Pracovní den/doba
  • Další používané typy docházky...
• Detailní statistiky zaměstnanců
  • Podrobné údaje o docházce jednotlivých zaměstnanců

Nová sekce Statistiky nabízí:

• souhrnné i detailní statistiky na jednom místě
• snadné porovnání mezi zaměstnanci, obdobími a typy docházky
• individuální docházkové záznamy a možnost vyhodnocení pro potřeby školení či nápravných opatření

a podporuje:

• snazší plánování – díky transparentním údajům o nemocnosti, dovolených a dalších typech docházky
• lepší rozhodování – identifikace trendů, nadměrné docházky či časté absence pro lepší řízení zdrojů
• efektivní reporting – data lze exportovat do Excelu či PDF pro interní reporting a vedení
• detailní pohled na zaměstnance – možnost zkoumat individuální docházkové záznamy a vyhodnocovat potřeby školení či nápravných opatření

V modulu Faktury přijaté byla nově v detailu faktury v sekci „Schválené, k proplacení“ doplněna nová záložka „QR kód k platbě“.

Pokud jsou v detailu faktury načteny všechny údaje potřebné pro platbu (částka, číslo účtu, variabilní symbol, případně konstantní a specifický symbol), aplikace automaticky vygeneruje QR kód pro naskenování v bankovní aplikaci a následnou úhradu faktury.

Díky této novince je zpracování a úhrada přijatých faktur jednodušší – platba přes QR kód je přesná a spolehlivá, není třeba již přepisovat platební údaje.

Do horní lišty aplikace přibyla nová ikona tisku, která umožňuje rychle a snadno vytisknout údaje z právě zobrazované stránky aplikace.

Díky této nové funkci:

• máte vše potřebné i v papírové podobě, kdykoli to potřebujete
• ušetříte čas – tisknete přímo z aplikace, bez nutnosti kopírovat nebo exportovat data
• zajistíte si přehledné podklady pro schůzky, archivaci nebo kontrolu
• tisk vždy odpovídá aktuálním údajům zobrazeným na obrazovce

V rámci aplikace jsme spustili nový modul Ai Chat, který umožňuje bezpečnou komunikaci s firemním AI asistentem.
Modul je třeba aktivovat v Nastavení ->Povolené moduly.

Modul nabízí:

• výběr oblíbeného AI asistenta – ChatGPT, Claude, Google Gemini
• přikládání souborů
• rychlé vyhledávání v historii
• ukládání odpovědí do Wiki – vše důležité na jednom místě
• skupinové i soukromé konverzace
• platba za dotaz – efektivní a výhodné pro firmy

Cena za dotaz: již od 0,05 Kč do 0,4 Kč bez DPH podle zvoleného modelu.

Dále je možné v nastavení modulu povolit funkci „Sumarizace obsahu“ – tuto funkci můžete využít u jakéhokoliv souboru uloženého v rámci aplikace.

Postup pro využití této funkce:

1. pravým tlačítkem myši klikněte na soubor
2. zvolte Ai sumarizace obsahu souboru
3. AI během cca 30s zpracuje soubor a udělá pro Vás jeho sumarizaci

Ai sumarizace obsahu dokumentu je zpoplatněna 0,1 kreditem (Kč) – pro jeden soubor se účtuje pouze 1× (sumarizace se uloží a znovu se již čte z DB a kredit se neodečítá).

Pro otestování nového modulu máte po aktivaci modulu k dispozici 10 kreditů pro možnost bezplatného vyzkoušení.

V souvislosti s nedávnou aktualizací vzhledu aplikace si Vám dovolujeme nabídnout několik praktických doporučení, jak si nové uživatelské rozhraní upravit podle vlastních preferencí:

1. Úprava velikosti zobrazení aplikace

Velikost zobrazení si můžete přizpůsobit následujícími způsoby:

• pomocí klávesové zkratky Ctrl + kolečko myši
• stisknutím Ctrl a + / -
• výběrem vhodné varianty přímo v aplikaci (Malé/Střední/Velké zobrazení) - využitím této možnosti ovlivníte velikost univerzálních prvků v aplikaci (levého menu, filtru, tlačítek, názvu modulu), nikoliv samotných záznamů

2. Rozšíření prostoru pro zobrazení záznamů

Pro lepší přehled nad záznamy můžete skrýt levé menu. Stačí kliknout na ikonu Menu vedle názvu Vašeho intranetu – tím se uvolní více prostoru pro samotný obsah aplikace.

3. Přizpůsobení zobrazených sloupců

Pokud v tabulce nepotřebujete zobrazovat všechny dostupné sloupce, lze jejich viditelnost upravit po rozkliknutí tlačítka „Viditelnost sloupců“.

Zároveň ještě jednou upozorňujeme, že aktualizace se týkala pouze vzhledu aplikace – funkčnost zůstává zachována.
Pokud se vzhled aplikace zobrazuje nesprávně, doporučujeme:

• obnovit stránku a vymazat mezipaměť prohlížeče pomocí klávesové zkratky Ctrl + F5,
• případně zkusit otevřít aplikaci v jiném internetovém prohlížeči - ověřenými prohlížeči jsou Chrome a Firefox

Věříme, že Vám tyto informace pomohou k efektivnímu využívání nové podoby aplikace. Děkujeme za pochopení a spolupráci.

Během první poloviny října spustíme modernizovanější vzhled naší aplikace. Veškerá dosavadní funkčnost aplikace zůstane zachována, bude se měnit pouze její vzhled za účelem větší přehlednosti.

Tato novinka s sebou přinese:

• snadnější orientaci v aplikaci
• modernější vzhled
• příjemnější uživatelské prostředí

Věříme, že nový design usnadní každodenní používání aplikace všem našim uživatelům.

V modulu Dokumenty byla nově doplněna možnost zvolit, jaký typ odkazu má být sdílen při vytváření externího odkazu na dokument:

Tato nová funkce usnadňuje sdílení dokumentů a zajišťuje aktuálnost dat – již není třeba při každé úpravě posílat nový odkaz, jeho příjemci mají vždy k dispozici nejnovější verzi dokumentu.

V modulu Zakázky byla přidána nová funkce, která automaticky informuje manažera zakázky o nově zapsaném výkazu práce.

Aktivace této funkce je možná pouze manažerem konkrétní zakázky (zadávat manažera zakázky musí být povoleno v nastavení modulu), a to zaškrtnutím check-boxu „Odesílat upozornění o zapsání práce manažerovi zakázky“ přímo v dané zakázce – v části Výkazy práce pro tuto zakázku.

Po aktivaci bude manažer zakázky automaticky dostávat upozornění pokaždé, když někdo zapíše nový výkaz práce k dané zakázce.

Díky nové funkci získá manažer zakázky lepší přehled o průběhu práce vykázané na zakázce a může případně okamžitě reagovat na nesrovnalosti v zapsaných výkazech.

V modulu Projekty je nově možné si vyžádat aktivní souhlas členů týmů se zapojením do konkrétního projektu.

Při zakládání nového projektu je možné vybrat uživatele, kteří budou součástí realizačního týmu. Každému z nich se automaticky odešle e-mail s odkazem na potvrzení souhlasu. Až po potvrzení (odkliknutí zaslaného odkazu) se jim aktivuje přístup k projektu (zobrazení, případně možnost editace).

Postup pro aktivaci a využití této funkce:

1. Aktivace funkce – v Nastavení → Projekty → Obecná nastavení zaškrtněte možnost „Využívat Seznam členů týmu“
2. Vytvoření projektu a výběr členů – klikněte na „Přidat projekt – členové týmu“ a vyberte uživatele, kteří mají mít přístup (pouze pro zobrazení, nebo i editaci projektu)
3. Získání souhlasu členů – vybraným osobám je automaticky odeslán e-mail s odkazem pro potvrzení účasti
4. Aktivace přístupů po potvrzení – po kliknutí na odkaz se členovi týmu zpřístupní projekt a informace o udělení souhlasu se uloží do sekce Poznámky

Tato novinka pomáhá efektivněji řídit projektové týmy a podporuje transparentní týmovou spolupráci – každý ví, že je oficiálně součástí týmu.

V modulu Skladové hospodářství je nově možné zobrazovat ve skladových výdejkách pouze položky, které jsou skladem.

V Nastavení → Skladové hospodářství je třeba zaškrtnout check-box „Nabízet pouze položky skladem“. Následně se budou při vytváření skladové výdejky nabízet pouze položky, které jsou na skladě.

Tato nová funkce zefektivňuje a zrychluje vytváření skladových výdejek:

• seznam skladových položek je přehlednější – není zahlcený nedostupnými položkami
• výběr položek je rychlejší – není nutné kontrolovat jejich dostupnost

V nastavení modulu HelpDesk, resp. v nastavení jednotlivých projektů je možné povolit nové stavy tiketů:

• Koncept – tiket ve stavu „Koncept“ je automaticky viditelný pouze pro uživatele, který ho vytvořil, a pro jeho nadřízené (dle práv uživatelů)
• Zamítnutý – pro možnost zamítnutí tiketu přibylo v detailu tiketu nově tlačítko „Zamítnuto“ - zobrazuje se, pokud je stav tiketu „Zamítnutý" aktivní

Dále bylo nově v nastavení modulu doplněno nové přístupové oprávnění „Práva navíc dle stavu tiketu“.

Toto právo lze uživatelům přidělit doplňkově a umožňuje přidělení práva pro zobrazení/správu tiketů ve vybraném stavu – např. ke stavu tiketu „Čekající na reakci“ je možné přidělit právo „Číst/Zapisovat/Mazat/Obnovit“. Pokud má tedy uživatel právo jen pro přiřazené tikety, bude mít u tiketů ve stavu „Čekající na reakci“ práva vyšší.

Díky výše uvedeným novinkám je možné:

• přehledněji spravovat tikety v různých fázích řešení
• lépe evidovat rozepsané i odmítnuté požadavky
• jemněji nastavit oprávnění uživatelů – např. aby týmoví vedoucí viděli tikety v určitém stavu, i když jim nebyly přímo přiřazeny

V nastavení modulu Testy, resp. v nastavení jednotlivých testů, je nyní k dispozici nová volba: „Správce testů může k výsledkům dopisovat poznámku“.

Díky této funkci může školitel nebo zkoušející jednoduše přidat vlastní komentář k výsledkům testu, resp. k odpovědím uživatele na jednotlivé otázky testu – například doplňující vysvětlení, zpětnou vazbu nebo doporučení ke zlepšení.

Výsledky testu lze následně exportovat do PDF včetně poznámek školitele, takže má testovaný uživatel vše přehledně na jednom místě a získá jasnější a osobnější zpětnou vazbu k absolvovanému testu.

V rámci aplikace byl zprovozněn nový modul Poskytnuté služby (modul je třeba aktivovat v Nastavení → Povolené moduly → Poskytnuté služby).

Tento modul slouží k evidenci poskytnutých služeb zákazníkům a poskytuje přehledné podklady pro fakturaci odvedené práce.

Co modul umožňuje?

• Přehledné zaznamenávání služeb poskytnutých zákazníkům
• Napojení na další moduly:
  • CRM – snadný výběr zákazníka
  • Zakázky – přiřazení činnosti ke konkrétní zakázce
• Filtrování záznamů podle časového období
• Možnost označit záznamy jako vyfakturované – jednotlivě i hromadně
• Export dat do XLS – dle měsíce, roku nebo konkrétního zákazníka (CRM)

Modul je praktický např. pro účetní a servisní firmy, které chtějí jednoduše vykazovat odvedenou práci a připravit podklady pro fakturaci klientům.

V modulu Kalendáře je nově možné napojit kalendáře z tohoto modulu na Android/iPhone. Postup pro napojení:

• v Nastavení → Kalendáře je nejprve třeba povolit přístup CalDAV
• následně se přímo v modulu, resp. u konkrétního kalendáře, zobrazí návod pro nastavení aplikace One Calendar v Androidu/iPhonu
• dle zobrazeného návodu nastavte aplikaci One Calendar na Vašem mobilním zařízení

Po nastavení této funkce se bude kalendář z eIntranetu obousměrně synchronizovat s aplikací One Calendar v zařízeních s Androidem nebo iPhonem.

Díky této nové možnosti budete mít své pracovní události a schůzky vždy po ruce – přímo ve svém mobilním zařízení.

V modulu Evidence majetku je nově možné využít program pro import informací o Vašem PC/NB – HW složení a nainstalovaných programech.

Po jednoduché instalaci malého programu na koncové stanice se budou data o hardwaru a softwaru nahrávat do systému každý den zcela automaticky.
Získáte tak okamžitý a vždy aktuální přehled o:

• Hardwarové konfiguraci (CPU, RAM, disky atd.)
• Využití místa na discích
• Nainstalovaném softwaru
• Připojených tiskárnách – lokálních i síťových

Import probíhá automaticky každý den po nainstalování programu do PC.
Ušetřete čas s manuální inventurou a mějte své IT pod dokonalou kontrolou.

Tuto funkci si povolíte a více informací získáte v části Nastavení → Evidence majetku → Záložka HW info:

V modulu Faktury vydané je nyní k dispozici nová funkce, která umožňuje automatické opakované vystavování faktur.
Po kliknutí na ikonu této funkce se otevře přehledná tabulka, ve které si snadno nastavíte pravidla pro automatické opakované vystavování faktur; je možné zvolit:

• jak často se má faktura vytvářet - např. týdně, měsíčně nebo jen ve vybraných měsících
• konkrétní den v týdnu nebo měsíci, kdy má být faktura vystavena
• e-mail, na který bude odeslána kopie vystavené faktury pro kontrolu

Faktura se automaticky vytvoří a odešle daný den v cca 6.30 hod ráno.
Faktury s aktivovaným automatickým opakovaným vystavováním je možné zobrazit pomocí filtru v sekci Filtr.
Tato novinka výrazně šetří čas a zjednodušuje rutinní práci – ideální pro pravidelně se opakující fakturace (např. předplatné, pravidelné služby nebo nájemné).