Novinky

V Nastavení, záložka Povolené moduly, mohou uživatelé s právem správce aktivovat nový modul ePodpisy, který umožňuje elektronický podpis dokumentů.
Po nastavení přístupových práv a vytvoření jednotlivých typů dokumentu k podpisu je přímo v modulu možné vkládat a odesílat dokumenty k elektronickému podpisu.
Postup podpisu dokumentu:

• podepisujícímu (nemusí být uživatelem aplikace) je e-mailem spolu s dokumentem zaslán odkaz na podpis dokumentu a prostřednictvím sms odeslán ověřovací kód
• podepisující na zaslaném odkazu zapíše svoje jméno a příjmení, elektronicky se podepíše a zadá ověřovací kód
• v detailu dokumentu je evidováno jméno a příjmení podepisujícího, datum a čas podpisu, elektronický podpis a IP adresa zařízení, ze kterého byl podpis proveden
• je-li dokument v pdf formátu, štítek s výše uvedenými údaji se vloží přímo na konec podepisovaného dokumentu

Elektronický podpis zefektivňuje komunikaci se zákazníky, dodavateli i zaměstnanci a přispívá k usnadnění firemní administrativy.

V modulu Datové zprávy je nově možné povolit odeslání zprávy v nastaveném termínu a zapsání jednoduché odpovědi na zprávu do textového pole.
Obě funkce se aktivují v nastavení modulu, v sekci Obecná nastavení, zaškrtnutím check-boxu u možnosti „Odeslat v termínu“ - pro možnost zadání konkrétního termínu (datum a čas) odeslání zprávy, resp. „Příloha z textového pole“ - pro možnost zapsání jednoduché odpovědi do textového pole (zapsaný text se pak v odeslané zprávě převede na přílohu Zprava.pdf).

V modulu Insolvence je nově možné nechat si zasílat upozornění i na průběžné změny v insolvenčním řízení (dosud bylo možné z modulu získávat informace pouze o zahájení insolvenčního řízení).
Tuto funkci aktivujete v nastavení modulu zaškrtnutím nadstavbového práva „Zasílat upozornění o změnách v řízení“ (jedná se o právo, které je přiděleno navíc ke standardnímu typu práva).

V nastavení modulu dovolené je nově možné aktivovat zasílání upozornění nadřízenému na blížící se dovolenou zaměstnance. V nastavení je třeba zadat, kolik dní předem má být toto upozornění zasláno (0 pro vypnuto). Upozornění je pak zasláno nadřízenému, který dovolenou schválil, příslušný počet dní předem.

V modulu Listinná pošta v sekci Odeslaná pošta je nově možné při přípravě štítků na obálky zaškrtnout možnost „Vytisknout včetně posledního evidenčního čísla na danou adresu“. Díky tomu bude na štítku zobrazen nejen název a adresa subjektu, kterému je zásilka odesílána, ale také evidenční číslo, pod kterým je zásilka evidována v eIntranetu.
Dále je při generování podacího archu pro Českou poštu nově možné v poli „Do poznámky“ zvolit, zda v tomto poli na podacím archu bude uvedeno evidenční číslo a/nebo druh zásilky.

V nastavení modulu Datové zprávy byla nově doplněna možnost „Notifikace o nevyřešené zprávě po dnech“. Je-li u tohoto pole nastaven počet dní (0 je pro vypnuto) a datová zpráva je tento počet dní ve stavu "Doručené" nebo „Řešené“, přijde uživatelům s právem „Číst vše“ e-mail s upozorněním na tuto nevyřešenou datovou zprávu.

Pro bezproblémový zápis schválené dovolené do modulu docházka je třeba předkládat a schvalovat žádosti o dovolenou předem nebo nejpozději v daný den.
V případě, že není jiná možnost než zpětné předložení žádosti o dovolenou (či obdobný typ, o který lze v modulu dovolené žádat – lékař, sickday, homeoffice atp.) a uživatel má na daný den/dny již zapsanou odpracovanou dobu v docházce, je nutné vždy nejprve vyplněnou událost v docházce za daný den smazat a pak teprve o dovolenou požádat.
Pokud uživatel odpracovanou dobu předem neodmaže, zapíše se dovolená až za záznam vyplněný v docházce (např. až za 8 hodin odpracované doby). Toto je třeba ohlídat zejména v případě využívání funkce „Předvyplněná pracovní doba“, kdy se odpracovaná doba zapisuje každý den uživateli automaticky.

Aplikace eIntranet.net nyní nabízí možnost hostovat e-maily na vlastní doméně s novou službou Business Domain Mail. Tato služba je navržena tak, aby poskytovala spolehlivé a bezpečné řešení pro firemní e-mailovou komunikaci.

Business Domain Mail zahrnuje následující funkce:

• Diskový prostor - základní kapacita 10 GB s možností rozšíření o dalších x10 GB
• Vlastní e-mailová adresa - můžete si vytvořit e-maily na vlastní doméně
• Webmail klient - přístup k e-mailům odkudkoli přes webové rozhraní
• Protokoly - POP3(S), IMAP(S), SMTP(S), Active Sync.
• Autokonfigurace - autodiscover a autoconfig pro automatické nastavení e-mailových klientů
• Flexibilní prostor - prostor se přikupuje pro celou doménu a automaticky se rozdělí tam, kde je potřeba

Bezpečnost
Služba klade velký důraz na bezpečnost, a proto zahrnuje:

• Denní zálohování - pravidelné denní zálohování všech e-mailových dat
• Antivir - antivirová kontrola příchozích emailů
• GEO IP ochrana - ochrana proti neoprávněnému přístupu na základě geografické polohy
• Antispam, SPF (kontrola domény odesílatele), blacklist a whitelist, DKIM (autorizace odesílaných e-mailů)

Správa a cena
Všechny služby můžete snadno spravovat z jednoho místa prostřednictvím přehledného rozhraní. Cena služby je 29,- Kč za schránku/měsíc s možností rozšíření o dalších 10 GB za 20,- Kč/měsíc.

Aktivace služby
Nápovědu k aktivaci služby Business Domain Mail a možnost vygenerování výzvy pro její předplacení najdete v Nastavení -> Mail hosting.

Služba Business Domain Mail je ideálním řešením pro firmy, které chtějí mít plnou kontrolu nad svou e-mailovou komunikací a zároveň si zajistit vysokou úroveň zabezpečení a flexibility.

V modulu Listinná pošta v sekci Odeslaná pošta je nově možné při přípravě štítků na obálky zaškrtnout možnost „Vytisknout včetně posledního evidenčního čísla na danou adresu“. Díky tomu bude na štítku zobrazen nejen název a adresa subjektu, kterému je zásilka odesílána, ale také evidenční číslo, pod kterým je zásilka evidována v eIntranetu.
Dále je při generování podacího archu pro Českou poštu nově možné v poli „Do poznámky“ zvolit, zda v tomto poli na podacím archu bude uvedeno evidenční číslo a/nebo druh zásilky.

V modulu Cestovní příkazy_v2 byla doplněna nová možnost pro rychlejší proplacení schválených náhrad za služební cesty zaměstnancům, a to díky vygenerování QR kódu pro platbu odpovídající částky na účet zaměstnance.
Nejprve je nutné u zaměstnance v modulu Zaměstnanci/Uživatelé mít vyplněné číslo účtu zaměstnance v poli Číslo účtu. Následně se po schválení vyúčtování, resp. po podepsání cestovního příkazu zaměstnancem, který přezkoušel a upravil vyúčtování, zobrazí QR kód pro platbu odpovídající částky na účet zaměstnance.

V nastavení modulu rezervace vozidel bylo doplněno nové nadstavbové právo (lze ho přidat k jakémukoliv základnímu právu) „Upravovat jakékoliv již vytvořené rezervace“.
Díky tomuto právu může uživatel editovat kteroukoliv zapsanou rezervaci – např. pokud se prodlouží/zkrátí délka rezervace daného vozidla.

V nastavení modulu docházka v sekci Obecná nastavení je nově možné využít funkci „Dovolené zapisovat pouze z modulu dovolených po schválení“.
Aktivováním této funkce je uživatelům umožněno zapisovat dovolenou pouze přes schválenou žádost v modulu dovolené, ruční zápis dovolené do docházky není možný (v případě, že je využíván modul dovolené, je vždy jediným správným způsobem zápisu dovolené do docházky právě přes schválenou žádost v modulu dovolené).

V nastavení modulu formuláře, resp. v nastavení u konkrétního typu formuláře, byla doplněna nová možnost „Pozice, které má uživatel právo číst“. Díky této možnosti může uživatel nahlížet na vyplněné formuláře vybraných zaměstnanců dle jejich pracovních pozic (např. na formuláře vyplněné uživateli na pozici asistentka, lektor, montér, technik).
Zaměstnance, resp. pracovní pozice, jejichž formuláře může daný uživatel vidět, je možné vybrat ručně nebo lze využít možnost "Pozice podřízených zaměstnanců z hierarchie", díky které se pozice podřízených zaměstnanců načtou automaticky.

V nastavení modulu docházka, sekce „Obecná nastavení“, část „Úprava exportu docházky pro IP“ je nově možné zaškrtnout možnost „Pokud není předvyplněná doba, tak doplnit reálnou dobu“. Do exportu pro Inspektorát práce se standardně načítá docházka z hodnot nastavených v „Předvyplněná pracovní doba“ u jednotlivých uživatelů. Díky této funkci se do exportu pro IP doplní reálná pracovní doba zapsaná v docházce uživatele v případě, že uživatel předvyplněnou pracovní dobu nemá nastavenou.

V aplikaci eIntranet.net je nově možné aktivovat funkci „Notifikace prohlížečem – oznámení“ (vpravo nahoře na liště pod jménem uživatele). Následně se objeví tabulka, ve které uživatel povolí (případně zakáže) zasílání oznámení prohlížečem.
V případě aktivace této možnosti se pak uživateli zasílají informace při změně počtu, resp. info o nových záznamech v jednotlivých modulech aplikace eIntranet.net – např. diskuze, datové zprávy atd. Funkce je relevantní pro uživatele, kteří používají Windows 10 a novější.

V modulu docházka je nově možné vytvářet plán docházky ručně (dosud bylo možné plán docházky plnit pouze z jiných SW pomocí RestApi).
Nejprve je třeba v nastavení modulu docházka zaškrtnout check-box u „Plán docházky“. Následně se v modulu docházka objeví nová sekce „Plán docházky“, ve které je možné zadat docházku jednotlivých uživatelů na příslušný měsíc.
Dle nastaveného plánu pak uživatelé mohou čerpat dovolenou či jiné typy dovolenkových událostí (sick day, homeoffice atp.).

V nastavení modulu docházka v sekci Uživatelská práva byla doplněna nová možnost „Číst docházku uživatelů“, která umožňuje uživateli nahlížet na docházku vybraných zaměstnanců.
Zaměstnance, jejichž docházku může daný uživatel vidět, je možné vybrat ručně nebo využít možnost "Podřízení z hierarchie zaměstnanců", díky které se podřízení uživatele načtou automaticky.

V sekci Správa školení při vytváření/editaci školení je nově možné zadávat i typ (skupinu) školení - např. dle tématu, do které školení patří - BOZP, ISO, pro nové zaměstnance atd.
Následně je možné v sekci Přehled školení filtrovat školení dle zadaných typů/skupin školení, což usnadňuje vyhledávání školení a činí sekci Přehled školení přehlednější.

V Nastavení -> Povolené moduly je nově možné si aktivovat modul Video konference. Po nastavení přístupových práv v nastavení toho modulu je možné vytvářet a realizovat video hovory/online schůzky/konference a to jak s pracovníky, kteří jsou uživateli aplikace eIntranet, tak i s externími uživateli – současnými i potenciálními zákazníky, dodavateli a dalšími obchodními partnery (prostřednictvím vygenerovaného odkazu).
V rámci probíhajících videohovorů je např. možné:

• sdílet obrazovku
• chatovat (včetně sdílení souborů)
• psát/kreslit na tabuli

V nastavení modulu dovolené v sekci Obecná nastavení byl nově doplněn check-box s možností nastavení čerpání do minusu u všech dovolenkových typů - tj. v případě, že uživatel u dané události vyčerpá časovou dotaci uvedenou v nastavení, může i tak vytvořit žádost a předložit ji nadřízenému ke schválení (dosud aplikace hlídala pouze u dovolené, nikoliv u dalších událostí jako je homeoffice, sick day atd.).
POZOR - čerpání do minusu je nutné nově zaškrtnout I u všech událostí, u kterých není předvyplněna v nastavení časová dotace (např. lékař) – jinak se uživatelům při předkládání žádosti o daný typ události objeví hláška, že jim nezbývá dostatečný počet hodin/dní dovolené pro předložení dané žádosti.