Novinky

V rámci aplikace je nově možné rychleji a efektivněji informovat kolegy o nepřítomnosti uživatele z důvodu ošetřování člena rodiny (OČR):

• v případě, že si uživatel bere OČR, je třeba, aby zapsal on (nebo jeho nadřízený) tuto informaci do své docházky
• následně se toto info objeví na úvodní stránce aplikace v sekci Rychlý přehled ->eNeschopenka - podmínkou je mít aktivovaný modul eNeschopenka

Díky této funkci budou mít kolegové i nadřízení aktuální přehled o nepřítomnosti uživatele a mohou lépe zorganizovat rozdělení pracovních úkolů.

Nově si můžete v modulu Objednávky přijaté nastavit pro Vaše zákazníky webový formulář pro zadávání objednávek (objednávku je možné vytvořit bez nutnosti přihlášení do aplikace).
V nastavení modulu, resp. konkrétních skupin objednávek najdete novou sekci „Příjem objednávek z adresy dostupné bez přihlášení“.
V této části:

• najdete URL adresu, kterou můžete poskytnout svým zákazníkům pro zadávání objednávek,
• vyplníte kontaktní údaje a vlastní texty, které se zobrazí nad a pod objednávkovým formulářem.

Formulář je napojený na modul Skladové hospodářství, takže můžete:

• určit, z jakých skladů budou produkty dostupné pro objednání,
• nastavit, zda se mají zobrazovat jen produkty, které jsou aktuálně skladem.

Objednávka zadaná přes tento webový formulář:

• se automaticky zobrazí v modulu Objednávky přijaté,
• zároveň přijde e-mailové upozornění na adresu zadanou v poli „E-mail“ v nastavení této části.

Při vystavování faktury v modulu Faktury vydané aplikace nově automaticky hlídá, zda měna faktury odpovídá měně zvoleného bankovního účtu.
Například pokud vystavíte fakturu v eurech (EUR), ale vyberete účet vedený v korunách (CZK), systém Vás na to okamžitě upozorní – pole „Číslo účtu“ a „Měna“ se zbarví červeně.
Tato novinka Vám pomůže ohlídat výběr správného účtu a měny na vystavené faktuře a minimalizovat zbytečné finanční ztráty způsobené převodem na měnu odpovídající danému bankovnímu účtu.

V modulu Faktury přijaté byla v sekci Vyřízené doplněna nová funkce "ISDOC Export", kterou lze využít i pro faktury, jež původně nebyly ve formátu .ISDOC.

Tuto funkci využijete hlavně při následném importu do účetního SW.

Jak provést export (a následný import) faktur:

1. V sekci Vyřízené klikněte na tlačítko „ISDOC Export“.
2. Zvolte požadované období a zaškrtněte volbu „Vytvořit export pro všechny“:
   • Tím se vytvoří .ISDOC soubory i pro faktury, které tento formát původně neměly.
   • Pozor: V těchto případech bude export obsahovat pouze základní údaje (dodavatel, odběratel, částka). Podrobnosti je nutné doplnit ručně.
3. Klikněte na „Vygenerovat export“. Stáhne se .zip soubor obsahující:
   • všechny exportované .ISDOC soubory
   • přehledný seznam faktur ve formátu SeznamExportovanychFaktur.xlsx:
     • Snadno v něm zjistíte, které faktury byly původně ve formátu .ISDOC.
     • U ostatních je třeba údaje doplnit ručně.
4. .ISDOC soubory lze importovat do účetního software; možnosti importu do vybraných účetních SW naleznete zde:
   • Import do ABRA ERP
   • Import do ABRA Flexi
   • Import do Pohody
   • Import do Money S3

Pro zvýšení zabezpečení přihlášení do eIntranetu byl zaveden nový bezpečnostní prvek. Pokud se uživatel přihlašuje z nové lokace, zobrazí se při přihlášení jednoduché ověření, zda není robot. Novou lokací se rozumí i původní lokace, která nebyla využita v posledních 3 dnech.
Stačí pouze kliknout na zobrazený box a systém automaticky ověří, že se jedná o skutečného uživatele.
Tato změna pomáhá chránit Vaše přihlašovací údaje a přispívá k vyšší bezpečnosti eIntranetu.

V modulu Wiki přibyla nová možnost v sekci Vyhledávání. V poli „Hledat v:“ si nyní můžete vybrat, zda chcete hledat ve všech složkách, nebo pouze v aktuálně otevřené složce a jejích podsložkách.

Díky této nové funkci získáte:

• Přesnější výsledky – najdete rychleji to, co opravdu hledáte
• Úsporu času – aplikace neprohledává všechny složky ve Wiki, ale pouze tu relevantní
• Lepší přehlednost – ideální při práci s rozsáhlou Wiki plnou různých témat a podkladů

Do modulu Faktury přijaté byla přidána nová sekce Statistiky, která nabízí přehlednější a detailnější analýzu přijatých faktur.
V této sekci je možné:

• Vybrat dvě různá časová období pro porovnání
• Zvolit různé stavy faktur – Přijaté, Ke schválení, Schválené, K proplacení, Částečně proplacené, Vyřízené, Zamítnuté (lze kombinovat více stavů najednou)

Co vše můžete porovnat:

• Celkovou výši přijatých faktur v obou obdobích
• Rozdělení faktur podle měny v jednotlivých obdobích
• Porovnání faktur dle jednotlivých dodavatelů ve zvolených obdobích
• Přehled podle schvalovatelů – kolik faktur schválili v daných obdobích

V rámci modulu Faktury přijaté je více využívána AI, což umožňuje automatické vyčítání údajů z přiložených dokumentů, například z naskenovaných PDF souborů či elektronických faktur, čímž dochází ke zjednodušení a zrychlení zpracování přijatých faktur.
Dále tato novinka významně snižuje nutnost ručního přepisování údajů, což vede k minimalizaci chyb při zpracování účetních dokladů.
AI dokáže automaticky identifikovat a načíst následující údaje:

• název a IČ dodavatele
• datum vystavení a datum splatnosti
• částku včetně DPH a měnu
• variabilní symbol a číslo faktury
• předmět fakturace nebo popis služby

Navíc se systém průběžně „učí“ na základě dříve zpracovaných faktur, což znamená, že přesnost a efektivita vyčítání se postupně zvyšuje.
Tato inovace je součástí naší snahy o digitalizaci a automatizaci procesů, která přináší větší komfort a efektivitu pro uživatele aplikace.

V modulu Školení zaměstnanců, v sekci Správa školení, resp. u jednotlivých vytvořených školeních bylo doplněno pole „Vyhledávání“.
Díky tomuto poli je možné nyní rychleji vyhledat konkrétního zaměstnance a např. zkontrolovat, zda již má školení splněné.

V modulu Evidence řidičů, v sekci „Základní údaje" nyní můžete zadávat také informace o kartě řidiče; evidovat lze:

• Číslo karty řidiče
• Datum platnosti karty

Systém automaticky hlídá platnost karty. Pokud se blíží její vypršení, zobrazí se upozornění v části „Je nutné brzy řešit“. Zároveň může být odeslán notifikační e-mail příslušné osobě.

V modulu Evidence vozidel v sekci „Pneu“ přibyla nová možnost v poli „Aktuálně přezuto na:“. K dosavadním možnostem „Zimní“ a „Letní“ nyní přibyla také varianta „Univerzální“.

Odteď tedy můžete zadat údaje o datu nákupu, značce a rozměru ke třem typům pneumatik:

• Letní
• Zimní
• Univerzální

V modulu Datové zprávy teď můžete snadno a rychle požádat o oficiální výpisy díky automatickému vyplnění žádosti. Stačí jen vybrat, co potřebujete – zbytek se vyplní za vás.

Co můžete nově získat:

Pro právnické osoby:

• Výpis z Obchodního rejstříku
• Výpis z Rejstříku trestů právnických osob

Pro fyzické osoby:

• Výpis z Rejstříku trestů – ČR (bezúhonnost)
• Výpis z Rejstříku trestů – ČR (bezúhonnost pro práci nebo dobrovolnictví s dětmi)

Odpověď dorazí do Vaší datové schránky zdarma, obvykle do 1 hodiny.

Výběr provedete při vytváření nové datové zprávy – nic dalšího není třeba vyplňovat – např.:

V nastavení modulu Rezervace vozidel byly doplněny nové možnosti pro přednastavení data a času žádosti, které se budou automaticky předvyplňovat uživatelům při vytváření žádosti o rezervaci.

U data máte nyní na výběr z těchto možností:

• Nevyplňovat – žádné datum se nepředvyplní
• Aktuální den – datum se automaticky nastaví na aktuální den
• Zítřek – datum se automaticky nastaví na následující den

U času můžete rovněž zvolit konkrétní hodinu, která se bude v žádosti předvyplňovat.

V rámci modulu Dovolené přichází nová možnost nastavení pro žádosti o homeoffice:

• Nově je možné v nastavení modulu Dovolené omezit počet hodin/dní homeoffice, o které může uživatel žádat každý měsíc. Tento limit se doplňuje k již nastavenému ročnímu počtu hodin/dní homeoffice.
• Pokud nemá být počet hodin/dní omezen, zůstává pole prázdné, případně se zadá hodnota 0.

V nastavení modulu SMS, sekce Obecná nastavení, je nově možné zaškrtnout možnost „Odesílat přání k svátku“/„Odesílat přání k narozeninám“ a zadat text, který se odešle uživateli v den jeho svátku/narozenin.
Podmínkou je české telefonní číslo uživatele a pro odeslání přání k narozeninám potom vyplněné datum narození u jednotlivých uživatelů v Nastavení -> Uživatelé. Přání se automaticky odešle v den svátku/narozenin uživatele v 9,30 hod.
Dále je přímo v modulu SMS nově možné zvolit termín odeslání sms, tj. zda se vytvořená sms zpráva odešle okamžitě nebo zda bude odeslána ve zvolený den a čas. Po zadání textu zprávy se naplánovaná sms objeví v sekci „Vámi naplánované SMS“, po odeslání zprávy se přesune do sekce „Vámi odeslané SMS“.

V měsíčním přehledu docházky je nově možné zobrazovat ranní a odpolední směny zaměstnanců (vyznačeno zvláštním symbolem a barvou) a zobrazovat docházku uživatelů dle jejich pracovních pozic.
Pro zobrazení ranní a odpolední směny je třeba v nastavení modulu Docházka zadat, jak počítat a zobrazovat ranní a odpolední směny.

V modulu Knihy jízd byla doplněna nová sekce „Knihy jízd všech“, ve které je možné si zobrazit zapsané jízdy všech vozidel za vybraný měsíc a následně je si je vytisknout/exportovat do Excelu.

V nastavení modulu Datové zprávy v sekci Pravidla byla nově doplněna možnost pro nastavení automatické odpovědi na přijatou datovou zprávu (je třeba nahrát soubor s textem automatické odpovědi – viz screenshot).
V případě, že je třeba zadat více adres pod jedno pravidlo, je třeba je v poli "hodnota" oddělit středníkem (bez mezer).

V nastavení modulu Dovolené, v sekci Obecná nastavení, je nově možné zadat „Finálního schvalovatele“ – tj. uživatele, který schvaluje dovolené ve 2. kole. Dosud bylo možné schválit dovolenou pouze jednokolově nadřízeným, zpravidla načteným z hierarchie zaměstnanců v nastavení modulu, nyní může být dovolená schválená ještě vyšším nadřízeným – např. ředitelem (schvalující je ve 2. kole stejný pro všechny uživatele).
Dále byla v nastavení modulu Dovolené, sekce Uživatelská práva, k právu „Žádat o dovolené“ doplněna možnost „Navíc za uživatele“, díky které může v případě potřeby uživatel předložit žádost o dovolenou za uživatele, jehož jméno má zde uvedené.

V nastavení modulu Wiki byla nově doplněna možnost změny úrovně zařazení dané složky (a s ní souvisejících podřízených složek).
Pomocí ikony tužky je možné přepsat stávající úroveň zařazení složky na novou a lépe tak poskládat zařazení jednotlivých složek v modulu Wiki dle potřeby.