Digitalizace státní správy je pro moderní firmy klíčovým motorem efektivity. Umožňuje nám bleskově ověřovat obchodní partnery, automatizovat administrativní úkony a komunikovat s úřady bez nutnosti návštěvy pošty. Každý komplexní digitální ekosystém však vyžaduje pravidelnou údržbu. Aktuálně nás čeká plánovaná technická odstávka jednoho z nejdůležitějších pilířů českého e-governmentu – Registru osob (ROS).

Kdy k odstávce dojde a co to pro vás znamená?

Správa základních registrů oznámila úplnou nedostupnost produkčního prostředí Registru osob (ROS) v následujících dvou termínech:

• V noci z 15. 5. na 16. 5. v čase od 22:00 do 8:00 hod.
• V noci z 16. 5. na 17. 5. v čase od 22:00 do 8:00 hod.

Během těchto oken bude probíhat restart a přepínání systémů, což povede k dočasnému přerušení spojení s ostatními klíčovými systémy. Konkrétně budou zasaženy systémy ISZR (Informační systém základních registrů), ORG, CMS, DCeGOV a Nakit. V praxi to znamená, že jakákoliv aplikace nebo firemní proces, který v reálném čase čerpá data z těchto registrů, nebude mít v uvedených časech k datům přístup.

Dopady na firemní procesy a HR oddělení

Pro majitele firem a HR manažery to může znamenat komplikace zejména v případě, že vaše interní systémy spoléhají na okamžitou validaci údajů o právnických osobách nebo podnikajících fyzických osobách. Pokud například v tyto noční či brzké ranní hodiny automaticky odbavujete registrace nových klientů, ověřujete IČO v dodavatelských formulářích nebo generujete smlouvy, počítejte s tím, že tyto procesy mohou vykazovat chyby nebo zůstat nedokončené.

Z pohledu digitální odolnosti firmy je právě v těchto momentech klíčové, jak máte nastavené své interní nástroje. Platformy jako eIntranet.net umožňují centralizovat firemní data a dokumentaci tak, aby běžný provoz nezávisel pouze na okamžitém online spojení s vnějšími registry. Pokud máte důležité informace o partnerech a procesech uloženy v rámci vlastního digitalizovaného prostředí, krátkodobý výpadek státního registru vaši operativu nezastaví.

Jak se na výpadek připravit?

Ačkoliv jsou termíny odstávky zvoleny citlivě s ohledem na běžnou pracovní dobu, doporučujeme podnikatelům a manažerům provést několik preventivních kroků:

• Informujte IT a účetní oddělení: Ujistěte se, že pracovníci, kteří pracují s daty v registrech, o výpadku vědí a nebudou plánovat kritické exporty či importy na tyto termíny.
• Kontrola automatizací: Pokud vaše systémy automaticky volají API základních registrů, prověřte, zda jsou nastaveny tak, aby při neúspěšném pokusu o spojení nedošlo k nevratnému pádu celého procesu.
• Využijte čas k interní digitalizaci: Výpadky externích systémů jsou ideální připomínkou toho, že vnitřní efektivita začíná u vlastních dat. S nástroji pro správu procesů v eIntranet.net můžete vybudovat robustní vnitřní ekosystém, který je odolný vůči vnějším technologickým vlivům.

Plánované odstávky jsou nezbytnou součástí rozvoje státní digitální infrastruktury. Pokud na ně budeme nahlížet jako na fakt, se kterým lze v rámci plánování pracovat, nemusí mít na chod moderní firmy prakticky žádný negativní dopad. Klíčem je mít správné nástroje pro správu vlastních agend a nenechat se překvapit tam, kde můžeme být připraveni.