JMHZ a odměny volebních komisí: Jaká pravidla čekají zaměstnavatele?

S blížící se implementací Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) přichází zásadní proměna v tom, jak firmy i veřejné instituce komunikují se státní správou. Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) ve spolupráci s Ministerstvem práce a sociálních věcí (MPSV) nedávno vydala souhrnný metodický přehled, který reaguje na desítky nejasností z praxe. Konkrétně se zaměřuje na evidenci a vykazování zvláštních odměn vyplácených členům okrskových volebních komisí a komisí pro místní referendum, a to s ohledem na volby do zastupitelstev obcí naplánované na 9. a 10. října 2026.

Konec roztříštěného výkaznictví: Co přináší JMHZ

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů představuje jeden z největších milníků digitalizace české veřejné správy za poslední dekádu. Cílem projektu je odbourat desítky duplicitních tiskopisů, které mzdové účtárny a personalisté dosud museli každý měsíc samostatně posílat správě sociálního zabezpečení, zdravotním pojišťovnám nebo úřadům práce. Všechny relevantní mzdové a personální údaje se nově sjednotí do jediného standardizovaného datového toku.

Právě specifické situace, mezi něž patří výkon funkce člena okrskové volební komise, však v praxi vyvolávaly řadu otazníků. Tyto odměny podléhají zvláštnímu právnímu i daňovému režimu, přičemž plátci – kterými jsou typicky obce a města – museli doposud řešit řadu výjimek při odvodech pojistného.

Specifika odměn volebních komisí pro rok 2026

Při nadcházejících komunálních volbách v říjnu 2026 budou muset samosprávy i dotčení zaměstnavatelé postupovat podle upřesněných pravidel. Metodika ČSSZ a MPSV vymezuje zejména následující okruhy:

• Identifikace člena komise v systému: Správné zařazení osoby do evidence JMHZ i v případech, kdy jde o jednorázový výkon činnosti bez standardní pracovní smlouvy nebo dohody mimo pracovní poměr.
• Započitatelnost do vyměřovacích základů: Jasné oddělení složek, které podléhají nebo nepodléhají odvodům na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.
• Termíny a datové toky: Soulad termínů pro odeslání měsíčního hlášení za měsíc, v němž byla odměna vyplacena, aby nedocházelo k chybám v párování plateb a údajů o pojištěncích.

Pohled zaměstnavatele: Uvolňování pracovníků a digitalizace procesů

Pro běžné firmy a komerční subjekty neznamenají volby pouze politickou událost, ale také administrativní zátěž spojenou s uvolňováním kmenových zaměstnanců pro výkon veřejné funkce. Zaměstnavatel je ze zákona povinen poskytnout pracovní volno v nezbytném rozsahu, zatímco náhradu mzdy často řeší následnou refundací vůči příslušnému obecnímu úřadu.

Pokud firma spravuje agendu postaru přes papírové žádanky a tabulky v Excelu, snadno dojde k chybě v evidenci docházky, nesprávnému vykázání překážek v práci na straně zaměstnance či zmatkům při podkladech pro účtárnu. S příchodem JMHZ se tolerance pro zpětné opravy a administrativní nepřesnosti radikálně snižuje, protože státní správa začne data párovat v reálném čase.

V moderním firemním prostředí proto hraje klíčovou roli centralizovaný informační systém. Pokud je správa mzdové agendy a evidence absencí úzce propojena s docházkovým systémem, personalisté mají okamžitý přehled o všech uvolněných pracovnících, nárocích na náhrady i podkladech pro státní hlášení bez nutnosti cokoliv ručně přepisovat.

Jak se na přechod k novému formátu připravit

Ačkoliv se říjen 2026 může zdát vzdálený, technická i procesní příprava na novou podobu hlášení musí v organizacích probíhat s dostatečným předstihem. Doporučujeme zaměřit se na tyto kroky:

1. Audit stávajících personálních dat: Prověřte správnost a úplnost rodných čísel, evidenčních čísel pojištěnců a dalších identifikačních prvků evidovaných u zaměstnanců i dohodářů.
2. Aktualizace mzdového a docházkového softwaru: Ověřte u svého dodavatele IT řešení, že počítá s datovými standardy pro JMHZ a implementuje nové číselníky včas.
3. Nastavení schvalovacích workflow: Zjednodušte proces, jakým zaměstnanci nahlašují účast ve volebních komisích a předkládají potvrzení o výkonu veřejné funkce.

Přechod na JMHZ sice zpočátku vyžaduje pečlivé nastavení vnitřních pravidel, v konečném důsledku však firmám i úřadům ušetří desítky hodin rutinní administrativy. Zvládnutí digitalizace personálních procesů je tak nejlepší cestou, jak se vyhnout zbytečným pokutám a zajistit hladký chod celé organizace.